Se former pour s’adapter et rendre le télétravail efficace

Se former pour s’adapter et rendre le télétravail efficace

Alors que le pays traverse le confinement et que le télétravail devient la norme pour plus de 8 millions d’employés en France, une question se pose : le télétravail rend-il plus productif ? Les chiffres divergent : alors que des études ont montré qu’un salarié en télétravail est interrompu en moyenne 1,6 fois plus souvent qu’une personne travaillant au bureau (étude de la Dares en 2019), d’autres travaux indiquent que le télétravail permet d’augmenter la productivité des salariés d’entre 5 à 30 % (étude DGE / Greenworking / CGET en 2019). Où est la vérité ? Tout est une question d’environnement de travail, de rigueur, d’adaptation, d’outils et d’organisation. Le télétravail peut donc être efficace s’il est bien fait. Nous avons sélectionné et synthétisé les conseils et astuces de plus de 30 articles sur le sujet. Découvrez comment adopter les bons réflexes et quelle formation mettre en place pour un télétravail efficace. 

« Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu’il ne nous prenne par la gorge. »

Winston Churchill.

La question du management : 

Manager alors que l’on est en télétravail et manager des salariés eux-mêmes en télétravail demande de s’adapter et de faire évoluer ses pratiques habituelles. De nombreux managers doivent maîtriser très rapidement des nouvelles postures et il est important de prendre en compte la période d’apprentissage nécessaire. Un télétravail efficace demande de la formation.

Au-delà de la posture, la communication doit être retravaillée. En effet la distance avec ses équipes peut laisser plus de place à l’interprétation des messages (écrits ou oraux) et le fait de ne pas fréquenter au quotidien ses salariés laisse moins l’occasion de détecter les signaux faibles. De plus, le partage d’informations est moins spontané et il peut être plus difficile d’avoir une vision globale sur les événements de la journée au sein de son équipe ou d’une équipe à l’autre. 

Voici une synthèse des conseils pratiques : 

  • Être transparent et encourager à être transparent sur son planning, ses projets et objectifs de la journée, notamment en communiquant sur ses temps de pauses et ses temps de “deep work” où il est préférable de ne pas être dérangé.
  • Adopter un management basé sur la confiance. Il est quasiment impossible de savoir exactement ce que font des salariés en télétravail. Plutôt que de s’évertuer à tout contrôler, mieux vaut donc développer l’autonomie, responsabiliser, éviter le micro-management, chercher à développer les compétences des salariés. Il est possible de former à ces postures de télétravail, ou de proposer des outils facilitant la mise en place des processus pertinents.
  • Utiliser le levier de la motivation intrinsèque (par opposition aux motivations extrinsèques comme l’argent, la gloire, la peur de la punition, etc.). La motivation intrinsèque consiste à agir car on est motivé par la tâche elle-même, on y trouve du plaisir ou un intérêt intrinsèque. Si vous n’êtes pas familier avec le sujet, vous pouvez en savoir plus à travers cet excellent TED : https://www.ted.com/talks/dan_pink_the_puzzle_of_motivation?language=fr
  • Préserver l’équilibre de vos équipes en veillant à éviter la solitude des personnes les plus isolées. Cela implique de se renseigner sur la situation des ses salariés et de porter une attention particulière à ceux qui ont le moins de contact social pendant la crise. 
  • Éviter la surcharge de travail. Dans certains cas, le télétravail est vecteur de stress et peut déborder sur le temps personnel si la charge de travail n’est pas adaptée. C’est souvent lié à un manque de méthode, d’organisation et de formation chez les équipes en télétravail qui ne maîtrisent pas cette modalité. Le rôle du manager est donc d’ajuster progressivement la charge de travail pour que cette dernière soit toujours adaptée. 
  • Se méfier du caractère stressant que peut avoir la communication instantanée. C’est l’un des écueils des messageries instantanées, sms et autres “chat”, parfois l’usage d’un mail peut être positif. Le rôle du manager est donc de savoir quel outil de communication utiliser et à quel moment. 
  • Développer davantage d’empathie pour ses équipes : favoriser les feedbacks positifs, s’intéresser réellement au bien être et au niveau de stress, valoriser et encourager, être encore plus à l’écoute… La distance physique peut créer une distance psychologique qu’il convient de compenser par un surplus d’attention. 
télétravail efficace

Le cadre de travail est particulièrement important.
Crédit : Envato – bialasiewicz

La question des rituels et de la culture : 

Le télétravail, surtout s’il est prolongé, bouscule les habitudes et le rythme de travail. Il est donc indispensable de construire de nouveaux rituels, à la fois à l’échelle de l’individu mais aussi à l’échelle de l’entreprise. 

D’un point de vue individuel, il est impératif de séparer de manière claire le début de la fin de journée (changer de lieu, de tenue,…). Il est également important de se ménager des moments de pause clairement identifiés, notamment pour s’aérer à la fenêtre ou faire un minimum d’activité physique. De plus, pour retrouver ses marques et construire un environnement propice au travail, il est important de s’inspirer de son rythme habituel. Quelqu’un ayant énormément d’interactions sociales devra par exemple s’assurer de continuer à en avoir en télétravail. Voici le genre de questions pouvant servir à mieux comprendre ses interactions habituelles pour ensuite les recréer : Quels sont les collègues avec qui j’échange habituellement ? Qui dispose d’informations clés m’aidant à accomplir mes tâches au quotidien ? Quel est le moment que je préfère habituellement dans ma journée ? 

