Le groupe Setec harmonise ses processus RH avec Empowill

"Côté groupe, Empowill nous a permis d'ajuster nos processus RH, de gagner en efficacité et de disposer d'analytics sur la partie compétences, ce qui est très précieux pour nous." - Joana Lopes, Responsable Formation & Compétences, setec

Déployer un nouvel outil n'est pas une tâche évidente, d'autant plus pour un groupe de plus de 3 500 collaborateurs répartis dans le monde comme setec. C'est une véritable conduite du changement et une refonte profonde des processus existants qui est nécessaire. D'où l'importance de bien choisir son outil et de bien se faire accompagner.

Nous avons eu le plaisir de rencontrer l'équipe des ressources humaines chez setec pour comprendre pourquoi ils ont opté pour Empowill, comment ils sont parvenus à déployer la solution et surtout, comment ils ont réussi à garantir l'adoption collective dans leurs différentes sociétés.

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Les enjeux RH du groupe setec

1. Harmoniser et digitaliser les processus RH

Historiquement, les sociétés du groupe setec fonctionnaient en silo. Chacune d'elle avait adopté une organisation et des outils RH qui leurs étaient propres, ne permettant pas au pôle RH de favoriser une approche collective au niveau du groupe. De plus, le manque d'efficacité pénalisait les équipes RH car les processus en place étaient complexes et très chronophages.

Le premier enjeu pour Joana Lopes, Responsable Formation et Compétences au sein du pôle RH groupe, était donc de trouver une solution qui puisse harmoniser les pratiques de chaque société et les digitaliser pour gagner en efficacité notamment en automatisant un maximum de tâches à faible valeur ajoutée.

2. Organiser et fiabiliser les données RH

La multitude d'outil RH utilisés par les sociétés setec rendait la centralisation et l'analyse des données collaborateurs quasi impossibles. Les chiffres étaient parfois erronés, incomplets et faussaient les analyses au niveau du groupe. Joana avait un enjeu fort sur l'organisation de ces données, l'accès à des analyses approfondies fiables pour parvenir à prendre de meilleures décisions stratégiques, directement alimentées par la réalité terrain.

3. Identifier et développer les compétences

Le pôle RH au niveau du groupe visualisait difficilement les compétences des sociétés setec. L'équipe n'avait pas accès à une cartographie qui consolide l'ensemble des compétences pour en faciliter l'analyse et la prise de décision qui en découle. Identifier les forces de setec, déceler les lacunes vis-à-vis du marché et des demandes client, former les bonnes personnes au bon moment : tout cela était fastidieux pour les équipes RH chez setec.

4. Transformer le SIRH et accompagner la transition numérique

Le groupe setec avait déjà commencé à déployer son programme Transition 2025 qui correspond à son plan stratégique pour développer la société à plusieurs niveaux : RSE, digital, ressources humaines et international. La refonte des process RH, du système d'informations RH et la transition numérique à l'échelle de l'entreprise faisaient donc partie des gros enjeux pour Joana Lopes dans le choix et déploiement d'un nouvel outil RH.

Comment setec a harmonisé les pratiques RH de ses sociétés ?

La formation d'un groupe de travail représentatif

Pour Joana Lopes et Biljana Kostic (DRH Groupe), la première étape pour choisir un nouvel outil RH qui réponde à tous ces enjeux était de constituer un groupe de travail représentatif des sociétés du groupe. Ce groupe était composé d'une quinzaine de personnes : des RH et DG qui provenaient volontairement de sociétés à structures organisationnelles et maturités RH différentes, c'est-à-dire dotées de solutions SIRH et pratiques RH diverses. Une forte implication des équipes SI était également au programme étant donné l'enjeu sous-jacent de conformité et sécurité IT.

Le rôle de ce groupe de travail était de :

• Co-construire le cahier des charges et la grille fonctionnelle associée ;
• D’assister aux démonstrations et de challenger les prestataires short listés ;
• D’analyser les réponses à appel d’offre en mettant en perspective les propositions techniques adressées avec les besoins du groupe et ceux des sociétés ;
• D’émettre ses préconisations et contribuer à l’arbitrage final.

La construction d'une grille d'évaluation

Ce groupe de travail a co-construit la grille d'évaluation commune qui définissait les critères de choix d'une solution. Cette grille était basée essentiellement sur :

• Une dimension purement fonctionnelle et la capacité de l'outil à répondre à l'ensemble des besoins des sociétés.
• Une dimension technique ou la capacité de l'outil à garantir sa bonne mise en œuvre lors de toutes les phases : l’intégration, le déploiement, l’hébergement et la sécurité (RGPD) avec l'univers SI de setec.
• Une dimension financière : l'offre devait être compétitive et alignée avec les moyens du groupe.
• Une dimension humaine et l'adéquation de la vision et des valeurs du prestataire à celles de setec.

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Setec a choisi Empowill pour digitaliser sa gestion des carrières

"Empowill a fait l'unanimité lors de l'appel d'offre et ce fut une très belle surprise pour setec. On a senti une véritable vision RH derrière le produit, on parlait le même langage." - Joana Lopes, Responsable Formation & Compétences, setec

Les campagnes d'entretiens sont automatisées

Les sociétés setec digitalisent dorénavant l'ensemble des campagnes d'entretiens des collaborateurs avec Empowill.

Les équipes RH des sociétés setec programment tous leurs entretiens sur Empowill grâce aux supports d'entretien personnalisables : entretien annuel, professionnel, forfait jour, fin de période d'essai, fin de stage ou encore l'entretien de départ. Tout est paramétré dans l'outil en quelques minutes. Les campagnes se lancent sous le contrôle des ressources humaines et les rappels d'échéance s'envoient automatiquement aux managers et collaborateurs concernés pour assurer un taux de complétion optimal.

"Certains de nos managers ont gagné jusqu'à 1h sur les entretiens de fin d'année." - Anne Lisnard, Chargée RH, Setec Terrasol

Le plan de développement des compétences est simplifié

Grâce à Empowill, setec visualise l'ensemble des compétences de ses sociétés et simplifie drastiquement sa GEPP.

Les managers peuvent évaluer les compétences de leurs équipes directement depuis l'outil et faire remonter les besoins en formation en quelques clics. En effet, les RH ont préalablement construit leur catalogue de formation personnalisé dans Empowill, permettant ainsi aux managers de sélectionner la formation adéquate pour faire monter ses équipes en compétences. De cette façon, le pôle RH gagne beaucoup de temps dans la construction du plan de développement des compétences car toutes les demandes remontent automatiquement et de manière organisée côté administrateur.

Les managers de setec ont maintenant une meilleure visibilité sur le niveau de compétences et sur les différents rituels RH (entretiens) de leurs collaborateurs.

L'outil est simple et adopté

Les équipes RH chez setec ont également été séduites par la simplicité et l'agilité de la plateforme Empowill ainsi que par la qualité de l'accompagnement d'Empowill.

"N'ayez pas peur. C'est un outil très intuitif, autant pour les RH, que pour les managers et les collaborateurs. On est accompagné à chaque étape et il n'y a pas de difficultés opérationnelles dans la prise en main de l'outil." - Carole Soula, Directrice du Staffing, setec EOCEN

"Nous venons de finir la campagne d'entretiens et les retours collaborateurs sont bons. Je tiens à le souligner parce que ça n'a pas toujours été le cas par le passé !" - Jérôme Palayer, DG Délégué, setec Hydratec

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