Les 3 défis RH 2022 : quels sont-ils ?

Les 3 défis RH 2022 : quels sont-ils ?

Ces dernières années, les innovations touchant le monde de l’entreprise ont été très nombreuses. Cette tendance ne risque pas de s’essouffler dans un futur proche. D’autant que la tendance s’accélère de plus en plus depuis la crise sanitaire. La transformation digitale touche aussi la direction des Ressources Humaines et reste un véritable enjeu notamment pour optimiser les processus RH. Tour d’horizon des défis RH en 2022.

Cela nous amène à penser notamment à l’engagement collaborateur qui évolue énormément. Entre télétravail, travail hybride, les semaines à 32h, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle est de plus en plus important. En parallèle, alors que les collaborateurs cherchent du sens au travail et sont de plus en plus exigeants envers les entreprises, le sujet de la RSE est de plus en plus présent sur le devant de la scène. Ces 3 défis RH seront clés en 2022, et exigent des professionnels RH d’actualiser leurs outils, leurs pratiques et leurs priorités. Mais quelles sont alors les solutions ?

défi RH : maturité digitale

La maturité digitale devient un facteur clé de succès dans les entreprises

Définition

La transformation digitale aujourd’hui est un sujet central chez toutes les entreprises et l’un des principaux défis RH de 2022. En effet, toutes veulent faire évoluer leur score de maturité digitale, mais peu l’ont réellement fait. Qu’entendons-nous par “maturité digitale” ? Selon la revue MIT Sloan Management, elle se définit comme « (…) le processus par lequel votre entreprise apprend à réagir de manière appropriée à l’environnement concurrentiel numérique émergent ». Concrètement, cela se traduit par la capacité qu’à chaque entreprise à mettre les nouvelles technologies au cœur de leur stratégie. Dans notre cas, il s’agit de la digitalisation du pôle RH précisément. 

Avec l’évolution des modes de travail et la généralisation du télétravail, la fonction RH n’a eu d’autres choix que de mettre en place, parfois en urgence, une multitude d’outils digitaux afin de maintenir en conditions opérationnelles les activités RH des entreprises. On peut par exemple mentionner la digitalisation de la paie, de la gestion des temps ou encore des notes de frais.

Les nouveaux défis RH pour 2022

Cependant, il n’est pas toujours simple de se digitaliser. En effet, cela devient alors un défi pour les entreprises n’ayant pas encore atteint leur maturité digitale. Avec les confinements, beaucoup de RH sont ainsi entrés à marche forcée dans ce monde dématérialisé et 100 % digital pour continuer à :

  • Communiquer
  • Maintenir le lien avec les collaborateurs
  • Gérer les temps de présence (tels que l’activité partielle)
  • Former à distance
  • Organiser le travail hybride 
  • Payer les collaborateurs

1. S’adapter à la montée du travail hybride et des nouvelles pratiques du distanciel

Depuis quelques années, nous avons tous dû nous adapter à de nouvelles habitudes, tel que le distanciel. Cela a été difficile, et l’est toujours pour certaines entreprises. S’adapter n’est pas chose facile, notamment pour les RH, qui doivent faire face à ces nouveautés et à la réticence de nombreux acteurs à s’emparer de ces nouveautés et à bousculer leurs habitudes. 

Contrairement aux idées reçues, ce n’est pas à la direction informatique de créer une dynamique autour des outils numériques RH dans une entreprise. Cette tâche incombe tout autant au responsable des ressources humaines ou au Chief Digital Officer. Et cela ne peut fonctionner que quand les directions techniques et informatiques travaillent main dans la main.

Aujourd’hui, l’enjeu est de conserver de bonnes conditions de travail tout en étant en distanciel. Ce qui est difficile est d’engager tous les collaborateurs et de maintenir une bonne relation entre manager et managé. Car, on peut constater que certains managers restent réfractaires au changement de leurs habitudes. Voilà pourquoi la transition digitale est l’un des principaux défis RH en 2022.

Cela s’explique également par un manque de formation aux différents outils, ce qui crée alors un sentiment de peur de perte de contrôle, et donc un refus. À l’inverse, les salariés étaient déjà demandeurs avant la crise sanitaire et leurs attentes sont désormais beaucoup plus légitimes. Pour que la transition se passe bien, il faut réussir à aligner les attentes des deux sans cristalliser de tensions autour du sujet. Ici, les RH sont confrontés à de la gestion et de l’organisation. C’est-à-dire que l’adaptation se fait en deux points :

  • Avoir une bonne organisation pour gérer les collaborateurs en distanciel et en présentiel. Il faut être en capacité de gérer les différents outils collaboratifs, et outils permettant de communiquer à distance. 
  • Instaurer une relation de confiance. En effet, le RH se doit de permettre aux collaborateurs mais aussi aux managers de se former sur le travail à distance. De ce fait les relations seront basées sur de la confiance, et il n’y aura de pression pour personne.