A l’échelle de l’entreprise la question se pose également : quels étaient nos rituels habituels ? Comment étaient organisées nos réunions et nos entretiens ? Quels sont les éléments les plus caractéristiques de notre culture et comment les recréer ? Ce sont ces questions qui vont permettre d’identifier les axes forts de la culture et de les recréer à travers de nouveaux rituels à distance. 

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Partager ses photos de chats, un excellent moyen de garder un lien entre collègues…
Crédit : Envato – Photocreo

Voici une synthèse des conseils pratiques : 

  • Réorganiser les rituels physiques de l’équipe pour en faire des rituels virtuels. Organiser des points individuels ou d’équipe hebdomadaires ou quotidiens (sur un format de standup meeting par exemple). Prévoir des rituels dans le déroulé de ces réunions (ice-breaker, tour de table…) permettra de recréer du lien et de la cohésion. Il peut également être envisageable de créer des rituels à l’échelle de l’entreprise comme envoyer une photo de son décor de télétravail chaque matin. 
  • Continuer à créer de l’informel, par exemple en proposant des pauses café à ses collègues et s’appeler de manière spontanée, en saluant ou souhaitant bonne soirée en fin de journée, ou encore en organisant un espace de partage plus détendu où tout le monde peut partager, comme dans une sorte de cafétéria virtuelle. 
  • Organiser des réunions “AMA” (“ask me anything”) où la parole est libre, sans ordre du jour et où toutes les questions peuvent être posées librement à un manager ou dirigeant. Ce point fait écho à la logique de la communication transparente abordé précédemment.
  • Identifier les informations importantes à partager à l’ensemble des salariés ainsi que les préoccupations de ces derniers. Il peut par exemple être intéressant de mettre en place une communication interne spéciale pendant la période de crise pour s’assurer du bon partage de ces informations clés. 
  • De nombreux outils peuvent vous aider à construire ces nouveaux rituels. Certaines entreprises utilisent par exemple les réseaux sociaux pour maintenir des moments informels (Facebook, Snap, Instagram, etc.). 

Certains rituels pourront vous sembler artificiels, surtout au début. C’est tout à fait normal ! Gardez en tête qu’il s’agit avant tout de lancer une dynamique, avec le temps de nouvelles initiatives se mettront en place et une véritable culture en télétravail commencera à se diffuser. La sensibilisation à la culture nécessaire en télétravail peut demander une formation rapide.

Les formations aux outils et méthodes de travail : 

Pour commencer il est nécessaire de s’assurer que les éléments essentiels au télétravail sont bien présents : un ordinateur en état de marche ainsi qu’une connexion internet assez rapide et des outils de communication bien paramétrés. Pourtant ce n’est pas suffisant. 

L’étape suivante est de s’assurer que les outils sont bien maîtrisés. La crise actuelle va obliger de nombreuses entreprises à accélérer le rythme de la digitalisation de leurs processus métiers, cette transformation doit nécessairement s’accompagner d’un processus de formation rapide et efficace aux outils pour s’assurer de ne pas laisser les équipes sur le carreau. 

De la même manière il existe des méthodes de travail pour organiser son télétravail. On peut par exemple penser à des méthodes pour gagner en productivité et éviter d’être dérangé trop fréquemment. La méthode Pomodoro notamment, une technique de gestion du temps qui consiste à se ménager des tranches de 25 min sans perturbation pour optimiser son efficacité. Il existe également d’autres méthodes de gestion de projet agile comme Scrum ou Kanban qui peuvent apporter des éléments de réflexion pour réorganiser la manière de travailler. Une formation rapide à ces méthodes peut être utile lors de la mise en place du télétravail.

Pour les outils et les méthodes, il est recommandé d’encourager ses salariés à prendre un temps d’acclimatation pour se former. Cela signifie prendre le temps de consulter des tutoriels, lire des guides méthodologiques contacter l’assistance technique d’un nouvel outil ou encore de désigner un référent interne qui aura pour pour responsabilité de former l’ensemble des collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils et méthodes de travail. 

se former télétravail

La vidéo augmente l’engagement pendant les réunions.
Crédit : Envato – Dolgachov

Voici une synthèse des conseils pratiques : 

