Comment construire son cahier des charges pour choisir son outil RH ?

Un cahier des charges est un outil fondamental pour simplifier la prise de décision. Le benchmark n’est qu’une étape dans la recherche une fois que le cahier des charges a bien été défini. Cette approche méthodologique incontournable vous permet d’améliorer vos stratégies et vos techniques pour mieux atteindre vos objectifs. Ainsi, tout au long de cet article, nous allons découvrir la méthode idéale pour réaliser son cahier des charges et ensuite choisir l’outil adapté à vos besoins.

1. Pourquoi faire un cahier des charges ?

A. Les avantages d’une démarche bien organisée

L’objectif d’un cahier des charges est de pouvoir choisir l’outil RH le plus adapté à votre besoin. C’est finalement un exercice de cadrage qui offre plusieurs avantages :

• Définir les critères qui favorisent la performance et la réussite de votre projet
• Identifier les meilleures entreprises et solutions
• Avoir une vision claire du marché et de ses tendances
• Définir vos besoins et vos attentes avec précision
• Élargir votre vision des outils déjà présents
• Découvrir de nouvelles tendances

B. Les risques à éviter

Pourtant il est important de procéder avec méthode car il existe des écueils :

• Le temps : rédiger un cahier des charges mobilise du temps, le votre ou celui de votre équipe
• Pour être utile et profitable à l’entreprise, le benchmark doit être exhaustif et balayer les fonctionnalités de tous les acteurs sérieux du marché, il faut donc procéder avec méthode et éviter les biais.
• Il faut que l’équipe dirigeante de l’entreprise soit dans une dynamique de changements, sans quoi tout votre travail ne sera jamais utilisé à sa juste valeur.

En définitive, la mise en place d’u cahier des charges n’est bénéfique qu’à condition d’être bien cadré.

2. Nos conseils pour réaliser un cahier des charges pertinent

A. Planifier

Pour réaliser un cahier des charges, avant tout, il est essentiel d’étudier vos besoins en amont, et vous poser les bonnes questions :

• Ai-je besoin d’un outil complémentaire à celui/ceux que j’ai déjà ?
• Ai-je besoin de changer complètement d’outil ? Et pour quelles raisons ?
• Ai-je besoin d’un outil pour tout digitaliser car tout faire à la main est invivable ?
• …

Toutes les questions sont bonnes à vous poser pour être sûr que vous soyez conscient de vos attentes suite à ce projet.

Définissez par la suite, les structures des acteurs que vous recherchez.

En effet, il vous faut savoir si vous êtes à la recherche d’un SIRH ou d’un outil spécialisé. Il faut que vous priorisiez les différents outils. En effet, certains ont un taux de couverture élevé mais l’outil ne sera pas forcément adapté à votre besoin. Certains vont répondre “oui” à tout dans votre cahier des charges mais finalement vous allez vous retrouver avec un outil généraliste et non un outil sur-mesure qui résout vos problématiques. L’importance est alors de bien définir dans votre cahier des charges ce que vous recherchez pour ensuite ne pas vous retrouver à hésiter entre de nombreux acteurs qui n’ont pas le même profil et ne répondent pas forcément au même besoin.

Identifiez 4 à 5 acteurs principaux que vous voulez absolument dans votre benchmark. Vous opérez alors un premier travail de sélection : important, dans le sens où une analyse de 10 ou 15 structures est souvent difficile à mener. Au-delà de l’analyse, il faut également pouvoir tirer des conclusions applicables à l’entreprise.

De plus, il est important de mettre en place un retroplanning de projet en amont pour bien planifier chaque action à mener et ainsi millimétrer chaque étape du processus. (Au niveau du format, priorisez les Excels car cela simplifiera la vie de vos prestataires et même pour vous, la lecture des retours sera plus simple).

Exemple d’outils utilisés en plus du rétroplanning : la matrice RACI, pour savoir qui est responsable de telle ou telle tâche pour le projet.

B. Analyser

Le 2e conseil qui nous semble important est de ne pas oublier d’analyser absolument tout ce que vous pourrez. Cette étape est primordiale ! Critère par critère, structure par structure, pour bien réussir votre benchmark, vous devrez recueillir les informations, les consigner et les analyser.

Cette étape requiert une bonne organisation de travail pour la recherche, une capacité à bien structurer les contenus et à les analyser. C’est pour cela que l’on vous conseille d’intégrer dès le début toutes les personnes nécessaires de l’équipe RH pour qu’elles puissent suivre pas à pas et se sentir engagées.

C. Engager

Engagez tout le monde. N’attendez pas de choisir votre outil pour en parler au reste de l’équipe et aux différents membres qui vont être amenés à entrer en relation avec ce dernier. Plus tôt vous allez engager l’équipe RH dans sa globalité plus simple sera ensuite la prise de décision. L’engagement de chacun dans le projet va vous permettre de fidéliser un maximum de personnes au projet. Si tout le monde se sent intégré, vous mènerez forcément à bien la mise en place et l’implantation. À contrario, si personne ne se sent intégré, alors personne ne va s’investir ou même utiliser l’outil, ce qui va par la suite faire échouer le projet.