En parallèle, d’autres sujets ont dû être gérés à distance, tel que la paie par exemple. Ainsi, les RH ont dû se digitaliser assez rapidement pour pouvoir continuer à envoyer les fiches de paie aux collaborateurs sans avoir recours au papier. Des outils de gestion sont alors là pour faire avancer sur ces sujets. Le RH devra également assurer aux salariés que les mutations technologiques ne complexifieront pas leur travail et qu’il s’agit bien d’un réel progrès pour eux et leur carrière dans l’entreprise.

2. Proposer une expérience collaborateur attractive pour les nouvelles générations…sans oublier les anciennes 

L’arrivée de la génération Y sur le marché du travail s’accompagne de nouvelles attentes, de nouveaux besoins et de nouveaux défis RH pour 2022. Ces nouveaux collaborateurs ont une vision de la vie professionnelle différente. C’est-à-dire qu’ils mettent un point d’honneur à faire passer leur vie personnelle devant leur vie professionnelle. Cela pousse les dirigeants, RH et managers à réfléchir à une nouvelle expérience collaborateur qui répondrait à ces nouveaux besoins. On pourrait résumer ainsi les priorités de la génération Y : 

  • Le salaire n’est plus la priorité, c’est désormais le sens du travail qui l’emporte.
  • La qualité de leur environnement de travail et l’équilibre vie pro – perso ne doit pas être compromise
  • Les avis des actuels et anciens collaborateurs pour choisir leur future entreprise sont importants
  • La peur de s’ennuyer et souhaitent se former tout au long de leur carrière
  • Ils aspirent à la stabilité plutôt que changer régulièrement d’entreprise
  • Le travail hybride est pour cette génération le mode d’organisation de travail idéal

Cependant, tout n’est pas si simple, les générations X et Y cohabitent avec des attentes parfois contradictoires. Ce qui est là depuis un certain temps et qui n’est pas en accord avec ces nouvelles attentes. 

Ainsi, le défi aujourd’hui pour les RH, est donc de personnaliser au maximum l’expérience collaborateur de chacun pour que l’épanouissement soit général. La gestion RH devient alors centrale, car sans cette personnalisation, les différentes générations ne parviendront pas à cohabiter avec des besoins si divergents. 

3. Les exigences des directions envers les services RH évoluent, on ne demande plus seulement de gérer mais d’être force de proposition, d’analyser, d’avoir une vision stratégique, c’est uniquement possible avec de nouveaux outils

Voilà pourquoi les défis RH évoluent en 2022 : les RH ne sont plus de simples chargés administratifs. Aujourd’hui leur rôle est devenu central avec des responsabilités qui s’intensifient. En effet, comme nous l’avons vu, les attentes des salariés évoluent, ce qui demande aux RH de faire preuve de davantage d’anticipation, de piloter les carrières, des formations etc. Ces nouvelles responsabilités nécessitent de nouvelles données et donc de nouveaux outils

Comme nous l’avons évoqué, le bien-être collaborateur est devenu primordial pour avoir une entreprise pérenne. Ainsi, les RH deviennent de réellement chef de projet sur différents sujets (montée en compétences, formation,…) et donc développer l’employabilité de chaque collaborateur. 

La finalité est la suivante : le RH doit être réactif et repenser sa stratégie. Par réactif l’on entend qu’aujourd’hui il ne suffit plus de s’adapter une fois et de figer la situation dans le marbre. Comme évoqué plus tôt, les besoins évoluent très vite et de manière différente pour chaque collaborateur, chaque génération,…Ainsi, le RH doit pouvoir anticiper les besoins, y répondre du mieux possible, et adapter les nouvelles stratégies à chacun pour avoir une personnalisation du parcours collaborateur. 

La question de la gestion des données sera l’un des principaux défis RH en 2022 et à l’avenir. Alors que par le passé, l’enjeu était uniquement d’archiver et de stocker des données à titre réglementaire et juridique, l’enjeu est aujourd’hui de collecter des données structurées, consolidées et analysables. Là où collecter des données était une finalité en soi, les données sont aujourd’hui un moyen de garantir l’employabilité des collaborateurs et la performance RH de l’entreprise. Ainsi, le RH gestionnaire devient un RH analytique. 

Cette nouvelle culture de la donnée impose de nouvelles manières de fonctionner : il faut automatiser la collecte et la mise à jour, interfacer entre eux les différents outils, proposer des interfaces de visualisation, former les équipes RH à l’analyse de données, limiter les saisies manuelles sources d’erreur et trop longues, etc. Toutes ces évolutions prennent du temps et doivent être anticipées dès maintenant dans les directions RH. 