  • Adopter des outils de travail collaboratif (Asana, Trello, Monday, Milanote, Basecamp, etc.). 
  • Adopter des outils de communication, de nombreux outils proposent aujourd’hui à la fois du chat et des appels (Slack, Skype, Hangout, etc. ). Il est intéressant de noter que de nombreux outils proposent également du partage d’écran, mais que d’autres outils peuvent apporter cette fonctionnalité (join.me par exemple). 
  • Ne pas multiplier les outils ! On voit rapidement que plusieurs outils peuvent proposer des fonctionnalités similaires, pour éviter la confusion il est important de bien choisir ses outils. De plus, il faut compter un temps d’acclimatation et d’apprentissage pour chaque outil, période qui sera d’autant plus longue que de nombreux outils sont mis en place simultanément. 
  • S’organiser pour rendre ses réunions efficaces : dans la mesure du possible ne pas dépasser les 30 minutes, préparer et partager l’ordre du jour avant la réunion, prioriser et cadrer la durée de chaque sujet, désigner un “scribe” et partager le compte rendu (dans l’idéal dans un outil de gestion de projet plutôt que dans un mail). Si la connexion rend possible l’usage de la vidéo, il est vivement conseillé de l’utiliser pour maximiser le niveau d’engagement des participants. 
  • Attention à la sécurité, de nombreuses cyber-attaques adviennent en temps de crise. Pour protéger vos données et vos salariés, vous pouvez : fournir un VPN à vos salariés, faire un rappel des règles de sécurité et des bonnes pratiques, restreindre l’accès aux systèmes les plus sensibles lorsque c’est possible.
  • S’appuyer sur les ressources en ligne existantes pour former vos équipes aux méthodes et outils. De nombreux sites proposent des tutoriels et vidéos de formation aux outils digitaux les plus utilisés : https://fr.tuto.com https://www.udemy.com ou encore https://www.elephorm.com

L’adoption de ces nouveaux outils nécessite une bonne prise en main et un accompagnement minimal. C’est aussi une opportunité pour votre organisation. C’est pourquoi il est d’autant plus important de s’assurer de la bonne diffusion de ces nouvelles pratiques. Ainsi seulement ces nouvelles manières de collaborer pourront continuer d’exister une fois la crise terminée et ainsi vous permettre de mieux rebondir.  

Des formations et outils gratuits pendant la crise : 

Pour répondre à l’urgence de la crise de nombreuses entreprises ont décidé de mettre à disposition des contenus et outils pour aider les salariés à mieux télétravailler. Nous vous livrons ici une sélection : 

30 min de coaching gratuit et de formation au télétravail : 

Vous avez des questions complémentaires, pendant la crise nous dédions 1h de notre temps chaque jour à l’accompagnement et la formation de dirigeants et managers sur ces questions de télétravail, vous pouvez réserver un créneau sur le lien suivant : https://alexandremalarewicz.youcanbook.me

Vous avez identifié des astuces et techniques manquantes à cet article ? N’hésitez pas à nous les partager à l’adresse contact@empowill.com, nous serons heureux de compléter cet article ! 

Ressources complémentaires sur la formation au télétravail : 

https://livre.fnac.com/a9399707/Daniel-Pink-La-verite-sur-ce-qui-nous-motive

https://about.gitlab.com/handbook/

https://recruiters.welcometothejungle.com/wp-content/uploads/2019/10/original_landingpage-equipesdispersees-20190913.pdf

https://basecamp.com/books/remote

Pour aller plus loin :
Infographie : les liens entre engagement et formation en entreprise.
Expérience collaborateur et onboarding, les bonnes pratiques de SendinBlue.
Entreprise apprenante : 10 astuces pour passer de mythe à réalité.
10 astuces pour mieux former ses salariés.
Découvrir toutes nos publications.

Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

Le partage de connaissances en interne (re)dynamise la formation professionnelle

Le partage de connaissances en interne (re)dynamise la formation professionnelle

Le partage de connaissances en interne est une modalité d’apprentissage en plein développement. Au-delà de l’intérêt économique, d’autres facteurs viennent expliquer ce succès : pertinence et efficacité des formations, évolution du cadre légal avec la formalisation de l’AFEST, impact sur la cohésion des équipes, valorisation des collaborateurs ayant le rôle de mentor et influence sur leur engagement… Analysons les raisons de ce succès pour mieux comprendre comment tirer profit de cette modalité. 

Des formation plus efficaces et plus pertinentes : 

L’un des principaux écueils des formations professionnelles est le manque de pertinence. Trop souvent la formation est standardisée et peu adaptée aux enjeux, à la culture de l’organisation, à l’activité opérationnelle, à la problématique de l’apprenant et de son manager… Aller chercher un tuteur au sein de l’entreprise permet d’éviter un certain nombre de ces risques. 

En effet, le partage de connaissances en interne permet de disposer d’un mentor qui connaisse déjà l’entreprise, les métiers et parfois mêmes les collaborateurs et leurs attentes. Le tuteur peut même être quelqu’un qui était à la place de l’apprenant il y a peu, c’est pourquoi son implication est souvent plus forte. En effet, avec un mentoring où le formateur est lié à l’organisation, l’intervention s’ancre davantage dans la durée que celle d’un intervenant extérieur. 

Valoriser et engager ses collaborateurs par le partage de connaissances : 

La force intrinsèque d’un dispositif de partage de connaissances en interne est qu’il crée une dynamique vertueuse. L’apprenant et le tuteur sont valorisés. Le premier car on prend du temps pour lui partager une expertise, le second car lui confie une responsabilité forte, celle de faire monter en compétences un autre salarié de l’entreprise. Par ailleurs, le partage en interne favorise un climat de confiance vis-à-vis de l’apprentissage à l’inverse de la défiance qui peut parfois miner l’intervention d’un prestataire externe dont la légitimité peut être contestée. 