D. Synthétiser

Et enfin, nous vous conseillons de faire un bilan avant le choix final. En faisant votre cahier des charges, vous passerez nécessairement par une phase d’intégration. L’objectif est de compiler les résultats de l’analyse de façon synthétique.

Synthèse des bonnes pratiques, tableau concurrentiel qui positionne les acteurs en fonction des critères sélectionnés.

La phase d’intégration a pour objectif de synthétiser pour pouvoir mieux restituer et communiquer les résultats. En effet, votre benchmark n’aura d’intérêt que s’il est connu de l’ensemble de l’équipe.

3. Un processus de prise de décision efficace point par point

A. Construction du cahier des charges RH

1. Explications

Dans un premier temps, vous devez préparer votre appel d’offres. Pour rappel, il existe 2 types d’appels d’offres : privé et public. Ici, nous allons traiter le cas des appels d’offres privés. Mais si le public vous intéresse n’hésitez pas à suivre ce lien.

Lors de l’appel d’offres :

Il est préférable de faire son cahier des charges avant de solliciter les prestataires, mais parfois l’inverse peut être intéressant. Il n’y a pas vraiment de solution préférable mais cela va dépendre de votre organisation, tout dépend de votre maîtrise du sujet. Par exemple, construire un cahier des charges sur un sujet que l’on ne maîtrise pas, peut être risqué. Dans ce cas là, , solliciter des prestataires est indispensable pour bien comprendre le marché, les solutions qui existent, les limites, les tarifs etc.

L’idéal est donc de faire un cahier des charges global dans un 1er temps avec des besoins cadrés, puis de sélectionner les prestataires à intégrer dans le benchmark et ensuite affiner le cahier des charges .

Vient alors l’envoi du cahier des charges . Il peut être transmis avant la 1re démo pour bien cadrer le besoin en amont.

Attention : il est préférable de ne jamais bloquer son cahier des charges. En effet, toujours accepter les prestataires de dernière minute permet de s’ouvrir à toutes les opportunités. Tant que vous n’êtes pas à la phase finale de votre cahier des charges il est important de faire rentrer tout le monde en course car vous ne savez pas ce que vous pouvez découvrir. Ainsi, vous éviterez de, peut-être, choisir un outil par défaut.

2. Exemples d’application RH

Il est conseillé de réaliser un tableau sur Excel pour faciliter les retours. Concernant les points à intégrer. Il est plus simple de construire son tableau en le rangeant par catégorie, voici quelques exemples :

Catégorie 1 : Campagnes annuelles des entretiens

• Gérer les campagnes de façon automatisée (envoi en masse, validation et clôture)
• Générer des relances en individuelles et collectives
• Disposer d’un même formulaire par type d’entretien et par année calendaire
• …

Catégorie 2 : compétences

• Intégrer un socle commun de compétences pour l’ensemble des sociétés (par activité ou domaine, exemple : ingénieurs & citoyens)
• Paramétrer le verbatim des compétences par métiers et/ou activités
• …

Catégorie 3 : gestion opérationnelle formation

• Recueillir des besoins de formation (en lien avec le formulaire d’entretien annuel)
• Pouvoir créer un catalogue de formation
• Arbitrer les demandes de formation
• …

Catégorie 4 : SAV et support

• Être conforme au RGPD (questionnaire annexe 7.1 et 7.2)
• Configurer les accès RH, manager et collaborateurs de façon autonome
• Assistance auprès des RH
• …

N’hésitez pas à être exhaustif(ve) sans trop en mettre. Gardez en tête vos besoins, puis choisissez les critères essentiels à la réponse à celui-ci.

B. Diffusion du cahier des charges

La diffusion est une étape clé qui doit être correctement mise en œuvre pour que votre objectif final soit atteint. Cette dernière doit s’appuyer sur le benchmark qui a servi à identifier les acteurs principaux. Cela permettra d’avoir une diffusion ciblée et donc de ne pas vous égarer.

Les moyens de diffusion possibles :

• Il est possible d’utiliser une plateforme
• Mais vous pouvez également solliciter directement les acteurs qui vous intéressent pour ne pas vous éparpiller

Au niveau du temps de diffusion, il est important de voir large pour laisser le temps à tous de poser leurs questions et ainsi de préparer une réponse adaptée au besoin.

C. Auditions et soutenance du cahier des charges

Lors de l’étude de chaque acteur ayant répondu à l’appel d’offres, gardez bien à l’esprit qu’il vaut mieux avoir un taux de couverture élevé sur vos besoins prioritaires plutôt que sur l’ensemble. Il est préférable d’avoir 2 outils complémentaires sur tous vos besoins, plutôt qu’un outil généraliste qui vous aidera qu’à moitié. Faites les totaux et organisez une réunion de débriefing.