Les solutions

À présent, il est nécessaire de trouver des solutions à ce défi RH. Ces dernières sont diverses et doivent être adaptées à chaque entreprise. 

Les 3 solutions les plus répandues :

  • Mener une réflexion de fond sur la philosophie RH pour voir quels sont les axes prioritaires à travailler en termes de transformation digitale. La phase de réflexion est la plus importante, car elle constitue la base de cette démarche. Les RH pourront ainsi mettre en place une priorisation des différents objectifs. Il est nécessaire de comprendre les nouvelles problématiques RH, les sujets liés, pour ensuite passer à l’étape suivante.
  • Rédiger des cahiers des charges complets et priorisés, pour être certain d’avoir des outils adaptés aux besoins. Cette étape va permettre de mettre en lumière chaque action qui va être menée pour réadapter si besoin, et voir les besoins en interne. Notamment en termes d’outils, il est important de comprendre les sujets traités mais aussi de trouver les outils adaptés pour mener les projets. Aujourd’hui, le pôle RH se digitalise, mais parfois avec les mauvais outils, ce qui complique l’avancement des projets.
  • Intégrer toutes les parties prenantes dans le processus de décision pour anticiper les complexités liées à la conduite du changement lors du déploiement de l’outil. La 3e étape est la dernière mais pas la plus simple. Elle va permettre d’engager tous les collaborateurs et de les intégrer totalement dans le projet. Ainsi, la transformation sera facilitée et aucune rupture n’apparaîtra. 
défi RH : engagement collaborateur

Engagement collaborateur

Définition

L’engagement collaborateur désigne le degré d’implication d’un salarié pour aider son entreprise à atteindre ses objectifs. Cela se traduit par la manière de penser, de se comporter et d’agir. C’est une thématique devenue centrale pour les RH et managers. En effet, l’engagement au travail est aujourd’hui synonyme de bon fonctionnement de l’entreprise et est donc l’un des principaux défis RH en 2022.

Un employé engagé montre des comportements tels que :

  • L’intention de rester et d’évoluer dans l’organisation
  • La prise d’initiatives au-delà de ce que son poste exige
  • La volonté de recommander sa société à des pairs ou à des collègues

Les individus investis dans leur travail sont attachés aux missions et aux valeurs de leur société et sont davantage motivés à contribuer à sa réussite globale. On constate que 53% des employés dans le monde sont engagés au travail. (Source : rapport Qualtrics sur les tendances mondiales de l’EX 2020)

Les nouveaux défis RH pour 2022

L’engagement collaborateur est un enjeu stratégique pour de nombreuses entreprises et est le 2eme défi RH. De nos jours, on ne peut plus compter uniquement sur ses produits ou services pour se différencier de la concurrence. Un concept peut être copié, amélioré et revendu par une start-up innovante… Ce que l’on ne peut pas imiter, c’est l’engagement collaborateur d’une entreprise. C’est un élément de différenciation concurrentiel durable pour les entreprises.

1. Des nouvelles priorités pour les collaborateurs

Le monde change, évolue, et on constate que les priorités de chaque collaborateur changent très rapidement aussi. De ce fait, les entreprises ont du mal à garder leur talent car le salaire ne suffit plus. La hiérarchie des facteurs de motivations est chamboulée, avec en première position aujourd’hui le bien-être et la recherche de sens. Un salarié engagé ne l’est pas parce que vous lui donnez un salaire élevé. Ce qui à présent fidélise un collaborateur est tout ce qui est en lien avec le bien-être :

  • La flexibilité des horaires
  • Qualité de l’environnement 
  • Equilibre vie personnelle/professionnelle
  • Les retours/avis d’autres salariés
  • Le travail hybride
  • L’alignement entre les valeurs du collaborateur et celle de l’entreprise
  • Le sentiment de contribuer à l’amélioration de la société
  • Sentiment de progresser et d’apprendre ? 

Ces collaborateurs en quête de bien-être se tournent alors vers des entreprises ayant une culture et une marque collaborateur forte. De manière générale, ce sont les nouvelles entreprises qui ont tout de suite intégré ces principes dans leur stratégie RH, ce qui fait perdre des talents aux grands groupes.

2. La pénurie des talents et les difficultés de recrutement, un des défis RH en 2022

Conséquence directe des difficultés à engager les nouvelles générations et de l’évolution des attentes des collaborateurs : il est de plus en plus difficile de recruter. Nous avons assisté au mouvement de la Grande Démission aux Etats-Unis et de nombreux secteurs en Europe sont concernés par des pénuries de main d’œuvre, notamment à l’approche de l’été où de nombreux secteurs recrutent de nombreux saisonniers. 

Cette difficulté à attirer les talents se double d’une difficulté à trouver les bonnes compétences sur le marché du travail. En effet, alors que les métiers évoluent de plus en plus rapidement et que la formation initiale n’est plus suffisante, de plus en plus d’entreprises mettent en place des académies internes pour former à leurs métiers. 

