10 astuces pour réussir son plan de formation

10 astuces pour réussir son plan de formation

1) Étudier le contexte au préalable

Cette première étape est indispensable, avant de se lancer dans la rencontre avec les différents interlocuteurs, commencez par étudier le contexte de votre plan de formation. Quel est le contexte économique et social de la société ? Quelles sont les ambitions stratégiques pour les années à venir ? Quelle était la politique de formation par le passé ? Quelles sont les problématiques opérationnelles ? 

Autant de questions qui vont permettre de préciser les attentes liés au plan de formation. 

2) Connaître le budget alloué au plan de formation 

Dans le processus de cadrage, cette étape vous permettra de bien dimensionner la taille du plan de formation, c’est à dire l’énergie, le temps et les budgets à y consacrer. Bien connaître son budget à l’avance c’est pouvoir très rapidement orienter ses choix, par exemple favoriser des pédagogies en e-learning face à du présentiel. Cela permettra également d’envisager rapidement des stratégies de financement des formations. 

3) Analyser les compétences présentes en interne

La formation peut se faire de multiples manières et il n’est pas toujours indispensable de faire appel à des prestataires externes. Parfois des formations peuvent être réalisées en interne via du partage de connaissances entre pairs. Cependant, pour mettre en place de telles actions, il est nécessaire d’avoir une vision globale des compétences présentes au sein de l’entreprise. 

Ainsi, avant de vous lancer à toute vitesse dans la construction d’un plan de formation exhaustif et de multiples appels d’offre pour des formateurs externes, commencez par vérifier que la formation ne pourrait pas être réalisée en interne. 

4) Échanger avec les salariés concernés

La première personne concernée par un plan de formation est évidemment le salarié. Il est donc indispensable de prendre le temps de sonder ses envies et ses besoins. C’est notamment cette étude des besoins (effectuée au prisme de la stratégie de l’entreprise et des enjeux identifiés à l’étape 1) ) que vous pourrez définir avec lui un certain nombre d’objectifs, les prioriser et établir un cahier des charges de ce que serait un plan de formation idéal. 

5) Consulter les managers des salariés concernés

Un manager est directement impacté par la formation de l’un de ses salariés, il est donc indispensable de vérifier que les échanges que vous aurez eus avec ses salariés correspondent effectivement à des besoins réels. On confond trop souvent les besoins et les envies, et un salarié peut se retrouver à exprimer une envie de suivre des cours d’Anglais (la demande la plus classique) sans pour autant en avoir besoin dans son métier. Échanger avec le manager direct permet de valider les objectifs pédagogiques précédemment définis. 

Préparer son plan de formation
Photo by Kari Shea on Unsplash

6) Établir des indicateurs de réussite du plan de formation

Il ne suffit pas d’établir des objectifs et de fixer des jalons que l’on souhaite atteindre, l’étape suivante est de se doter des outils nécessaires au pilotage de la formation. Un plan de formation pourra être facilement mené à bien et son impact sera plus facilement mesuré s’il est adossé à des indicateurs de performance. Ces indicateurs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs tant qu’ils sont mesurables facilement. 

Il peut également être nécessaire de prévoir comment et dans quelle période de temps après la formation ces indicateurs seront évalués. 

7) Proposer le plan de formation au bon moment

Pour maximiser l’efficacité d’une formation et donc d’un plan de formation, il faut s’attacher à proposer la formation au “bon moment”. En effet, un salarié se sentira d’autant plus concerné par une formation qu’elle répond à un besoin qu’il a récemment éprouvé. De la même manière, un salarié sera particulièrement intéressé par une formation s’il sait qu’il aura prochainement l’occasion de mettre en pratique ce qui lui est enseigné. Qui aurait envie de suivre une formation sur le management sans être manager et sans avoir la perspective de le devenir ? 

8) S’assurer que le contenu réponde précisément au besoin

Exactement dans la même logique, une formation doit répondre avec précision au besoin d’un salarié. C’est pourquoi il est si important de déterminer avec précision les besoins de montée en compétences. 

Prenons l’exemple d’un salarié ayant partagé des besoins de formation en gestion de projet. Il suit alors une formation portant notamment sur la gestion du temps pour l’aider à s’organiser. Or il s’avère que le réel besoin de ce salarié touche plutôt à l’adaptabilité et la flexibilité : il n’arrive pas à s’adapter assez efficacement aux imprévus qui sont courants dans la gestion de projet. On voit bien comment une formation à priori adaptée ne répond finalement pas du tout au besoin identifié.

9) Proposer des modalités pédagogiques adaptées 

Toujours dans cette même logique de répondre avec précision au besoin identifié, il est également nécessaire de prendre en compte les contraintes opérationnelles des salariés concernés pas les formations. Avec l’avènement du digital, de nombreuses modalités sont possibles pour les formations : e-learning, présentiel, micro-learning… Il est nécessaire d’adapter ces modalités aux contraintes des salariés concernés par le plan de formation. Par exemple proposer du micro-learning à un manager qui ne peut se permettre d’envoyer ses salariés en formation en dehors de l’entreprise pendant une journée entière. 

10) Opérer un suivi avec les salariés formés

C’est l’une des premières critiques formulées par le salariés ayant suivi une formation : cette dernière n’a pas été suivie d’actions. Le follow-up du plan de formation peut être fait tant par les équipes RH que par le manager. Il  est en tout cas nécessaire de faire un bilan pour valider avec le salarié ce qui a été acquis, ce qui a changé dans son poste au quotidien… mais aussi pour envisager les prochaines étapes et actions de formation. 

Ces 10 astuces sont les principales guidelines nécessaires à la mise en place d’un plan de formation efficace. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous, nous avons fait de la mise en place de plans de formation sur mesure notre spécialité ! 

Pour aller plus loin :
La formation en start-up, c’est possible !
L’histoire de la formation en quelques étapes clés.
Externaliser la gestion de la formation, astuces et bonnes pratiques.
Tout ce qu’il faut savoir sur la réforme de la formation professionnelle.

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

De plus en plus de fonctions sont externalisées au sein de l’entreprise. La formation professionnelle n’échappe pas à la règle et l’on entend souvent désormais parler d’outsourcing et d’externalisation de la formation ou encore d’offres permettant d’externaliser la gestion de la formation professionnelle. Quels mécanismes se cachent derrière ces services et pourquoi est-ce une proposition intéressante pour les entreprises ? 

