Comprendre le référentiel de compétences des professionnels

Le référentiel de compétences, c’est un peu comme une carte au trésor pour les entreprises, mais avec des objectifs un peu plus sérieux. Cet outil stratégique permet de décrire précisément les compétences nécessaires pour chaque poste, tout en alignant les attentes des collaborateurs avec les besoins de l’organisation.

Contrairement à la matrice de compétences, qui se concentre sur l’évaluation et le suivi des compétences actuelles des employés, le référentiel offre une vision globale et anticipative des compétences requises pour atteindre les objectifs stratégiques.

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Définition du référentiel de compétences

Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ?

Un référentiel de compétences est un document structuré ( le plus souvent sous format Excel pour commencer) qui détaille les compétences essentielles pour occuper un poste ou remplir des missions spécifiques au sein d’une organisation. Ces compétences sont généralement réparties en trois catégories :

• Les savoirs : Ils regroupent les connaissances théoriques nécessaires, comme la maîtrise d’un cadre juridique dans les ressources humaines ou les bases en gestion de projet.
• Les savoir-faire : Ces aptitudes pratiques incluent, par exemple, la capacité à animer une réunion d’équipe ou à utiliser un logiciel de gestion de la relation client (CRM).
• Les savoir-être : Ils concernent les qualités personnelles et relationnelles, comme l’empathie dans un rôle de manager ou la capacité à gérer son stress dans des environnements sous pression.

Contrairement à une matrice de compétences, qui évalue le niveau actuel des collaborateurs, le référentiel fixe une norme ou un idéal à atteindre pour garantir la réussite des missions.

Ce document a un lien direct avec la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Alors que la GPEC anticipe les besoins en compétences pour répondre aux évolutions stratégiques de l’entreprise, le référentiel agit comme un cadre structurant qui permet d’identifier ces compétences et de les traduire en objectifs concrets pour le recrutement, la formation ou la mobilité interne.

Il est ainsi un outil clé pour accompagner les transformations organisationnelles et préparer les collaborateurs aux défis futurs.

Objectifs et rôles du référentiel de compétences

Le référentiel de compétences remplit plusieurs fonctions stratégiques au sein d’une entreprise. Il ne se limite pas à dresser une liste de compétences, mais sert également de levier pour répondre à différents enjeux organisationnels :

• Clarifier les attentes : En définissant précisément les compétences attendues pour chaque poste, le référentiel aide à poser des bases claires entre les collaborateurs et leurs managers. Par exemple, un référentiel dans le secteur commercial pourrait préciser qu’un bon négociateur doit maîtriser les techniques de persuasion et être orienté résultats.
• Améliorer le recrutement : Ce document facilite la création de descriptions de poste précises, permettant d’attirer des candidats correspondant exactement aux besoins identifiés.
• Identifier les besoins en formation : En comparant les compétences existantes à celles nécessaires, il devient possible de construire un plan de développement des compétences ciblé pour réduire les écarts et préparer les collaborateurs aux évolutions futures.
• Soutenir la stratégie de l’entreprise : Le référentiel permet de projeter les besoins en compétences en fonction des objectifs à long terme, comme l’acquisition de compétences en gestion de projet pour accompagner un plan de transformation numérique.
• Encourager le développement des collaborateurs : En montrant les compétences attendues pour progresser ou changer de poste, il devient un outil motivant pour les employés qui souhaitent évoluer.

En somme, le référentiel de compétences ne se contente pas de décrire des exigences : il aide l’entreprise à mieux se structurer, à anticiper ses besoins, et à engager les collaborateurs dans une dynamique de progression et de performance.

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Les composantes d’un référentiel de compétences

Les compétences techniques

Les compétences techniques, ou savoir-faire spécifiques, sont directement liées aux missions opérationnelles d’un poste. Elles regroupent les connaissances et les capacités nécessaires pour effectuer des tâches précises, souvent mesurables et objectives.

Exemples :

• Pour un charpentier, cela inclut la maîtrise de la lecture de plan d'architecte ou encore les techniques d'assemblage d'ossatures en bois.
• Pour un gestionnaire de paie, cela implique la connaissance des logiciels spécialisés (Sage, Cegid) et des réglementations sociales.

Ces compétences techniques varient fortement selon les métiers et les secteurs, et leur mise à jour régulière est essentielle dans un environnement où les outils et technologies évoluent rapidement. Dans le cadre d’un référentiel, elles sont décrites de manière détaillée, avec des exemples concrets d’application.

