Le logiciel GPEC qui maintient vos compétences à jour

Dans la plupart des entreprises, l’outillage existe déjà : le service RH dispose de fiches de poste, d’un support d’entretien annuel et d’un fichier de suivi des habilitations. Mais chacun de ces documents vit dans son propre fichier, tenu par un responsable différent, et ils ne se parlent pas. Le problème n’est donc pas l’absence d’outil, c’est l’absence de lien entre eux. Un logiciel GPEC relie ces briques pour répondre à trois questions : qui sait faire quoi aujourd’hui, quelles compétences manqueront demain, et comment combler l’écart.

La GPEC désigne la démarche, le logiciel en est le moyen. Un logiciel GPEC couvre quatre fonctions : le référentiel des métiers et des compétences, la cartographie des compétences détenues par chaque salarié, leur évaluation (lors des entretiens notamment) et le plan d’action qui en découle (formation, mobilité interne, recrutement). Il ne remplace ni le SIRH administratif (paie, absences, contrats), ni l’arbitrage des managers et de la direction. Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, la GPEC, que le Code du travail désigne sous le nom de GEPP depuis les ordonnances de 2017, doit être négociée tous les trois ans. Cette échéance pousse souvent à s’outiller.

Un tableur suffit tant que le fichier a un propriétaire clair et un périmètre limité. Il atteint sa limite quand trois signaux apparaissent : une seule personne tient le fichier et devient un point de blocage, les managers travaillent sur des copies locales qui font circuler trois versions en parallèle, et plus personne ne sait dater la dernière mise à jour.

Le prix d’un logiciel GPEC est rarement public : il prend le plus souvent la forme d’un abonnement établi sur devis. Trois facteurs le font varier : le nombre de salariés couverts, les modules activés (entretiens, compétences, formation, revue de personnel) et la durée d’engagement, souvent d’un à trois ans. L’abonnement comprend en général l’hébergement, les mises à jour et le support. Pour le paramétrage initial, la reprise des données et l’accompagnement au déploiement, vérifiez auprès de chaque éditeur : certains les incluent, d’autres les facturent à part. Demandez un devis directement à un éditeur de logiciel GPEC est la meilleure solution.

Aucun seuil légal n’impose un logiciel. Le besoin apparaît quand le suivi échappe à une seule personne : plusieurs sites, plusieurs managers qui évaluent, des habilitations à renouveler à date fixe. Sous 300 salariés, rien n’oblige à négocier sur la GPEC, donc ce qui fait basculer est opérationnel : des fichiers qui se multiplient et des versions qui divergent. À partir de 300 salariés, la négociation triennale ajoute une échéance, et il vaut mieux l’aborder avec des données fiables. Au fond, c’est la complexité de l’organisation qui tranche, plus que l’effectif.

Le bon outil dépend d’abord de deux choses : la taille de votre effectif et la nature de vos métiers.

Selon votre effectif. En dessous de 100 collaborateurs sur un site unique, des supports méthodologiques suffisent, à condition qu’une personne en soit clairement responsable. Entre 100 et 500, le volume de mises à jour dépasse ce qu’un tableur absorbe, surtout dès que les managers doivent contribuer. C’est le seuil où le logiciel devient rentable, moins par le temps gagné que par la qualité de la donnée. Au-delà de 500 collaborateurs, et plus encore sur plusieurs sites ou sous plusieurs conventions collectives, trois critères comptent davantage que la liste des fonctionnalités :

• gérer des référentiels différents par population sans multiplier les paramétrages ;
• déléguer aux managers avec des vues limitées à leur périmètre ;
• consolider les données pour que la direction lise un chiffre unique.

Si vos équipes travaillent sur le terrain. Dans le BTP, l’industrie, la logistique, la restauration ou la santé, les outils pensés pour le tertiaire couvrent mal trois besoins. Le premier est le suivi des habilitations, avec une alerte avant échéance. Le deuxième est l’accès des collaborateurs qui n’ont ni adresse e-mail professionnelle ni ordinateur : ils préparent leur entretien sur mobile, via un lien de connexion sans mot de passe. Le troisième est la polyvalence pilotée à l’échelle de l’équipe, car la question quotidienne du manager reste « qui peut remplacer qui demain matin ? ».

Les cinq étapes d’une mise en place qui tient

1. Définir un usage prioritaire par an (ex : organiser les remplacements, construire un pdc à partir d'écarts...)
2. Construire le référentiel sur un périmètre défini, avec les managers concernés.
3. Évaluer ce périmètre en acceptant d'itérer après la première campagne.
4. Brancher la donnée sur un processus existant : la campagne d’entretiens.
5. Élargir ensuite.

Vous pouvez évaluer tout type de compétence sur le logiciel Empowill : autant les compétences techniques (hard skills) que les compétences relationnelles (soft skills). Vous pourrez personnaliser votre référentiel ainsi que paramétrer les échelles de notation et le niveau attendu pour chaque poste.

La flexibilité du logiciel permet de créer des grilles d'évaluation des compétences adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise, facilitant ainsi l'identification et la gestion des forces et des axes d'amélioration de chaque collaborateur.

Vous pouvez créer votre propre référentiel de compétences sur notre logiciel de gestion des compétences. Importez vos fiches de poste, vos descriptions de poste et faites le lien entre les compétences de votre référentiel et chaque fiche de poste.

Vous retrouvez ainsi les compétences et leur niveau attendu sur chaque poste.

Si vous n’avez pas de référentiel de compétences, nous pouvons vous proposer des modèles pour vous aider à le construire.

Nos modèles incluent un catalogue de compétences couramment utilisées dans diverses entreprises et industries, ce qui vous permet de démarrer rapidement et de les personnaliser en fonction de vos besoins spécifiques.

Oui, le logiciel Empowill vous fournit une analyse approfondie des compétences de vos collaborateurs, notamment via une matrice de polyvalence ainsi que des graphiques en radar.

Ces outils de gestion des compétences permettent de visualiser rapidement les points forts et les domaines de développement des membres de votre équipe. La matrice de polyvalence facilite la gestion des talents, tandis que les graphiques en radar donnent une représentation claire des compétences individuelles par rapport aux exigences de divers postes.