Que signifie “Externaliser la gestion de la formation?” 

“L’outsourcing” ou “l’externalisation” de la formation consiste à faire appel à un expert du sujet qui intervient en renforcement des équipes en place ou dans la prise en charge complète des enjeux liés à la formation. Les grandes étapes de la gestion de la formation pouvant être externalisées sont les suivantes : 

  • Diagnostic des besoins et évaluation des compétences,
  • Construction des plans de formation individuels et collectifs,
  • Sourcing de formateurs ou des programmes de formation adaptés,
  • Mise en place opérationnelle des parcours de formation,
  • Gestion financière et administrative,
  • Suivi des budgets et de l’efficacité des formations. 

Le sujet est complexe et demande à la fois une forte expertise métier ainsi qu’une multitude de compétences allant de la gestion de projet au suivi et à la mesure de l’impact des formations. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises considèrent qu’externaliser la gestion de leur formation professionnelle est une solution intéressante. C’est notamment le cas de nombreuses start-ups qui savent que l’enjeu de formation et du développement des compétences de leurs salariés est primordial mais qui ne souhaitent pas recruter une personne à temps plein pour gérer ces sujets. 

3 bonnes raisons d’opter pour l’outsourcing formation

Externaliser la gestion de sa formation permet de gagner du temps

Maîtriser l’ingénierie de formation est de plus en plus technique : cela implique d’être parfaitement informé des dernières nouveautés légales du secteur, de parfaitement comprendre l’ensemble des mécanismes de financement ainsi que les innovations pédagogiques. Au delà de l’aspect technique du métier, un responsable formation doit maîtriser l’ensemble des métiers de l’entreprise et être au fait des enjeux de tous les services. Cela demande d’échanger régulièrement avec les managers de pôle et de savoir identifier efficacement les besoins puis les traduire en plans de formation.

On voit donc que pour un néophyte, s’attaquer au sujet de la gestion de la formation professionnelle peut être particulièrement chronophage. Ainsi, l’outsourcing de la formation permet d’apporter une réponse adaptée aux enjeux légaux, pédagogiques, technologiques du secteur ainsi qu’aux enjeux opérationnels et humains de l’entreprise. 

L'outsourcing de la formation
Photo by Aron Visuals on Unsplash

L’outsourcing de formation apporte les meilleurs experts du sujet 

Face à un responsable RH aux multiples casquettes, un prestataire de gestion de formation apporte un savoir faire très qualifié vu qu’il s’agit de son expertise métier principal. Dit autrement, externaliser la gestion de la formation c’est apporter la somme mutualisée de toutes les connaissances d’un professionnel de la formation, au service du développement des compétences de ses équipes. 

Un prestataire compétent pourra ainsi apporter les formateurs le plus qualifiés, traiter de la meilleure manière avec les OPCO, poser les questions les plus pertinentes pour identifier les besoins, choisir les indicateurs les plus pertinents à intégrer dans son reporting, évaluer les formations selon les standards du marché, etc. 

Opter pour l’externalisation de la formation c’est donc faire le choix de l’expertise et de la performance et ce, pour un budget moindre qu’un recrutement d’un ou deux salariés dédiés à ces sujets.

L’externalisation de la formation permet d’accéder à un large réseau de formateurs qualifiés

Quiconque a déjà cherché une formation pour ses équipes sait à quel point il est compliqué de trouver un bon formateur. La formation répond-t-elle exactement aux attentes ? Le formateur est-il assez qualifié ? Le format sera-t-il assez captivant pour mes équipes ? Autant de questions auxquelles il est difficile de répondre sans avoir une excellente connaissance du marché et un réseau développé. Ces questions sont d’autant plus épineuses que le marché de la formation est bouleversé par de nombreuses innovations et il existe de plus en plus d’acteurs innovants

Les nouvelles pédagogies se multiplient : micro-learning, blended-learning, mobile-learning, réalité virtuelle et augmentée… chacune disposant d’avantages et d’inconvénients précis qu’il convient de connaître pour ne pas céder aux sirènes des tendances et proposer les formations les plus adaptées. 

Externalisation de la formation

Comment bien choisir son prestataire pour externaliser la gestion de sa formation ? 

Comme dans tous les secteurs, tous les prestataires ne se valent pas. Voici une liste de conseils qui peuvent s’avérer utiles au moment de choisir son prestataire d’outsourcing de formation : 

  • Préférer un fort niveau d’expertise métier : un cabinet généraliste proposera de répondre à de nombreux enjeux (recrutement, gestion de la paie, droit social…), mais sera alors nécessairement moins qualifié dans les sujets liés à la formation. 
  • Privilégier une intervention humaine : alors que les grandes tendances sont à parler d’intelligence artificielle et de big data, il est important de rappeler que la formation touche à des questions profondément liées à l’humain, et demande donc un sens social aiguisé pour saisir les non-dits, le sous-entendu des besoins exprimés, etc. Choisir un prestataire qui ne privilégiera pas les interactions humaines dans son diagnostic revient à s’exposer au risque de recommandations éloignées des besoins réels.
  • S’intéresser au système d’information du prestataire : pour autant, il est indispensable de se pencher sur le SI de votre prestataire, ce dernier pourrait avoir à s’interfacer avec votre logiciel de SIRH et il serait dommage de se retrouver bloqué par souci de compatibilité entre les différentes solutions techniques. 

Chez Empowill nous pouvons vous accompagner sur la mise en place de votre outsourcing formation. Notre expertise repose sur notre capacité à correctement diagnostiquer le besoin en compétences de l’entreprise au prisme de vos enjeux business. Nous faisons le choix du pragmatisme afin d’aider votre entreprise à atteindre ses objectifs opérationnels. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour aller plus loin :
Les liens entre formation et conduite du changement.
L’énigme de la formation professionnelle, nécessaire mais pourtant négligée…
L’histoire de la formation professionnelle en quelques étapes clés.

