Tout savoir sur l’externalisation RH

Tout savoir sur l’externalisation RH

Définition de l’externalisation RH

L’externalisation RH est une pratique de plus en plus en vogue. Elle regroupe de nombreuses disciplines et il est important de distinguer les différents métiers que cela peut recouper : 

  • le recrutement,
  • l’administration du personnel,
  • la paie,
  • le conseil en droit social,
  • la gestion des talents et la formation,
  • l’accompagnement RH de proximité, 
  • l’office management. 

L’externalisation RH se développe car elle permet de gagner en efficacité sur des tâches administratives comme la gestion de la paie par exemple, de gagner en efficacité par l’industrialisation de processus à faible valeur ajoutée et de gagner en performance par la mise en lien avec des experts métiers spécialisés dans leur secteur. 

Les principaux avantages de l’externalisation RH

La souplesse de fonctionnement : l’un des avantages direct est la flexibilité qu’offre un prestataire par rapport à un salarié. Une solution d’externalisation RH pourra facilement s’adapter à des variations de charges liées à votre activité (notamment par exemple lors des périodes d’entretiens annuels), mais également au développement rapide d’une activité. C’est tout particulièrement vrai sur une activité de recrutement par exemple. 

L’expertise d’un partenaire spécialisé : qui dit externalisation RH dit multiples expertises sur différents sujets. C’est tout particulièrement intéressant pour les petites structures de type start-up, PME et ETI qui n’ont pas les moyens d’embaucher de manière conséquente et qui en seraient réduites à embaucher des profils “couteaux suisses” très polyvalents mais peu spécialisés. 

La proximité : pour répondre à cette attente de flexibilité, et compte tenu des enjeux liés à la gestion de l’humain en entreprise, un prestataire de qualité travaillera en proximité. Il est commun d’être présent dans les locaux de son client pour rencontrer les équipes et tisser du lien avec les managers et être ainsi pleinement dans son rôle de RH. 

Faciliter le suivi réglementaire : réaliser une veille réglementaire et juridique peut s’avérer long, fastidieux et parfois décourageant lorsqu’on est livré à soi-même. La majorité des organismes d’externalisation RH disposent de département dédiés qui réalisent cette veille pour l’ensemble de leurs clients et qui sont donc à la pointe du sujet. Autant d’énergie économisée pour leurs clients. 

L'externalisation RH pour mieux gérer la formation
Photo by Headway on Unsplash

Comment choisir son prestataire ?

Le choix du prestataire, comme dans n’importe quel processus d’achat doit se faire au terme de l’élaboration d’un cahier des charges précis. Le choix d’un prestataire sera d’autant plus facile qu’un travail préalable a été réalisé en interne sur les objectifs de cette externalisation, les attentes des différentes parties prenantes ainsi que les contraintes éventuelles (techniques, budgétaires, temporelles…). 

On peut déterminer la marche à suivre suivante : 

  • Élaboration d’un cahier des charges précis.
  • Appel d’offre, 
  • Première sélection sur les dossiers de présentation, 
  • Rencontre des différents prestataires sélectionnés lors d’un rendez-vous de présentation de leur offre, 
  • Validation final par un comité d’experts sélectionnés à l’avance.

Le cas particulier de l’externalisation de la formation professionnelle

La formation et la gestion des talents est l’un des domaines de compétence des cabinets d’externalisation RH. Si chaque expertise a vu les pratiques évoluer ces dernières années (notamment le recrutement), le secteur de la formation a connu de très importantes réformes récentes qui continuent de modifier le paysage. Ainsi, sur ce sujet en particulier, il est nécessaire de s’assurer que son prestataire soit tout à fait à la pointe, tant sur le nouveau cadre légal (réforme de 2019 et les différentes ordonnances, évolutions des conditions de financement, fusion des OPCA en OPCO), que sur les nouvelles pratiques en terme de pédagogie (le développement des Edtechs, de la FEST et des nouvelles innovations les plus récentes). 

Sur ces sujets en particulier, Empowill a développé une expertise reconnue dans le secteur. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus. 

Pour aller plus loin :
Conduire le changement par la formation.
La formation en start-up c’est possible.
L’énigme de la formation professionnelle.
Externaliser avec succès la gestion de sa formation.

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

De plus en plus de fonctions sont externalisées au sein de l’entreprise. La formation professionnelle n’échappe pas à la règle et l’on entend souvent désormais parler d’outsourcing et d’externalisation de la formation ou encore d’offres permettant d’externaliser la gestion de la formation professionnelle. Quels mécanismes se cachent derrière ces services et pourquoi est-ce une proposition intéressante pour les entreprises ? 

Que signifie “Externaliser la gestion de la formation?” 

“L’outsourcing” ou “l’externalisation” de la formation consiste à faire appel à un expert du sujet qui intervient en renforcement des équipes en place ou dans la prise en charge complète des enjeux liés à la formation. Les grandes étapes de la gestion de la formation pouvant être externalisées sont les suivantes : 

  • Diagnostic des besoins et évaluation des compétences,
  • Construction des plans de formation individuels et collectifs,
  • Sourcing de formateurs ou des programmes de formation adaptés,
  • Mise en place opérationnelle des parcours de formation,
  • Gestion financière et administrative,
  • Suivi des budgets et de l’efficacité des formations. 