L’ensemble de ces éléments montre comment, dans certains secteurs, le rapport de force s’inverse progressivement entre les entreprises et les salariés. Le rôle du service RH est ici d’anticiper cette évolution profonde pour réussir à proposer des actions correctives pour cultiver une marque employeur forte et ne pas se laisser déborder dans la guerre des talents qui s’annonce. 

Les solutions

L’engagement collaborateur est réellement un défi RH à prendre en considération assez rapidement car la conséquence directe est la perte de talent. Pour cela les solutions se doivent d’être bien réfléchies et travaillées :

  • Rendre le parcours de chaque collaborateur important et unique. C’est-à-dire qu’il est nécessaire d’apprendre à écouter et à répondre facilement aux besoins d’évolutions de vos collaborateurs. Aujourd’hui, les salariés veulent voir leur employabilité évoluer via de la montée en compétences et de la formation notamment. 
  • Rassurer sur l’avenir. Demain fait peur, tout change si vite qu’on a tous peur de ne pas suivre. Il est important de donner de la visibilité à vos collaborateurs. De ce fait, ils pourront se sentir plus à l’aise, et entreprendre plus facilement.
  • Aider à aménager le cadre de travail. Cela s’explique par des RH et managers qui mettent en place des temps dédiés avec chaque collaborateur pour les écouter et leur offrir une expérience collaborateur adaptée à leurs besoins, attentes. Comme par exemple le travail hybride. Pour énormément de salariés cela pourrait être un bon compromis pour une bonne gestion de la vie professionnelle et vie personnelle.
défi RH : RSE

La RSE l’un des défis RH de 2022

Définition

La RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises, ou Responsabilité Sociétale des Entreprises) regroupe l’ensemble des pratiques mises en place par les entreprises dans le but de respecter les principes du développement durable. Cela se traduit par être économiquement viable, avoir un impact positif sur la société mais aussi mieux respecter l’environnement ou encore avoir une gouvernance partagée. Comme nous l’avons vu, les attentes grandissantes sur le sujet appellent les entreprises à se saisir du sujet avec plus d’ambition et de rigueur.

Les nouveaux défis RH pour 2022

1. L’aspect environnemental : éviter le greenwashing

L’environnement est au cœur des préoccupations pour la totalité du monde aujourd’hui. Cela concerne tant les directions que les salariés eux-mêmes. Ce défi RH devient très préoccupant. On le voit, tous les mastodontes polluants aujourd’hui attirent de moins en moins. Ils essaient de redorer leur image en transformant des points (par exemple leur charte graphique en y ajoutant du vert), mais tout cela n’est qu’apparence. Il ne suffit plus de communiquer sur des initiatives, on demande à présent des résultats concrets et tangibles.

Les salariés ne sont pas dupes, et ne veulent pas soutenir ce genre de comportement. En effet, les salariés sont de plus en plus informés, ce qui expose de plus en plus les entreprises à des scandales. Les exigences sont de plus en plus élevées, là où mettre en place du recyclage pouvait suffire, les salariés demandent maintenant à aller plus loin. Les RH ont alors leur rôle à jouer, promouvoir, et inciter les directions à établir des changements. 

2. L’aspect social

Si l’on prend l’exemple des entreprises qui produisent leurs produits dans des conditions indignes, on comprend rapidement que cela puisse freiner des consommateurs, et se traduit par des boycottes. Les mentalités aujourd’hui se soucient beaucoup plus du respect que ce soit de l’environnement mais aussi des personnes. Les questions de bien-être et de cadre au travail sont plus regardées et prises en considération par les collaborateurs dans leur choix de poursuivre avec une entreprise. Lorsqu’une personne est en recherche de travail à présent, il ne lui suffit plus de regarder le salaire et le poste. Ce qui est désormais regardé est le confort physique et moral qu’elle va avoir au sein de cette entreprise, les méthodes de travail, l’image de l’entreprise, le management mis en place,…

Les solutions

Il y a autant de solutions que de problèmes à ce niveau. Mais il est important de trouver les bonnes solutions aux problèmes que vous rencontrez. Voici alors les 3 solutions majeures qui touchent une majorité d’entreprises pour ce défi RH :

  • Cadrer tout en étant ambitieux : il faut définir une stratégie RSE forte avec des axes d’investissement liés à l’activité économique et surtout ne pas s’éparpiller dans tous les sens. La RSE est un sujet assez lourd qui nécessite beaucoup d’organisation et de compétence en gestion de projet. Encore une fois, on constate une évolution dans le métier de RH.
  • Éviter le “bullshit” et le greenwashing : comme évoqué ci-dessus, devenir une entreprise responsable ne signifie seulement changer la couleur de son logo. De plus, ça les gens le voient, et cré un effet inverse. 
  • Impliquer les collaborateurs dans les actions : leur donner la possibilité de s’investir mais aussi faire en sorte qu’ils bénéficient des avantages. Les collaborateurs doivent être les premiers bénéficiaires de cette charte RSE, de ce fait les investir ne peut que favoriser l’engagement collaborateur.

