8 critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation en entreprise

Choisir un logiciel de gestion de la formation en entreprise peut s’avérer une tâche périlleuse… De nombreux acteurs existent et les différences entre leurs offres ne sont pas toujours tout à fait lisibles. C’est pourquoi nous avons rédigé cette liste de 8 critères à prendre en compte pour choisir au mieux son logiciel de gestion de la formation en entreprise. 

1. L’existence d’un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l’outil

La prise en main et le paramétrage d’un outil peuvent être des étapes fastidieuses et décourageantes pour les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux logiciels. C’est pourquoi il est important que cette étape puisse être suivie par votre prestataire. La mise en service d’un logiciel de gestion de la formation – mais également de tout logiciel SaaS RH – ne se fait pas avec la simple ouverture d’un compte administrateur. 

Cette mise en service doit se traduire par la possibilité pour votre responsable formation ou RH d’utiliser pleinement l’outil. Assurez-vous que le prestataire que vous choisissez vous accompagne sur cette étape qui peut être très chronophage (et pour laquelle votre prestataire saura aller bien plus vite vu qu’il maîtrise l’outil). De plus, méfiez vous des coûts de déploiement trop élevés que facturent les entreprises qui éditent des logiciels de gestion de la formation. Chez Empowill, nous faisons le choix d’offrir ce paramétrage initial de l’outil pour les entreprises de moins de 100 salariés. 

2. La possibilité d’un accompagnement métier et pas seulement un service client

De trop nombreux logiciels RH et grandes suites SIRH se contentent d’offrir un logiciel sans accompagnement métier. Les utilisateurs se retrouvent alors souvent livrés à eux-mêmes dans un environnement qu’ils ne maîtrisent pas. Leurs seuls interlocuteurs sont des commerciaux ne pouvant leur apporter de savoir-faire métier qualifié. C’est pourquoi avant de choisir son logiciel de gestion de la formation il est primordial de s’assurer de la compétence de ses interlocuteurs sur le sujet de la formation et du développement des compétences

Certains éditeurs de logiciels de formation font d’ailleurs le choix de recruter, en plus de commerciaux compétents sur l’outils, des experts métiers afin d’accompagner leurs clients. Il s’agit de leur apporter de la valeur-ajoutée dans l’utilisation de l’outil, de transmettre les meilleures pratiques et de répondre à leurs difficultés. Pour ce qui est d’une politique de formation, l’outil ne fait pas tout. Il faut savoir manier un référentiel de compétences, comprendre comment choisir les bonnes actions de formations, savoir correctement analyser les lacunes en compétences des collaborateurs… Si un logiciel de gestion de la formation vous aidera sur ces sujets, il ne remplacera jamais l’expertise humaine. 

3. Bien définir vos besoins en amont et ne pas faire en fonction de l’offre

L’erreur la plus classique lorsque l’on décide d’acheter un logiciel de gestion de la formation est de regarder les offres existantes et d’affiner son besoin en fonction des fonctionnalités proposées par les différents acteurs. La meilleure manière de choisir son logiciel est d’établir en amont un cahier des charges exhaustif et de choisir son prestataire en fonction de la qualité de la réponse apportée. N’hésitez pas à challenger le prestataire avec qui vous discutez sur les éléments que vous aurez défini dans ce cahier des charges. Il ne faut pas s’attendre à ce qu’un logiciel de gestion de la formation réponde à toute vos attentes – si c’est le cas, n’hésitez pas à investir dans ce dernier bien entendu ! – mais cela vous permettra de choisir le meilleur logiciel par rapport à vos besoins. 

