Optimiser la gestion de son recueil des besoins en formation

Aujourd’hui, à l’ère de la guerre des talents, le recueil des besoins est le bras armé de l’équipe RH pour s’assurer de rester dans la course. C’est le processus qui permet à l’équipe RH d’être à la pointe de la gestion de ses talents, de son engagement et de sa conformité. L’enjeux de fond est de rendre plus efficace et performante l’entreprise en engageant les talents, assurant la capacité à innover, anticipant les départs et les évolutions de carrière et en restant conforme… tout ceci avec agilité, réactivité et dans le respect des budgets imposés par la direction.

Le recueil des besoins de formation est donc un processus crucial pour toute organisation souhaitant aligner ses objectifs stratégiques avec le développement personnel de ses collaborateurs. Ce processus, bien que souvent perçu comme administratif, doit évoluer pour devenir plus agile et proche des besoins réels des employés.

Visionnez le replay de notre webinar sur le sujet. 3 experts de la formation professionnelle partagent leurs conseils pratiques pour un recueil des besoins efficace.

Qu'est-ce que le recueil des besoins de formation ?

Un lieu de tensions et d’équilibres précaires

Le recueil des besoins en formation est le point de rencontre entre les souhaits de développement professionnel des salariés, les attentes opérationnels des managers, les orientations stratégiques de la direction, les obligations légales de l’équipe RH, les projections de carrière des revues du personnel ainsi que les limites budgétaires de l’organisation… C’est donc par définition un lieu de tensions et d’équilibres mais une étape cruciale dans la construction d'un plan de formation performant.

Les objectifs du recueil des besoins

Si l’on se concentre sur les deux axes prioritaires du recueil des besoins, on peut simplifier l’équation ainsi.

Un bon plan de développement des compétences doit répondre à ces deux objectifs principaux :

1. Accompagner la stratégie de l'entreprise : Les formations doivent permettre de réaliser les objectifs stratégiques de l'organisation.
2. Développer les collaborateurs : Proposer des développements personnels pour fidéliser, motiver et engager les employés. Ceci n’est possible qu’avec de la proximité et de l’agilité.

Ainsi, il ne s’agit pas que de faire de la conformité ou une campagne annuelle de recueil des besoins : il est nécessaire de rendre ce processus souple et agile, en réduisant la distance entre le moment où les besoins sont identifiés et celui où la formation est dispensée. Un manque d'agilité peut entraîner des formations inadaptées ou tardives, ce qui peut désengager les collaborateurs et nuire à la performance de l'entreprise.

En effet, les apprenants sont de plus en plus autonomes pour aller chercher les formations dont ils ont besoin. Si on souhaite que les apprenants suivent les formations qu’on leur propose, il faut réinventer le processus pour gagner en rapidité et efficacité.

Quels sont les risques d’un recueil des besoins mal piloté ?

Comme nous l’avons vu, le recueil des besoins est un point pivot où se rencontrent (et s’affrontent parfois) les besoins d’acteurs très différents. Les risques d’un recueil des besoins mal géré sont donc nombreux :

• Peut frustrer : un salarié qui a fait une demande et qui n’a pas de réponse, si le processus de remontée ou de validation est trop complexe, si les formations ne sont pas de bonne qualité.
• Peut décevoir : une promesse qui a été avancée mais qui n’est pas suivie d’action
• Peut créer des risques légaux : ne pas dispenser les bonnes formations obligatoires
• Peut créer des risques économiques : ne pas développer les bonnes compétences ou dépenser de l’argent sur des formations inutiles
• Peut faire perdre en crédibilité l’équipe RH si les arbitrages sont mal justifiés ou le suivi mal réalisé
• Peut faire perdre du temps à l’équipe RH

Un risque également qu’on voit très souvent c’est de faire un recueil des envies plutôt qu’un recueil des besoins. Il est donc bien nécessaire de sensibiliser les salariés et managers pour ne pas se retrouver les mauvaises demandes.

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Comment recueillir et analyser les besoins de formation ?

1) Faire preuve de réactivité et de flexibilité

Pour être au plus proche du besoin, le recueil des besoins doit être fait au fil de l’eau. Si l’expression du besoin est trop lointaine par rapport à la concrétisation, soit le collaborateur s’en sera passé, soit la compétence aura été obtenue autrement. Donc la pertinence passe par la régularité et l’agilité.