Aller plus loin :

Tout savoir sur la nouvelle certification qualité Qualiopi

Tout savoir sur la nouvelle certification qualité Qualiopi

La réforme de la formation professionnelle a profondément transformé le paysage du secteur, notamment via la mise en place d’une nouvelle certification qualité qui va remplacer Datadock. La nouvelle certification Qualiopi deviendra bientôt le label qualité de référence dans le secteur. Pourtant de très nombreuses interrogations subsistent encore. Quelle préparation, quels enjeux, quel tarif pour Qualiopi ? Nos réponses aux principales interrogations dans cet article pour préparer l’arrivée de Qualiopi.

Mis à jour le 2 avril 2020 : report au 1er janvier 2022 de la date limite de certification Qualiopi.

Mise à jour le 16 octobre 2020 : nouvelle version du guide de lecture du référentiel qualité.

Les grandes lignes de la révolution Qualiopi

1) Datadock va disparaître

Et sera remplacé par la certification QUALIOPI. À partir du 1er janvier 2022, elle sera obligatoire pour tous les organismes de formation et prestataires d’actions de développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou OPCO (notamment pour les actions de formations auprès d’entreprise de moins de 50 salariés, mais aussi pour la Validation des Acquis et de l’Expérience et l’apprentissage). 

2) Les autres labels qualité seront majoritairement remplacés

Qualiopi remplacera la majorité des anciens labels qualité existants dans le domaine de la formation professionnelle (APP, OPQF…). Cela signifie que pour bénéficier de fonds publics ou OPCO, il faudra soit être certifié Qualiopi, soit être labellisé par l’un des 7 organismes reconnus par France compétences (APP, OBCAQT, FLE, Eduform, E2C, etc. en savoir plus ici).

Les autres anciens labels qualité pourront continuer d’exister si les organismes qui les délivrent choisissent de les maintenir ou de les faire évoluer. Ils pourront apporter une preuve supplémentaire de la qualité de la prestation proposée. Pour les organismes souhaitant se différencier de la concurrence, il sera notamment toujours possible d’obtenir des certifications ISO par exemple. 

3) Un important changement de logique

Il ne s’agit plus de décrire son organisation et ses processus, mais bien de décrire qu’elle est bien mise en oeuvre, et ainsi prouver la mise en place d’une véritable démarche qualité alignée sur les exigences du référentiel Qualiopi. Si le nombre d’indicateurs évolue peu (passage de 6 critères pour 21 indicateurs avec Datadock à 7 critères pour 32 indicateurs) la philosophie est en revanche différente et la rédaction évolue en conséquence. Par exemple :

  • Datadock, Indicateur 2.5 : « Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire ».
  • Qualiopi, Indicateur 11 : « Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation».

On voit donc qu’il ne s’agit plus seulement de décrire comme précédemment mais de prouver qu’on réalise effectivement les actions nécessaires. 

Mise à jour du 28 février 2020 : voir la dernière version du guide de lecture.

Le label qualité Qualiopi

Les informations pratiques à connaître sur Qualiopi

4) Comment ça se passe ?

 En amont, il faut prévoir un temps de préparation et de mise en conformité. Cela peut être fait en autonomie ou avec l’accompagnement de professionnels. Certains organismes certificateurs proposent également des phases de pré-audit.

La démarche de certification se déroule ensuite en 2 étapes :

1) Phase d’audit :

  • 1 audit d’évaluation sur site, au moins une journée où un auditeur se déplace dans les locaux de l’organisme de formation (que ce dernier propose des formations en présentiel ou non). Cet audit est planifié avec le certificateur et peut être précédé par un « pré-audit » à blanc.
  • 1 restitution de l’audit où l’auditeur présente les constats de non-conformité. S’il en existe l’organisme de formation dispose alors de 3 à 6 mois pour proposer un plan d’action et mettre en place des actions correctives.

2) Phase de suivi :
Un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois post-certification.

5) Qualiopi, combien ça coûte ?

La durée de l’audit (fixée par la loi) varie en fonction du chiffre d’affaire de l’organisme de formation, du nombre de sites, du type d’actions de formation à certifier. Par exemple, pour un organisme de formation réalisant un chiffre d’affaire inférieur à 150 k€ et ne disposant que d’un site, la durée d’audit sera de 1,5 jour (1 jour d’audit et 0,5 jour de suivi). À l’inverse, pour un organisme de formation avec un chiffre d’affaire supérieur à 750 k€ et 7 sites différents, 7 jours d’audit sont nécessaire).

