Les meilleurs logiciels SIRH pour PME 

Super ! Si vous êtes tombé sur cet article, c'est que vous êtes probablement à la recherche d'un logiciel SIRH pour votre PME. Félicitations, c’est un beau projet !

Mais en 2024, il devient de plus en plus difficile de trouver la solution idéale pour gérer vos ressources humaines. En effet, il existe une multitude de logiciels SIRH sur le marché, chacun proposant des fonctionnalités variées, ce qui rend parfois difficile la recherche du SIRH parfaitement adapté à vos besoins.

C'est pourquoi, dans cet article, nous allons :

• vous donner des conseils pour choisir le SIRH le mieux adapté à votre entreprise,
• vous proposer un top 3 des meilleurs logiciels SIRH pour PME,
• vous fournir quelques astuces pour éviter de vous retrouver avec un outil inadéquat.

Qu'est-ce qu'un logiciel SIRH et pourquoi est-il important pour les PME ?

Un logiciel SIRH, ou système d'information des ressources humaines, est une solution qui permet de digitaliser les processus RH. Cela peut aller de la gestion de la paie, à la dématérialisation des entretiens professionnels, à la gestion des congés et absences, et bien d'autres aspects de la gestion des ressources humaines.

Chez Empowill, nous travaillons avec de nombreuses PME, qui pensent souvent qu'elles ne sont pas assez grandes pour s'équiper d'un logiciel SIRH. Pourtant, il existe des logiciels adaptés à toutes les tailles d'entreprise, quels que soient leur secteur d'activité ou leurs processus RH. Vous trouverez forcément le SIRH qui convient à votre PME !

Et non, vous n'êtes pas trop petit, dans le mauvais secteur, avec des collaborateurs qui ne sont pas faits pour la digitalisation des tâches administratives. Vous aussi vous méritez une efficacité opérationnelle du tonnerre !

Mais en effet, si vous pensez ainsi, c'est légitime. Car beaucoup de logiciels SIRH ne sont pas adaptés aux PME et à certaines tailles d'entreprise ou secteurs. C'est pourquoi il est crucial de bien identifier vos besoins pour trouver le logiciel SIRH qui correspond parfaitement à VOTRE PME. Car oui, il existe !

La sélection des meilleures solutions SIRH pour PME

Voici une sélection des meilleurs logiciels SIRH spécialisés pour les PME.

Dans cette sélection, vous ne trouverez pas de logiciel de gestion de la paie, car vous êtes probablement déjà équipé d'une solution ou avez choisi d'externaliser cette tâche.

Nous nous concentrerons donc sur des logiciels RH hors paie, qu'il s'agisse de gestion des talents, de gestion de carrière, de revue du personnel, de dématérialisation des entretiens professionnels ou encore de formation.

Bien sûr, cette liste n'est pas exhaustive et il existe d'autres logiciels SIRH qui peuvent convenir aux PME.

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Empowill : le SIRH spécialiste du parcours collaborateur

Empowill est LE SIRH spécialiste du parcours collaborateur pour les PME et les ETI.

Avec Empowill, vous combinez 3 processus RH sur une plateforme : le logiciel de gestion des entretiens, le logiciel GPEC et le logiciel de gestion de la formation. Selon nous, pour une gestion optimale du parcours collaborateur, l'un ne va pas sans l'autre !

Empowill est un outil simple et ergonomique, conçu par et pour les PME.

Les deux cofondateurs, Kevin et Alexandre, ont constaté qu'il y avait peu, à l'époque (en 2019), de logiciels SIRH adaptés aux PME en France, notamment dans des secteurs dits “opérationnels” comme le BTP, l'industrie, l'agroalimentaire, le transport, etc.

Cette solution est adaptée à tout type de structure en termes de coût, et son déploiement est rapide (entre quatre à huit semaines). Elle est compatible avec beaucoup d'autres solutions du marché, notamment des éditeurs de paie comme Silae, ADP, Sage, et d'autres. Elle est également interfaçable avec d'autres logiciels RH comme Lucca, Peoplespheres, ou encore Factorial.

Empowill est aussi reconnu pour son service support, toujours disponible, à l'écoute, et bienveillant envers ses clients.

Lucca : des modules personnalisables

Lucca est le logiciel SIRH à la carte le plus connu dans le secteur des PME.

Vous avez probablement déjà entendu parler d'eux, et ce n'est pas pour rien. En effet, ils sont réputés dans le secteur des TPE et PME pour être un logiciel abordable, modulable et simple d'utilisation.

