5 étapes pour digitaliser ses entretiens annuels avec une population peu digitalisée

Le saviez-vous ? Pour 45% des RH, une des priorités pour 2022 est d’automatiser et de digitaliser les processus RH. Pour beaucoup d’entreprises, automatiser certaines tâches et processus RH a permis de contrer les effets de la crise et de prioriser les tâches à plus grande valeur ajoutée afin de rendre les équipes RH plus efficaces. Cependant, cela n’est pas toujours une tâche aisée lorsqu’on a une population peu digitalisée. Or difficile ne veut pas dire impossible. C’est pour cela qu’au travers de cet article, nous vous dévoilons les 5 étapes clés pour digitaliser vos campagnes d’entretiens de manière efficace et optimale, et cela peu importe la maturité digitale de vos équipes.

1. Se poser les bonnes questions en comprenant le besoin

Digitaliser son organisation et ses processus est devenu indispensable mais savoir pourquoi on souhaite le faire est l’étape la plus importante. Ainsi, il est nécessaire de se poser plusieurs questions en amont pour définir ses objectifs et sa ligne directrice :

  • Pourquoi digitaliser ses campagnes d’entretien ?
  • Comment un outil digital pourra fluidifier l’ensemble des processus ?
  • Quelle en sera la valeur ajoutée ?
  • Comment mobiliser tout le monde autour du projet ?
  • Quels seront les inquiétudes et freins dans mes équipes ?
  • Qui seront les promoteurs du projet sur lesquels on pourra s’appuyer ?

Après avoir répondu à ces questions de manière générale vous pourrez alors lancer le processus de digitalisation. Beaucoup font l’erreur de suivre le mouvement de digitalisation sans vraiment savoir en quoi cela leur servira en interne, en quoi cela sera bénéfique pour les équipes opérationnelles. En conséquence, le projet n’aboutit pas forcément car il manquera d’adhésion.

Un exemple : il faut éviter à tout prix de digitaliser la relation manager/collaborateur sans apporter de valeur ajoutée. En effet, digitaliser les processus de gestion ne revient pas à digitaliser la relation entre les salariés. Il est important de différencier les deux pour pouvoir tirer profit au maximum des bénéfices de la digitalisation.

En résumé, la digitalisation doit être un outil au service des relations interpersonnelles dans votre organisation. La meilleure digitalisation est celle qui renforce les liens humains et facilite les échanges. Cela implique de bien comprendre en amont les besoins et l’organisation des échanges dans votre entreprise.

RH face au choix de son outil de gestion RH

2. Faire le bon choix en termes d’outil

Vous êtes à présent face au choix crucial : que choisir ? Travailler avec un outil généraliste ? Ou plutôt un outil spécialisé ? Choisir les gros mastodontes SIRH tel que SAP ou bien CEGID ? Ou alors, choisir un logiciel SaaS plus spécialisé et plus concentré sur la valeur de l’humain tel que Skillup ou Empowill ?

Votre outil doit être davantage qu’un simple support, il doit évidemment vous permettre d’économiser du temps sur des tâches sans valeur ajoutée : tâches administratives, tri des données papiers,… Mais surtout vous en faire gagner sur des tâches plus importantes : traitement des données, montée en compétences, gestion des besoins des collaborateurs,…

Ce qu’il faut prendre en compte lors de votre choix :

  • L’interface : intuitive, confort d’utilisation
  • La gestion de données : les données sont-elles bien triées, pouvez-vous accéder aux données qui vous intéressent, disposez-vous des historiques nécessaires ? Pouvez-vous exporter ces données ?
  • L’analyse : l’outil permet-il de réaliser des analyses simples pour faire ressortir des chiffres dont vous avez besoin ? 
  • L’intégration : l’outil permet-il de s’intégrer facilement avec d’autres outils (de paie ou de LMS par exemple)
  • L’utilisation : vos collaborateurs ont-ils un accès facile à l’interface (ordinateur mais aussi mobile), la gestion des mots de passe est-elle facilitée ?