Le prix de la certification Qualiopi est donc borné. Seuls les tarifs des organismes certificateurs peuvent varier et vont de 800€ à 1200€ par jour d’audit. Ce qui fait que les tarifs d’un audit Qualiopi peuvent donc s’étaler de 1 400 euros pour les plus petites structures à plus de 8 000 euros pour d’importantes structures.

6) Combien de temps ça prend ?

Si l’on ne prend pas en compte le temps de préparation à l’audit (variable en fonction du niveau de maturité sur les sujets de qualité), le temps nécessaire à l’obtention de la certification varie entre 1 et 6 mois et sera fonction du résultat de votre audit.  

Lors de la restitution de l’audit, les cas de non-conformité sont présentés. Une non-conformité au référentiel est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.

En cas d’absence de cas de non-conformité, la certification sera rapidement délivrée. Si des cas ont été identifiés, un plan d’action doit être présenté à l’auditeur pour les corriger. L’organisme de formation dispose alors :

  • De 3 mois pour régler les cas de non-conformité majeure.
  • De 6 mois pour régler les cas de non-conformité mineure.
Se préparer à qualiopi

Comment se préparer à la certification Qualiopi ?

7) Quelles sont les ressources utiles ?

 Plusieurs ressources permettent de se préparer à la certification Qualiopi :

  • La lecture du guide officiel de lecture du référentiel publié par le ministère du travail permet de comprendre le référentiel et les indicateurs.
  • Certains organismes certificateurs proposent des pré-audits à blanc
  • Cet article détaille les différents critères avec pour chaque indicateur des niveaux attendus et éléments de preuve.
  • Des experts et consultants peuvent vous accompagner dans votre démarche de préparation à l’audit de certification. 

8) Qui sont les organismes certificateurs ?

La liste des organismes proposant la certification Qualiopi est présentée sur le site du ministère du travail. Elle sera complétée fin 2019 par une liste d’organisations accréditées par France Compétence.

Notre conseil : s’adresser aux acteurs spécialisés au secteur de la formation, n’hésitez pas à nous contacter que nous puissions vous mettre en relation avec eux. 

9) Quels sont les critères d’évaluation ?

La liste suivante pourra vous aider à préparer votre audit Qualiopi.

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

10)  Une dernière astuce ?

La date pivot où la certification sera obligatoire a été fixée au 1er janvier 2022, aujourd’hui il existe 21 organismes certificateurs pour près de 40 000 organismes de formation actifs dont environ 6 000 sont certifiés Qualiopi. Il y aura nécessairement un goulet d’étranglement fin 2021 sur le sujet.

Si les fonds publics et OPCO sont clés pour vous, nous vous conseillons donc de programmer votre audit pour juin 2020 dès maintenant ! Vous pouvez programmer la date auprès d’un organisme certificateur dès aujourd’hui, préparer votre audit Qualiopi d’ici à juin pour vous assurer de disposer de la certification début 2022.

Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à nous écrire à contact@empowill.com, nous nous ferons un plaisir de vous écrire et de continuer à enrichir cet article. 

Merci à Marie-Hélène Costes Darchy pour sa contribution à cet article !

Pour aller plus loin :
Infographie : comprendre les méandres de la formation professionnelle.
Tout savoir sur le financement de la formation professionnelle.
Comment réussir son partage de connaissance en interne ?
Les 7 secrets de la réussite d’une formation.
Votre politique de formation est-elle à niveau ?

Tout savoir sur l’externalisation RH

Tout savoir sur l’externalisation RH

Définition de l’externalisation RH

L’externalisation RH est une pratique de plus en plus en vogue. Elle regroupe de nombreuses disciplines et il est important de distinguer les différents métiers que cela peut recouper : 

  • le recrutement,
  • l’administration du personnel,
  • la paie,
  • le conseil en droit social,
  • la gestion des talents et la formation,
  • l’accompagnement RH de proximité, 
  • l’office management. 

L’externalisation RH se développe car elle permet de gagner en efficacité sur des tâches administratives comme la gestion de la paie par exemple, de gagner en efficacité par l’industrialisation de processus à faible valeur ajoutée et de gagner en performance par la mise en lien avec des experts métiers spécialisés dans leur secteur. 

Les principaux avantages de l’externalisation RH

La souplesse de fonctionnement : l’un des avantages direct est la flexibilité qu’offre un prestataire par rapport à un salarié. Une solution d’externalisation RH pourra facilement s’adapter à des variations de charges liées à votre activité (notamment par exemple lors des périodes d’entretiens annuels), mais également au développement rapide d’une activité. C’est tout particulièrement vrai sur une activité de recrutement par exemple. 