Les compétences transversales

Les compétences transversales, également appelées soft skills ou savoir-être, sont celles qui s’appliquent à plusieurs postes et contextes professionnels. Elles permettent de favoriser la collaboration, l’adaptabilité et la réussite globale au sein de l’organisation.

Exemples :

• Communication : la capacité à transmettre des idées de manière claire et à adapter son discours à différents publics.
• Résolution de problèmes : savoir analyser une situation complexe et proposer des solutions adaptées.
• Leadership : inspirer et motiver une équipe vers des objectifs communs.

Ces compétences sont de plus en plus valorisées par les entreprises, car elles jouent un rôle clé dans la gestion des relations professionnelles et dans l’adaptabilité des collaborateurs face aux évolutions stratégiques. Dans un référentiel, elles sont souvent décrites de manière générique, mais adaptées aux besoins spécifiques de l’organisation.

Les niveaux de maîtrise

Pour chaque compétence identifiée, le référentiel intègre des niveaux de maîtrise qui permettent d’évaluer les attentes en fonction des postes ou des responsabilités. Ces niveaux offrent une échelle de progression et facilitent l’évaluation des compétences détenues par les collaborateurs.

Voici un exemple simple d’échelle à trois niveaux :

1. Niveau débutant : le collaborateur connaît les bases mais a besoin de supervision pour appliquer la compétence.
2. Niveau intermédiaire : le collaborateur est autonome et peut utiliser la compétence dans des situations courantes.
3. Niveau expert : le collaborateur est capable de former ou conseiller d’autres personnes sur cette compétence.

Ces niveaux permettent de personnaliser les attentes en fonction des postes et d’identifier les besoins en développement. Par exemple, un commercial junior pourrait être évalué sur un niveau intermédiaire en négociation, tandis qu’un directeur commercial devra atteindre un niveau expert.

Conseil d'expert Empowill : pour garantir la cohérence et l'objectivité des évaluations, il est essentiel de n'utiliser qu'une seule échelle d'évaluation pour toutes les compétences. Nous vous recommandons également de limiter le nombre de niveaux sur cette échelle, car une échelle trop détaillée peut entraîner des interprétations variées par les managers, réduisant ainsi l'homogénéisation et l'objectivité des évaluations !

Voici un exemple d'échelle d'évaluation sur notre logiciel de GPEC, Empowill :

Pour plus de granularité, vous pouvez permettre d'évaluer les niveaux en 2 phases : niveau en cours d'acquisition et niveau maitrisé.

Grâce à cette gradation, le référentiel devient un outil pratique pour évaluer les collaborateurs, fixer des objectifs de progression et orienter les parcours de formation.

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Mettre en œuvre un référentiel de compétences : quelle utilité ?

Pour les organisations

Pour les entreprises, le référentiel de compétences est un atout précieux pour structurer leur gestion des ressources humaines et renforcer leur compétitivité. En identifiant clairement les compétences nécessaires à leur fonctionnement et à leur croissance, les organisations peuvent mieux anticiper les besoins futurs, optimiser leurs recrutements et favoriser la mobilité interne.

Quelques exemples d’utilité :

• Recrutement ciblé : En disposant d’une vision claire des compétences requises, les responsables RH peuvent rédiger des fiches de poste précises et attirer des candidats parfaitement adaptés.
• Gestion prévisionnelle des emplois : Le référentiel soutient la stratégie de l’entreprise en identifiant les compétences à développer en fonction des évolutions technologiques ou de marché.
• Alignement stratégique : En centralisant les compétences clés, il permet de mettre en adéquation le capital humain de l’entreprise avec ses objectifs à long terme.

En somme, le référentiel de compétences devient un outil décisionnel majeur pour piloter efficacement les ressources humaines et valoriser le potentiel de l’organisation.

Pour les employés

Pour les collaborateurs, le référentiel agit comme un guide structurant, favorisant leur apprentissage et leur développement professionnel. Il clarifie les attentes de l’entreprise tout en offrant une perspective sur les compétences à acquérir pour évoluer.

Quelques exemples d’utilité :

• Visibilité sur les attentes : Le référentiel permet aux employés de comprendre précisément les compétences attendues pour leur poste actuel ou une future promotion.
• Développement de carrière : En identifiant les compétences manquantes, les collaborateurs peuvent orienter leurs efforts pour progresser ou se reconvertir.
• Engagement accru : Une vision claire des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise renforce la motivation et le sentiment d’appartenance.

