Comment tirer parti du partage de connaissances en interne ?

Le partage de connaissances en interne est une tendance en vogue et tout particulièrement intéressante pour les petites structures : elle est peu onéreuse, adaptable à tous les métiers, favorise la cohésion d’équipe, valorise les collaborateurs… les bénéfices sont multiples ! Pourtant, s’il est mal organisé, le partage de connaissance en interne peut avoir des effets négatifs. Pour éviter ces écueils, nous avons préparé un guide complet de la gestion des connaissances en interne.

Les bénéfices du partage de connaissances en interne

Le partage de connaissances est largement plébiscité en entreprise (43% des formations sont organisées ainsi). Le contexte économique pousse aujourd’hui les entreprises à chercher les modes de formation les plus pertinents, avec le meilleur retour sur investissement. Voyons comment le partage de connaissance en interne répond avec succès à cette problématique d’efficacité.

Ce sont des formations particulièrement pertinentes...

Il est souvent moins cher et plus intéressant de capitaliser sur les expertises présentes en interne plutôt que d’aller chercher des formateurs externes. Notamment d’un point de vue purement économique, mais également car cela permet d’avoir des formations directement alignées avec le métier, les process et la culture de votre entreprise. En effet, un formateur extérieur fournira le plus souvent une formation standardisée et n’aura pas le temps d’adapter son contenu et son intervention à vos spécificités métier.

Mais plus encore, comme dit le proverbe : “enseigner c’est apprendre deux fois”. En effet, solliciter un expert en interne pour partager son expertise est aussi un moyen de le faire progresser, d’ancrer ses savoirs faire. Partager un savoir demande d’organiser la gestion des connaissances pour les transmettre de manière progressive et intelligible. C’est un exercice souvent nouveau qui permet d’évoluer en prenant de la hauteur sur son travail quotidien.

Le partage de connaissances en interne est donc un mouvement vertueux triplement pertinent : il permet de réaliser des économies, d’avoir des formations parfaitement adaptées et de permettre une montée en compétence globale des formateurs et formés.

… qui ont par ailleurs de nombreux effets positifs :

Au delà de l’aspect économique, construire une culture du partage de connaissances est tout particulièrement intéressant et influence positivement l’engagement des salariés.

En effet, encore plus que les formations classiques, la gestion et le partage de connaissances en interne favorise la cohésion des équipes et renforce le sentiment d’appartenir à un groupe soudé. Favoriser la formation interne encourage l’entraide, permet d’identifier les experts au sein de l’entreprise et donc de permettre une collaboration plus facile entre les services. C’est d’ailleurs également un excellent moyen de valoriser vos collaborateurs. Devenir le “référent excel” de l’entreprise et sentir que l’on peut aider et simplifier la vie de ses collègues au quotidien peut être très motivant.

Plus encore, les formations internes permettent de créer des moments de team-building interservices dans un cadre plus intimiste que des formations classiques. Il s’agit d’amener des salariés à partager sur leur réalité métier et comprendre les enjeux de chacun, un excellent moyen de donner une vue transverse et de la prise de hauteur pour rendre votre organisation plus agile et transparente.

Les clés pour des formations internes réussies

Si la formation interne semble donc particulièrement intéressante, elle doit pour autant être mise en place avec précaution pour avoir des effets réellement efficaces sur le long terme.

Soigner la préparation de ses formations

L’étape la plus importante est celle du choix des formations à mettre en place, et celui des participants. C’est une étape de diagnostic à ne pas négliger. S’il est intéressant de sonder les attentes des salariés, il est indispensable de distinguer leurs “envies” de leurs  “besoins réels”. C’est à cette étape qu’il peut être nécessaire d’inclure les managers dans la discussion pour mener une concertation collective sur les priorités.

Une fois que les formations à proposer ont été décidées, il est indispensable de bien sélectionner ses ressources : vos formateurs devront être à la fois experts du sujet et pédagogues. Cela implique d'avoir en amont une bonne gestion des connaissances. De la même manière, il faudra veiller à leur dégager le temps nécessaire pour la préparation et la gestion de ces formations. Pour les décharger, il peut d’ailleurs être envisageable de leur fournir des supports et ressources pédagogiques de base, qu’ils pourront reprendre et adapter en fonction de leurs besoins spécifiques.

Il est également possible de rapidement former ces formateurs. En effet, la pédagogie n’est pas toujours innée et apprendre à apprendre peut considérablement augmenter l’efficacité des formations. De la même manière, des outils peuvent être fournis afin de construire les supports pédagogiques. À ce titre, il existe des software comme Kumullus qui facilite la création de support vidéo contextuelle, dites “augmentées” afin de créer des supports de formations engageants et efficaces.

Enfin, avant de commencer les sessions de formation, une dernière étape s’impose : fixer des objectifs pédagogiques clairs qui seront partagés avec les formateurs et formés. Ces objectifs doivent être liés au travail quotidien des salariés formés pour permettre une réelle adéquation entre ce qui sera abordé pendant la formation et l’opérationnel des participants. Ce cadrage permet non seulement de proposer des formations à forte valeur ajoutée, adaptées à la réalité métier des participants, mais également de poser le cadre pour une évaluation à plus long terme qui permettra de mesurer l’efficacité de ces dernières.

Suivre et mesurer après-coup pour garantir un impact réel

Une fois que la formation est terminée, pas question de baisser son attention, les choses sérieuses commencent seulement. C’est le moment de s’assurer que les savoirs sont bien ancrés. Plusieurs techniques sont envisageables : demander un retour des salariés formés,  mise en place de cas pratique, suivi de KPIs liés à la performance des équipes.... On connaît l’expression : “ce qui se conçoit bien, s'énonce clairement”, et en effet, la mise en pratique par des cas concrets permet d’ancrer le savoir dans la durée.

C’est également le moment de demander un retour - le fameux feedback - et de ne pas se laisser prendre au piège du court-termisme. Ne vous contentez pas seulement d’un questionnaire le lendemain de la formation. Au contraire, l’évaluation pertinente de l’impact d’une formation se fait plusieurs semaines plus tard, auprès du salarié mais également de son manager pour mettre en exergue les éventuelles évolutions. Cette évolution doit d’ailleurs se faire au spectre des objectifs pédagogiques que nous mentionnions plus haut. Ont-ils été atteints, dépassés ? Si non, pourquoi ? Ce sont ces questions qui vous permettront de valider ou non la véritable pertinence de vos formations.

Un exercice à inclure dans une culture globale de l’apprentissage

Pour aller plus loin, et révéler le potentiel total du partage de connaissances en interne, il faut étendre le cadre et voir comment transformer votre organisation en une entreprise apprenante qui favorise la prise d’initiative et la montée en compétence. En effet, la formation interne sera d’autant plus efficace qu’elle fait partie de l’ADN de l’entreprise.

Pour cela de nombreuses techniques sont possibles :

• Donner de la visibilité sur les compétences de chacun à travers des mappings de compétences dynamiques et transparents pour faciliter la gestion des connaissances.
• Favoriser le travail en mode projet et de manière générale la collaboration entre les différents services de votre entreprise.
• Instiller et entretenir une culture du feedback qui permette à tous vos collaborateurs de progresser au quotidien.
• Aligner la politique salariale avec les compétences pour donner plus de lisibilité et mieux récompenser les compétences à forte valeur ajoutée pour l’entreprise
• Développer le partage de connaissances inter-entreprises pour s’enrichir de problématiques externes d’entreprises similaires.
• Travailler votre culture d’entreprise en instaurant des instances et moments collectifs dédiés à l’apprentissage et le développement des compétences.

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