10 astuces pour réussir son plan de formation

10 astuces pour réussir son plan de formation

1) Étudier le contexte au préalable

Cette première étape est indispensable, avant de se lancer dans la rencontre avec les différents interlocuteurs, commencez par étudier le contexte de votre plan de formation. Quel est le contexte économique et social de la société ? Quelles sont les ambitions stratégiques pour les années à venir ? Quelle était la politique de formation par le passé ? Quelles sont les problématiques opérationnelles ? 

Autant de questions qui vont permettre de préciser les attentes liés au plan de formation. 

2) Connaître le budget alloué au plan de formation 

Dans le processus de cadrage, cette étape vous permettra de bien dimensionner la taille du plan de formation, c’est à dire l’énergie, le temps et les budgets à y consacrer. Bien connaître son budget à l’avance c’est pouvoir très rapidement orienter ses choix, par exemple favoriser des pédagogies en e-learning face à du présentiel. Cela permettra également d’envisager rapidement des stratégies de financement des formations. 

3) Analyser les compétences présentes en interne

La formation peut se faire de multiples manières et il n’est pas toujours indispensable de faire appel à des prestataires externes. Parfois des formations peuvent être réalisées en interne via du partage de connaissances entre pairs. Cependant, pour mettre en place de telles actions, il est nécessaire d’avoir une vision globale des compétences présentes au sein de l’entreprise. 

Ainsi, avant de vous lancer à toute vitesse dans la construction d’un plan de formation exhaustif et de multiples appels d’offre pour des formateurs externes, commencez par vérifier que la formation ne pourrait pas être réalisée en interne. 

4) Échanger avec les salariés concernés

La première personne concernée par un plan de formation est évidemment le salarié. Il est donc indispensable de prendre le temps de sonder ses envies et ses besoins. C’est notamment cette étude des besoins (effectuée au prisme de la stratégie de l’entreprise et des enjeux identifiés à l’étape 1) ) que vous pourrez définir avec lui un certain nombre d’objectifs, les prioriser et établir un cahier des charges de ce que serait un plan de formation idéal. 

5) Consulter les managers des salariés concernés

Un manager est directement impacté par la formation de l’un de ses salariés, il est donc indispensable de vérifier que les échanges que vous aurez eus avec ses salariés correspondent effectivement à des besoins réels. On confond trop souvent les besoins et les envies, et un salarié peut se retrouver à exprimer une envie de suivre des cours d’Anglais (la demande la plus classique) sans pour autant en avoir besoin dans son métier. Échanger avec le manager direct permet de valider les objectifs pédagogiques précédemment définis. 

Préparer son plan de formation
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6) Établir des indicateurs de réussite du plan de formation

Il ne suffit pas d’établir des objectifs et de fixer des jalons que l’on souhaite atteindre, l’étape suivante est de se doter des outils nécessaires au pilotage de la formation. Un plan de formation pourra être facilement mené à bien et son impact sera plus facilement mesuré s’il est adossé à des indicateurs de performance. Ces indicateurs peuvent être quantitatifs ou qualitatifs tant qu’ils sont mesurables facilement. 

Il peut également être nécessaire de prévoir comment et dans quelle période de temps après la formation ces indicateurs seront évalués. 

7) Proposer le plan de formation au bon moment

Pour maximiser l’efficacité d’une formation et donc d’un plan de formation, il faut s’attacher à proposer la formation au “bon moment”. En effet, un salarié se sentira d’autant plus concerné par une formation qu’elle répond à un besoin qu’il a récemment éprouvé. De la même manière, un salarié sera particulièrement intéressé par une formation s’il sait qu’il aura prochainement l’occasion de mettre en pratique ce qui lui est enseigné. Qui aurait envie de suivre une formation sur le management sans être manager et sans avoir la perspective de le devenir ? 

8) S’assurer que le contenu réponde précisément au besoin

Exactement dans la même logique, une formation doit répondre avec précision au besoin d’un salarié. C’est pourquoi il est si important de déterminer avec précision les besoins de montée en compétences. 

Prenons l’exemple d’un salarié ayant partagé des besoins de formation en gestion de projet. Il suit alors une formation portant notamment sur la gestion du temps pour l’aider à s’organiser. Or il s’avère que le réel besoin de ce salarié touche plutôt à l’adaptabilité et la flexibilité : il n’arrive pas à s’adapter assez efficacement aux imprévus qui sont courants dans la gestion de projet. On voit bien comment une formation à priori adaptée ne répond finalement pas du tout au besoin identifié.