N’ayez pas peur d’avoir un outil qui ne réponde pas à 100% de vos exigences. Assurez-vous cependant que le logiciel propose une interface d’administration claire, intuitive et qui couvre vos besoins obligatoires.

Ce qui va faire foi est donc :

• La connexion entre chaque outil
• Le prix

N’hésitez pas à faire relire votre cahier des charges au service support qui vous aidera à mieux choisir en termes de technique. Ainsi, votre choix sera plus complet.

Puis, arrive le choix final. Il doit être réalisé en fonction des exigences remplies dans le cahier des charges et le ressenti avec chaque entreprise. De là il y en aura 2/3 de sélectionné, ce qui permet par la suite de passer en soutenance générale avec le codir, le DG, l’ensemble de l’équipe RH,… Cependant, faites attention, le cahier des charges est justement là pour gommer le risque d’y aller sur un pressentiment, le but c’est justement de gommer la subjectivité humaine pour ne garder que le rationnel. Alors le ressenti doit seulement être un plus. La solution est de garder en tête que votre cahier des charges a des limites, et que la rationalité parfaite n’existe pas. Alors certes, le ressenti va avoir sa place, mais de manière modérée de préférence.

N’hésitez pas à élargir votre spectre de besoin et ne pas vous contenter du besoin fonctionnel : regardez si l’entreprise vous accompagne et vous apporte une valeur ajoutée qualitative. Potentiellement, gardez une rubrique pour référencer les propositions incluses dans l’offre du prestataire mais que vous n’aviez pas listé, permet d’améliorer votre cahier des charges au fil de l’analyse.

D. Prise de décision

Enfin, le moment tant attendu : le choix final. Après avoir suivi toutes ces étapes, vous devez, normalement, être sur la bonne voie. Il ne vous reste plus qu’à choisir parmi les finalistes celui qui remplit le mieux vos attentes.

N’hésitez pas à recueillir un maximum d’avis des différents collaborateurs qui sont dans la boucle, avec leur justification selon leur choix. Cela vous permettra de mieux comprendre, et d’être plus rationnel sur le choix final.

Si vous avez des doutes, ou des questions sur telles ou telles fonctionnalités qu’un acteur peut avoir, n’hésitez surtout pas à lui redemander, même s’il a déjà rempli votre cahier des charges et a déjà réalisé les démos. En effet, ne pas demander vous fera peut-être rater votre chance.

Alors n’oubliez pas, tant que vous n’avez pas fait votre choix final, gardez l’esprit ouvert et ne fermez aucune porte, ne sait-on jamais !

E. Feedbacks et déploiement

À présent, restez à l’écoute des retours que vous feront les utilisateurs de l’outil en interne. Cela vous permettra de savoir si votre choix a finalement été bon, et de mieux comprendre les inquiétudes, incompétences,…au niveau de l’outil, et ainsi savoir si une rapide formation est nécessaire pour le maîtriser.

Pour aller plus loin, gardez l’esprit éveillé, et essayez de trouver de bons articles orientés vers vos besoins. Vous pouvez par exemple taper dans votre barre de recherche :

• formation gestion de projet
• formation outil RH
• Comment choisir son outil RH

Voir LinkedIn également :

Regarder les pages des différents prestataires pour vous tenir au courant de leur actualité, de leur manière d’accompagner leur client,…

Finalement, le cahier des charges n’est pas une finalité, ne le prenez pas au pied de la lettre. C’est un support mais il est nécessaire de garder de la flexibilité pour laisser place au relationnel avec le prestataire. Car un bon prestataire est avant tout un bon partenaire qui doit être humain et s’adapter au fur et à mesure du temps et des évolutions de votre entreprise.

En effet, un outil RH ne se résume en effet pas à ses performances et son prix. La différence peut se jouer sur les aspects non techniques comme l’ergonomie et la facilité de prise en main par l’ensemble des collaborateurs. Il convient de ne pas sous-estimer cet aspect au risque de limiter l’adoption du logiciel lors de sa mise en place.

Pour finir, ne négligez personne, donc faites des feedbacks à tous les prestataires, que la réponse soit oui ou non, en précisant les points négatifs qui leurs ont values un refus. Car qui sait, vous avez peut-être zappé un élément qu’ils pourront vous détailler et cela leur permettra de s’améliorer aussi.

En définitive, même si vous n’êtes pas en process actuellement, et que ce n’est pas d’actualité ce type de projet, n’hésitez pas à faire de la veille régulièrement, d’écouter les nouveautés du marché, pour garder en tête les différents acteurs du marché pour le jour où cela vous sera utile.

Aller plus loin :

• Tout savoir sur l’externalisation RH

• 5 étapes pour digitaliser ses entretiens annuels avec une population peu digitalisée

• Des RH témoignent de l’intérêt d’un outil de gestion

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