L’énigme de la formation pro

L’énigme de la formation pro

Qui n’a jamais eu envie de se former et de monter en compétences ? Combien parmi vous sont effectivement passés à l’action ? L’un des problèmes majeurs de la formation professionnelle se résume par ces deux questions. Seuls 32% des français suivent une formation chaque année, avec d’importantes disparités en fonction des entreprises et du niveau de formation initial. C’est pourtant une attente forte, exprimée par la grande majorité des salariés. Comment expliquer ce décalage entre envie et réalité ? Décryptage et conseils !

La formation pro a tout pour fonctionner :

Si l’on dresse un panorama rapide du secteur, il apparaît au premier abord que toutes les conditions sont réunies pour favoriser le développement de la formation professionnelle à grande échelle. 

Une demande individuelle forte de la part des salariés.

La formation professionnelle est un élément incontournable du développement d’une carrière. Les nouveaux employés attendent des parcours de montée en compétence personnalisés avec des opportunités à la clé : 

  • Gagner en responsabilité, 
  • Obtenir des promotions et primes,
  • Renforcer son employabilité et construire sa carrière,
  • Découvrir de nouvelles compétences et devenir expert dans un domaine.

En parallèle, la transformation des métiers appelle à la mise en place de formations pour actualiser des acquis ou développer de nouveaux savoir-faire afin que l’entreprise puisse rester compétitive. Compter uniquement sur le recrutement de nouveaux salariés pour combler son manque de compétence est une fuite en avant que ne peuvent se permettre les entreprises tant il devient compliqué de recruter les bons talents.

La formation professionnelle est nécessaire

Nécessaire pour renforcer l’employabilité des salariés français

La question des compétences est au cœur des questions politiques autour de l’emploi de ces dernières années. La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 confirme l’engagement du gouvernement sur ce sujet. Entretenir et développer les compétences dès aujourd’hui est un élément clé pour garantir l’employabilité et la compétitivité de la France dans le futur. Les décisions prises vont d’ailleurs dans le sens d’un effort sur la qualité et l’efficacité des formations. 

La réponse actuelle veut mettre l’accent sur le renforcement de l’employabilité des salariés tout au long de leur carrière. Il est de la responsabilité de l’entreprise d’investir sur ces sujets, contrepartie inhérente à la flexibilisation du marché du travail. 

Pour aller plus loin : notre article sur les principaux enjeux de cette réforme.

La formation pro est de plus en plus accessible

Il n’a jamais été aussi simple de se former. Avec l’avènement des MOOCS, du e-learning et des tutoriels tous azimuts, la formation pro est à portée de tout à chacun. De nombreuses plateformes se sont développées pour apporter du contenu de manière simple, rapide et économique. Le “réflexe formation” est d’ailleurs de plus en plus développé, notamment chez les jeunes génération. La banalisation du contenu, grâce à la multiplication des formats digitaux a rendu accessible le savoir et les informations. Youtube est lui-même devenu l’un des plus grands formateurs du monde tant on peut y trouver du contenu simple permettant l’apprentissage d’une compétence ou une acculturation simple à un sujet en particulier.

Pour aller plus loin : notre article sur les innovations du secteur de l’éducation et de la formation professionnelle. 

Pourtant, la formation pro n’a pas bonne presse. Pourquoi ?

De fait, la formation professionnelle est encore aujourd’hui synonyme de lourdeur administrative, de processus daté, de lenteur et de manque d’efficacité. Loin d’être reconnue à sa juste valeur elle est souvent mise de côté. Diagnostic des raisons de ce rejet. 

De nombreuses réformes ont perturbé le fonctionnement du système

Depuis près de 15 ans, les réformes se sont multipliées dans le secteur. Avec à chaque fois de longs temps de mise en place et d’acculturation, les principaux acteurs (entreprises comme organismes de formation) ont freiné leurs investissements et dépenses. En conséquence le secteur se retrouve aujourd’hui en retard par rapport à d’autres industries plus innovantes. 

Ces réformes successives ont également mis à mal la visibilité que pouvaient avoir les acteurs du secteurs ainsi que les entreprises. Cette instabilité législative n’a pas permis au marché de la formation de se développer comme il se devait et d’accompagner les mutations des entreprises bousculées par le numérique, ni la nouvelle génération de salariés pour qui la formation initiale n’était plus suffisante. 

Les réformes de la formation pro

Des complexités administratives importantes

C’est l’une des premières conséquences de ce manque d’investissement : à l’heure de la digitalisation, et malgré des évolutions récentes, le secteur laisse encore la porte ouverte à de nombreuses opportunités d’innovations. 

Du côté des entreprises, le métier de responsable formation est trop souvent cantonné à un métier de gestionnaire de formation plutôt que d’ingénieur de formation. Le cœur du sujet de la formation, celui de la pédagogie et de l’ingénierie de formation a trop souvent été délaissé au profit de questions administratives et logistiques, plus urgentes à résoudre. 

Du point de vue des salariés, cela s’est traduit par un désintérêt de la question. Aujourd’hui, moins de 32% des salariés se sont connectés sur leur compte de formation. En savoir plus avec notre article sur le sujet. 

Des formations qui manquent d’efficacité

Un formateur un peu poussiéreux qui présente d’un ton monocorde des diapositives jamais actualisées… Qui n’a pas cette image de la formation pro ? Les métiers, les organisations et les attentes des salariés ont évoluées vers plus d’efficacité, vers une exigence plus forte pour le retour sur investissement. Pourtant en parallèle de nombreux organismes de formation et formateurs ne se sont pas adaptés, se sont cantonnés à capitaliser sur leur expertise acquise sans procéder à une actualisation régulière. En conséquence, beaucoup de salariés et de managers sont aujourd’hui réfractaires à l’idée de participer ou d’envoyer des salariés en formation. 

Au-delà de l’évidence qu’un bon formateur a besoin d’être pédagogue, celui-ci a de plus en plus besoin d’avoir un ancrage terrain pour asseoir sa légitimité. Désormais, les meilleurs formateurs sont des experts en poste ou en transition qui peuvent s’appuyer sur la pratique opérationnelle de leurs compétences afin de transmettre leur savoir. Pour apprendre à faire, il faut savoir faire soi-même ! Et savoir donc lier théorie et pratique afin de permettre à la personne formée d’appliquer l’apprentissage dans son travail au quotidien. 

Comment sauver la formation pro ?

Comme nous l’avons vu, le secteur est au cœur des préoccupations des entreprises, des individus. Il est donc à prévoir que de grandes transformations auront-lieu dans les mois et années à venir, et il est possible de les anticiper. 