En parallèle, le partage de connaissances en interne permet aux salariés de progresser dans leur métier et de développer leur employabilité au contact de leurs collègues. Ainsi, on constate non seulement que l’engagement est renforcé, mais également que la cohésion d’équipe s’améliore. En effet la montée en compétences est l’un des ingrédients clés d’une expérience collaborateur réussie, de nouveaux liens se créent entre les services, les salariés s’entre-aident et avancent ensemble.

partage de connaissances
Envato – seventyfourimages

Le partage de connaissances en interne concrétise les idées de l’entreprise apprenante. 

Une entreprise apprenante est une organisation capable de développer une culture de l’apprentissage de de promouvoir la collaboration, le partage et l’autonomie. C’est un processus global, complexe et long qui peut notamment être impulsé par du partage de connaissances en interne. 

Mettre en place un dispositif institutionnalisé de partage de connaissances c’est envoyer un signal fort en faveur de l’apprentissage et de l’évolution des manières de faire et de penser. Au-delà du sujet des compétences, on touche alors à la question de la culture, de l’amélioration continue des processus, de l’organisation et des comportements. Ainsi le partage de connaissances en interne est la porte ouverte à une démarche plus vaste de développement de l’organisation. 

L’opportunité de l’AFEST : 

La loi n° 2018-771 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » dite « Loi Avenir » a profondément changé le paysage de la formation professionnelle et notamment impacté le sujet de la formation en situation de travail. Il s’agit de transcrire légalement une modalité pédagogique qui existait déjà, et de la circonscrire à un cadre rigoureux, avec des acteurs aux prérogatives identifiées (le tuteur, le référent…) et des phases imposées (la phase réflexive, la phase d’évaluation, etc.).  

Cette évolution est une opportunité pour toutes les entreprises qui souhaiteraient développer du partage de connaissances en interne. Avec le cadrage de l’AFEST naissent des outils, des méthodes et des manières de procéder, mais également des possibilités de financement public. 

Lire notre livre blanc sur le sujet de l’AFEST pour en savoir plus. 

tuteur entreprise
Envato – prostock-studio

Les points d’attention : 

Comme toute modalité pédagogique, le partage de connaissances n’est pas une modalité miracle. Pour bénéficier des différents bénéfices mentionnés plus haut, il convient de préparer son dispositif avec précision et d’être conscient de certains points d’attention : 

  • Le choix du tuteur et sa formation éventuelle : un tuteur n’est pas seulement un expert c’est aussi un pédagogue. C’est pourquoi il est important de définir des critères de sélection des tuteurs.
  • L’importance du temps : se former prend du temps, former quelqu’un en prend également. Il est nécessaire d’organiser l’activité de production et l’emploi du temps des tuteurs pour mettre en place le partage de connaissances.
  • Ne pas hésiter à aller chercher d’autres compétences en externe : il peut arriver que l’on ne puisse pas former en interne, ou qu’il n’existe pas de formateurs avec la prise de recul nécessaire (pour adopter une posture de coach par exemple). C’est pourquoi il ne faut pas pour autant exclure la possibilité de faire appel à des prestataires externes. 

Vous souhaitez déployer du partage de connaissances en interne ou du mentoring dans votre entreprise ? Chez Empowill, nous avons développé les outils et méthodologies pour vous accompagner dans la mise en place d’un tel dispositif. 

Article publié à l’origine sur le site Jobsferic.

Pour aller plus loin :
Tout savoir sur la certification Qualiopi.
Réussir son partage de connaissances en interne.
La formation en start-up c’est possible !
Tout savoir sur le financement de la formation professionnelle.

Entreprise apprenante : 10 actions pour passer du mythe à la réalité

Entreprise apprenante : 10 actions pour passer du mythe à la réalité

Une entreprise apprenante est bien plus qu’une structure qui favorise l’apprentissage de ses salariés, c’est une organisation qui elle-même apprend et s’adapte.

Hugo vient d’être nommé directeur de l’innovation. Il constitue rapidement une équipe autour de l’ambition suivante : devenir une « entreprise apprenante ». La direction est enthousiaste, les managers sont emballés et les premières réalisations ne tardent pas à se concrétiser. Une plateforme de gestion et de diffusion de contenus de formation, appelée « Learning Management System » (LMS), est installée et un large catalogue de formation est mis à libre disposition de l’ensemble des salariés. La mission semble accomplie pour Hugo et son équipe. Mais, quelques mois plus tard, le succès n’est pas au rendez-vous : les performances stagnent, la concurrence innove toujours plus rapidement, la plateforme de LMS n’est pas utilisée, les formations ne sont même pas initiées, le turnover des salariés continue d’augmenter…

Cette situation, malheureusement trop courante, illustre bien les confusions qui existent autour de la notion d’« entreprise apprenante ». Une entreprise apprenante est bien plus qu’une structure qui favorise l’apprentissage de ses salariés, c’est une organisation qui elle-même apprend et s’adapte de manière organique. Ici, l’organisation n’est pas pensée comme un moyen permettant à chacun d’apprendre, mais comme un tout en mouvement permanent qui évolue pour toujours rester adapté à son environnement. L’organisation n’est plus un moyen, c’est une fin. Elle a une raison d’être à part entière, une mission à accomplir. C’est en cela que réside toute la complexité du sujet. Comprendre cette différence permet d’envisager la diversité des actions à mettre en place pour se rapprocher de cet eldorado convoité par beaucoup d’entreprises. […]

Découvrez l’intégralité de la chronique sur le site Harvard Business Review France.

