Conduire le changement par la formation

La clé d’une conduite du changement réussie réside dans les collaborateurs. Compréhension de la vision, implication dans les réflexions stratégiques, sentiment d’appartenance au projet, appropriation des objectifs… Tous ces éléments nécessitent notamment une politique de formation de ses équipes et salariés clés pour s’assurer que toutes les parties prenantes soient alignées, qualifiées et rassurées et ainsi permettre de transformer une organisation.

Quels liens entre changement et formation ?

Nous entendons de plus en plus parler de conduite du changement. Pour la plupart des entreprises, il s’agit de se digitaliser et de mettre en œuvre des processus plus agiles. Nous pouvons définir la conduite du changement comme la nécessité pour une entreprise de faire un pas vers une forme d’organisation ou de culture plus adaptée, avec des pratiques et processus innovants comparés à son état actuel, pour mieux servir ses objectifs et ambitions. 

De la même manière qu’une évolution régulière de l’organisation est indispensable pour rester compétitif et à la pointe de son secteur, la formation est incontournable pour dynamiser la capacité d’innovation et intégrer au sein d’une organisation de nouvelles pratiques, manières de travailler et nouveaux outils.

La conduite du changement appelle la formation :

D’une part, tout changement implique pour les salariés une évolution de leurs  prérogatives, tâches à gérer, responsabilités, domaines d’expertise… En effet, la conduite du changement, quand elle touche à l’organisation, la culture, les outils ou encore les processus, va nécessairement demander une adaptation des compétences et fait donc appel à la formation. Ainsi, l’acquisition de savoir-faire et savoir-être clés est indispensable à la réalisation effective des ambitions d’un plan de transformation. 

De plus, la perspective d’une transformation crée souvent de la crainte chez les collaborateurs. Face à une levée de boucliers, la formation est l’une des manières de rassurer des collaborateurs inquiets. Apporter les clés de compréhension, permettre la montée en compétence sur des sujets cruciaux, mettre à disposition des ressources pour accompagner progressivement les transformations, sont autant de manières d’apaiser les craintes et de rendre la transformation possible. Souvent, la crainte de ne pas réussir à s’adapter au changement est une source majeure de refus de celui-ci. Sortir un collaborateur de sa zone de confort peut créer des frictions. Le former, et le préparer à l’avenir est le meilleur moyen de lui faire accepter ces évolutions à venir. 

La formation appelle à la gestion du changement :

En parallèle, un processus de formation appelle souvent à des évolutions. Si elles sont alors moins brutales et radicales qu’un plan de conduite du changement, elles existent et ne doivent pas être négligées. En effet, une montée en expertise peut par exemple appeler une montée en responsabilité et une évolution d’organisation. De la même manière, la formation à un nouvel outil peut appeler à transformer l'organisation, les processus avec des adaptations nécessaires à l’échelle de tout un service. 

La formation, quand elle est pensée comme un processus dynamique ayant pour but d’avoir un impact, produit nécessairement un mouvement positif qui doit être écouté et adressé. Ainsi, formation et changement sont deux idées intrinsèquement liées, qui se répondent et s’entretiennent mutuellement.

La montée en compétences au service d'une transformation :

L’une des clés d’une transformation réussie est de rendre les collaborateurs acteurs du changement. Cela passe par une sensibilisation aux enjeux, une implication dans les réflexions et une responsabilisation dans les décisions prises. En d’autres termes, il s’agit de faire en sorte que chaque collaborateur se sente partie prenante de la transition. La montée en compétences donne une meilleure compréhension, davantage de maîtrise et permet donc aux salariés de se saisir de nouvelles responsabilités, au profit de l’entreprise.

Cette idée de responsabilisation est clé : rien n’est plus compliqué à transformer une organisation de manière “top-down” alors que les décisions ont été prises en chambre close et où la finalité des évolutions n’est pas comprise par tous. Transformer une organisation efficacement, comme mener une formation pertinente partent d’un besoin clairement identifié. C’est cette identification du besoin et donc de la finalité qui donne tout son sens à une formation. Ancrer une formation dans un contexte plus large avec des objectifs clairs en bout de course est le meilleur moyen de maximiser sa pertinence. 