En construisant des plans de formation ancrés dans le réel

La formation pro a trop souvent été décorrélée de la réalité opérationnelle. Pour redorer son blason, il est important de la mettre au service d’une stratégie, des enjeux d’un service, des attentes d’un collaborateur. Faire monter les salariés en compétences ne doit plus être considéré comme une récompense, une distraction offerte en cas de bonne performance, ou pire une sanction pour palier un manque d’efficacité. Il est aujourd’hui nécessaire de transformer ce paradigme pour passer à une montée en compétences à impact fort. Cette transition se fait notamment par la construction de plans de formation en lien avec les enjeux des salariés et de l’entreprise. C’est la méthodologie que nous déployons aujourd’hui chez Empowill

Cette méthodologie repose sur un triptyque simple : 

  1. La compréhension de la vision de l’entreprise et de ses axes de développement stratégique. Le recueil des besoins des managers qui doivent systématiquement s’adapter aux difficultés opérationnelles auxquelles ils sont confrontés. 
  2. L’analyse des compétences des collaborateurs afin de comprendre précisément quelles compétences doivent être renforcées. 
  3. Le tout permet la définition d’une action de formation efficace et pertinente, en lien avec les enjeux de l’entreprise. 

En choisissant avec soin son prestataire 

Le choix des formations et plus encore des formateurs devient un élément clé de la concrétisation d’un plan de formation adapté en une action de formation efficace. Alors que l’offre de formation est pléthorique et qu’il est difficile de savoir comment arrêter son choix, la bonne pratique consiste à définir en amont des critères précis de choix de formations. Ces critères peuvent toucher la taille de l’organisme, sa spécialisation, ses références, ou encore la pédagogie employée. Autant d’éléments qui permettent de rationaliser le choix et d’augmenter l’impact des formations en s’assurant de disposer d’un prestataire répondant parfaitement au cahier des charges. 

En instaurant un suivi précis et chiffré de l’impact des formations

De nombreuses structures ne disposent pas encore de chiffres précis sur le retour sur investissement de leurs formations, parfois même le taux de participation reste obscur. Ce souci de la mesure de l’efficacité des actions mises en place ne répond pas tant à une logique économique qu’une logique de pragmatisme. Les formations sont d’autant plus efficaces qu’elles répondent à un besoin précisément ciblé et qu’elles font l’objet d’un suivi dans le temps. Ainsi, accoler à des formations des indicateurs de performance, et ce dès la définition du plan de formation, permet à la fois de suivre et de maximiser l’impact des formations. 

Sources : 

Les enjeux de la formation professionnelle
32% des Français suivent une formation professionnelle chaque année

Pour aller plus loin :

Conduire le changement par la formation

Conduire le changement par la formation

La clé d’une conduite du changement réussie réside dans les collaborateurs. Compréhension de la vision, implication dans les réflexions stratégiques, sentiment d’appartenance au projet, appropriation des objectifs… Tous ces éléments nécessitent notamment une politique de formation de ses équipes et salariés clés pour s’assurer que toutes les parties prenantes soient alignées, qualifiées et rassurées et ainsi permettre de transformer une organisation.

Quels liens entre changement et formation ?

Nous entendons de plus en plus parler de conduite du changement. Pour la plupart des entreprises, il s’agit de se digitaliser et de mettre en œuvre des processus plus agiles. Nous pouvons définir la conduite du changement comme la nécessité pour une entreprise de faire un pas vers une forme d’organisation ou de culture plus adaptée, avec des pratiques et processus innovants comparés à son état actuel, pour mieux servir ses objectifs et ambitions. 

De la même manière qu’une évolution régulière de l’organisation est indispensable pour rester compétitif et à la pointe de son secteur, la formation est incontournable pour dynamiser la capacité d’innovation et intégrer au sein d’une organisation de nouvelles pratiques, manières de travailler et nouveaux outils.

La conduite du changement appelle la formation :

D’une part, tout changement implique pour les salariés une évolution de leurs  prérogatives, tâches à gérer, responsabilités, domaines d’expertise… En effet, la conduite du changement, quand elle touche à l’organisation, la culture, les outils ou encore les processus, va nécessairement demander une adaptation des compétences et fait donc appel à la formation. Ainsi, l’acquisition de savoir-faire et savoir-être clés est indispensable à la réalisation effective des ambitions d’un plan de transformation

De plus, la perspective d’une transformation crée souvent de la crainte chez les collaborateurs. Face à une levée de boucliers, la formation est l’une des manières de rassurer des collaborateurs inquiets. Apporter les clés de compréhension, permettre la montée en compétence sur des sujets cruciaux, mettre à disposition des ressources pour accompagner progressivement les transformations, sont autant de manières d’apaiser les craintes et de rendre la transformation possible. Souvent, la crainte de ne pas réussir à s’adapter au changement est une source majeure de refus de celui-ci. Sortir un collaborateur de sa zone de confort peut créer des frictions. Le former, et le préparer à l’avenir est le meilleur moyen de lui faire accepter ces évolutions à venir. 

La formation appelle à la gestion du changement :

En parallèle, un processus de formation appelle souvent à des évolutions. Si elles sont alors moins brutales et radicales qu’un plan de conduite du changement, elles existent et ne doivent pas être négligées. En effet, une montée en expertise peut par exemple appeler une montée en responsabilité et une évolution d’organisation. De la même manière, la formation à un nouvel outil peut appeler à transformer l’organisation, les processus avec des adaptations nécessaires à l’échelle de tout un service. 

La formation, quand elle est pensée comme un processus dynamique ayant pour but d’avoir un impact, produit nécessairement un mouvement positif qui doit être écouté et adressé. Ainsi, formation et changement sont deux idées intrinsèquement liées, qui se répondent et s’entretiennent mutuellement.

Organiser la conduite du changement

La montée en compétences au service d’une transformation :

L’une des clés d’une transformation réussie est de rendre les collaborateurs acteurs du changement. Cela passe par une sensibilisation aux enjeux, une implication dans les réflexions et une responsabilisation dans les décisions prises. En d’autres termes, il s’agit de faire en sorte que chaque collaborateur se sente partie prenante de la transition. La montée en compétences donne une meilleure compréhension, davantage de maîtrise et permet donc aux salariés de se saisir de nouvelles responsabilités, au profit de l’entreprise.

