Pourquoi investir dans un logiciel de management de la formation ?

Les logiciels de management de la formation professionnelle sont particulièrement efficaces : ils permettent de gagner en productivité, de faciliter le suivi en centralisant les informations, d’automatiser un certain nombre de tâches récurrentes, de faciliter la mise en conformité réglementaire. Pourtant encore faut-il bien choisir son logiciel de management de la formation et bien savoir l’utiliser. Cet article vous explique pourquoi ces nouveaux logiciels peuvent vous aider au quotidien. 

Avec la digitalisation, les logiciels de management de la formation se sont bien améliorés. 

Fini les interfaces un peu poussiéreuses des premiers logiciels d’il y a quelques années. Aujourd’hui les entreprises qui développent ces logiciels peuvent compter sur des équipes de designers pour proposer des interfaces simples à utiliser. Il suffit de comparer ci-dessous, une interface classique d’un logiciel comme SAP avec l’interface Empowill. Pendant longtemps l’expérience utilisateur a été relégué au second plan. Les SIRH cherchant davantage à être exhaustifs dans les solutions qu’ils proposent plutôt que intuitifs et faciles d’utilisation. 

Les fonctionnalités sont très variées et permettent de se dégager du temps

Voici un rapide tour d’horizon des différentes fonctionnalités que proposent les logiciels de management de la formation. Attention cependant, proposer un nombre très grand de fonctionnalités n’est pas synonymes d’efficacité !

En effet, nous observons l’apparition ces dernières années d’entreprises dédiée à certains postes comme la gestion de la paye, des plannings ou la gestion des personnels. Ce type de logiciels, plus spécialisés sur leur cœur de métier sont plus efficaces car ils concentrent leur réflexion produit sur un métier en particulier plutôt que d’essayer de répondre aux besoins d’un panel large de métiers ce qui nuit à leur efficacité et à leur attractivité. 

Pilotage du plan de formation

C’est LA fonctionnalité la plus importante. La plupart des responsables formation qui ne sont pas outillés d’un logiciel de management de la formation opèrent le suivi et l’animation de leur plan de formation grâce à un tableau excel comportant des dizaines de colonnes.  Ils passent alors souvent plus de temps à saisir de l’information, qu’à la traiter et permettre une amélioration substantielle de l’efficacité de leur politique de formation. 

Les logiciels de gestion de la formation permettent aux responsables formations de s’affranchir de ce tableau excel et, grâce à une automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée, de gagner du temps et donc de se concentrer sur l’essentiel : l’efficacité du plan de formation.

Grâce à une interface dynamique et une expérience utilisateur avancée, ces logiciels vous permettent en quelques clics de savoir où en sont toutes les formations, de vérifier si les participants sont satisfaits via l’envoi d’enquêtes de satisfaction (feedback) personnalisées et automatisées, de programmer de nouvelles actions. Vous êtes également alertés en temps réel sur ce qui se passe autour de votre plan de formation (une formation qui se termine, un feedback complété par un salarié etc…). 

Cerise sur le gâteau, les logiciels de management de la formation professionnelle permettent un suivi budgétaire précis. Il suffit maintenant d’un clic pour savoir combien vous avez dépensé, le statut des remboursements de vos OPCO, etc. Idéal à nouveau pour les responsable formation à qui l’on demande souvent de faire du reporting afin d’évaluer l’investissement dans la politique de formation de l’entreprise et en apprécier son retour sur investissement de manière précise. 

Gestion des compétences de vos collaborateurs par un logiciel de management de la formation

La gestion de la formation n’est aujourd’hui plus dissociable du management des compétences. En effet, la formation s’attache à combler des lacunes en compétences et à renforcer celles qui sont essentielles au développement de l’entreprise. Le plan de formation doit donc être conçu au prisme d’une analyse fine des compétences de ses collaborateurs ce que peu de logiciels RH prennent en compte aujourd’hui. 

Un bon logiciel de management de la formation va donc nécessairement proposer un module autour des compétences. Il s’agit de pouvoir gérer un socle ou référentiel de compétences, de permettre l’évaluation des compétences de ses collaborateurs ainsi que l’analyse de ces évaluations. Avec Empowill, nous avons fait le choix d’inclure un module de management des compétences faisant de notre logiciel de management de la formation un produit complet permettant de penser sa politique de formation de manière cohérente et poussée.

Suivi automatisé des collaborateurs

Lorsque la taille d’une entreprise dépasse les 100 collaborateurs, il devient de plus en plus compliqué de suivre l’ensemble des collaborateurs individuellement. Quelles ont été les formations suivies les dernières années ? Quel budget avons-nous investi ? Quel était le bilan des derniers entretiens de carrière ? Toutes ces informations sont souvent dispersées dans différents dossiers. 

Les logiciels de management de la formation professionnelle apportent une réponse simple : tout centraliser dans une même interface qui permet de consulter l’ensemble des formations effectuées, les évaluations, les questionnaires de satisfaction etc.. Chez Empowill, ce suivi se matérialise dans une frise chronologique ou l’ensemble de l’historique du collaborateur est enregistré. 

Feedback personnalisé après les formations

C’est souvent l’une des questions clés pour un responsable formation : les formations organisées étaient-elles pertinentes et efficaces ? Il existe de nombreuses manières de trouver des réponses : feedback à chaud, feedback à froid, etc. Chaque entreprise a souvent ses pratiques. C’est pourquoi un logiciel de management de la formation propose un module de feedback personnalisé. 

En effet, des questionnaires trop standardisées ne seront pas assez adaptés à votre usage car les formations que vous proposerez sont trop différentes. On ne pose pas les mêmes questions à des juniors qu’à des haut cadres, pour des formations en externe ou en interne. Le module de feedback doit vous permettre d’aller chercher de la pertinence dans les réponses. Ce module permet de paramétrer des questions pour poser exactement les plus pertinentes aux collaborateurs. Avec Empowill, ces questionnaires sont directement envoyés depuis la plateforme et les collaborateurs reçoivent la notification sur le boîte mail. 

Pour aller plus loin : nos conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

Le monde de la formation évolue, la manière de gérer la formation aussi.  

De nouvelles pratiques se sont développées dans le monde de la formation et la digitalisation des supports s’accélère alors que des innovations pédagogiques s’imposent : coaching en ligne, SPOC, réalité virtuelle. Les nouveaux logiciels de management de la formations ne sont que le pendant logique de cette évolution. De même que les formations gagnent en efficacité et en pertinence, les responsables formation deviennent mieux équipés et peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Par ailleurs, un logiciel de management de la formation vous permettra de paramétrer et de saisir votre propre catalogue de formation, que vous ayez des prestataires externes avec lesquels vous traitez ou que vous ayez créé vos propres formation en interne.

Vous avez encore des questions sur les fonctionnalités des logiciels de management de la formation ? Vous pouvez consulter notre site pour découvrir les différentes fonctionnalités d’Empowill, ou nous contacter pour solliciter directement une démonstration ! 

Pour aller plus loin :

Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

10 astuces pour réussir son plan de formation

En savoir plus sur la gestion du plan de formation proposée par Empowill