Tous ces critères vont vous permettre d’affiner votre benchmark avant de prendre votre choix final.

S’ajoute à cela un point important : prenez en compte les besoins de vos managers mais aussi de vos collaborateurs. En effet, ces derniers vont également utiliser la plateforme, donc il faut que l’outil soit simple d’utilisation et intuitif pour que tout le monde prenne du plaisir à l’usage. La mise en place un tel outil pour gérer vos campagnes d’entretiens doit être fait en considérant les besoins de vos utilisateurs finaux. Ainsi, plus l’outil sera moderne, complet et facile d’utilisation, plus il sera utilisé par vos collaborateurs et managers. Ainsi, c’est à ce moment-là que le projet de digitalisation est efficace car vous aurez assez de données à traiter pour ensuite faire évoluer tout le monde dans le bon sens.

3. Bien communiquer en interne : avant, pendant, et après

Avant le projet de digitalisation

Comme dans toute conduite du changement, il est essentiel de communiquer pour informer en interne de la mise en place de la digitalisation des entretiens d’évaluation.

C’est sûrement l’une des étapes les plus importantes, car sans ça, votre projet tombera à l’eau. En effet, le cœur de la digitalisation de vos entretiens sont les collaborateurs et les managers. Mais comment faire pour investir tout le monde dans ce projet ?

Tout va reposer sur une communication interne irréprochable. Tout d’abord il faudra commencer par intégrer certains managers aux réunions en lien avec le projet pour qu’ils puissent suivre mais aussi partager leurs besoins comme nous l’avons vu précédemment. Par la suite, il est important de communiquer les avancées principales ainsi que les prises de décisions à tous les collaborateurs (exemple : via l’intranet). Impliquer tout le monde dans le processus au fur et à mesure va permettre d’accélérer la familiarisation avec l’outil. Ainsi, la prise en main à terme ne pourra qu’être meilleure.

Il est alors important non seulement de donner de la visibilité sur les prises de décisions (ce qui a été décidé, quand, avec quelles conséquences) mais également sur les raisons (pourquoi une décision a été prise).

Pendant

Ce qui nous amène à la communication une fois l’outil implémenté. Il est alors nécessaire de continuer de tenir au courant vos collaborateurs de ce qui est possible de faire sur l’outil, et de ce qui va être fait. Si l’on se concentre sur le sujet des campagnes d’entretiens, il vous faudra communiquer les dates des campagnes, le genre de campagnes, les personnes concernées,…Les collaborateurs pourront alors se sentir partie prenante de ce projet et ainsi y participer de manière naturelle. Vous n’aurez plus à leur courir après pour qu’ils remplissent leur fiche d’entretien !

Une fois que vous avez arrêté votre choix, il est important de préparer la mise en place, cela passe par de la pédagogie, des formations et de l’accompagnement pour que la transition se passe au mieux.

Après

Par la suite, lorsque les campagnes d’entretiens sont terminées, il est important de continuer de tenir au courant les managers et collaborateurs de ce qui en est ressorti. Donc vous pouvez par exemple en parler lors d’échanges physiques avec les collaborateurs au sujet de leur entretien, et aller plus loin dans l’analyse pour en tirer une vraie valeur ajoutée pour vous et pour lui/elle.

Point important : n’oubliez pas de tenir au courant les managers et collaborateurs de chaque mise à jour réalisée sur l’outil. Cela vous évitera de perdre des personnes en route si certains n’ont pas utilisé le logiciel pendant un laps de temps durant lequel l’outil a évolué.

Gardez à l’esprit que les entretiens ne sont pas uniquement un sujet RH, cela concerne également les collaborateurs et les managers car ce sont eux qui font vivre le processus.

prioriser les tâches lors de l'implémentation d'un outil RH
Prioriser vos tâches vous permettra d’avoir une ligne directrice pour mener à bien ce type de projet.