Pour aller plus loin sur le sujet de l’organisation apprenante :
L’urgence de la formation professionnelle.
De l’art exigeant de concevoir une formation efficace.
Les bonnes pratiques de Comet en termes d’onboarding et de suivi RH.
7 critères pour choisir une formation pertinente.

Recrutement, onboarding et suivi RH – les bonnes pratiques de Comet

Recrutement, onboarding et suivi RH – les bonnes pratiques de Comet

Comet met à disposition les meilleurs freelances IT et a structuré sa communauté d’indépendants autour d’une idée particulière : « aujourd’hui, les gens ont envie de choisir pour qui ils travaillent, ils ont envie d’autre chose que juste une mission… à nous d’avoir une approche différente ! » nous explique Virgile Raingeard, VP People chez Comet. Il nous montre ainsi que cette logique de porter une attention toute particulière au bien-être des individus fait partie de l’ADN de l’entreprise. Cela touche la communauté de freelance, mais également les employés en interne. De nombreuses initiatives ont été mises en place dans ce sens, elles touchent tant au recrutement qu’à l’onboarding ou au suivi RH. Nous avons le plaisir de vous partager ces bonnes pratiques dans cet article !

Un process de recrutement qui plonge dans la culture de l’entreprise

L’aventure Comet commence dès le recrutement, tout le parcours est pensé pour créer un « effet wahoo » et donner envie au candidat de rejoindre l’entreprise. En effet, la dernière étape du processus est une immersion de 2 jours au sein du service concerné. Cela permet au candidat de se projeter, de rencontrer les membres de sa future équipe et de découvrir la culture de l’entreprise. En parallèle, cela permet au reste de l’équipe de mesurer l’adéquation du candidat avec les valeurs et la culture de l’entreprise, mais aussi d’impliquer l’ensemble des salariés dans le processus de recrutement. 

Si l’immersion se passe bien, la proposition d’embauche arrive le soir même ou le lendemain pour assurer une réactivité maximale. « Notre process de recrutement est un outil, il nous permet d’atteindre un taux d’acceptation de 92% des propositions que nous réalisons en fin de parcours », nous explique Virgile.

Le suivi RH chez Comet
WelcometotheJungle pour Comet

L’onboarding doit maintenir l’enthousiasme

Après un processus de recrutement si complet, il est primordial de maintenir la motivation du futur salarié, notamment si la période entre la signature et l’arrivée effective est longue. C’est pourquoi l’onboarding commence dès la signature. Tout est fait pour que la nouvelle recrue garde contact avec Comet : chaque mois avant l’arrivée, le futur salarié aura au moins un contact avec l’équipe Comet. Café avec son futur manager, repas avec sa futur équipe, échange avec son buddy, etc. les modalités varient mais l’idée de garder un lien est constante.

Une fois le newbie arrivé, il est embarqué dans une mécanique complète pour s’intégrer dans l’entreprise. Une box l’attend à son arrivée ainsi qu’un « buddy » pour favoriser la découverte de l’entreprise et de la culture. Un outil a d’ailleurs été choisi pour fluidifier et automatiser les différentes étapes de l’onboarding. En plus de processus de formation métier, un point de débrief est organisé au bout d’un mois, sorte de point d’étonnement pour faire le bilan de l’intégration et des premières semaines.

Sur le banc des initiatives originales, on peut citer celle d’encourager la lecture ! Quelques jours après son arrivée, chaque nouvel employé se voit recommander un livre à lire, reçoit un bon d’achat pour le café d’à côté ainsi que 2 heures de libre dans son emploi du temps pour aller lire tranquillement. Un véritable parti pris qui se différencie de la majorité des autres politiques d’onboarding et qui en dit long sur la culture Comet. Il s’agit ici de favoriser le développement personnel et professionnel et faire comprendre que l’apprentissage et le travail de culture sont des composantes de l’expérience collaborateur. 

Le suivi RH est là pour permettre le développement des collaborateurs sur la durée

Pour aller plus loin que le système classique d’évaluation annuelle, Comet a structuré un suivi RH trimestriel. Deux types d’entretiens s’alternent :

  • Un entretien complet avec une revue 360° (avec donc N+1, N et N-1) qui permet de recueillir des feedbacks complets et d’avoir une vision globale et poussée sur ses performances et axes d’amélioration.
  • Un entretien plus léger avec une simple grille de questions préparées en amont à la fois par le manager et par le salarié.