Sur Lucca, vous trouverez forcément un module qui répond à vos besoins : gestion des notes de frais, gestion du temps de travail et des absences, dématérialisation des contrats, ou encore onboarding.

Une autre force de Lucca est sa capacité à s'intégrer avec d'autres logiciels SIRH du marché, comme Empowill. Si vous ne trouvez pas votre compte dans les nombreux modules proposés par Lucca, vous pourrez toujours prendre un module d'un autre logiciel directement intégré à Lucca. Vous pouvez consulter la liste de ces outils dans leur Marketplace.

Factorial : simplicité et polyvalence

Factorial est un logiciel RH innovant, ergonomique et simple, parfait pour les TPE-PME.

Avec Factorial, vous pourrez gérer vos talents, les congés et absences, la paie, ainsi que vos finances, avec des fonctionnalités telles que la gestion des notes de frais. Factorial propose une application mobile et est réputé pour son support client de qualité.

Vous pourrez également intégrer la solution Factorial avec de nombreux logiciels de paie comme Silae, ou encore Sage.

Peoplespheres : le SIRH complet qui regroupe des solutions spécialistes

PeopleSpheres propose une solution SIRH complète qui regroupe les meilleurs outils RH du marché sur une seule plateforme.

Avec PeopleSpheres, vous pouvez combiner les avantages d'un SIRH centralisé avec la flexibilité de choisir les meilleurs logiciels pour chaque fonction RH.

La différence avec un SIRH multi modules comme Talentsoft ou Lucca est la suivante : pour les différentes briques RH, vous pouvez choisir l'un des meilleurs outils du marché spécialisé sur chaque brique, comme par exemple Empowill pour la gestion des talents. Tout est centralisé sur une pplateforme : PeopleSpheres.

Vous avez donc les avantages d'un SIRH tout-en-un sur un même contrat avec un seul interlocuteur, tout en bénéficiant des meilleurs outils pour chaque besoin spécifique.

L'autre avantage de ce modèle est que vous pouvez changer de module à tout moment. Vous n'êtes pas engagé sur la durée pour un module particulier si celui-ci ne vous convient plus. PeopleSpheres propose des intégrations avec la majorité des logiciels SIRH du marché, ce qui constitue leur force.

Les caractéristiques à prendre en compte pour choisir votre logiciel SIRH

Pour choisir le bon SIRH, le plus adapté à votre entreprise et à vos besoins, il vous faudra prendre en compte un certain nombre de caractéristiques. Caractéristiques qui évoluent en fonction de si vous êtes une PME ou une grande entreprise. D'où l'importance de bien les définir !

Ergonomie et simplicité

En ce qui concerne l'ergonomie et la simplicité d'usage, vous allez très vite vous en rendre compte lors des présentations commerciales. Dès les premiers instants où le commercial va vous présenter son écran pour vous montrer la solution, marquez un temps de pause. Et observez si la solution vous paraît agréable à regarder, simple à utiliser, jolie, colorée. Cela paraît être un détail, et pourtant, ça en dit beaucoup sur le logiciel et le potentiel d'adoption en interne dans votre entreprise.

• Plus l'interface sera simple, intuitive, bien pensée, et plus l'éditeur en face sera un éditeur qui, soit est nouveau et innovant sur le marché, soit aura su se renouveler.
• Plus vous verrez des interfaces complexes, mal agencées, grises, telles un tableur amélioré, plus vous aurez de chance que le logiciel RH soit vieillissant et obsolète.

Enfin, essayez de regarder combien de clics, combien d'actions doit faire le commercial lorsqu'il vous montre une fonctionnalité. Cette profondeur d'action vous donnera un peu plus d'informations sur la simplicité d'usage de l'outil. Prenez par exemple le nombre de clic pour soumettre un entretien, le nombre d'action pour valider un plan de formation etc. Observez surtout les actions que vos collaborateurs feront pour augmenter vos chances d'adoption du logiciel. Et ce, particulièrement si vous employez des collaborateurs terrain, peu habitué au digital.

Intégration à l’écosystème

Il est primordial de vous équiper d'outils qui soient ouverts avec le reste du marché.

Premièrement, pour qu'ils puissent s'intégrer facilement à vos logiciels existants, notamment votre logiciel de paie. Il sera plus simple d'avoir un outil qui se connecte à votre logiciel de paie pour que vos données collaborateurs se synchronisent automatiquement et que vous n'ayez pas à faire de double saisie.