Le sujet est complexe et demande à la fois une forte expertise métier ainsi qu’une multitude de compétences allant de la gestion de projet au suivi et à la mesure de l’impact des formations. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises considèrent qu’externaliser la gestion de leur formation professionnelle est une solution intéressante. C’est notamment le cas de nombreuses start-ups qui savent que l’enjeu de formation et du développement des compétences de leurs salariés est primordial mais qui ne souhaitent pas recruter une personne à temps plein pour gérer ces sujets. 

3 bonnes raisons d’opter pour l’outsourcing formation

Externaliser la gestion de sa formation permet de gagner du temps

Maîtriser l’ingénierie de formation est de plus en plus technique : cela implique d’être parfaitement informé des dernières nouveautés légales du secteur, de parfaitement comprendre l’ensemble des mécanismes de financement ainsi que les innovations pédagogiques. Au delà de l’aspect technique du métier, un responsable formation doit maîtriser l’ensemble des métiers de l’entreprise et être au fait des enjeux de tous les services. Cela demande d’échanger régulièrement avec les managers de pôle et de savoir identifier efficacement les besoins puis les traduire en plans de formation.

On voit donc que pour un néophyte, s’attaquer au sujet de la gestion de la formation professionnelle peut être particulièrement chronophage. Ainsi, l’outsourcing de la formation permet d’apporter une réponse adaptée aux enjeux légaux, pédagogiques, technologiques du secteur ainsi qu’aux enjeux opérationnels et humains de l’entreprise. 

L'outsourcing de la formation
Photo by Aron Visuals on Unsplash

L’outsourcing de formation apporte les meilleurs experts du sujet 

Face à un responsable RH aux multiples casquettes, un prestataire de gestion de formation apporte un savoir faire très qualifié vu qu’il s’agit de son expertise métier principal. Dit autrement, externaliser la gestion de la formation c’est apporter la somme mutualisée de toutes les connaissances d’un professionnel de la formation, au service du développement des compétences de ses équipes. 

Un prestataire compétent pourra ainsi apporter les formateurs le plus qualifiés, traiter de la meilleure manière avec les OPCO, poser les questions les plus pertinentes pour identifier les besoins, choisir les indicateurs les plus pertinents à intégrer dans son reporting, évaluer les formations selon les standards du marché, etc. 

Opter pour l’externalisation de la formation c’est donc faire le choix de l’expertise et de la performance et ce, pour un budget moindre qu’un recrutement d’un ou deux salariés dédiés à ces sujets.

L’externalisation de la formation permet d’accéder à un large réseau de formateurs qualifiés

Quiconque a déjà cherché une formation pour ses équipes sait à quel point il est compliqué de trouver un bon formateur. La formation répond-t-elle exactement aux attentes ? Le formateur est-il assez qualifié ? Le format sera-t-il assez captivant pour mes équipes ? Autant de questions auxquelles il est difficile de répondre sans avoir une excellente connaissance du marché et un réseau développé. Ces questions sont d’autant plus épineuses que le marché de la formation est bouleversé par de nombreuses innovations et il existe de plus en plus d’acteurs innovants

Les nouvelles pédagogies se multiplient : micro-learning, blended-learning, mobile-learning, réalité virtuelle et augmentée… chacune disposant d’avantages et d’inconvénients précis qu’il convient de connaître pour ne pas céder aux sirènes des tendances et proposer les formations les plus adaptées. 

Externalisation de la formation

Comment bien choisir son prestataire pour externaliser la gestion de sa formation ? 

Comme dans tous les secteurs, tous les prestataires ne se valent pas. Voici une liste de conseils qui peuvent s’avérer utiles au moment de choisir son prestataire d’outsourcing de formation : 

  • Préférer un fort niveau d’expertise métier : un cabinet généraliste proposera de répondre à de nombreux enjeux (recrutement, gestion de la paie, droit social…), mais sera alors nécessairement moins qualifié dans les sujets liés à la formation. 
  • Privilégier une intervention humaine : alors que les grandes tendances sont à parler d’intelligence artificielle et de big data, il est important de rappeler que la formation touche à des questions profondément liées à l’humain, et demande donc un sens social aiguisé pour saisir les non-dits, le sous-entendu des besoins exprimés, etc. Choisir un prestataire qui ne privilégiera pas les interactions humaines dans son diagnostic revient à s’exposer au risque de recommandations éloignées des besoins réels.
  • S’intéresser au système d’information du prestataire : pour autant, il est indispensable de se pencher sur le SI de votre prestataire, ce dernier pourrait avoir à s’interfacer avec votre logiciel de SIRH et il serait dommage de se retrouver bloqué par souci de compatibilité entre les différentes solutions techniques. 

Chez Empowill nous pouvons vous accompagner sur la mise en place de votre outsourcing formation. Notre expertise repose sur notre capacité à correctement diagnostiquer le besoin en compétences de l’entreprise au prisme de vos enjeux business. Nous faisons le choix du pragmatisme afin d’aider votre entreprise à atteindre ses objectifs opérationnels. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour aller plus loin :
Les liens entre formation et conduite du changement.
L’énigme de la formation professionnelle, nécessaire mais pourtant négligée…
L’histoire de la formation professionnelle en quelques étapes clés.