9) Proposer des modalités pédagogiques adaptées 

Toujours dans cette même logique de répondre avec précision au besoin identifié, il est également nécessaire de prendre en compte les contraintes opérationnelles des salariés concernés pas les formations. Avec l’avènement du digital, de nombreuses modalités sont possibles pour les formations : e-learning, présentiel, micro-learning… Il est nécessaire d’adapter ces modalités aux contraintes des salariés concernés par le plan de formation. Par exemple proposer du micro-learning à un manager qui ne peut se permettre d’envoyer ses salariés en formation en dehors de l’entreprise pendant une journée entière. 

10) Opérer un suivi avec les salariés formés

C’est l’une des premières critiques formulées par le salariés ayant suivi une formation : cette dernière n’a pas été suivie d’actions. Le follow-up du plan de formation peut être fait tant par les équipes RH que par le manager. Il  est en tout cas nécessaire de faire un bilan pour valider avec le salarié ce qui a été acquis, ce qui a changé dans son poste au quotidien… mais aussi pour envisager les prochaines étapes et actions de formation. 

Ces 10 astuces sont les principales guidelines nécessaires à la mise en place d’un plan de formation efficace. Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous, nous avons fait de la mise en place de plans de formation sur mesure notre spécialité ! 

Pour aller plus loin :
La formation en start-up, c’est possible !
L’histoire de la formation en quelques étapes clés.
Externaliser la gestion de la formation, astuces et bonnes pratiques.
Tout ce qu’il faut savoir sur la réforme de la formation professionnelle.

Tout savoir sur l’externalisation RH

Tout savoir sur l’externalisation RH

Définition de l’externalisation RH

L’externalisation RH est une pratique de plus en plus en vogue. Elle regroupe de nombreuses disciplines et il est important de distinguer les différents métiers que cela peut recouper : 

  • le recrutement,
  • l’administration du personnel,
  • la paie,
  • le conseil en droit social,
  • la gestion des talents et la formation,
  • l’accompagnement RH de proximité, 
  • l’office management. 

L’externalisation RH se développe car elle permet de gagner en efficacité sur des tâches administratives comme la gestion de la paie par exemple, de gagner en efficacité par l’industrialisation de processus à faible valeur ajoutée et de gagner en performance par la mise en lien avec des experts métiers spécialisés dans leur secteur. 

Les principaux avantages de l’externalisation RH

La souplesse de fonctionnement : l’un des avantages direct est la flexibilité qu’offre un prestataire par rapport à un salarié. Une solution d’externalisation RH pourra facilement s’adapter à des variations de charges liées à votre activité (notamment par exemple lors des périodes d’entretiens annuels), mais également au développement rapide d’une activité. C’est tout particulièrement vrai sur une activité de recrutement par exemple. 

L’expertise d’un partenaire spécialisé : qui dit externalisation RH dit multiples expertises sur différents sujets. C’est tout particulièrement intéressant pour les petites structures de type start-up, PME et ETI qui n’ont pas les moyens d’embaucher de manière conséquente et qui en seraient réduites à embaucher des profils “couteaux suisses” très polyvalents mais peu spécialisés. 

La proximité : pour répondre à cette attente de flexibilité, et compte tenu des enjeux liés à la gestion de l’humain en entreprise, un prestataire de qualité travaillera en proximité. Il est commun d’être présent dans les locaux de son client pour rencontrer les équipes et tisser du lien avec les managers et être ainsi pleinement dans son rôle de RH. 

Faciliter le suivi réglementaire : réaliser une veille réglementaire et juridique peut s’avérer long, fastidieux et parfois décourageant lorsqu’on est livré à soi-même. La majorité des organismes d’externalisation RH disposent de département dédiés qui réalisent cette veille pour l’ensemble de leurs clients et qui sont donc à la pointe du sujet. Autant d’énergie économisée pour leurs clients. 

L'externalisation RH pour mieux gérer la formation
Photo by Headway on Unsplash

Comment choisir son prestataire ?

