Par manque de moyens, les PME et ETI peinent à digitaliser leurs outils RH

Alors que la digitalisation des entreprises s’accélère, de nombreux services s’équipent en outils de gestion et d’automatisation. Les services RH ne font pas exception à la règle lorsqu'ils doivent s'équipe d'un logiciel ou d'outils RH.

Pourtant, les besoins ont considérablement évolué en 2020 alors que le télétravail s’est généralisé et que de nombreuses entreprises ont vu leur organisation évoluer. Dès lors, la question de l’alignement entre les besoins des entreprises et l’offre existante se pose. Les résultats de notre étude sur le sujet montrent que les RH de PME et ETI peinent à moderniser leurs outils, notamment par manque de budget mais aussi car les solutions ne sont pas toujours adaptées. 

51% des entreprises de moins de 500 salariés ne disposent pas d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH)

Ce chiffre s’explique notamment par une inadéquation entre les solutions proposées et les besoins de ces petites entreprises. En effet, il apparaît que 48% des PME et ETI ne sont pas satisfaites de leur SIRH. Les raisons évoquées pour ce manque de satisfaction sont la complexité d’utilisation et de mise en place (75%), le prix trop élevé (60%) ou le manque de personnalisation (50%). Ainsi, alors que le SIRH apparaissait comme étant la solution de référence et un idéal vers lequel tendre, les évolutions récentes du secteur remettent en cause cette hégémonie. 

Par ailleurs, on remarque au travers de nos interviews que le terme même de “Système d’information RH” peut faire peur. Il peut faire penser à des suites logicielles RH lourdes, peu agiles, et bien trop coûteuses pour des équipes RH. Ces équipes ont, en général, un besoin précis pour ce qui est de la digitalisation de leurs processus RH. Si la notion même de SIRH s’est imposée dans les consciences, il est associé, pour les entreprises à taille humaine, à ce qu’il faut éviter afin de ne pas tomber dans le piège de logiciels kafkaïens ne permettant pas d’optimiser ses processus RH.

Le prix est un enjeu important dans le choix de son logiciel RH

Si l’on se concentre sur les PME et ETI, on constate que le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil RH est le prix. Pour 78% des RH de PME et ETI (vs 48% pour les grands groupes), loin devant les difficultés opérationnelles liées à la mise en place (40%). En parallèle, et même si le prix est le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil pour les ressources humaines, le principal facteur différenciant dans la durée est le service client personnalisé et le support métier pour 75% des décideurs. Ce chiffre montre l’importance de l’accompagnement et la particularité des PME et ETI. 

Les fonctions RH dans des structures de moins de 1000 collaborateurs tendent à devenir de plus en plus stratégique. La logique de création de valeur se substitue à la logique administrative qui prévalait autrefois dans ces sociétés. Ainsi, l’accompagnement a pour objectif de permettre à l’entreprise de tirer un maximum de bénéfices de son SIRH / logiciel RH, notamment à l'aune de ses processus internes, sa culture d’entreprise, où le type de population que l’on retrouve dans l’entreprise. 

Ce constat s’oppose au fait que de nombreux SIRH sont particulièrement onéreux (ce sont souvent des suites complètes qui profitent d’une situation d’hégémonie depuis plusieurs années) et très standardisés. On constate qu’une nouvelle génération d’utilisateurs est en train de monter sur le devant de la scène, des professionnels des ressources humaines qui ne souhaitent plus se faire dicter leur usage par un outil, mais à l’inverse cherchent des outils RH personnalisables et personnalisés. L’usage doit prévaloir à ce que propose le logiciel et la moindre frustration côté produit comme l’impossibilité de stocker telle information ou générer telle analyse, peut les dissuader dans l’adoption de leur logiciel RH. C’est d’ailleurs cette réalité qui conduit aujourd’hui les grandes suites SIRH à se détourner des plus petites entreprises car elles ne disposent pas de l’agilité nécessaire afin de les satisfaire. 