Cette mécanique permet d’avoir régulièrement des moments d’échange pour s’assurer que les équipes sont bien alignées. Les tableaux de bords et fiches de postes sont mis à jour sur un cycle de 9 mois, cela permet d’avoir un bon équilibre entre un rythme trop long (1 an) qui manquerait d’agilité, et un rythme trop rapide (6 mois) qui manquerait de vision long terme et serait trop chronophage.

Dans le cadre de ces cycles, des formations sont régulièrement organisées, notamment pour l’accompagnement des équipes sur les sujets de feedback en amont des points 360° semestriels, mais aussi via des ateliers de co-développement entre managers. De plus, des formations au cas par cas sont organisées en fonction des besoins remontés chaque semestre.

C’est ce triple mécanisme de suivi RH complet qui permet aujourd’hui à Comet d’accélérer son développement en s’appuyant sur une culture forte et des équipes épanouies dans leurs compétences. 

Pour aller plus loin :
Les bonnes pratiques de SendinBlue sur la culture d’entreprise.
Quels sont les liens entre formation et engagement en entreprise ?
Découvrez le guide pour construire sa formation personnalisée.
Pourquoi la formation est aussi possible en start-up.
Nos 7 critères pour réussir votre formation.

Expérience collaborateur & Culture d’entreprise – les bonnes pratiques de SendinBlue

Expérience collaborateur & Culture d’entreprise – les bonnes pratiques de SendinBlue

Chez SendinBlue, le parcours collaborateur a été pensé pour offrir une expérience unique aux salariés. Dès l’entrée dans le processus de recrutement et pendant tout le parcours dans l’entreprise, une attention toute particulière est portée sur l’accompagnement et l’intégration dans la culture de l’entreprise. Nous avons eu le plaisir d’échanger avec Sophie Voeung, VP People & Culture chez SendinBlue, qui nous a partagé ses bonnes pratiques et innovations.

Dès le recrutement, le candidat est considéré comme un salarié

L’ambition de SendinBlue est d’offrir la meilleure expérience possible, tant au collaborateur qu’au candidat. C’est pourquoi le processus de recrutement a été soigneusement pensé. Chaque candidat est considéré comme s’il allait intégrer l’entreprise. Cela passe par des debriefs précis en fin d’entretien et y compris en cas de candidature négative, le plus souvent à l’oral, mais aussi par une attention à toujours tenir au courant le candidat de l’avancée du processus de recrutement.

Sophie nous précise la philosophie : “Un processus de recrutement peut être très violent pour un candidat, surtout s’il n’est pas retenu, c’est pourquoi nous avons tout fait pour que chez nous ce soit un processus dynamique, interactif et constructif.

Une attention particulière portée à l’expérience collaborateur pendant l’onboarding :

Une fois la candidature acceptée, l’expérience collaborateur est tout aussi soignée.

Pour que l’onboarding soit réussi au niveau de la culture d’entreprise, en plus d’un welcome pack complet (guide de bienvenue, chocolats…), chaque nouvel arrivant se voit assigner un « buddy ». Ce dernier, forcément issu d’une autre équipe, sera le référent du nouvel arrivant pendant toute la première semaine d’intégration, et son interlocuteur privilégié pendant les semaines à venir. Un « lunch in blue », déjeuner inter-équipes est organisé par le buddy pour permettre au nouvel arrivant de rencontrer des membres d’autres département

L'expérience collaborateur passe par le partage
L’expérience collaborateur passe par la rencontre.

En parallèle, chaque nouvel arrivant rencontre le fondateur et le Co-CEO de SendinBlue pendant un échange d’une quinzaine de minutes pour échanger sur l’histoire et la vision de l’entreprise. Cet échange vient compléter une présentation exhaustive de l’entreprise réalisée lors de la première semaine et ainsi de bien comprendre les racines de la culture d’entreprise.

De la même manière, l’onboarding métier est le plus complet possible. Pour l’équipe commerciale par exemple, la Sales academy dure 3 semaines. Des représentants des différents pôles y interviennent physiquement pour prendre la parole et présenter leurs équipes. Cela permet d’avoir une compréhension fine des différents métiers de l’entreprise. Un parcours de formation en e-learning, gamifié et ludique a également été mis en place pour guider les salariés au long de cette formation.

Pour compléter cette formation, un point de 30 minutes est organisé par Sophie 1 mois et demi après l’arrivée du collaborateur. Ce point fait office de rapport d’étonnement, réalisé en face à face pour garantir une interaction, il permet de vérifier si le salarié est épanoui et de prendre des retours d’expérience collaborateur sur le processus d’onboarding, en constante amélioration.  « Lorsque le collaborateur a signé son contrat de travail, il s’est engagé mais SendinBlue s’est également engagé. On a fait une promesse employeur, il s’agit de vérifier si elle a été honorée »

Enfin, le suivi RH ne s’arrête pas à l’intégration. En effet, pour suivre la température de l’entreprise, un sondage est envoyé tous les 3 mois. On interroge les salariés sur leur bien être professionnel dans l’entreprise, dans leur équipe, avec leur manager etc. Les mêmes questions sont posées chaque trimestre pour permettre de facilement suivre l’évolution des indicateurs. 