Pour que la formation serve la conduite du changement, il est également important que le timing soit précis. Si elle n’est pas mise en pratique immédiatement, une connaissance n’est pas acquise et les bénéfices potentiels de la formation disparaissent rapidement. Il est donc indispensable de travailler le cadencement des formations, non seulement sur cet aspect de mise en pratique, mais également pour une logique de répartition de charge sur les équipes.

Enfin, la formation au service de la conduite du changement doit être un processus dynamique. Il s’agit d’être en permanence à l’écoute des potentiels freins, frictions et incompréhensions pour recadrer en fonction des compétences les plus urgentes à améliorer, des salariés sur lesquels concentrer son effort. Le changement est un processus continu qui se fait sur la durée. De la même manière, la montée en compétence doit être un fil directeur qui soutient la dynamique de transformation. 

Les compétences nécessaires lors de la conduite du changement

Transformer une organisation appelle des compétences techniques (savoir-faire) ainsi que des compétences relationnelles (savoir-être). Si leur acquisition peut être adressée par de la formation, les modalités peuvent varier et ils convient de les choisir avec précision.

Voici une liste des compétences clés dans une conduite du changement, les caractéristiques associées, et des conseils pour les développer efficacement : 

Gestion de projet : bien souvent, les transformations récentes des entreprises mettent à l’honneur la gestion de projet. Coordonner des équipes sur une période longue pour les amener collectivement jusqu’à la réalisation d’un objectif commun demande des compétences particulières. Cela implique des capacités organisationnelles fortes mais aussi un bon sens relationnel ainsi qu’un sens aigu de l’adaptation. Des mentors et coachs peuvent être un excellent moyen de développer ces compétences tout en pratiquant.

Agilité : l’agilité est sur toutes les langues depuis plusieurs années. Pourtant, au-delà d’un effet de mode il s’agit d’une compétence spécifique tout à fait valorisée. Travailler sur des cycles courts pour s’adapter facilement en optimisant sa gestion des ressources s’apprend progressivement. Cela nécessite de savoir travailler collaborativement, d’être à l’écoute et attentif mais aussi de savoir stimuler les démarches créatives. Des formations mixant du présentiel avec des études de cas et un suivi personnalisé permettent d’efficacement déployer cette compétence. Il existe de nombreuses méthodes “agiles” déployés par les entreprises qui permettent de faciliter la transition vers l’agilité : stand-up meeting, design sprint, design thinking… 

Communication : améliorer les compétences en communication est l’un des meilleurs moyens de faciliter le passage d’information, l’efficacité des processus et le suivi des salariés… et donc de faciliter à transformer une organisation. Un bon communiquant est capable de faire preuve d’empathie, d’écoute, mais aussi de pédagogie et sait structurer efficacement ses idées. Ces qualités peuvent notamment se développer avec des coachs ou encore des workshops et cas pratiques. L’outillage est également essentiel : avoir les bons outils de communication en interne est un facteur clé de réussite. 

Pilotage, suivi et évaluation : toute démarche de conduite du changement, pour être réussie se doit d’être suivie avec précision. Définir des indicateurs de performance pertinents, mettre en place des processus de mesure et d’enquête ou organiser des points de suivi réguliers avec du feedback constructif… autant de savoir-faire indispensables pour mener à bien une transformation. Des formations en e-learning avec des mises en pratiques concrètes auprès de mentors sont un excellent moyen de développer des méthodes adaptées au pilotage de la conduite du changement.

En parallèle de ces 4 compétences clés, il peut évidemment être nécessaire de développer sa maîtrise d’outils particuliers : suite Office, Trello ou Asana, Slack… il est alors nécessaire de trouver les modalités les plus efficaces par rapport à son budget, ses délais, le niveau attendu et  le niveau de départ. Nous pouvons vous aider à clarifier ces besoins et trouver votre bon prestataire.

Pour aller plus loin :
Les secrets de la réussite du partage de connaissances en interne.
Apprenez bien, apprenez peu : les clés d'une formation efficace et pertinente.
Comment construire une formation personnalisée ?

Sources :
https://www.maddyness.com/2019/04/25/voulez-que-votre-entreprise-sadapte-permettez-a-vos-collaborateurs-detre-autonomes/
https://hbr.org/2019/04/5-ways-to-help-your-team-be-open-to-change