Cette idée de responsabilisation est clé : rien n’est plus compliqué à transformer une organisation de manière “top-down” alors que les décisions ont été prises en chambre close et où la finalité des évolutions n’est pas comprise par tous. Transformer une organisation efficacement, comme mener une formation pertinente partent d’un besoin clairement identifié. C’est cette identification du besoin et donc de la finalité qui donne tout son sens à une formation. Ancrer une formation dans un contexte plus large avec des objectifs clairs en bout de course est le meilleur moyen de maximiser sa pertinence. 

Pour que les formations servent la conduite du changement, il est également important que le timing soit précis. Si elle n’est pas mise en pratique immédiatement, une connaissance n’est pas acquise et les bénéfices potentiels de la formation disparaissent rapidement. Il est donc indispensable de travailler le cadencement des formations, non seulement sur cet aspect de mise en pratique, mais également pour une logique de répartition de charge sur les équipes. 

Enfin, la formation au service de la conduite du changement doit être un processus dynamique. Il s’agit d’être en permanence à l’écoute des potentiels freins, frictions et incompréhensions pour recadrer en fonction des compétences les plus urgentes à améliorer, des salariés sur lesquels concentrer son effort. Le changement est un processus continu qui se fait sur la durée. De la même manière, la montée en compétence doit être un fil directeur qui soutient la dynamique de transformation. 

Former pour transformer une organisation

Les compétences nécessaires lors de la conduite du changement

Transformer une organisation appelle des compétences techniques (savoir-faire) ainsi que des compétences relationnelles (savoir-être). Si leur acquisition peut être adressée par de la formation, les modalités peuvent varier et ils convient de les choisir avec précision.

Voici une liste des compétences clés dans une conduite du changement, les caractéristiques associées, et des conseils pour les développer efficacement : 

Gestion de projet : bien souvent, les transformations récentes des entreprises mettent à l’honneur la gestion de projet. Coordonner des équipes sur une période longue pour les amener collectivement jusqu’à la réalisation d’un objectif commun demande des compétences particulières. Cela implique des capacités organisationnelles fortes mais aussi un bon sens relationnel ainsi qu’un sens aigu de l’adaptation. Des mentors et coachs peuvent être un excellent moyen de développer ces compétences tout en pratiquant.

Agilité : l’agilité est sur toutes les langues depuis plusieurs années. Pourtant, au-delà d’un effet de mode il s’agit d’une compétence spécifique tout à fait valorisée. Travailler sur des cycles courts pour s’adapter facilement en optimisant sa gestion des ressources s’apprend progressivement. Cela nécessite de savoir travailler collaborativement, d’être à l’écoute et attentif mais aussi de savoir stimuler les démarches créatives. Des formations mixant du présentiel avec des études de cas et un suivi personnalisé permettent d’efficacement déployer cette compétence. Il existe de nombreuses méthodes “agiles” déployés par les entreprises qui permettent de faciliter la transition vers l’agilité : stand-up meeting, design sprint, design thinking… 

Communication : améliorer les compétences en communication est l’un des meilleurs moyens de faciliter le passage d’information, l’efficacité des processus et le suivi des salariés… et donc de faciliter à transformer une organisation. Un bon communiquant est capable de faire preuve d’empathie, d’écoute, mais aussi de pédagogie et sait structurer efficacement ses idées. Ces qualités peuvent notamment se développer avec des coachs ou encore des workshops et cas pratiques. L’outillage est également essentiel : avoir les bons outils de communication en interne est un facteur clé de réussite. 

Pilotage, suivi et évaluation : toute démarche de conduite du changement, pour être réussie se doit d’être suivie avec précision. Définir des indicateurs de performance pertinents, mettre en place des processus de mesure et d’enquête ou organiser des points de suivi réguliers avec du feedback constructif… autant de savoir-faire indispensables pour mener à bien une transformation. Des formations en e-learning avec des mises en pratiques concrètes auprès de mentors sont un excellent moyen de développer des méthodes adaptées au pilotage de la conduite du changement.

En parallèle de ces 4 compétences clés, il peut évidemment être nécessaire de développer sa maîtrise d’outils particuliers : suite Office, Trello ou Asana, Slack… il est alors nécessaire de trouver les modalités les plus efficaces par rapport à son budget, ses délais, le niveau attendu et  le niveau de départ. Nous pouvons vous aider à clarifier ces besoins et trouver votre bon prestataire.

Pour aller plus loin :
Les secrets de la réussite du partage de connaissances en interne.
Apprenez bien, apprenez peu : les clés d’une formation efficace et pertinente.

Sources :
https://www.maddyness.com/2019/04/25/voulez-que-votre-entreprise-sadapte-permettez-a-vos-collaborateurs-detre-autonomes/
https://hbr.org/2019/04/5-ways-to-help-your-team-be-open-to-change

L’histoire de l’outil de formation en entreprise en quelques évolutions clés.

L’histoire de l’outil de formation en entreprise en quelques évolutions clés.

Le cabinet Deloitte estime que la  formation en entreprise est un marché qui vaut environ 200 milliards de dollars dans le monde. Marché bien établi donc qui pourtant connaît actuellement une révolution continue. Le paradigme de la formation en entreprise a changé au gré des nouvelles technologies et formats d’apprentissage. Nous assistons aujourd’hui à l’éclosion de la formation continue, une formation que nous pourrions qualifier de “formation au fil du travail” et qui va jusqu’à occuper une place quotidienne dans la vie du salarié. Retours en quelques ruptures clés sur l’évolution du paradigme de l’outil de formation en entreprise. 

Les premières (r)évolutions de la formation en entreprise

Si la formation dans l’entreprise est chose courante depuis bien longtemps, c’est au profit de la révolution numérique que celle-ci a connu ses grandes inflexions. L’essor des nouvelles technologies a permis l’éclosion de nouvelles méthodes, formats, supports de formation inscrivant celle-ci comme un jalon incontournable de la vie de toute organisation. 

L’ère du PC et du contenu dématérialisé. 