Il est donc à la fois nécessaire de faire le recueil au fil de l’eau mais aussi l’arbitrage et c’est ce qui est le plus compliqué. En effet, lorsqu’on arbitre au fil de l’eau, on arbitre face à l’inconnu. On arbitre des besoins sans savoir quels seront les besoins à venir.

Pour réussir cette exercice d’anticipation, il est important de fixer un cadre, avec des indicateurs budgétaires ou sociaux pour savoir quand prioriser et quand temporiser. L’enjeu est de pouvoir faire passer des demandes en urgence jusqu’à la fin de l’année budgétaire.

Quelques retours d’expérience concrets partagés par nos experts :

• Bien suivre son budget mais ne pas oublier d’essayer de mobiliser des aides complémentaires des OCPO notamment.
• Ne pas négliger les autres formes de formation (Mooc, formation interne, mentoring…) qui ne mobilisent pas ou moins du budget.
• Au-delà des campagnes d’entretiens annuels, récolter les besoins au fil de l’eau et ouvrir la porte à de la souplesse et de l’urgence. Cela suppose de mettre en place un canal de remontées continues et de partager et former à l’importance de ce processus. Ainsi, les managers doivent être encouragés à identifier et remonter les besoins de formation dès qu'ils émergent, lors des points réguliers avec leurs équipes.
• S’adapter au rythme des services. Les besoins en formation varient selon les départements. Par exemple, une équipe commerciale, toujours en mouvement, aura des besoins différents d'une équipe financière, où les échéances sont plus régulières. Adapter le recueil des besoins en fonction des rythmes des équipes permet de mieux répondre aux attentes spécifiques de chaque service.

2) Réussir à s’inscrire dans une stratégie du temps long

Pourtant, il ne suffit pas de réagir à toutes les demandes urgentes. Il est tout autant important de planifier, de se donner les moyens de mettre en place sa politique RH, d’anticiper les formations obligatoires et les départs/mobilités à venir.

Pour cela, il est nécessaire d’avoir une vraie compréhension des besoins et de l’activité. Cela suppose une bonne maîtrise de la stratégie business de la part de l’équipe RH. Cela suppose aussi de diffuser cette maîtrise aux managers pour les aider à bien cerner les besoins et filtrer quand c’est nécessaire.

Quelques conseils concrets de nos experts :

• Expliquer aux partenaires sociaux quelle est la logique globale et comment la formation va pouvoir accompagner la stratégie.
• Faire un bilan de la période précédente. Expliquer ce qui a bien marché et donner de la visbilité (à son CSE, à son CODIR) sur le pourquoi on a été amené à changer certaines choses.
• Organiser des temps forts de collecte des besoins en complément des remontées continues, notamment pour réussir à toucher l’ensemble de l’entreprise, y compris les managers les moins concernés.
• Présenter et valider la première monture du plan aux partenaires sociaux mais garder un budget de côté pour les urgences à venir.

3) Impliquer les managers et mettre en place un processus collaboratif

Nous l’avons déjà mentionné, les managers de proximité jouent un rôle clé dans le recueil des besoins. C’est le point de relais crucial entre l’équipe RH et les salariés.

Ainsi, ils doivent être impliqués et formés pour prioriser efficacement les demandes de formation. Un comité de formation régulier avec les managers peut aider à aligner les besoins de formation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.

La question du courage managérial est alors centrale. En effet, une bonne évaluation des besoins en formation nécessite une évaluation honnête des performances et des compétences actuelles, ce qui peut être inconfortable, surtout si cela met en lumière des insuffisances importantes de certains salariés.

De plus, l’arbitrage entre certains besoins en formation peut nécessiter des décisions difficiles, peut créer des déceptions/frustrations. Il est important que les managers aient une communication adaptée en amont (pour ne pas créer trop d’attentes) et en aval (pour appuyer les choix de l’équipes RH). Ce sont deux éléments très importants pour faciliter le travail de l’équipe RH et sa perception dans l’entreprise.

Ces chiffres montrent qu’il est souvent difficile d'impliquer les managers dans le processus de remontée des besoins en formation. Voici quelques stratégies pour y parvenir :

• Créez un environnement de confiance : encouragez une communication ouverte et honnête et soutenez les efforts des managers lorsqu'ils identifient et remontent les besoins en formation.
• Fournissez des outils et des ressources : mettez à disposition des outils pour évaluer les compétences et les besoins en formation et offrez un soutien logistique pour l'organisation des formations (budgets, planification, etc.).
• Impliquer les managers dans le processus de décision : permettez leur de participer à l'élaboration des programmes de formation et faites des besoins en formation une responsabilité partagée entre les RH et les managers.
• Former les managers eux-mêmes : offrez des formations spécifiques aux managers sur la gestion des talents et le développement des compétences. Les outiller de cette manière leur donne la confiance et les compétences nécessaires pour identifier les besoins en formation.