En valorisant les compétences et les talents des collaborateurs, le référentiel participe à l’épanouissement individuel et contribue à renforcer la fidélité au sein de l’organisation.

Dans le cadre du développement et de la formation professionnelle

En offrant une vision claire des compétences à acquérir, le référentiel de compétences permet d'optimiser les programmes de formation et de faciliter l’alignement des investissements avec les besoins réels.

Quelques exemples d’utilité :

• Plans de formation ciblés : En identifiant les écarts entre compétences existantes et requises, les responsables RH peuvent élaborer des formations sur mesure, alignées sur les priorités stratégiques.
• Optimisation des budgets : Le référentiel aide à concentrer les efforts de formation sur les compétences stratégiques, maximisant ainsi l’impact sur le capital humain.
• Accompagnement du changement : Lors de transformations organisationnelles ou technologiques, il guide les efforts de formation pour préparer les collaborateurs à relever de nouveaux défis.

En structurant le développement professionnel des collaborateurs, cet outil contribue à renforcer la qualité du capital humain de l’entreprise, favorisant ainsi l’innovation, la performance et l’adaptabilité à un environnement en constante évolution.

Cette approche permet ainsi de renforcer l'image de l'entreprise en tant qu'organisation qui valorise le développement des compétences et la réussite de ses talents.

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La mise en place d’un référentiel de compétences

Identifier les objectifs d'un référentiel de compétences

Avant de se lancer, il est crucial de déterminer pourquoi ce référentiel est nécessaire et quels objectifs il doit servir.

Est-ce pour structurer les politiques RH ? Faciliter la mobilité interne ? Renforcer la performance ? Rationaliser le plan de formation ? Soutenir une stratégie de transformation digitale ? Les objectifs fixés orienteront par la suite l’ensemble du projet. Veillez à ne pas avoir trop d'objectifs à la fois au risque qu'ils se cannibalisent.

Exemple d'application : Une entreprise en pleine transition numérique peut utiliser un référentiel pour identifier les compétences digitales nécessaires, comme la maîtrise des outils collaboratifs ou le data management. Ce cadre permettra d’accompagner les collaborateurs dans l’adoption de ces nouvelles pratiques ou d'identifier des besoins en recrutement.

Délimiter le champ d’application

Le référentiel doit être adapté au contexte et aux priorités de l’organisation. Cette étape consiste à définir les postes, les métiers ou les équipes concernés. L’idée est d’éviter de créer un référentiel trop large, qui serait difficile à exploiter, ou trop restreint, qui manquerait de pertinence. Concerne-t-il un département ? Une zone géographique ? Un corps de métier spécifique ? Toute l'entreprise ?

Pensez à cette étape comme la préparation d’une recette : il faut d’abord décider combien de personnes vous allez nourrir pour ajuster les ingrédients !

Exemple d'application : Dans une PME du secteur industriel, le référentiel pourrait se limiter à un atelier spécifique, afin de mieux cibler les compétences techniques comme la maintenance de machines ou le contrôle qualité.

Impliquer les parties prenantes

Un référentiel de compétences ne peut pas être conçu en vase clos. Il doit refléter les réalités du terrain et répondre aux attentes des parties prenantes. Managers, responsables RH, employés et parfois même clients doivent être impliqués pour garantir la justesse des données et l’adhésion au projet. Plus les parties prenantes sont incluses dans la création et la mise en œuvre, plus le référentiel sera adapté et adopté.

Exemple d'application : Lors de la création d’un référentiel pour les équipes commerciales, organiser des ateliers avec les managers permettra d’identifier les compétences clés des postes concernés et les attentes par niveaux de maitrise, comme la négociation ou la gestion de la relation client.

Conseil d'expert Empowill : n'allez surtout pas demander à vos managers quelles sont les compétences dont ils ont besoin. Demandez-leur plutôt de quoi ils ont besoin. C'est ensuite votre expertise RH qui traduira le besoin en compétence.

Identifier et cataloguer les compétences

C’est ici que le cœur du projet prend forme : il s’agit de répertorier toutes les compétences nécessaires et de les classer de manière claire et compréhensible. Les compétences doivent être liées aux besoins actuels, mais aussi aux évolutions futures, en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.