Le choix du prestataire, comme dans n’importe quel processus d’achat doit se faire au terme de l’élaboration d’un cahier des charges précis. Le choix d’un prestataire sera d’autant plus facile qu’un travail préalable a été réalisé en interne sur les objectifs de cette externalisation, les attentes des différentes parties prenantes ainsi que les contraintes éventuelles (techniques, budgétaires, temporelles…). 

On peut déterminer la marche à suivre suivante : 

  • Élaboration d’un cahier des charges précis.
  • Appel d’offre, 
  • Première sélection sur les dossiers de présentation, 
  • Rencontre des différents prestataires sélectionnés lors d’un rendez-vous de présentation de leur offre, 
  • Validation final par un comité d’experts sélectionnés à l’avance.

Le cas particulier de l’externalisation de la formation professionnelle

La formation et la gestion des talents est l’un des domaines de compétence des cabinets d’externalisation RH. Si chaque expertise a vu les pratiques évoluer ces dernières années (notamment le recrutement), le secteur de la formation a connu de très importantes réformes récentes qui continuent de modifier le paysage. Ainsi, sur ce sujet en particulier, il est nécessaire de s’assurer que son prestataire soit tout à fait à la pointe, tant sur le nouveau cadre légal (réforme de 2019 et les différentes ordonnances, évolutions des conditions de financement, fusion des OPCA en OPCO), que sur les nouvelles pratiques en terme de pédagogie (le développement des Edtechs, de la FEST et des nouvelles innovations les plus récentes). 

Sur ces sujets en particulier, Empowill a développé une expertise reconnue dans le secteur. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus. 

Pour aller plus loin :
Conduire le changement par la formation.
La formation en start-up c’est possible.
L’énigme de la formation professionnelle.
Externaliser avec succès la gestion de sa formation.

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

Externaliser la gestion de la formation, une bonne idée ?

De plus en plus de fonctions sont externalisées au sein de l’entreprise. La formation professionnelle n’échappe pas à la règle et l’on entend souvent désormais parler d’outsourcing et d’externalisation de la formation ou encore d’offres permettant d’externaliser la gestion de la formation professionnelle. Quels mécanismes se cachent derrière ces services et pourquoi est-ce une proposition intéressante pour les entreprises ? 

Que signifie “Externaliser la gestion de la formation?” 

“L’outsourcing” ou “l’externalisation” de la formation consiste à faire appel à un expert du sujet qui intervient en renforcement des équipes en place ou dans la prise en charge complète des enjeux liés à la formation. Les grandes étapes de la gestion de la formation pouvant être externalisées sont les suivantes : 

  • Diagnostic des besoins et évaluation des compétences,
  • Construction des plans de formation individuels et collectifs,
  • Sourcing de formateurs ou des programmes de formation adaptés,
  • Mise en place opérationnelle des parcours de formation,
  • Gestion financière et administrative,
  • Suivi des budgets et de l’efficacité des formations. 

Le sujet est complexe et demande à la fois une forte expertise métier ainsi qu’une multitude de compétences allant de la gestion de projet au suivi et à la mesure de l’impact des formations. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises considèrent qu’externaliser la gestion de leur formation professionnelle est une solution intéressante. C’est notamment le cas de nombreuses start-ups qui savent que l’enjeu de formation et du développement des compétences de leurs salariés est primordial mais qui ne souhaitent pas recruter une personne à temps plein pour gérer ces sujets. 

3 bonnes raisons d’opter pour l’outsourcing formation

Externaliser la gestion de sa formation permet de gagner du temps

Maîtriser l’ingénierie de formation est de plus en plus technique : cela implique d’être parfaitement informé des dernières nouveautés légales du secteur, de parfaitement comprendre l’ensemble des mécanismes de financement ainsi que les innovations pédagogiques. Au delà de l’aspect technique du métier, un responsable formation doit maîtriser l’ensemble des métiers de l’entreprise et être au fait des enjeux de tous les services. Cela demande d’échanger régulièrement avec les managers de pôle et de savoir identifier efficacement les besoins puis les traduire en plans de formation.

On voit donc que pour un néophyte, s’attaquer au sujet de la gestion de la formation professionnelle peut être particulièrement chronophage. Ainsi, l’outsourcing de la formation permet d’apporter une réponse adaptée aux enjeux légaux, pédagogiques, technologiques du secteur ainsi qu’aux enjeux opérationnels et humains de l’entreprise. 