L’expertise d’un partenaire spécialisé : qui dit externalisation RH dit multiples expertises sur différents sujets. C’est tout particulièrement intéressant pour les petites structures de type start-up, PME et ETI qui n’ont pas les moyens d’embaucher de manière conséquente et qui en seraient réduites à embaucher des profils “couteaux suisses” très polyvalents mais peu spécialisés. 

La proximité : pour répondre à cette attente de flexibilité, et compte tenu des enjeux liés à la gestion de l’humain en entreprise, un prestataire de qualité travaillera en proximité. Il est commun d’être présent dans les locaux de son client pour rencontrer les équipes et tisser du lien avec les managers et être ainsi pleinement dans son rôle de RH. 

Faciliter le suivi réglementaire : réaliser une veille réglementaire et juridique peut s’avérer long, fastidieux et parfois décourageant lorsqu’on est livré à soi-même. La majorité des organismes d’externalisation RH disposent de département dédiés qui réalisent cette veille pour l’ensemble de leurs clients et qui sont donc à la pointe du sujet. Autant d’énergie économisée pour leurs clients. 

L'externalisation RH pour mieux gérer la formation
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Comment choisir son prestataire ?

Le choix du prestataire, comme dans n’importe quel processus d’achat doit se faire au terme de l’élaboration d’un cahier des charges précis. Le choix d’un prestataire sera d’autant plus facile qu’un travail préalable a été réalisé en interne sur les objectifs de cette externalisation, les attentes des différentes parties prenantes ainsi que les contraintes éventuelles (techniques, budgétaires, temporelles…). 

On peut déterminer la marche à suivre suivante : 

  • Élaboration d’un cahier des charges précis.
  • Appel d’offre, 
  • Première sélection sur les dossiers de présentation, 
  • Rencontre des différents prestataires sélectionnés lors d’un rendez-vous de présentation de leur offre, 
  • Validation final par un comité d’experts sélectionnés à l’avance.

Le cas particulier de l’externalisation de la formation professionnelle

La formation et la gestion des talents est l’un des domaines de compétence des cabinets d’externalisation RH. Si chaque expertise a vu les pratiques évoluer ces dernières années (notamment le recrutement), le secteur de la formation a connu de très importantes réformes récentes qui continuent de modifier le paysage. Ainsi, sur ce sujet en particulier, il est nécessaire de s’assurer que son prestataire soit tout à fait à la pointe, tant sur le nouveau cadre légal (réforme de 2019 et les différentes ordonnances, évolutions des conditions de financement, fusion des OPCA en OPCO), que sur les nouvelles pratiques en terme de pédagogie (le développement des Edtechs, de la FEST et des nouvelles innovations les plus récentes). 

Sur ces sujets en particulier, Empowill a développé une expertise reconnue dans le secteur. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus. 

Pour aller plus loin :
Découvrir les bonnes pratiques de SendinBlue et de Comet sur l’onboarding et l’expérience collaborateur.
La formation digitale, beaucoup d’innovation, pas (encore ?) de révolution.
Conduire le changement par la formation.
La formation en start-up c’est possible.
L’énigme de la formation professionnelle.
Externaliser avec succès la gestion de sa formation.

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

De plus en plus de fonctions sont externalisées au sein de l’entreprise. La formation professionnelle n’échappe pas à la règle et l’on entend souvent désormais parler d’outsourcing et d’externalisation de la formation ou encore d’offres permettant d’externaliser la gestion de la formation professionnelle. Quels mécanismes se cachent derrière ces services et pourquoi est-ce une proposition intéressante pour les entreprises ? 

Que signifie “Externaliser la gestion de la formation?” 

“L’outsourcing” ou “l’externalisation” de la formation consiste à faire appel à un expert du sujet qui intervient en renforcement des équipes en place ou dans la prise en charge complète des enjeux liés à la formation. Les grandes étapes de la gestion de la formation pouvant être externalisées sont les suivantes : 

  • Diagnostic des besoins et évaluation des compétences,
  • Construction des plans de formation individuels et collectifs,
  • Sourcing de formateurs ou des programmes de formation adaptés,
  • Mise en place opérationnelle des parcours de formation,
  • Gestion financière et administrative,
  • Suivi des budgets et de l’efficacité des formations. 

Le sujet est complexe et demande à la fois une forte expertise métier ainsi qu’une multitude de compétences allant de la gestion de projet au suivi et à la mesure de l’impact des formations. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises considèrent qu’externaliser la gestion de leur formation professionnelle est une solution intéressante. C’est notamment le cas de nombreuses start-ups qui savent que l’enjeu de formation et du développement des compétences de leurs salariés est primordial mais qui ne souhaitent pas recruter une personne à temps plein pour gérer ces sujets. 

