10 astuces pour réussir son plan de formation

1) Étudier le contexte au préalable

Cette première étape est indispensable, avant de se lancer dans la rencontre avec les différents interlocuteurs, commencez par étudier le contexte de votre plan de formation. Quel est le contexte économique et social de la société ? Quelles sont les ambitions stratégiques pour les années à venir ? Quelle était la politique de formation par le passé ? Quelles sont les problématiques opérationnelles ? 

Autant de questions qui vont permettre de préciser les attentes liés au plan de formation. 

2) Connaître le budget alloué au plan de formation 

Dans le processus de cadrage, cette étape vous permettra de bien dimensionner la taille du plan de formation, c’est à dire l’énergie, le temps et les budgets à y consacrer. Bien connaître son budget à l’avance c’est pouvoir très rapidement orienter ses choix, par exemple favoriser des pédagogies en e-learning face à du présentiel. Cela permettra également d’envisager rapidement des stratégies de financement des formations. 

3) Analyser les compétences présentes en interne

La formation peut se faire de multiples manières et il n’est pas toujours indispensable de faire appel à des prestataires externes.

Parfois des formations peuvent être réalisées en interne via du partage de connaissances entre pairs. Cependant, pour mettre en place de telles actions, il est nécessaire d’avoir une vision globale des compétences présentes au sein de l’entreprise à travers une démarche GPEC.

Ainsi, avant de vous lancer à toute vitesse dans la construction d’un plan de formation exhaustif et de multiples appels d’offre pour des formateurs externes, commencez par vérifier que la formation ne pourrait pas être réalisée en interne. 

4) Échanger avec les salariés concernés

La première personne concernée par un plan de formation est évidemment le salarié. Il est donc indispensable de prendre le temps de sonder ses envies et ses besoins. C’est notamment cette étude des besoins (effectuée au prisme de la stratégie de l’entreprise et des enjeux identifiés à l’étape 1) ) que vous pourrez définir avec lui un certain nombre d’objectifs, les prioriser et établir un cahier des charges de ce que serait un plan de formation idéal. 

5) Consulter les managers des salariés concernés

Un manager est directement impacté par la formation de l’un de ses salariés, il est donc indispensable de vérifier que les échanges que vous aurez eus avec ses salariés correspondent effectivement à des besoins réels. On confond trop souvent les besoins et les envies, et un salarié peut se retrouver à exprimer une envie de suivre des cours d’Anglais (la demande la plus classique) sans pour autant en avoir besoin dans son métier. Échanger avec le manager direct permet de valider les objectifs pédagogiques précédemment définis. 

6) Établir des indicateurs de réussite du plan de formation

Il ne suffit pas d’établir des objectifs et de fixer des jalons que l’on souhaite atteindre, l’étape suivante est de se doter des outils nécessaires au pilotage de la formation. Un plan de formation pourra être facilement mené à bien et son impact sera plus facilement mesuré s’il est adossé à des indicateurs de performance. Ces indicateurs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs tant qu’ils sont mesurables facilement. 

Il peut également être nécessaire de prévoir comment et dans quelle période de temps après la formation ces indicateurs seront évalués. 

7) Faire un plan de formation au bon moment

Pour maximiser l’efficacité d’une formation et donc d’un plan de formation, il faut s’attacher à proposer la formation au “bon moment”. En effet, un salarié se sentira d’autant plus concerné par une formation qu’elle répond à un besoin qu’il a récemment éprouvé. De la même manière, un salarié sera particulièrement intéressé par une formation s’il sait qu’il aura prochainement l’occasion de mettre en pratique ce qui lui est enseigné. Qui aurait envie de suivre une formation sur le management sans être manager et sans avoir la perspective de le devenir ? 

8) S’assurer que le contenu réponde précisément au besoin

Exactement dans la même logique, une formation doit répondre avec précision au besoin d’un salarié. C’est pourquoi il est si important de déterminer avec précision les besoins de montée en compétences. 

Prenons l’exemple d’un salarié ayant partagé des besoins de formation en gestion de projet. Il suit alors une formation portant notamment sur la gestion du temps pour l’aider à s’organiser. Or il s’avère que le réel besoin de ce salarié touche plutôt à l’adaptabilité et la flexibilité : il n’arrive pas à s’adapter assez efficacement aux imprévus qui sont courants dans la gestion de projet. On voit bien comment une formation à priori adaptée ne répond finalement pas du tout au besoin identifié.

9) Proposer des modalités pédagogiques adaptées 

Toujours dans cette même logique de répondre avec précision au besoin identifié, il est également nécessaire de prendre en compte les contraintes opérationnelles des salariés concernés pas les formations. Avec l’avènement du digital, de nombreuses modalités sont possibles pour les formations : e-learning, présentiel, micro-learning… Il est nécessaire d’adapter ces modalités aux contraintes des salariés concernés par le plan de formation. Par exemple proposer du micro-learning à un manager qui ne peut se permettre d’envoyer ses salariés en formation en dehors de l’entreprise pendant une journée entière. 

10) Opérer un suivi avec les salariés formés

C’est l’une des premières critiques formulées par le salariés ayant suivi une formation : cette dernière n’a pas été suivie d’actions. Le follow-up du plan de formation peut être fait tant par les équipes RH que par le manager. Il  est en tout cas nécessaire de faire un bilan pour valider avec le salarié ce qui a été acquis, ce qui a changé dans son poste au quotidien… mais aussi pour envisager les prochaines étapes et actions de formation. 

Ces 10 astuces sont les principales guidelines nécessaires à la mise en place d’un plan de formation efficace. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous, nous avons fait de la mise en place de plans de formation sur mesure notre spécialité ! 

Pour aller plus loin :
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L'histoire de la formation en quelques étapes clés.
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