L'outsourcing de la formation
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L’outsourcing de formation apporte les meilleurs experts du sujet 

Face à un responsable RH aux multiples casquettes, un prestataire de gestion de formation apporte un savoir faire très qualifié vu qu’il s’agit de son expertise métier principal. Dit autrement, externaliser la gestion de la formation c’est apporter la somme mutualisée de toutes les connaissances d’un professionnel de la formation, au service du développement des compétences de ses équipes. 

Un prestataire compétent pourra ainsi apporter les formateurs le plus qualifiés, traiter de la meilleure manière avec les OPCO, poser les questions les plus pertinentes pour identifier les besoins, choisir les indicateurs les plus pertinents à intégrer dans son reporting, évaluer les formations selon les standards du marché, etc. 

Opter pour l’externalisation de la formation c’est donc faire le choix de l’expertise et de la performance et ce, pour un budget moindre qu’un recrutement d’un ou deux salariés dédiés à ces sujets.

L’externalisation de la formation permet d’accéder à un large réseau de formateurs qualifiés

Quiconque a déjà cherché une formation pour ses équipes sait à quel point il est compliqué de trouver un bon formateur. La formation répond-t-elle exactement aux attentes ? Le formateur est-il assez qualifié ? Le format sera-t-il assez captivant pour mes équipes ? Autant de questions auxquelles il est difficile de répondre sans avoir une excellente connaissance du marché et un réseau développé. Ces questions sont d’autant plus épineuses que le marché de la formation est bouleversé par de nombreuses innovations et il existe de plus en plus d’acteurs innovants

Les nouvelles pédagogies se multiplient : micro-learning, blended-learning, mobile-learning, réalité virtuelle et augmentée… chacune disposant d’avantages et d’inconvénients précis qu’il convient de connaître pour ne pas céder aux sirènes des tendances et proposer les formations les plus adaptées. 

Externalisation de la formation

Comment bien choisir son prestataire pour externaliser la gestion de sa formation ? 

Comme dans tous les secteurs, tous les prestataires ne se valent pas. Voici une liste de conseils qui peuvent s’avérer utiles au moment de choisir son prestataire d’outsourcing de formation : 

  • Préférer un fort niveau d’expertise métier : un cabinet généraliste proposera de répondre à de nombreux enjeux (recrutement, gestion de la paie, droit social…), mais sera alors nécessairement moins qualifié dans les sujets liés à la formation. 
  • Privilégier une intervention humaine : alors que les grandes tendances sont à parler d’intelligence artificielle et de big data, il est important de rappeler que la formation touche à des questions profondément liées à l’humain, et demande donc un sens social aiguisé pour saisir les non-dits, le sous-entendu des besoins exprimés, etc. Choisir un prestataire qui ne privilégiera pas les interactions humaines dans son diagnostic revient à s’exposer au risque de recommandations éloignées des besoins réels.
  • S’intéresser au système d’information du prestataire : pour autant, il est indispensable de se pencher sur le SI de votre prestataire, ce dernier pourrait avoir à s’interfacer avec votre logiciel de SIRH et il serait dommage de se retrouver bloqué par souci de compatibilité entre les différentes solutions techniques. 

Chez Empowill nous pouvons vous accompagner sur la mise en place de votre outsourcing formation. Notre expertise repose sur notre capacité à correctement diagnostiquer le besoin en compétences de l’entreprise au prisme de vos enjeux business. Nous faisons le choix du pragmatisme afin d’aider votre entreprise à atteindre ses objectifs opérationnels. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter.

Pour aller plus loin :
Les liens entre formation et conduite du changement.
L’énigme de la formation professionnelle, nécessaire mais pourtant négligée…
L’histoire de la formation professionnelle en quelques étapes clés.

L’énigme de la formation pro

L’énigme de la formation pro

Qui n’a jamais eu envie de se former et de monter en compétences ? Combien parmi vous sont effectivement passés à l’action ? L’un des problèmes majeurs de la formation professionnelle se résume par ces deux questions. Seuls 32% des français suivent une formation chaque année, avec d’importantes disparités en fonction des entreprises et du niveau de formation initial. C’est pourtant une attente forte, exprimée par la grande majorité des salariés. Comment expliquer ce décalage entre envie et réalité ? Décryptage et conseils !