Lorsque l’ordinateur grand public fût inventé, la formation connut sa première grande révolution. Nous passions alors de l’apprentissage en salle de classe à un apprentissage dématérialisé permis par la vidéo, à l’époque stockée sur des CD-ROMs. Les entreprises comprirent rapidement que ces contenus étaient infiniment moins chers que l’investissement dans la formation en présentiel, permettant donc à ce marché de se développer rapidement. 

A l’époque, il n’était bien entendu pas possible de gérer la logistique, le suivi ou encore l’impact des formations autrement que de manière manuelle ce qui en faisait un sujet relégué au second rang. La formation se voulait être soit une récompense pour les salariés les plus talentueux, soit une manière pour le collaborateur de prendre en main sa propre montée en compétences afin de se donner de meilleures perspectives d’évolutions, dans sa carrière, comme au sein même de son entreprise. L’achat de contenus de formation répondait à des logiques parfois politiques afin que l’entreprise s’arme dans la guerre des talents qui faisait de plus en plus rage.

L’avènement du e-learning.

Le E-learning, plus communément appelé “Learning On-Demand” dans les pays anglo-saxons, prit son essor au cours des années 1990. Nous assistions alors à la naissance des LMS, Learning Management Systems. Le LMS est la pierre angulaire du marché de la formation en entreprise en ceci qu’il en est le principal type d’outils. Permettant aux responsables RH/formations de s’équiper d’un catalogue de formations à dispositions de leurs collaborateurs, les LMS prirent rapidement leur place au sein des grands groupes. Celui-ci connaîtra dès lors de nombreuses évolutions en ceci qu’il doit systématiquement s’adapter aux nouvelles technologies, pratiques, attentes et envie des salariés de l’entreprise. 

L’industrie du contenu en ligne, des outils de formation et autres système d’apprentissage dématérialisés explosait alors. Cela permit notamment l’avènement du blended-learning, fruit des expérimentations des entreprises de l’époque qui cherchaient à optimiser leurs efforts de formation continue en trouvant le juste équilibre entre formations présentielles et formations en ligne. 

L’apparition des premiers grands acteurs de l’outil de formation. 

Le standard du début des années 2000 était “l’université en ligne“, ou autre catalogue de cours créés par des formateurs/professeurs dans le but d’augmenter leur visibilité. Ces contenus n’étaient alors presque qu’exclusivement accessibles via des LMS installés au sein des grandes entreprises. On peut citer à ce titre les entreprises pionnières en la matière : CornerstoneOnDemand, Docebo, Saba, Skillsoft ou encore SumTotal. Ces software sont pour la plupart devenus des SIRH “Système d’informations ressources humaines”, à savoir des suites de logiciels fournissant une palette complète d’outils pour la gestion des ressources humaines. Le LMS est un module du SIRH, focus sur la formation dans l’entreprise. 

Une telle révolution fit dire au patron de Cisco John Chambers que “The next big killer application for the Internet is going to be education,” , dans une tribune datant de 2000 qui prophétisait le futur radieux du e-learning. Bien entendu, de nombreux problèmes persistaient : le contenu était cher à produire et la technologie alors très limitée, le mobile étant exclu à l’époque pour l’apprentissage.

Les grands acteurs de l’internet changent la donne. 

La naissance de Google a entraîné un bouleversement de l’idée de formation. En effet, le moteur de recherche fonctionne comme un gigantesque catalogue au sein duquel on peut retrouver un panel presque infini de savoir. Il était désormais plus simple de taper sa recherche sur Google que de passer par le catalogue de formation de son entreprise. Bien entendu, si le contenu n’est pas toujours pertinent, l’expérience est telle que les pratiques ont évolué. 

De la formation au talent management.

Les LMS devaient alors s’adapter et ont ajouté la brique Talent Management à leurs suites logiciels. Il s’agissait alors de faire une passerelle entre la formation dans l’entreprise et la gestion/rétention des talents par des mécanismes autre que la formation : évaluations continues, feedbacks, mesure de l’engagement, suivi des perspectives de carrières, management de la performance… 

Les grands acteurs du marché type Cornerstone se concentrent alors dans l’intégration de nouveaux modules touchant aux pratiques RH de manière plus large. Très vite, les LMS spécialisés se firent rachetés par les grands acteurs du marché afin qu’ils consolident leur position, acquièrent de nouveaux clients, et s’ouvrent la porte à de l’upsell de clients existants par la vente de modules complémentaires à celui de la formation. 

Les nouvelles technologies, Hardware (Smartphone) comme software (réseaux sociaux principalement) changèrent radicalement l’approche “contenu” des éditeurs : contenus courts et percutants, applications mobiles, cours intéractifs type webinar, prééminence de la vidéo… Toutes ces nouvelles technologies engrangent avec eux l’apparition de nouveaux acteurs sur le marché mais aussi de nouvelles méthodes. Notamment en ce qui concerne l’apprentissage en interne, en favorisant la création de contenus par et pour les collaborateurs de l’entreprise. 

A nouveaux, les salariés des entreprises trouvèrent de nouvelles alternatives aux méthodes classiques d’apprentissage. Alors que les LMS fournissaient encore des contenus e-learning très standardisées et agrégés au sein de catalogues de formation, les utilisateurs se dirigent naturellement  vers Youtube ou autre éditeurs de MOOCS tels que Udacity, Coursera ou OpenClassRooms. 

Le talent management va dès lors bien au-delà de la formation seule. Il faut désormais créer de l’engagement en montrant à ses salariés que l’on investit dans le capital humain et que l’entreprise souhaite profondément permettre à ses agents de se développer sur le plan personnel et professionnel. 

Du Learning Management System à la Learning Experience Platform

Peu à peu, les LMS se sont repositionnés et sont devenus des “Learning Experience Platform“. Il ne s’agissait plus simplement d’être un système de management de la formation mais bien un outil fournissant une expérience avancée de la formation. Cela afin que les salariés de l’entreprise se l’approprient plutôt que d’aller naviguer sur internet afin de se former eux-mêmes, parfois de manière assez peu efficace et sans cohérence avec enjeux de leur entreprise. 

Parmi les innovations favorisant l’expérience au profit de l’apprentissage apparut le micro-learning. Il s’agit de cours sur des thématiques précises et qui ne durent que quelques minutes par jours. L’idée principale étant d’apprendre grâce à la répétition et la rigueur d’un cours distillé par petite dose. 