Le caractère “complet” des SIRH n’est donc finalement plus un grand avantage compétitif, cela devient même un frein à l’acquisition car les professionnels RH préfèrent éviter de s’encombrer de fonctionnalités qu’ils n’utilisent pas, surtout s’ils doivent les payer au prix fort dans la mesure où ils doivent également payer les frais d’installation. Il est d’ailleurs intéressant de noter qu'habituellement, un logiciel RH spécialisé ne demandera pas de facturation complémentaire ou peu de frais d’installation.

Les fonctionnalités proposées par les SIRH ne sont pas toujours pertinentes 

Au-delà de proposer une suite complète qui souvent n’est pas totalement utilisée (on entend souvent nos clients nous dire “je crois qu’on a ce module dans notre offre, mais on ne l’a jamais utilisé”), les nouvelles fonctionnalités ne sont souvent pas adaptées aux enjeux des RH de PME et ETI. 

En effet, on constate un décalage entre les attentes de ces entreprises et les promesses des éditeurs de certains logiciels RH qui se vantent notamment de proposer des fonctionnalités liées à l’intelligence artificielle ou le big data. En effet, 84% des professionnels interrogés attendent de leur outil RH qu’il permette d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée et moins de 20% attendent des fonctionnalités avancées de conseil basées sur l’intelligence artificielle ou du Big Data. 

Ainsi, alors que les arguments marketings se multiplient pour proposer des fonctionnalités avancées et onéreuses, les besoins restent simples : les PME et ETI ont besoin de se digitaliser avec des outils RH personnalisables et faciles à déployer. Surtout, elles vont privilégier des fonctionnalités très pragmatiques qui répondent à leurs enjeux du quotidien. Le machine learning ou autres innovations technologiques se trouvent bien plus loin des préoccupations ou des besoins des services RH de PME qui peinent encore ne serait-ce qu’à passer leurs entretiens annuels ou leurs entretiens professionnels sur des supports digitaux. 

De plus en plus d’entreprises préfèrent utiliser un logiciel RH spécialisé

Une montée en puissance des logiciels RH spécialisés

Il apparaît que les logiciels RH spécialisés se sont largement implantés sur le marché. À l’inverse des SIRH généralistes, ces outils RH spécialisés se concentrent exclusivement sur leur cœur d’expertise (paie, recrutement, formation, gestion des compétences…). Il s’agit souvent de logiciels SaaS (Software As A Service), accessibles à distance (ce qui s’est avéré particulièrement utile depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020).

Ces logiciels sont souvent caractérisés par un prix d’installation moins élevé et des mises à jour facilitées. De plus, l’agilité dans les mises à jour offerte par le modèle SaaS permet d’avoir en permanence un logiciel à jour avec des fonctionnalités plus facilement personnalisables. Cela permet notamment de réduire le nombre de bugs et de faciliter leurs résolutions, un élément incontournable de l’expérience utilisateur pour tous les professionnels RH. Par ailleurs, les logiciels spécialisés ont souvent la possibilité d’adapter certains développements techniques à leurs clients avec une vitesse d’exécution très rapide. C’est également la maintenance qui est facilitée d’autant que la suite est moins lourde, moins complexe que pour les SIRH.

Il est intéressant de noter que le principal point d’attention des services RH est souvent la consolidation des données, en effet il peut être plus compliqué d’utiliser en parallèle plusieurs outils RH et il est important de s’assurer que des connexions puissent être réalisées pour éviter les doubles saisies chronophages. La plupart des logiciels spécialisés proposent aujourd’hui des interfaçages automatisés par API (Application Programming Interface) notamment, qui offre un excellent niveau de fiabilité et de facilité dans la mise en place et l’adaptation). 

De nombreux acteurs hésitent à s’équiper d’un SIRH

Dans le cas où l’entreprise n’est pas équipée d’un SIRH, nous avons cherché à savoir s’il s’agissait d’un projet à venir. Il apparaît que seulement la moitié des participants interrogés envisagent activement de s’équiper d’un SIRH complet. Il est intéressant de noter que dans la quasi-totalité des cas, le projet est repoussé au plus tôt à 2022.