La formation pro a tout pour fonctionner :

Si l’on dresse un panorama rapide du secteur, il apparaît au premier abord que toutes les conditions sont réunies pour favoriser le développement de la formation professionnelle à grande échelle. 

Une demande individuelle forte de la part des salariés.

La formation professionnelle est un élément incontournable du développement d’une carrière. Les nouveaux employés attendent des parcours de montée en compétence personnalisés avec des opportunités à la clé : 

  • Gagner en responsabilité, 
  • Obtenir des promotions et primes,
  • Renforcer son employabilité et construire sa carrière,
  • Découvrir de nouvelles compétences et devenir expert dans un domaine.

En parallèle, la transformation des métiers appelle à la mise en place de formations pour actualiser des acquis ou développer de nouveaux savoir-faire afin que l’entreprise puisse rester compétitive. Compter uniquement sur le recrutement de nouveaux salariés pour combler son manque de compétence est une fuite en avant que ne peuvent se permettre les entreprises tant il devient compliqué de recruter les bons talents.

La formation professionnelle est nécessaire

Nécessaire pour renforcer l’employabilité des salariés français

La question des compétences est au cœur des questions politiques autour de l’emploi de ces dernières années. La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 confirme l’engagement du gouvernement sur ce sujet. Entretenir et développer les compétences dès aujourd’hui est un élément clé pour garantir l’employabilité et la compétitivité de la France dans le futur. Les décisions prises vont d’ailleurs dans le sens d’un effort sur la qualité et l’efficacité des formations. 

La réponse actuelle veut mettre l’accent sur le renforcement de l’employabilité des salariés tout au long de leur carrière. Il est de la responsabilité de l’entreprise d’investir sur ces sujets, contrepartie inhérente à la flexibilisation du marché du travail. 

Pour aller plus loin : notre article sur les principaux enjeux de cette réforme.

La formation pro est de plus en plus accessible

Il n’a jamais été aussi simple de se former. Avec l’avènement des MOOCS, du e-learning et des tutoriels tous azimuts, la formation pro est à portée de tout à chacun. De nombreuses plateformes se sont développées pour apporter du contenu de manière simple, rapide et économique. Le “réflexe formation” est d’ailleurs de plus en plus développé, notamment chez les jeunes génération. La banalisation du contenu, grâce à la multiplication des formats digitaux a rendu accessible le savoir et les informations. Youtube est lui-même devenu l’un des plus grands formateurs du monde tant on peut y trouver du contenu simple permettant l’apprentissage d’une compétence ou une acculturation simple à un sujet en particulier.

Pour aller plus loin : notre article sur les innovations du secteur de l’éducation et de la formation professionnelle. 

Pourtant, la formation pro n’a pas bonne presse. Pourquoi ?

De fait, la formation professionnelle est encore aujourd’hui synonyme de lourdeur administrative, de processus daté, de lenteur et de manque d’efficacité. Loin d’être reconnue à sa juste valeur elle est souvent mise de côté. Diagnostic des raisons de ce rejet. 

De nombreuses réformes ont perturbé le fonctionnement du système

Depuis près de 15 ans, les réformes se sont multipliées dans le secteur. Avec à chaque fois de longs temps de mise en place et d’acculturation, les principaux acteurs (entreprises comme organismes de formation) ont freiné leurs investissements et dépenses. En conséquence le secteur se retrouve aujourd’hui en retard par rapport à d’autres industries plus innovantes. 

Ces réformes successives ont également mis à mal la visibilité que pouvaient avoir les acteurs du secteurs ainsi que les entreprises. Cette instabilité législative n’a pas permis au marché de la formation de se développer comme il se devait et d’accompagner les mutations des entreprises bousculées par le numérique, ni la nouvelle génération de salariés pour qui la formation initiale n’était plus suffisante. 

Les réformes de la formation pro

Des complexités administratives importantes

C’est l’une des premières conséquences de ce manque d’investissement : à l’heure de la digitalisation, et malgré des évolutions récentes, le secteur laisse encore la porte ouverte à de nombreuses opportunités d’innovations. 

Du côté des entreprises, le métier de responsable formation est trop souvent cantonné à un métier de gestionnaire de formation plutôt que d’ingénieur de formation. Le cœur du sujet de la formation, celui de la pédagogie et de l’ingénierie de formation a trop souvent été délaissé au profit de questions administratives et logistiques, plus urgentes à résoudre. 