C’est aux alentours des années 2009 que le micro-learning commence à se faire connaître du grand public avec des pure players qui se développèrent rapidement et qui souvent utilisent l’intelligence artificielle pour chercher encore plus de pertinence dans leurs pédagogies  : Grovo, Degreed, Pathgather, Gymglish, Edcast…  Alors que le micro-learning devint de plus en plus familier au sein des entreprises, de nouveaux segments sur le marché de la formation en entreprise sont apparus comme le montre le schéma ci-dessous. 

Un paradigme propre à la formation qui reste à inventer. 

Le modèle produit qui domine aujourd’hui. 

Aujourd’hui, le paradigme le plus exploité par les produits de formation en entreprise sont ceux créés par Netflix, Spotify ou autre grands journaux digitaux tels que Techcrunch ou Medium. Il s’agit de créer du contenus, voire des chaînes de contenus, et par un jeu d’algorithme, de pousser les bonnes recommandations, au bon moment, tout en permettant de s’abonner à telle ou telle série de contenus. Les grands acteurs du marché se tournent largement vers ce type de solution produit : SAP, Oracle, Skillsoft, ou encore CornerstoneOnDemand – qui a d’ailleurs racheté Grovo afin de muscler son jeu sur la partie micro-learning. 

A l’inverse des outils de formation, ces plateformes cherchent à créer de l’engagement voire même une forme d’addiction afin de générer un trafic constant. Or, cela n’est pas un facteur clé de succès pour ce qui est d’un LMS. En effet, l’objectif affiché ici est la montée en compétences des agents, et pas le temps qu’ils passent à apprendre. Parfois, pour mieux apprendre, il faut apprendre moins ! 

Il ne s’agit donc pas tant de rendre les collaborateurs accroc à leur plateforme de formation, mais de s’assurer qu’ils apprennent bien quelques choses et qu’ils le mettent en pratique dans leur travail au quotidien. Car oui, la formation en entreprise ne répond pas aux mêmes logiques que la musique ou la télévision. Le salarié d’une entreprise ne se connecte pas à son espace personnel afin de chercher de la formation de manière intuitive. Il n’établit pas un bilan de ses compétences en dynamiques lui permettant de voir quelles lacunes il doit combler. Il doit être accompagné au sein d’une ingénierie de formation puissante permettant l’analyse du besoin en amont au prisme des enjeux de l’entreprise. 

Apprendre en travaillant : comment ça marche ?

Pour que la formation soit continue et véritablement efficace sur le long-terme, celle-ci doit de plus en plus s’inscrire dans le quotidien du collaborateur. Selon cette étude réalisée par Linkedin, le problème numéro 1 lorsqu’il s’agit de la formation est que les salariés n’ont pas assez de temps pour apprendre. Quand bien même il existe désormais de nombreux formats de micro-learning, la difficulté est d’insérer l’acte de formation dans le flow de travail quotidien du salarié. 

Ainsi, un nouveau paradigme est en train de naître que l’on peut qualifier “d’apprentissage au fil du travail“. Il existe désormais des applications qui s’intègrent sur des outils type Salesforce et qui, en fonction de l’utilisation qui en est faite, pousse des ressources, aides, mini-vidéos, tips, afin d’aider le collaborateur dans son travail. Il s’agit d’une forme d’onboarding en continue de l’utilisateur qui a pour but de le renforcer en permanence. Nous pouvons citer ici WalkMe, le module EnableNow de SAP ou encore le module Trailhead développé par Salesforces. 

Le marché de la formation en entreprise a connu de très nombreuses évolutions ces 50 dernières années. Au gré des nouvelles technologies, les entreprises ont désormais la capacité de proposer des formations plus adaptées à leurs salariés et leurs emplois du temps. Mais l’apprentissage de nouvelles compétences passe nécessairement par la pratique terrain. Ainsi, ancrer la formation dans le quotidien du collaborateur devient une nécessité. 

 Il ne serait d’observer une évolution du paradigme de la formation en entreprise ces prochaines années et de fait, il devient impératif pour les organisations de se doter de méthodes et d’outils pour déterminer de manière précise les modalités les plus efficaces pour opérer la montée en compétences de leurs salariés. Et si la prochaine révolution pour la formation en entreprise ne résidait pas dans le format ou le contenu des supports pédagogiques, mais bien dans la manière d’identifier les bonnes méthodes et les mettre en adéquation avec ce dont l’entreprise a réellement besoin pour se développer ? 

La formation en start-up, c’est possible !

La formation en start-up, c’est possible !

La question de la formation se pose pour tous les salariés, et si les grandes entreprises sont souvent bien équipées, la formation en start-up est souvent plus difficile à mettre en place. Les idées reçues sont nombreuses : trop cher, trop compliquée, trop chronophage… pourtant il existe de nombreuses manières de mettre en place des programmes de formation en start-up. Panorama de toutes les bonnes idées, bon plans simples à mettre en place et efficaces pour le développement des compétences et le financement des formations… même en start-up !

Commencer par éviter les écueils les plus courants

Par manque de temps et de ressources, il est assez courant que les petites structures qui décident de proposer de la formation à leurs salariés tombent dans des travers classiques. Commençons par faire un rapide tour d’horizon des mauvaises pratiques à éviter à tout prix. 

Notre premier conseil est de ne pas se ruer sur le e-learning. De nombreux sites proposent des formations aux titres alléchants et aux prix tout aussi attractifs… sans parler des multiples tutoriels disponibles gratuitement. Les taux de complétion de ces modules sont pourtant souvent désastreux. En effet, si les avantages du e-learning sont nombreux (pas de contrainte, formation qui peut être suivie à tout moment et n’importe où…) il y a aussi des inconvénients. Les formation en e-learning sont souvent trop standardisées et de fait, ne s’adaptent pas aux spécificités métier et individuelles. Si cette méthode d’apprentissage peut être pertinente, il est donc important de ne pas se laisser tenter et de toujours penser à trouver la formation la plus en lien avec les objectifs pédagogiques définis en amont.

Le second écueil que nous observons est le fait de se concentrer davantage sur les envies que sur les besoins. La formation est trop souvent considérée comme une récompense. Dans cette optique il est tentant de répondre à des envies exprimés qui sont alors décorrélées des problématiques du quotidien. En conséquence, les collaborateurs sont – au mieux – frustrés, et les formations souvent perçues comme inadaptées ne servent ni la performance ni l’engagement. Ainsi, s’il est important de solliciter les salariés et managers dans le processus d’ingénierie de formation, il faut le faire au prisme des impératifs stratégiques de la structure. 