Lorsque l’on regarde ces chiffres dans le détail, on constate que de nouveau, les projets varient en fonction de la taille des entreprises. C’est dans les entreprises de moins de 500 salariés que l’incertitude est la plus forte (45%) tandis que seulement 31% des répondants affirment souhaiter s’équiper d’un SIRH.

Les logiciels cités sont particulièrement divers, dans notre échantillon, aucun acteur ne se dégage précisément et ce sont près de 80 solutions différentes qui sont citées. Ce dernier constat montre de nouveau que le secteur des logiciels RH est particulièrement fragmenté et que peu d’acteurs (même les principaux SIRH) ne concentrent l’essentiel des utilisateurs. 

Gestion des talents et formation, les grands oubliés des entreprises de moins de 500 salariés

Si 90% des entreprises de plus de 50 salariés sont équipées d’un outil de gestion de la paie, Seulement 48% sont équipées de logiciel de gestion des talents et de la formation professionnelle. Faute de solutions adaptées et abordables sur le sujet, ces entreprises sont forcées de gérer ces aspects sans outils RH. Les conséquences se font alors sentir à long terme sur la productivité et l’engagement des salariés. 

Les solutions alternatives sur ces différents sujets peuvent alors être des tableaux excel et des solutions artisanales ou encore de faire appel à de la sous-traitance ou de la gestion RH externalisée (DRH à temps partiel, etc.).

Il est important de noter que la tendance de ces dernières années est à un rattrapage sur la thématique de la gestion des talents. En effet, l’évolution du cadre légal (obligation d’entretien professionnel, évolution du CPF et réforme de la formation professionnelle), a amené les entreprises à davantage s’intéresser au sujet du développement des compétences de leurs équipes. 

Ainsi, alors que les métiers évoluent de plus en plus rapidement, que la digitalisation des entreprises s’est accélérée en 2020 et que la pratique de l’up skilling se généralise, il est alarmant de constater que c’est sur ce sujet que les PME et ETI sont les moins bien équipées. 

Pourtant, l’intention est bien là. La plupart des répondants à notre étude affirment souhaiter et besoin d’aller plus loin sur l’écoute de leurs collaborateurs et la mise en place de politiques de développement des compétences ambitieuses. Mieux recueillir le besoin en formation des salariés, répondre à leurs attentes professionnels, fluidifier l’organisation de la formation, suivre les budgets associés ou encore analyser la satisfaction des collaborateurs sont autant de sujets pour lesquels ils ressentent un besoin fort mais qu’ils n’ont pas le temps de traiter faute d’outils RH ou de bande passante. 

Les bouleversements de 2020 n’ont pas tant ébranlé les positions sur les logiciels RH

Si la crise sanitaire a accéléré la digitalisation des entreprises en propulsant le télétravail dans les habitudes de beaucoup d’entreprises, comme nous l’avons vu elle a aussi compliqué la situation financière de ces entreprises qui limitent aujourd’hui leurs investissements. 

Malgré les évolutions des mentalités, pour 55% des répondants, la crise sanitaire de 2020 n’a pas changé la position sur la politique de digitalisation RH et d'achat d'outils RH. La grande majorité des décideurs interrogés citent le manque de budget comme raison principale au manque d’évolution sur le sujet. Pire encore, pour 20% des sondés, la crise a retardé des projets de digitalisation par manque de budget. 

Ainsi, alors que de nombreux acteurs et notamment des petites entreprises avaient un retard à rattraper sur le sujet de la digitalisation RH, la crise menace d’accentuer ce retard et reporte des investissements qui n’ont jamais été aussi nécessaires.

En effet, le sujet de la gestion des talents, et plus largement de l’investissement dans les compétences et le suivi des équipes dans l’entreprise est reconnu par de nombreux acteurs comme un élément clé de survie et de développement dans les années à venir. 

Il est cependant intéressant de noter que pour 30% des répondants, la digitalisation est une étape nécessaire pour mieux travailler à distance et accompagner la transformation digitale des organisations. 

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