Du point de vue des salariés, cela s’est traduit par un désintérêt de la question. Aujourd’hui, moins de 32% des salariés se sont connectés sur leur compte de formation. En savoir plus avec notre article sur le sujet. 

Des formations qui manquent d’efficacité

Un formateur un peu poussiéreux qui présente d’un ton monocorde des diapositives jamais actualisées… Qui n’a pas cette image de la formation pro ? Les métiers, les organisations et les attentes des salariés ont évoluées vers plus d’efficacité, vers une exigence plus forte pour le retour sur investissement. Pourtant en parallèle de nombreux organismes de formation et formateurs ne se sont pas adaptés, se sont cantonnés à capitaliser sur leur expertise acquise sans procéder à une actualisation régulière. En conséquence, beaucoup de salariés et de managers sont aujourd’hui réfractaires à l’idée de participer ou d’envoyer des salariés en formation. 

Au-delà de l’évidence qu’un bon formateur a besoin d’être pédagogue, celui-ci a de plus en plus besoin d’avoir un ancrage terrain pour asseoir sa légitimité. Désormais, les meilleurs formateurs sont des experts en poste ou en transition qui peuvent s’appuyer sur la pratique opérationnelle de leurs compétences afin de transmettre leur savoir. Pour apprendre à faire, il faut savoir faire soi-même ! Et savoir donc lier théorie et pratique afin de permettre à la personne formée d’appliquer l’apprentissage dans son travail au quotidien. 

Comment sauver la formation pro ?

Comme nous l’avons vu, le secteur est au cœur des préoccupations des entreprises, des individus. Il est donc à prévoir que de grandes transformations auront-lieu dans les mois et années à venir, et il est possible de les anticiper. 

En construisant des plans de formation ancrés dans le réel

La formation pro a trop souvent été décorrélée de la réalité opérationnelle. Pour redorer son blason, il est important de la mettre au service d’une stratégie, des enjeux d’un service, des attentes d’un collaborateur. Faire monter les salariés en compétences ne doit plus être considéré comme une récompense, une distraction offerte en cas de bonne performance, ou pire une sanction pour palier un manque d’efficacité. Il est aujourd’hui nécessaire de transformer ce paradigme pour passer à une montée en compétences à impact fort. Cette transition se fait notamment par la construction de plans de formation en lien avec les enjeux des salariés et de l’entreprise. C’est la méthodologie que nous déployons aujourd’hui chez Empowill

Cette méthodologie repose sur un triptyque simple : 

  1. La compréhension de la vision de l’entreprise et de ses axes de développement stratégique. Le recueil des besoins des managers qui doivent systématiquement s’adapter aux difficultés opérationnelles auxquelles ils sont confrontés. 
  2. L’analyse des compétences des collaborateurs afin de comprendre précisément quelles compétences doivent être renforcées. 
  3. Le tout permet la définition d’une action de formation efficace et pertinente, en lien avec les enjeux de l’entreprise. 

En choisissant avec soin son prestataire 

Le choix des formations et plus encore des formateurs devient un élément clé de la concrétisation d’un plan de formation adapté en une action de formation efficace. Alors que l’offre de formation est pléthorique et qu’il est difficile de savoir comment arrêter son choix, la bonne pratique consiste à définir en amont des critères précis de choix de formations. Ces critères peuvent toucher la taille de l’organisme, sa spécialisation, ses références, ou encore la pédagogie employée. Autant d’éléments qui permettent de rationaliser le choix et d’augmenter l’impact des formations en s’assurant de disposer d’un prestataire répondant parfaitement au cahier des charges. 

En instaurant un suivi précis et chiffré de l’impact des formations

De nombreuses structures ne disposent pas encore de chiffres précis sur le retour sur investissement de leurs formations, parfois même le taux de participation reste obscur. Ce souci de la mesure de l’efficacité des actions mises en place ne répond pas tant à une logique économique qu’une logique de pragmatisme. Les formations sont d’autant plus efficaces qu’elles répondent à un besoin précisément ciblé et qu’elles font l’objet d’un suivi dans le temps. Ainsi, accoler à des formations des indicateurs de performance, et ce dès la définition du plan de formation, permet à la fois de suivre et de maximiser l’impact des formations. 