Dernier écueil à éviter, travailler avec un catalogue fourni par un prestataire unique. La tentation est forte quand on manque de temps pour se construire un catalogue exhaustif : brief, chasse, sélection, négociations… Il est bien plus simple de faire appel à un organisme proposant d’emblé l’ensemble des solutions. C’est pourtant un excellent moyen de limiter le retour sur investissement des formations. Les acteurs généralistes sont aujourd’hui largement surclassés par des organismes spécialisés qui ont développé une expertise redoutable sur des secteurs et métiers pointus et qui sauront avoir un impact durable sur une organisation. 

Profiter des ressources gratuites existantes

Si toutes les ressources gratuites ne sont pas forcément pertinentes, il est néanmoins indispensable de mettre à contribution la multitude de contenu existant 

Favoriser le partage de connaissance en interne…

Le partage de connaissances en interne est une tendance en vogue et tout particulièrement intéressante pour les petites structures : c’est une pratique peu onéreuse, adaptable à tous les métiers, qui favorise la cohésion d’équipe, valorise les collaborateurs… les bénéfices sont multiples en un mouvement vertueux triplement pertinent : réaliser des économies, avoir des formations parfaitement adaptées et permettre une montée en compétences globale des formateurs et formés. 

Pour aller plus loin sur cette méthode d’apprentissage, consulter notre article sur le sujet 

Le partage de compétences pour favoriser la formation en start-up

…ou en externe !

Aujourd’hui, de nombreuses communautés existent pour favoriser le partage de bonnes pratiques entre start-ups. Ces pratiques sont de plus en plus entrées dans les mœurs et il existe de nombreuses structures permettant d’échanger entre pairs sur des sujets opérationnels concrets. 

Les groupes slacks sont notamment un excellent moyen de rejoindre des communautés de professionnels d’un même métier partageant de conseils d’outils, d’événements et de bonnes pratiques. A titre d’exemple, il existe le groupe HR transformation ou le très célèbre Mind the Product.

Il est également intéressant d’aller regarder du côté des meetups et autres événements organisés : tables rondes, conférences, congrès… Ces événements sont souvent organisés par des professionnels du secteur et permettent de rencontrer des acteurs partageant les même problématiques. 

Une dernière idée peut être d’aller chercher du mentoring et du coaching, plusieurs astuces existent, la très efficace application Shapr par exemple, ou encore en allant frapper à la porte des nombreux incubateurs et accélérateurs qui proposent des offres variés en fonction du secteur. 

Mobiliser les crédits de formation

C’est la partie technique de cette article. L’ingénierie financière de la formation en start-up est un élément clé de toute politique de montée en compétence efficace. C’est pourquoi nous allons vous résumer en quelques paragraphes tout ce que vous avez besoin de savoir pour le financement des formations et l’optimisations de vos modules. Deux mécanismes principaux existent dont nous allons détailler les procédures. 

Le CPF, compte professionnel de formation, individuel et universel 

Chaque salarié dispose d’un Compte Professionnel de Formation (CPF) où il cumule depuis le début de son activité professionnelle des crédits. Aujourd’hui le CPF est crédité de 500€ par année travaillée pour un temps plein. Ce budget peut être utilisé pour le financement des formations dans le cadre de son activité (avec accord de sa hiérarchie) ou en dehors (notamment pour un projet). Pour connaître le solde de votre CPF, il suffit de se connecter à cette adresse, muni de son numéro de sécurité sociale : https://www.moncompteactivite.gouv.fr/cpa-prive/html/#/connexion

[Attention, le site ne fonctionne pas toujours correctement sur Google Chrome, privilégier Edge (PC) ou Safari (Mac).]

Les organismes de gestion des formations et compétences 

Les entreprises de moins de 50 salariés disposent d’un budget qu’elles peuvent utiliser chaque année pour le financement de formations. Pour en prendre connaissance, il suffit de contacter son OPérateurs de COmpétences (OPCO). L’OPCO de rattachement dépend de la convention collective et du code NAF de l’entreprise. Une fois muni de ces éléments, voici la démarche à suivre : 

Une fois entré en contact avec son OPCO, il suffit de soumettre des dossiers de présentations des projets de formation pour savoir si ces derniers sont éligibles ou non à un financement des formations.

Comment trouver les financements pour des formations en start-up

Trouver la formation adaptée : 

Dans le cas des structures disposant d’un budget dédié, une question demeure : comment sélectionner LA bonne formation en start-up, qui pour un prix raisonnable aura un impact durable sur mes équipes ? Une checklist pour dénicher cette perle rare : 

  • Un diagnostic précis de vos besoins, en étant à l’écoute des salariés et managers, est une étape clé pour cadrer sa recherche de formation en start-up. 
  • Une cadrage précis des modalités attendues et du budget. Cela permet d’éviter de présenter du e-learning alors que du présentiel était attendu, ou de voir retoquer sa demande de budget par la direction. 
  • Demander des recommandations et faire jouer son réseau. L’une des meilleures manières de trouver des formateurs, coachs et mentors de haut niveau est de solliciter les meilleurs éléments de son réseau. Attention cependant à demander des références à un formateur recommandé. Celui-ci n’est peut-être pas adapté dans tout type de situation pour pour tout public. 
  • Prioriser permet également de se concentrer sur les formations les plus importantes. Souvent l’apprentissage le plus efficace est centré sur des éléments précis et bien segmentés. 
  • Définir des indicateurs d’impact avant les formations et mesurer les évolutions à court et moyen terme. Beaucoup d’entreprises font l’erreur de mesurer l’impact à court terme tandis que celui-ci doit se mesurer dans le temps pour en déduire l’efficacité des formations. 
  • Contacter Empowill ! Notre solution vous permet de trouver les formations les plus adaptées en fonction de votre besoin de montée en compétences. 

Pour aller plus loin :
La formation professionnelle, un secteur en pleine (r)évolution.
Infographie : les liens forts entre engagement et formation professionnelle.
Tout comprendre (facilement) sur la réforme de la formation professionnelle.