4) Structurer un cadre global pour inclure les besoins en formation dans une véritable stratégie carrière d’entreprise

Nous l’avons vu dans le paragraphe précédent, la question de l’outillage est prégnante lorsqu’il s’agit de déployer une culture de l’apprentissage à l’échelle d’une organisation. Dit autrement, un bon recueil des besoins est constitué de bonnes demandes.

C’est pourquoi il est nécessaire de faire de la pédagogie et de donner des outils pour aider les managers à comprendre ce qu’est une bonne demande de formation.

De plus, pour les demandes soient bien formulées et pertinentes, encore faut-il savoir de quoi on parle : quelles sont les compétences présentes et nécessaires dans l’entreprise, quel est le niveau des collaborateurs, qu’est-ce qu’ils maîtrisent, doivent apprendre, ce dont ils ont envie etc… Un recueil des besoins s’inscrit donc dans un processus plus global pour être pertinent !

L’enjeux de fond est de rendre plus efficace / performante l’entreprise. Ce sont les compétences à dispositions qui permettent de développer tel produit, produire tel service, obtenir telle niveau de satisfaction client etc. C’est aussi le développement des compétences des salariés qui participent à la rétention des talents.

Dans le cadre d’un processus global et documenté, il sera alors plus facile de prioriser efficacement les formations. On peut par exemple mettre en place le système suivant :

1. Niveau 1 : Formations indispensables pour le travail quotidien.
2. Niveau 2 : Formations qui apportent un plus significatif mais ne sont pas critiques.
3. Niveau 3 : Formations de développement personnel ou anticipatives.

La question de l’outillage

Pour piloter efficacement un processus aussi complexe et potentiellement très chronophage, la mise en place d’outils est souvent indispensable pour l’équipe RH. C'est d'ailleurs le choix que la majorité des professionnels de la formation ont fait, s'équiper d'un logiciel de gestion de formation.

Des bons outils permettent :

• De centraliser des sources d’informations différentes. Le recueil des besoins doit intégrer des besoins très différents : les salariés, les managers, la direction, les formations obligatoires, les actions de revues du personnel, les formations liées aux mobilités internes…
• D’arbitrer de manière simple, d’affecter de la priorisation, de la budgétisation…
• D’être collaboratif, pour impliquer les managers, demander des approbations et recueillir les avis.
• D’être exhaustif pour garder des traces des décisions prises, pouvoir retrouver d’anciennes demandes, d’ajouter des commentaires.
• D’être connecté, notamment à un catalogue de formation pour éviter les doubles saisies et avoir des estimations de budget rapidement.
• De permettre de la réactivité et de l’agilité, ne pas attendre plus de 2 mois pour statuer sur une demande et pour mettre en place des formations urgente

On voit donc qu’il y a, à la fois un enjeu d’outillage et de maturité digitale lorsqu’on veut mettre en place le meilleur système de recueil des besoins.

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Le recueil des besoins de formation avec Empowill

Empowill est un logiciel de gestion de la formation spécialistes des PME et ETI.

Le recueil des besoins de formation est particulièrement simplifiée sur la plateforme pour vous faire gagner en temps, en visibilité et en agilité.

Sur la plateforme Empowill :

• Le recueil des besoins de formation est instantané, directement issu des entretiens de carrière des collaborateurs avec leurs managers
• Toutes les demandes sont centralisées au même endroit afin de les traiter facilement (cf visuel ci-contre)
• La communication auprès des équipes se fait nativement dans l'outil : les RH peuvent accepter, refuser ou reporter des demandes de formation en informant les parties concernées
• Les équipes RH peuvent lier les demandes de formation à des formations présentes dans leur catalogue, paramétré sur Empowill

Si vous cherchez à vous équiper d'un outil de gestion de la formation notamment pour simplifier tout le processus de recueil des besoins, prenez rendez-vous avec l'un de nos experts pour discuter de votre projet.

Conclusion

Le recueil des besoins en formation est un processus complexe mais essentiel pour le développement des compétences et la réalisation des objectifs stratégiques de l'entreprise. En adoptant une approche plus agile et en impliquant les managers de proximité, les organisations peuvent ainsi mieux répondre aux besoins de formation des collaborateurs et améliorer leur performance globale.

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