Comment structurer son référentiel de compétences efficacement avec Empowill ?Comment structurer son référentiel de compétences efficacement avec Empowill ?

À retenir : Structurer son référentiel de compétences est l'étape fondatrice d'une GEPP performante. Avec un outil digitalisé pour le gérer, vous passez d'une simple liste de compétences à un outil stratégique interconnecté vous permettant de développer votre GEPP simplement. Enfin, vous donnez à vos managers et à votre CODIR la visibilité nécessaire pour piloter les activités efficacement et anticiper les évolutions de demain.

Structurer son référentiel de compétences est une étape incontournable de votre GEPP, et un pilier fondamental de votre gestion des talents.

En effet, la GEPP repose ainsi sur trois piliers complémentaires : la cartographie, la matrice de compétences ou polycompétences et le référentiel de compétences.

Structurer son référentiel est constitue donc une démarche essentielle à différents niveaux de vos processus RH. Cet outil permet d'évaluer objectivement les collaborateurs, d'estimer les compétences à développer en urgence, d'identifier les savoir-faire à risque, et surtout, d'offrir une véritable visibilité sur les parcours et évolutions possibles au sein de l’entreprise. 

Faire vivre son référentiel de compétences : la vraie complexité de cet outil

Mais soyons clairs : ce qui est difficile, ce n’est pas de lister des compétences sur un tableur qui sera vite oublié et obsolète. La véritable complexité en tant que RH, c'est de réussir à structurer ces compétences dans un système vivant qui permet de les exploiter intelligemment au quotidien. 

Un référentiel statique devient obsolète dès sa création. Le défi réside dans votre capacité à le maintenir à jour en continu et à l'enrichir avec de la donnée actualisée. 

Pour être efficace, ce référentiel doit être le cœur battant de votre écosystème : il doit injecter ses données dans tous vos processus (entretiens annuels, plans de développement des compétences, revues de personnel) tout en garantissant que l'information reste à jour, partout. Si une compétence est modifiée ou créée, elle doit se refléter instantanément dans la grille d'évaluation du manager et dans les besoins de formation identifiés par le service RH.

Structurer un référentiel de compétences dynamique avec Empowill

C’est ici qu'Empowill entre en jeu. Notre logiciel RH vous permet de transformer une liste de compétences, parfois anarchique, en un véritable moteur de performance. 

Voici comment notre logiciel vous permet de structurer votre référentiel de compétences pas à pas.

1. Catégoriser pour une lisibilité parfaite

Dans le référentiel Empowill, on peut intégrer toutes ses compétences facilement, puis les classer en dossiers pour une meilleure lisibilité. 

Exemple : vous pouvez utiliser des dossiers par thématique ou la grande catégorie dans laquelle se trouveront vos compétences. Par exemple, séparer clairement le "savoir-être" (soft skills) du "savoir-faire" (hard skills et habilitations techniques). Vous pouvez ainsi travailler avec un référentiel de compétences structuré à 2 ou 3 niveaux.

2. Créer et calibrer chaque compétence

L'intégration est pensée pour être intuitive. Pour créer une compétence, il suffit de commencer par renseigner le nom de la compétence.

Ensuite, vous pouvez ajouter une description. C'est essentiel pour garantir l'objectivité de l'évaluation entre différents managers. Mais aussi définir un niveau attendu si vous souhaitez le faire à ce stade. Pour chaque compétence, vous pouvez définir le niveau attendu précis (par exemple : Débutant, Autonome, Expert, Formateur interne).

NB : Vous n’avez pas à repartir de zéro ! Pour importer un référentiel existant dans l’outil, nous vous fournissons un template permettant de mapper facilement certaines données obligatoires comme les compétences et les postes qui sont liés à ces dernières.

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3. Lier les compétences aux fiches de poste

Dans Empowill, les compétences ne vivent pas en silo : elles sont directement liées aux fiches de poste. Le référentiel global regroupe toutes les compétences de votre organisation. Une fois créé, vous pourrez lier chaque compétence à un poste spécifique en précisant le niveau attendu sur cette compétence en fonction du poste.

La règle d'or : la qualité prime sur la quantité

Notre conseil d'expert évitez les référentiels trop vastes. Un référentiel qui comprend plus d’une centaine de compétences peut vite devenir difficile à exploiter, surtout s’il est trop disparate. Les managers ont besoin d'outils simples et directs pour évaluer leurs équipes sur le terrain, et pour vous RH, un tel référentiel devient vitre une usine à gaz peu activable.

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Selon la taille de votre entreprise, il peut être judicieux de le repenser pour en améliorer la lisibilité et l’efficacité. 

👉 Nous recommandons de vous limiter 20 à 25 compétences maximum par poste. Cela garantit des entretiens d'évaluation constructifs et des plans de formation pertinents.

Pas encore de référentiel ? C'est le moment de vous lancer

Si vous n’avez pas encore de référentiel structuré, pas de panique. La mise en place d'un logiciel RH est souvent le déclencheur idéal pour remettre l'organisation à plat. Certains de nos clients ont profité de l’adoption d’Empowill pour attaquer ce chantier de front.

C'est le cas par exemple des Fermes de Gally. Comme l'explique leur témoignage sur l'utilisation d'Empowill, structurer ces données via un outil centralisé a accéléré la structuration de leurs processus RH, les rendant plus performants.