Sources : 

Les enjeux de la formation professionnelle
32% des Français suivent une formation professionnelle chaque année

Pour aller plus loin :

Conduire le changement par la formation

Conduire le changement par la formation

La clé d’une conduite du changement réussie réside dans les collaborateurs. Compréhension de la vision, implication dans les réflexions stratégiques, sentiment d’appartenance au projet, appropriation des objectifs… Tous ces éléments nécessitent notamment une politique de formation de ses équipes et salariés clés pour s’assurer que toutes les parties prenantes soient alignées, qualifiées et rassurées et ainsi permettre de transformer une organisation.

Quels liens entre changement et formation ?

Nous entendons de plus en plus parler de conduite du changement. Pour la plupart des entreprises, il s’agit de se digitaliser et de mettre en œuvre des processus plus agiles. Nous pouvons définir la conduite du changement comme la nécessité pour une entreprise de faire un pas vers une forme d’organisation ou de culture plus adaptée, avec des pratiques et processus innovants comparés à son état actuel, pour mieux servir ses objectifs et ambitions. 

De la même manière qu’une évolution régulière de l’organisation est indispensable pour rester compétitif et à la pointe de son secteur, la formation est incontournable pour dynamiser la capacité d’innovation et intégrer au sein d’une organisation de nouvelles pratiques, manières de travailler et nouveaux outils.

La conduite du changement appelle la formation :

D’une part, tout changement implique pour les salariés une évolution de leurs  prérogatives, tâches à gérer, responsabilités, domaines d’expertise… En effet, la conduite du changement, quand elle touche à l’organisation, la culture, les outils ou encore les processus, va nécessairement demander une adaptation des compétences et fait donc appel à la formation. Ainsi, l’acquisition de savoir-faire et savoir-être clés est indispensable à la réalisation effective des ambitions d’un plan de transformation

De plus, la perspective d’une transformation crée souvent de la crainte chez les collaborateurs. Face à une levée de boucliers, la formation est l’une des manières de rassurer des collaborateurs inquiets. Apporter les clés de compréhension, permettre la montée en compétence sur des sujets cruciaux, mettre à disposition des ressources pour accompagner progressivement les transformations, sont autant de manières d’apaiser les craintes et de rendre la transformation possible. Souvent, la crainte de ne pas réussir à s’adapter au changement est une source majeure de refus de celui-ci. Sortir un collaborateur de sa zone de confort peut créer des frictions. Le former, et le préparer à l’avenir est le meilleur moyen de lui faire accepter ces évolutions à venir. 

La formation appelle à la gestion du changement :

En parallèle, un processus de formation appelle souvent à des évolutions. Si elles sont alors moins brutales et radicales qu’un plan de conduite du changement, elles existent et ne doivent pas être négligées. En effet, une montée en expertise peut par exemple appeler une montée en responsabilité et une évolution d’organisation. De la même manière, la formation à un nouvel outil peut appeler à transformer l’organisation, les processus avec des adaptations nécessaires à l’échelle de tout un service. 

La formation, quand elle est pensée comme un processus dynamique ayant pour but d’avoir un impact, produit nécessairement un mouvement positif qui doit être écouté et adressé. Ainsi, formation et changement sont deux idées intrinsèquement liées, qui se répondent et s’entretiennent mutuellement.

Organiser la conduite du changement

La montée en compétences au service d’une transformation :

L’une des clés d’une transformation réussie est de rendre les collaborateurs acteurs du changement. Cela passe par une sensibilisation aux enjeux, une implication dans les réflexions et une responsabilisation dans les décisions prises. En d’autres termes, il s’agit de faire en sorte que chaque collaborateur se sente partie prenante de la transition. La montée en compétences donne une meilleure compréhension, davantage de maîtrise et permet donc aux salariés de se saisir de nouvelles responsabilités, au profit de l’entreprise.

Cette idée de responsabilisation est clé : rien n’est plus compliqué à transformer une organisation de manière “top-down” alors que les décisions ont été prises en chambre close et où la finalité des évolutions n’est pas comprise par tous. Transformer une organisation efficacement, comme mener une formation pertinente partent d’un besoin clairement identifié. C’est cette identification du besoin et donc de la finalité qui donne tout son sens à une formation. Ancrer une formation dans un contexte plus large avec des objectifs clairs en bout de course est le meilleur moyen de maximiser sa pertinence. 