3 bonnes raisons d’opter pour l’outsourcing formation

Externaliser la gestion de sa formation permet de gagner du temps

Maîtriser l’ingénierie de formation est de plus en plus technique : cela implique d’être parfaitement informé des dernières nouveautés légales du secteur, de parfaitement comprendre l’ensemble des mécanismes de financement ainsi que les innovations pédagogiques. Au delà de l’aspect technique du métier, un responsable formation doit maîtriser l’ensemble des métiers de l’entreprise et être au fait des enjeux de tous les services. Cela demande d’échanger régulièrement avec les managers de pôle et de savoir identifier efficacement les besoins puis les traduire en plans de formation.

On voit donc que pour un néophyte, s’attaquer au sujet de la gestion de la formation professionnelle peut être particulièrement chronophage. Ainsi, l’outsourcing de la formation permet d’apporter une réponse adaptée aux enjeux légaux, pédagogiques, technologiques du secteur ainsi qu’aux enjeux opérationnels et humains de l’entreprise. 

L'outsourcing de la formation
Photo by Aron Visuals on Unsplash

L’outsourcing de formation apporte les meilleurs experts du sujet 

Face à un responsable RH aux multiples casquettes, un prestataire de gestion de formation apporte un savoir faire très qualifié vu qu’il s’agit de son expertise métier principal. Dit autrement, externaliser la gestion de la formation c’est apporter la somme mutualisée de toutes les connaissances d’un professionnel de la formation, au service du développement des compétences de ses équipes. 

Un prestataire compétent pourra ainsi apporter les formateurs le plus qualifiés, traiter de la meilleure manière avec les OPCO, poser les questions les plus pertinentes pour identifier les besoins, choisir les indicateurs les plus pertinents à intégrer dans son reporting, évaluer les formations selon les standards du marché, etc. 

Opter pour l’externalisation de la formation c’est donc faire le choix de l’expertise et de la performance et ce, pour un budget moindre qu’un recrutement d’un ou deux salariés dédiés à ces sujets.

L’externalisation de la formation permet d’accéder à un large réseau de formateurs qualifiés

Quiconque a déjà cherché une formation pour ses équipes sait à quel point il est compliqué de trouver un bon formateur. La formation répond-t-elle exactement aux attentes ? Le formateur est-il assez qualifié ? Le format sera-t-il assez captivant pour mes équipes ? Autant de questions auxquelles il est difficile de répondre sans avoir une excellente connaissance du marché et un réseau développé. Ces questions sont d’autant plus épineuses que le marché de la formation est bouleversé par de nombreuses innovations et il existe de plus en plus d’acteurs innovants

Les nouvelles pédagogies se multiplient : micro-learning, blended-learning, mobile-learning, réalité virtuelle et augmentée… chacune disposant d’avantages et d’inconvénients précis qu’il convient de connaître pour ne pas céder aux sirènes des tendances et proposer les formations les plus adaptées. 

Externalisation de la formation

Comment bien choisir son prestataire pour externaliser la gestion de sa formation ? 

Comme dans tous les secteurs, tous les prestataires ne se valent pas. Voici une liste de conseils qui peuvent s’avérer utiles au moment de choisir son prestataire d’outsourcing de formation : 

  • Préférer un fort niveau d’expertise métier : un cabinet généraliste proposera de répondre à de nombreux enjeux (recrutement, gestion de la paie, droit social…), mais sera alors nécessairement moins qualifié dans les sujets liés à la formation. 
  • Privilégier une intervention humaine : alors que les grandes tendances sont à parler d’intelligence artificielle et de big data, il est important de rappeler que la formation touche à des questions profondément liées à l’humain, et demande donc un sens social aiguisé pour saisir les non-dits, le sous-entendu des besoins exprimés, etc. Choisir un prestataire qui ne privilégiera pas les interactions humaines dans son diagnostic revient à s’exposer au risque de recommandations éloignées des besoins réels.
  • S’intéresser au système d’information du prestataire : pour autant, il est indispensable de se pencher sur le SI de votre prestataire, ce dernier pourrait avoir à s’interfacer avec votre logiciel de SIRH et il serait dommage de se retrouver bloqué par souci de compatibilité entre les différentes solutions techniques. 

Chez Empowill nous pouvons vous accompagner sur la mise en place de votre outsourcing formation. Notre expertise repose sur notre capacité à correctement diagnostiquer le besoin en compétences de l’entreprise au prisme de vos enjeux business. Nous faisons le choix du pragmatisme afin d’aider votre entreprise à atteindre ses objectifs opérationnels. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour aller plus loin :
L’AFEST, enfin comprendre son fonctionnement.
Les liens entre formation et conduite du changement.
L’énigme de la formation professionnelle, nécessaire mais pourtant négligée…
Comment le partage de connaissances (re)dynamise la formation.
L’histoire de la formation professionnelle en quelques étapes clés.
Tout savoir sur l’externalisation RH.

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