Deuxièmement, cela pourrait être utile plus tard si jamais vous recherchez un autre outil RH à l'avenir, que ce soit pour du recrutement, de l'onboarding, ou toute autre thématique.

Aussi, c'est un critère qui en dit beaucoup sur le prestataire en face. Plus un éditeur a de partenariats et de connexions avec d'autres outils, mieux il est positionné sur ce marché et pourra vous proposer différentes solutions si le besoin s'en fait sentir. Moins un éditeur est connecté à d'autres prestataires, plus il est siloté, isolé sur le marché et vous aurez du mal à l'intégrer à d'autres solutions.

Temps de déploiement

Le temps de déploiement est une information capitale pour mener votre projet à bien.

Premièrement, car quand vous achetez un logiciel RH, ou même un produit ou un service, il est normal de vouloir s'en servir le plus vite possible, et non pas dans un an ou deux. Ce qui est parfois le cas de certains logiciels SIRH.

C'est aussi une super information pour se rendre compte de la simplicité ou de la complexité de l'outil. En effet, plus le temps de déploiement va être long, plus vous aurez affaire à un logiciel SIRH complexe à mettre en œuvre, et plus les mises à jour, l'ajout de fonctionnalités ou les requêtes prendront du temps à être traités aussi à l'avenir.

Au contraire, plus le temps de déploiement est court, plus vous aurez de chance d'avoir affaire à une société qui est agile et un logiciel SIRH qui est simple à prendre en main.

Accompagnement et conseils d’experts en gestion des ressources humaines

S'il y avait une caractéristique à retenir parmi toutes celles énoncées, ce serait celle-ci : l'accompagnement.

En effet, vous allez choisir un logiciel RH qui va vous permettre de piloter la carrière de vos collaborateurs, et vous allez vous engager dans le temps avec cette entreprise. Il est donc primordial de vous assurer d'avoir un contact régulier et humain avec eux pour le moindre problème, la moindre requête, ou si vous avez besoin de conseils à l'avenir.

D'une part, accordez de l'importance à votre relation humaine : la bonne entente avec le commercial et les parties prenantes que vous aurez rencontrées chez l'éditeur. Cela vous donnera un bon aperçu de l'état d'esprit des équipes en interne. Et d'autre part, assurez-vous qu'après la signature, vous garderez contact et qu’il vous sera simple de joindre les parties prenantes chez l'éditeur.

Méfiez-vous de certains mots comme "hotline", "système de ticketing" : si le commercial mentionne ce genre de choses, cela signifie généralement que l'accompagnement est centralisé et manque de personnalisation et de réactivité. Il est aussi probable que le temps de réponse soit supérieur à plusieurs jours. Cela risque d'être problématique lorsque vous aurez un souci de lancement de votre campagne d'entretien annuel...

À l'inverse, si le commercial mentionne un responsable dédié et/ou des coordonnées en ligne directe, vous avez plus de chances d'avoir un accompagnement de proximité avec cette personne et donc d'avoir des temps de réponse plus rapides.

Le petit plus serait de trouver une entreprise avec de véritables experts RH en interne, qui pourraient vous conseiller et vous challenger régulièrement sur vos pratiques pour développer votre performance RH.

Sécurité des données de ressources humaines

La gestion des ressources humaines implique la collecte, le stockage et le traitement d'une grande quantité de données sensibles telles que les contrats de travail, les informations personnelles des collaborateurs, les données de gestion de la paie, et bien d'autres. Il est donc impératif de choisir une solution SIRH qui offre des garanties solides en matière de sécurité des données.

Vérifiez que le logiciel RH respecte les normes de sécurité les plus strictes, comme le RGPD, et qu'il dispose de systèmes de cryptage avancés pour protéger vos données contre les accès non autorisés. Assurez-vous également que le prestataire offre des mesures de sauvegarde régulières et des plans de reprise après sinistre pour éviter toute perte de données en cas de problème technique.

La sécurité des données n'est pas seulement un enjeu technique ; elle est aussi essentielle pour maintenir la confiance de vos collaborateurs et assurer la conformité de votre entreprise avec les réglementations en vigueur.

5 conseils pour ne pas vous retrouver avec un SIRH inadapté à votre PME

Maintenant que vous avez vu notre sélection des meilleurs logiciels SIRH pour les PME, voici quelques conseils pour éviter de choisir un logiciel inadapté à votre entreprise.

Voici donc 5 conseils actionnables que vous pourrez utiliser lorsque vous ferez votre benchmark d'outils lors de votre recherche de solution SIRH.