Pour que les formations servent la conduite du changement, il est également important que le timing soit précis. Si elle n’est pas mise en pratique immédiatement, une connaissance n’est pas acquise et les bénéfices potentiels de la formation disparaissent rapidement. Il est donc indispensable de travailler le cadencement des formations, non seulement sur cet aspect de mise en pratique, mais également pour une logique de répartition de charge sur les équipes. 

Enfin, la formation au service de la conduite du changement doit être un processus dynamique. Il s’agit d’être en permanence à l’écoute des potentiels freins, frictions et incompréhensions pour recadrer en fonction des compétences les plus urgentes à améliorer, des salariés sur lesquels concentrer son effort. Le changement est un processus continu qui se fait sur la durée. De la même manière, la montée en compétence doit être un fil directeur qui soutient la dynamique de transformation. 

Former pour transformer une organisation

Les compétences nécessaires lors de la conduite du changement

Transformer une organisation appelle des compétences techniques (savoir-faire) ainsi que des compétences relationnelles (savoir-être). Si leur acquisition peut être adressée par de la formation, les modalités peuvent varier et ils convient de les choisir avec précision.

Voici une liste des compétences clés dans une conduite du changement, les caractéristiques associées, et des conseils pour les développer efficacement : 

Gestion de projet : bien souvent, les transformations récentes des entreprises mettent à l’honneur la gestion de projet. Coordonner des équipes sur une période longue pour les amener collectivement jusqu’à la réalisation d’un objectif commun demande des compétences particulières. Cela implique des capacités organisationnelles fortes mais aussi un bon sens relationnel ainsi qu’un sens aigu de l’adaptation. Des mentors et coachs peuvent être un excellent moyen de développer ces compétences tout en pratiquant.

Agilité : l’agilité est sur toutes les langues depuis plusieurs années. Pourtant, au-delà d’un effet de mode il s’agit d’une compétence spécifique tout à fait valorisée. Travailler sur des cycles courts pour s’adapter facilement en optimisant sa gestion des ressources s’apprend progressivement. Cela nécessite de savoir travailler collaborativement, d’être à l’écoute et attentif mais aussi de savoir stimuler les démarches créatives. Des formations mixant du présentiel avec des études de cas et un suivi personnalisé permettent d’efficacement déployer cette compétence. Il existe de nombreuses méthodes “agiles” déployés par les entreprises qui permettent de faciliter la transition vers l’agilité : stand-up meeting, design sprint, design thinking… 

Communication : améliorer les compétences en communication est l’un des meilleurs moyens de faciliter le passage d’information, l’efficacité des processus et le suivi des salariés… et donc de faciliter à transformer une organisation. Un bon communiquant est capable de faire preuve d’empathie, d’écoute, mais aussi de pédagogie et sait structurer efficacement ses idées. Ces qualités peuvent notamment se développer avec des coachs ou encore des workshops et cas pratiques. L’outillage est également essentiel : avoir les bons outils de communication en interne est un facteur clé de réussite. 

Pilotage, suivi et évaluation : toute démarche de conduite du changement, pour être réussie se doit d’être suivie avec précision. Définir des indicateurs de performance pertinents, mettre en place des processus de mesure et d’enquête ou organiser des points de suivi réguliers avec du feedback constructif… autant de savoir-faire indispensables pour mener à bien une transformation. Des formations en e-learning avec des mises en pratiques concrètes auprès de mentors sont un excellent moyen de développer des méthodes adaptées au pilotage de la conduite du changement.

En parallèle de ces 4 compétences clés, il peut évidemment être nécessaire de développer sa maîtrise d’outils particuliers : suite Office, Trello ou Asana, Slack… il est alors nécessaire de trouver les modalités les plus efficaces par rapport à son budget, ses délais, le niveau attendu et  le niveau de départ. Nous pouvons vous aider à clarifier ces besoins et trouver votre bon prestataire.

Pour aller plus loin :
Les secrets de la réussite du partage de connaissances en interne.
Apprenez bien, apprenez peu : les clés d’une formation efficace et pertinente.

Sources :
https://www.maddyness.com/2019/04/25/voulez-que-votre-entreprise-sadapte-permettez-a-vos-collaborateurs-detre-autonomes/
https://hbr.org/2019/04/5-ways-to-help-your-team-be-open-to-change