4. Implémenter l’outil en définissant vos priorités pour ne pas vous éparpiller

Ne soyez pas trop impatient, et faites les choses en temps voulu. Ce que l’on entend par là, c’est qu’il vous faut faire une liste chronologique des choses à faire lors de l’implémentation de l’outil, ce qui vous permettra d’avancer à un rythme de croisière. Évidemment, il est tentant de vouloir changer ses trames d’entretiens dès l’implémentation de l’outil, de revoir ses processus,… pour accélérer la mise à jour. Mais ce n’est pas la solution.

En effet, il est important de définir vos priorités. Pour vous y aider, vous pouvez mettre en place un rétroplanning, et ainsi avoir des points de repère et des temps dédiés à chaque chose.

Nous vous recommandons donc d’y aller pas à pas. Commencez par implémenter l’outil en intégrant vos trames habituelles. Bien évidemment vous pouvez les améliorer quelque peu ou noter des améliorations. Par exemple, chez Empowill nous accompagnons nos clients dans ce processus en leur proposant des recommandations et en leur donnant des conseils sur leurs trames. Cependant nous leur laissons le libre choix de les modifier ou bien de les garder telles quelles. Il ne faut donc pas tomber dans le piège de tout vouloir changer en même temps : l’outil et l’usage.

Prenez votre temps, tenez au courant tout le monde de chaque changement, et validez chaque étape avant de passer à la suivante.

5. Mesurer l’impact et mettre en place une démarche d’amélioration continue

Bravo, vous avez réussi à implémenter l’outil parfait pour vos campagnes d’entretiens ! Mais ça ne s’arrête pas là, il est important d’analyser l’impact. En effet, une fois arrivé à cette étape, vous avez déjà bien avancé dans le processus de digitalisation mais pour réellement connaître l’efficacité de votre action, il est nécessaire de mesurer votre impact.

Savez-vous si les résultats attendus sont atteints ? 

Pour avoir une réponse il vous faut mesurer les retours suite à l’utilisation de cet outil. Ainsi, vous pouvez mener une enquête en interne pour tout d’abord avoir des retours à chaud, puis à froid quelques mois après. Ces enquêtes vous permettront de rebondir assez rapidement et de répondre efficacement aux problèmes, incompréhensions, inquiétudes de vos collaborateurs. Ou au contraire, voir que l’outil plaît et est bien utilisé par la majorité.

En ce qui concerne la mesure d’impact, il faut définir en amont des objectifs. Ce qui, d’une certaine manière, vous oblige à débuter la mesure d’impact au début, et de la finaliser ensuite.

Comment mesurer l’impact ? Voici quelques exemples pour fixer des objectifs de % de complétion des objectifs :

  • Un objectif de satisfaction des managers
  • Un objectif de vélocité (à quel point la campagne va être terminée rapidement)
  • Mesurer le temps gagné par les managers

Il faut ainsi définir ces indicateurs de réussite (% de complétion), puis fixer les objectifs (90% de complétion) et enfin préparer comment et quand va-t-on mesurer si l’objectif est atteint.

Il est important de rester à l’écoute pour comprendre ce qui peut ne pas aller et ainsi régler les problèmes assez rapidement. Vous pourrez également faire des retours produits directement à l’équipe produits de votre outil pour pourquoi pas co-créer avec eux. Chez Empowill nous avons à cœur de co-créer avec nos clients pour offrir une solution sur-mesure aux besoins de chacun.

De ce fait, on constate qu’en 5 étapes vous pouvez convertir vos collaborateurs à la version numérique de vos entretiens sans trop grande difficulté. Cependant, il est important de suivre les étapes, et de ne pas en sauter, car c’est ainsi que l’on se perd. De plus, ce qu’il faut garder en tête est de toujours inclure vos collaborateurs et managers dans chaque étape, car sans ça votre projet ne sera pas viable sur le long terme. Non pas parce que l’outil est mauvais, ou bien que la digitalisation n’est pas faite pour votre organisation, mais seulement parce que l’engagement des principaux acteurs n’était pas au rendez-vous.

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