Conseil d'expert Empowill : Nous vous conseillons de ne pas dépasser 20-25 compétences par poste car cela devient difficile à analyser et trop pénible pour votre manager et son évalué.e. Il est important qu'ils en comprennent tous deux l'intérêt et non qu'ils le perçoivent comme une corvée.

Toujours dans l'optique d'un menu (oui, on est gourmands chez Empowill !), imaginez cette étape comme la création d’un menu complet : vous devez non seulement lister les plats, mais aussi détailler leurs ingrédients pour en faciliter la compréhension et la préparation. C'est un inventaire complet !

Exemple d'application : Pour un poste de chef de projet, les compétences pourraient inclure :

• Techniques (savoir-faire) : gestion de planning, outils de gestion de projet comme Trello...
• Transversales : capacité à résoudre des problèmes, leadership...

Conseil d'expert Empowill : Des compétences, il en existe des milliers. Pour être efficace et pertinent, concentrez-vous sur les compétences qui ont un véritable impact sur l'évolution de carrière des salariés ou sur la croissance de l'entreprise. Un référentiel ne doit pas nécessairement comprendre TOUTES les compétences d'un poste ou d'une organisation. Commencez petit mais pertinent, puis étoffez votre référentiel petit à petit (sans dépasser les 25 compétences par poste).

Créer et finaliser le document du référentiel

Une fois toutes les compétences identifiées et structurées, il est temps de formaliser le référentiel dans un document clair et accessible. Ce document doit inclure la liste des compétences (selon la catégorisation que vous avez choisi), une description des compétences claire et compréhensible par tous, leur catégorisation (techniques, transversales, comportementales), et parfois les niveaux de maîtrise associés.

Un référentiel doit être vivant. Sa mise à jour régulière est essentielle pour rester pertinent et en phase avec les attentes du marché, les évolutions technologiques, et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Les tableurs comme Excel ou Google Sheets sont de très bons premiers outils pour digitaliser votre référentiel des compétences.

Voici à quoi peut ressembler un référentiel digitalisé sur les softs skills d'un métier marketing :

Sachez qu'il existe également des outils spécialistes de la GPEC comme Empowill qui vous permettent simplement de modéliser votre référentiel de compétences, de le mettre à jour simplement et d'associés les compétences aux fiches de postes correspondantes.

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Exemples de référentiels de compétences dans différents secteurs

Des référentiels de compétences dans le BTP

Le secteur du BTP est l’un des secteurs les plus techniques en termes de compétences, où la précision et la sécurité sont primordiales.

Un référentiel de compétences BTP n’est pas simplement une formalité ; c’est un outil crucial pour garantir que chaque projet soit mené à bien avec efficacité et sécurité.

Un référentiel bien conçu permet non seulement de s'assurer que les travailleurs possèdent les compétences nécessaires, mais aussi de faciliter leur formation continue et leur adaptation aux nouvelles méthodes, comme les techniques de construction durable et l'intégration de la digitalisation dans les processus de chantier. Il peut également servir à suivre les formations obligatoires nécessaire à l'exercice de leur activité.

Voici un exemple, très simplifié et généraliste, duquel vous pouvez partir pour construire le vôtre :

L'idéal étant d'avoir un référentiel de compétences comportementales et transversales commun et unique à tous les postes. Vous pouvez pour chaque poste préciser les niveaux attendus sur chaque compétences en fonction du niveau de séniorité. N'hésitez pas à décrire au maximum les différents niveaux attendus avec plus de détails : cela facilitera la compréhension de tous !

Des référentiels de compétences dans l’industrie

L’industrie, qu’elle soit manufacturière, chimique ou aéronautique, repose sur une diversité de compétences techniques et de gestion. Un référentiel de compétences industrielles joue un rôle crucial en garantissant que les employés possèdent les capacités nécessaires et obligatoires pour opérer efficacement dans un environnement souvent automatisé et hautement technique.

Voici un exemple, très simplifié et généraliste, duquel vous pouvez partir pour construire votre matrice :

Conclusion

Le référentiel de compétences, c’est l’allié secret pour booster la gestion des talents et garder vos équipes alignées avec les objectifs de l’entreprise. En l’adoptant, vous offrez à votre organisation la souplesse nécessaire pour relever les défis de demain tout en valorisant durablement vos collaborateurs. Bref, un incontournable pour faire briller vos équipes… et éviter de naviguer à vue (sauf si vous aimez les surprises, mais pas sûr que ce soit votre style !)

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