Fouillez les sites web des éditeurs SIRH

Allez fouiller les sites web des solutions SIRH pour repérer des éléments qui vous feront dire qu'ils ne sont pas adaptés à votre secteur, à votre taille d'entreprise ou tout simplement aux PME.

1. Dans un premier temps, fiez-vous à la mise en avant de leur clientèle. Si vous trouvez des logos de grosses enseignes ou de très grosses entreprises comme par exemple Carrefour, LVMH, L'Oréal, Air France, etc., et peu de logos de petites PME, c'est déjà un bon indicateur à prendre en considération.
2. Ensuite, vous pourrez remarquer que certains éditeurs, comme Empowill par exemple, proposent des pages sur leur site web dédiées aux PME ou encore dédiées à un secteur d'activité. C'est encore un bon indice pour voir si l'outil est utilisé par des entreprises similaires à la vôtre et s'il sera adapté ou non.
3. Les avis des clients : repérez les clients qui vous ressemblent et consultez leur avis pour vous faire une opinion.
4. Et enfin, regardez les visuels de l'application sur le site web. S'ils vous évoquent la simplicité, l'ergonomie et la facilité d'utilisation grâce à une simple image, c'est un bon signe ! Fuyez les SIRH qui montrent un outil vieillissant, difficile à déchiffrer ou trop surchargé. Si même les visuels marketing sont chargés, imaginez le produit réel !

Posez les bonnes questions aux commerciaux

Un logiciel RH peut paraître très beau, très simple d'utilisation lorsqu'on regarde des démonstrations de produits avec un commercial qui connaît par cœur sa solution. Alors soyez attentif aux détails et posez les bonnes questions.

Concernant le prix, demandez bien si tout est inclu dans le prix, si le support est en illimité ou non, si les intégrations sont facturées ou non, si les modules sont vendus séparément ou ensemble, et s'il va falloir prévoir des surcoûts dans le cadre de modifications.

Posez aussi des questions sur l'accompagnement : l'accompagnement se fera-t-il en direct avec un chef de projet disponible sur sa ligne directe ? Ou est-ce qu'il sera plutôt via un système de ticketing ou de hotline avec des délais de réponse plus long ?

Demandez aussi plus de détails sur les durées d'engagement : pouvez-vous résilier votre abonnement à l'outil du jour au lendemain ? Est-ce un engagement sur la durée ? Dans quelle mesure pourrez-vous récupérer vos datas à la fin du contrat ? Toutes ces questions sont importantes pour votre projet.

Posez-leur aussi la question à propos de leurs clients similaires. Demandez-leur de vous citer au moins 5 clients qui vous ressemblent en termes de secteur d'activité et de taille d'entreprise ; cela vous permettra de vous projeter pour savoir si l'outil est vraiment adapté à votre secteur ou non. Et si possible, demandez une référence à contacter pour prendre des retours d’expérience.

Enfin, vous pouvez aussi demander s'il est possible d'avoir accès à une plateforme de test pour tester l'outil et même le faire tester à vos managers et vos collaborateurs.

Il n'y a jamais trop d'informations quand il s'agit de faire le bon choix !

Demandez conseil à vos confrères dans des PME similaires

Vous avez forcément des confrères RH qui travaillent dans d'autres sociétés qui ressemblent à la vôtre et qui ont implémenté un logiciel RH avant vous. C'est donc une super occasion de les recontacter pour leur demander comment ils ont fait leur choix, quels outils ils ont sélectionnés, et quel est leur retour d'expérience.

Si jamais vous n'avez pas de confrères dans les mêmes secteurs ou dans les mêmes tailles d'entreprise, je vous conseille d'aller faire un tour sur LinkedIn, de faire une demande de connexion à vos homologues. En général, ils seront assez ouverts pour vous donner leur retour !

Autre astuce : parmi les éditeurs que vous aurez sélectionnés pour votre choix d'outil, identifiez parmi leurs clients (logos sur le site web le plus souvent) des entreprises que vous connaissez ou qui sont dans la même région que vous ; cela vous permettra de les contacter plus facilement par la suite.

Consultez plusieurs prestataires de SIRH pme

Ne vous limitez jamais à un seul prestataire !

En effet, le choix d'un outil SIRH peut être crucial pour votre entreprise, et si vous ne vous reposez que sur un prestataire, cela pourra vous être reproché si jamais la collaboration se passe mal.