Enfin, ce accompagnement de proximité se prolonge jusqu’au départ du salarié, en effet un questionnaire d’offboarding est réalisé pour collecter du feedback, connaître les raisons qui ont poussé le salarié à partir, ce qu’il a particulièrement apprécié ou non etc. Cela permet de continuer à améliorer l’expérience collaborateur, via des ajustements permanents. 

Un enjeu de culture d’entreprise ancré dans l’ADN de SendinBlue

L’inter-culturalité et la transversalité sont des enjeux clés chez SendinBlue. Très tôt dans l’histoire de l’entreprise, deux équipes se sont côtoyées en Inde et en France. De nouvelles équipes ont ensuite intégré l’entreprise, en 2015 aux Etats-Unis puis plus récemment en Allemagne. Aujourd’hui, plus de 40 nationalités sont représentées sur l’ensemble des salariés de l’entreprise. Pour favoriser les échanges et créer une culture d’entreprise dans cette configuration particulière, de nombreuses initiatives ont vu le jour.

Développer une culture d'entreprise internationale
Tout est fait pour que les équipes se rencontrent d’un pays à l’autre.

On peut à la fois citer des initiatives propres à chaque équipes qui renforcent la cohésion de l’équipe : les « morning blue » des petits déjeuners collectifs chaque mois, une équipe de foot, des afterworks… Mais également des événements inter-pays : des team-building qui réunissent tous les 2 ans l’ensemble des différents bureaux. De manière plus régulière, des événements sont organisés au même moment dans les différents pays. Par exemple lors de l’Oktoberfest, un « drinking blue » à thème va être organisé dans chaque pays. Cela permet de créer de la cohésion à travers des événements sur un thème commun malgré la distance géographique, et ainsi d’uniformiser l’expérience collaborateur.  

De plus, un programme inter-office a été mis en place : après 2 ans d’ancienneté, chaque salarié a la possibilité de partir travailler une semaine en télétravail dans l’un des bureaux de SendInBlue. L’entreprise prend alors en charge le transport et le logement. De la même manière, lorsqu’un collaborateur se rend dans le bureau d’un autre pays, un buddy du bureau local est désigné pour accompagner et lui rendre son voyage le plus agréable possible. 

Toutes ces mesures ont permis à SendinBlue de créer une culture forte et permet d’entretenir un fort sentiment d’appartenance et d’engagement dans les équipes. 

Pour aller plus loin :
Quels liens entre formation et expérience collaborateur ?
Comment le partage de connaissance en interne améliore l’engagement des salariés ?
Le monde du travail évolue, découvrez comment.

Les 10 secrets du talent management

Les 10 secrets du talent management

La notion de “talent management” ou de gestion des talents prend une place de plus importante dans la stratégie RH des entreprises. L’objectif d’une politique de talent management est de maintenir la capacité d’innovation et la performance d’une entreprise. Lorsqu’elle est menée avec succès, elle peut être la clé de voûte de la réussite d’une entreprise et un élément central de sa culture. 

D’après une étude du BCG, les entreprises avec une politique de Talent Management claire génèrent en moyenne un bénéfice 2,2 fois plus élevé que leurs concurrents. Ce résultat est atteint 1,5 fois plus rapidement. C’est également un excellent moyen d’attirer de nouveaux talents et de fidéliser ses employés. 

On distingue 3 piliers dans la notion de talent management : l’acquisition, le développement (ou “talent development”) et la fidélisation. Chacune de ces 3 étapes englobe de nombreuses étapes intermédiaires, allant de l’évaluation des compétences au suivi managérial en passant par la formation ou encore le sourcing. 

Le talent management passe par une bonne acquisition des talents

1) Favoriser la cooptation dans le recrutement 

La première étape du talent management est double : non seulement trouver ces fameux talents, mais également s’assurer qu’ils soient alignés avec la culture et la mission de l’entreprise. La cooptation est une mécanique précieuse lorsqu’il s’agit de trouver ce genre de candidats. En effet, lorsqu’un salarié se propose de coopter une connaissance, il met une partie de sa crédibilité dans la balance, les candidats sont donc souvent filtrés avec soin. Une manière de recruter efficacement est de faciliter la gestion des talents par la suite. 

Comment procéder ? Donnez de la visibilité à vos équipes sur vos besoins en recrutement, les fiches de poste avec les missions et compétences attendues. Engagez vos collaborateurs dans la diffusion des offres (via les réseaux sociaux notamment). 

2) Ne pas multiplier les chasseurs de têtes

Le recrutement est l’une des fonctions les plus externalisées dans le secteur des ressources humaines. Pourtant, tous les prestataires ne se valent pas et l’on a vite fait de se retrouver avec des profils qui ne correspondent pas à notre besoin, ou même des candidats qui ne correspondent pas à la culture et aux valeurs de l’entreprise. Or un recrutement efficace contribue à faciliter le talent management.

Pour prévenir ce risque, mieux vaut bien choisir son prestataire et lui permettre de bien comprendre les attentes, au delà de la fiche de poste. Certains prestataires, comme Elinoï mettent un point d’honneur à bien comprendre les attentes de leurs clients et en ont fait un avantage compétitif certain. 