Voici une liste non-exhaustive de questions que posent souvent les responsable formations à ce propos :  

  • Peut-on créer, modifier, gérer un référentiel de compétences ? 
  • Peut-on suivre l’historique des actions de formation de ses salariés ? 
  • Est-il possible de suivre l’évolution de son budget de formation ainsi que des remboursements octroyés par les OPCOs ? 
  • Dispose-t-on d’automatisations comme l’envoi des inscriptions à des formations ? 
  • L’outil dispose-t-il d’un assistant intelligent qui nous alerte lorsqu’un événement qui intéresse le responsable formation se produit ? C’est le cas lorssqu’une formation vient à son terme ou qu’un salarié remplit un questionnaire de satisfaction pour une formation par exemple.
  • Peut-on saisir son catalogue de formation sur le logiciel ? 
  • Dispose-t-on d’un tableau de bord avec des données afin d’objectiver les résultats du plan de formation et en analyser le retour sur investissement ? 
  • Est-il possible de rajouter des administrateurs sur le compte si jamais nous sommes plusieurs à utiliser la plateforme ?   . 
empowill logiciel gestion formation

4. Choisir un logiciel de gestion de la formation adaptatif et agile

L’un des grands risques est de se retrouver avec un logiciel qui n’évolue pas, ou qui évolue avec des délais particulièrement longs. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est intéressant d’interroger votre prestataire sur ses perspectives de développement, sur les prochaines fonctionnalités attendues et sur l’organisation de son équipe produit. Si vous entendez parler de sprint de quelques semaines et d’organisation agile, c’est bon signe. Si les rythmes de développement prennent plus de 6 mois, fuyez. 

Un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui ne prévoit pas de fin à son développement. Il cherchera toujours à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à améliorer l’expérience utilisateur. De ce fait, tout commercial vendant ce logiciel aura en tête le plan de développement produit à venir. Il est donc légitime de poser la question. Si la réponse est hésitante, c’est qu’il y a un loup ! 

5. Le design compte : c’est un élément clé de la prise en main et de l’utilisation

Ne négligez pas l’aspect et le design du logiciel de gestion de la formation que vous choisirez. Au-delà de l’aspect purement esthétique, un travail sur le design est souvent révélateur d’un questionnement de fond sur l’usage, les réflexes de l’utilisateur et la qualité de la navigation. Autant d’éléments qui assurent de faciliter la prise en main et l’adoption de l’outil que vous souhaitez déployer. 

En effet, un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui va se mettre à la place de l’utilisateur au moment de sa conception et qui va se demander de manière extrêmement précise quels sont les actions qui sont faites au quotidien par l’utilisateur, afin de les rendre fluides et lui faire gagner du temps.

6. Le logiciel de gestion de la formation doit être adapté à la taille de votre entreprise

Inutile d’acheter un bus quand un van peut suffire, la même logique s’applique sur le marché des logiciels. La majorité des outils de gestion de la formation proposent des fonctionnalités qui ont été pensées et construites pour une cible particulière. Or on ne gère pas la formation de la même manière quand on est 100 que quand on est 3000. Il convient donc de jeter un œil aux clients de l’entreprise pour s’assurer qu’ils correspondent à votre profil. 

7. Méfiez-vous des logiciels trop généralistes 

Les grandes suites SIRH généralistes ont l’avantage de leurs inconvénients : elle permettent de tout faire mais n’offrent pas de fonctionnalités approfondies sur leurs différents domaines d’intervention. On se retrouve donc parfois avec des logiciels qui permettent d’opérer la gestion du personnel, de la paye, de la formation, des compétences, du staffing… le tout dans un seul outil souvent difficile à utiliser. 

C’est pourquoi il vaut mieux choisir un logiciel spécialisé qui répondra avec précision à vos besoins. Vous remarquerez que les logiciels les plus réputés de nos jours, des start-ups souvent, sont des logiciels qui se concentrent uniquement sur un seul métier, sur une fonction particulière des RH.

8. Capacité de l’outil à bien s’interfacer à vos logiciels existants

Pour faciliter la mise en place de ce nouveau logiciel de gestion de la formation, mais aussi de manière générale son utilisation, il est important que ce dernier soit directement lié aux outils que vous utilisez actuellement. Il n’y a rien de plus frustrant et générateur d’erreurs que de devoir effectuer la même manipulation plusieurs fois de suite sur différents outils. C’est notamment vrai pour la création de fiches collaborateurs pour les nouveaux entrants.

Vous souhaitez passer le pas et choisir un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins ? Découvrez l’offre Empowill. 

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