Bien souvent, votre direction vous demandera d'ailleurs de solliciter plusieurs prestataires, ne serait-ce que pour comparer les prix.

Alors sélectionnez au moins 3 prestataires à qui vous demanderez des démonstrations et des devis pour les comparer entre eux.

Le conseil expert d'Empowill : optez pour une matrice de comparaison sur Excel par exemple dans laquelle vous renseignez tous vos critères de choix (sans oublier ceux évoqués dans cet article !), que ce soit l'ergonomie, la simplicité, le temps de déploiement, le prix, ou encore l'accroche humaine avec le commercial. Votre benchmark sera plus clair et facile à analyser !

Passez à la loupe les propositions commerciales

Pour être sûr de ne pas faire d'erreur au dernier moment lorsque vous avez validé un prestataire, vérifiez à la loupe les propositions commerciales.

Vérifiez les “petites lignes” par rapport aux engagements, aux options de sortie, etc. Souvent les commerciaux vont vous proposer un engagement pluriannuel en contrepartie d’un prix plus compétitif. C’est une bonne chose pour vous et vos finances et normalement ce genre de projet est sur du long terme. Mais attention ! Si vous vous rendez compte que le logiciel ne convient pas au bout d’une année d’utilisation, vous pouvez être bloqué.

Vérifiez aussi que vos informations soient bien hébergées en France ou en Union Européenne et que la société respecte bien les normes RGPD, le mieux étant la certification ISO 27001 (label qualité sécurité).

Comment implémenter efficacement un logiciel SIRH dans votre PME ?

Implémenter un logiciel SIRH dans votre PME peut transformer la gestion des ressources humaines en un processus fluide et optimisé, mais cela nécessite une approche méthodique.

Voici les étapes clés que l'on vous recommande pour une mise en œuvre efficace :

1. Définir vos besoins :
   • Impliquez les équipes concernées pour identifier les goulots d'étranglement actuels dans vos processus RH : quel processus manque de performance et doit être optimisé ? La gestion des paies, le suivi des performances, les entretiens, la formation, etc. ?
   • Priorisez les chantiers : vous ne pourrez pas tout faire en même temps. Il faut choisir vos combats et valider la priorisation avec votre direction et les parties prenantes au projet.
   • Pensez à prendre en compte la scalabilité de l'outil pour accompagner la croissance future de votre PME.
2. Effectuer un benchmark :
   • Identifiez les logiciels SIRH qui répondent à vos besoins de PME et programmez des démonstrations pour voir l'outil à l'oeuvre. Méfiez-vous des logiciels trop gros.
   • Créez une grille d'évaluation pour comparer les outils et faciliter votre prise de décision par la suite. Veillez à ce que toutes les parties prenantes au projet valide cette grille d'évaluation.
3. Planifier le déploiement :
   • Embarquez un maximum de personnes dans le déploiement afin d'assurer une adoption maximale en interne.
   • Organisez une phase pilote pour tester le système sur un petit échantillon d'utilisateurs avant de l'étendre à l'ensemble de l'organisation.
   • Élaborez un calendrier de déploiement réaliste en tenant compte des ressources disponibles. Soyez le plus exhaustif dans les tâches du calendrier pour anticiper la charge de travail.
   • Demandez le plus de précisions possible à votre éditeur sur les étapes du déploiement pour n'avoir aucune surprise. Clarifiez ses attentes envers vous et les vôtres envers eux !
   • N'ayez pas peur d'abuser de la communication en interne pour prévenir du déploiement, des étapes. Insistez sur les bénéfices de ce changement pour garantir l'adhésion.‍
4. ‍Accompagner le changement :‍
   1. Programmez des formations à vos managers et à vos employés pour qu'ils prennent en main le nouvel outil SIRH. ‍
   2. Soyez disponible et réactif vis-à-vis des sollicitations de vos collaborateurs pour ne pas laisser de la frustration ou de l'incompréhension se créer.‍
   3. Créez une base de connaissance avec des tutoriels, accessible à tous, pour encourager l'autonomie dans la prise en main de l'outil sur le long terme.

5. Évaluer et ajuster :

1. Recueillez les retours des utilisateurs après la mise en œuvre du logiciel. À chaud et à froid de préférence pour voir s'il y a une évolution.
2. Ajustez les configurations en fonction des retours pour maximiser l'efficacité du SIRH dans la gestion quotidienne des ressources humaines. D'où l'importance de l'accompagnement et de la flexibilité de l'outil SIRH pour s'adapter à vos besoins.

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