3) Permettre au futur talent de se projeter dans son poste et dans l’organisation

Dès la phase d’entretiens, il est primordial de donner des perspectives au futur talent. Le sujet dépasse les missions dont il aura la responsabilité : il s’agit d’évoquer les perspectives de développement à l’échelle de l’entreprise et du service, les compétences clés à développer, la politique de mobilité interne etc. Autant d’éléments qui vont faciliter la gestion des talents. 

Talent development

La clé du talent management : le développement professionnel et personnel

4) Soigner ses processus de suivi 

L’un des éléments clés de la gestion des talents est la qualité du suivi. Ce dernier peut-être managérial (évaluation annuelle, point métier hebdomadaire etc.) ou non. Il est ici intéressant de varier les modalités, l’essentiel est que le salarié soit suivi sur les différents aspects. Les bonnes pratiques suivantes ont fait leurs preuves : système de buddy/mentoring, référents métiers, coachs agiles… 

La fréquence et les modalités peuvent varier tant qu’ils sont adaptés au rythme d’apprentissage du salarié et qu’il se sent accompagné dans sa progression et l’atteinte de ses objectifs. Ainsi une politique de talent management passe avant tout par un suivi pertinent.

5) Evaluer les compétences et prioriser les axes de développement

Cadrer des temps de suivi ne suffit pas, il faut les remplir avec un contenu de qualité. Un suivi de qualité passe notamment par l’évaluation des compétences de ses talents et la priorisation des axes de développement. Deux écoles coexistent dans le monde du talent management : 

  1. Se concentrer sur les points à améliorer : accompagner le développement des compétences où le salarié se sent moins à l’aise. 
  2. Se concentrer sur les points forts : s’attacher à renforcer des expertises déjà développées dans l’idée de faire d’un talent un expert reconnu. 

Chaque approche a ses avantages et ses inconvénients en fonction des situations, l’essentiel est d’impliquer le salarié dans la construction d’une roadmap de développement où les axes à améliorer sont clairement identifiés. 

6) Anticiper les besoins en recrutement au sein de l’organisation

Le sujet de la perspective d’évolution a été évoqué précédemment. S’il doit être préparé dès le recrutement il doit être également maintenu dans la durée. Pour cela il est nécessaire d’être au clair sur ses besoins en recrutement à venir. Anticiper la saisonnalité de l’activité économique, le développement attendu de certaines offres et services et l’impact que cela peut avoir sur la charge de travail des équipes sont des éléments importants pour prévoir les recrutements et proposer des opportunités à vos talents. 

7) Construire une politique de formation individualisée et cohérente 

Une politique de formation individualisée servira une politique de talent development efficace. Pour cela il faut s’affranchir de l’approche classique du catalogue de formation ou des formations standardisées classiques. Il est nécessaire de mener une réflexion de fond sur les besoins, en lien à la fois avec les objectifs stratégiques de l’entreprise et les enjeux opérationnels concrets.

Gestion des talents

Pour maintenir les talents dans la durée, l’importance de la fidélisation

8) Investir sur la montée en compétences

Dans la gestion des talents et surtout le talent development, la montée en compétences est primordiale… pourtant, développer ses compétences prend du temps ! Temps que les managers ne sont pas toujours soucieux d’accorder, temps que même les salariés ont parfois du mal à s’octroyer. 

Toutefois, ces investissements en temps et en argent sont cruciaux. Les engager – pour une formation, un coaching, un nouvel outil… – est un excellent moyen de valoriser un collaborateur, de lui faire sentir que l’entreprise reconnaît ce qu’il apporte et souhaite le voir continuer de grandir dans l’organisation. 

9) Offrir des perspectives de carrière

Une perspective de carrière n’est pas seulement une politique de mobilité interne ou une opportunité d’évolution. Une réelle perspective de carrière donne une vision, une cohérence et un sens à un parcours professionnel. Il s’agit non plus seulement de développer des compétences, mais de les insérer dans un cadre plus large, cohérent et motivant. 

De nombreuses entreprises l’ont compris en lançant les “Graduate Programs”. Très structurés, ils proposent des évolutions rapides à travers un parcours cohérent destiné à apporter rapidement de fortes compétences et responsabilités.

10) Faire vivre sa culture d’entreprise 

De la même manière que les individus évoluent, une culture d’entreprise se transforme avec le temps. Il est donc nécessaire de travailler régulièrement à l’alignement entre la culture d’une entreprise et les individus qui la composent. L’une des composantes de l’engagement et donc de la fidélisation des talents est cet alignement entre la culture de l’entreprise et les valeurs de l’individu. 

11) Bonus : la clause de dédit formation 

Si aucune des méthodes précédentes n’a su vous convaincre et que vous êtes toujours réticents à investir dans le développement des compétences de vos collaborateurs, cette clause est une manière radicale de régler le problème. Modulable elle peut être insérée dans un contrat de travail et engage le salarié, en cas de départ de l’entreprise avant un certain délai fixé par la clause, à rembourser à celle-ci tout ou partie des dépenses effectivement réalisées par son employeur dans le cadre de sa formation.

Pour aller plus loin :
Tout savoir sur l’externalisation RH
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Notre infographie exclusive : la formation en entreprise

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