Se former pour s’adapter et rendre le télétravail efficace

Alors que le pays traverse le confinement et que le télétravail devient la norme pour plus de 8 millions d’employés en France, une question se pose : le télétravail rend-il plus productif ? Les chiffres divergent : alors que des études ont montré qu’un salarié en télétravail est interrompu en moyenne 1,6 fois plus souvent qu'une personne travaillant au bureau (étude de la Dares en 2019), d’autres travaux indiquent que le télétravail permet d’augmenter la productivité des salariés d’entre 5 à 30 % (étude DGE / Greenworking / CGET en 2019). Où est la vérité ? Tout est une question d’environnement de travail, de rigueur, d’adaptation, d’outils et d’organisation. Le télétravail peut donc être efficace s’il est bien fait. Nous avons sélectionné et synthétisé les conseils et astuces de plus de 30 articles sur le sujet. Découvrez comment adopter les bons réflexes et quelle formation mettre en place pour un télétravail efficace. 

« Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu’il ne nous prenne par la gorge. »

Winston Churchill.

La question du management 

Manager alors que l’on est en télétravail et manager des salariés eux-mêmes en télétravail demande de s’adapter et de faire évoluer ses pratiques habituelles. De nombreux managers doivent maîtriser très rapidement des nouvelles postures et il est important de prendre en compte la période d’apprentissage nécessaire. Un télétravail efficace demande de la formation.

Au-delà de la posture, la communication doit être retravaillée. En effet la distance avec ses équipes peut laisser plus de place à l’interprétation des messages (écrits ou oraux) et le fait de ne pas fréquenter au quotidien ses salariés laisse moins l’occasion de détecter les signaux faibles. De plus, le partage d’informations est moins spontané et il peut être plus difficile d’avoir une vision globale sur les événements de la journée au sein de son équipe ou d’une équipe à l’autre. 

Voici une synthèse des conseils pratiques

• Être transparent et encourager à être transparent sur son planning, ses projets et objectifs de la journée, notamment en communiquant sur ses temps de pauses et ses temps de “deep work” où il est préférable de ne pas être dérangé.
• Adopter un management basé sur la confiance. Il est quasiment impossible de savoir exactement ce que font des salariés en télétravail. Plutôt que de s’évertuer à tout contrôler, mieux vaut donc développer l’autonomie, responsabiliser, éviter le micro-management, chercher à développer les compétences des salariés. Il est possible de former à ces postures de télétravail, ou de proposer des outils facilitant la mise en place des processus pertinents.
• Utiliser le levier de la motivation intrinsèque (par opposition aux motivations extrinsèques comme l’argent, la gloire, la peur de la punition, etc.). La motivation intrinsèque consiste à agir car on est motivé par la tâche elle-même, on y trouve du plaisir ou un intérêt intrinsèque. Si vous n’êtes pas familier avec le sujet, vous pouvez en savoir plus à travers cet excellent TED : https://www.ted.com/talks/dan_pink_the_puzzle_of_motivation?language=fr
• Préserver l’équilibre de vos équipes en veillant à éviter la solitude des personnes les plus isolées. Cela implique de se renseigner sur la situation des ses salariés et de porter une attention particulière à ceux qui ont le moins de contact social pendant la crise. 
• Éviter la surcharge de travail. Dans certains cas, le télétravail est vecteur de stress et peut déborder sur le temps personnel si la charge de travail n’est pas adaptée. C’est souvent lié à un manque de méthode, d’organisation et de formation chez les équipes en télétravail qui ne maîtrisent pas cette modalité. Le rôle du manager est donc d’ajuster progressivement la charge de travail pour que cette dernière soit toujours adaptée. 
• Se méfier du caractère stressant que peut avoir la communication instantanée. C’est l’un des écueils des messageries instantanées, sms et autres “chat”, parfois l’usage d’un mail peut être positif. Le rôle du manager est donc de savoir quel outil de communication utiliser et à quel moment. 
• Développer davantage d’empathie pour ses équipes : favoriser les feedbacks positifs, s’intéresser réellement au bien être et au niveau de stress, valoriser et encourager, être encore plus à l’écoute… La distance physique peut créer une distance psychologique qu’il convient de compenser par un surplus d’attention. 

La question des rituels et de la culture : 

Le télétravail, surtout s’il est prolongé, bouscule les habitudes et le rythme de travail. Il est donc indispensable de construire de nouveaux rituels, à la fois à l’échelle de l’individu mais aussi à l’échelle de l’entreprise. 

D’un point de vue individuel, il est impératif de séparer de manière claire le début de la fin de journée (changer de lieu, de tenue,...). Il est également important de se ménager des moments de pause clairement identifiés, notamment pour s'aérer à la fenêtre ou faire un minimum d'activité physique. De plus, pour retrouver ses marques et construire un environnement propice au travail, il est important de s’inspirer de son rythme habituel. Quelqu’un ayant énormément d’interactions sociales devra par exemple s’assurer de continuer à en avoir en télétravail. Voici le genre de questions pouvant servir à mieux comprendre ses interactions habituelles pour ensuite les recréer : Quels sont les collègues avec qui j’échange habituellement ? Qui dispose d’informations clés m’aidant à accomplir mes tâches au quotidien ? Quel est le moment que je préfère habituellement dans ma journée ? 

A l’échelle de l’entreprise la question se pose également : quels étaient nos rituels habituels ? Comment étaient organisées nos réunions et nos entretiens ? Quels sont les éléments les plus caractéristiques de notre culture et comment les recréer ? Ce sont ces questions qui vont permettre d'identifier les axes forts de la culture et de les recréer à travers de nouveaux rituels à distance. 

Voici une synthèse des conseils pratiques : 

• Réorganiser les rituels physiques de l’équipe pour en faire des rituels virtuels. Organiser des points individuels ou d’équipe hebdomadaires ou quotidiens (sur un format de standup meeting par exemple). Prévoir des rituels dans le déroulé de ces réunions (ice-breaker, tour de table…) permettra de recréer du lien et de la cohésion. Il peut également être envisageable de créer des rituels à l’échelle de l’entreprise comme envoyer une photo de son décor de télétravail chaque matin. 
• Continuer à créer de l’informel, par exemple en proposant des pauses café à ses collègues et s'appeler de manière spontanée, en saluant ou souhaitant bonne soirée en fin de journée, ou encore en organisant un espace de partage plus détendu où tout le monde peut partager, comme dans une sorte de cafétéria virtuelle. 
• Organiser des réunions “AMA” (“ask me anything”) où la parole est libre, sans ordre du jour et où toutes les questions peuvent être posées librement à un manager ou dirigeant. Ce point fait écho à la logique de la communication transparente abordé précédemment.
• Identifier les informations importantes à partager à l’ensemble des salariés ainsi que les préoccupations de ces derniers. Il peut par exemple être intéressant de mettre en place une communication interne spéciale pendant la période de crise pour s’assurer du bon partage de ces informations clés. 
• De nombreux outils peuvent vous aider à construire ces nouveaux rituels. Certaines entreprises utilisent par exemple les réseaux sociaux pour maintenir des moments informels (Facebook, Snap, Instagram, etc.). 

Certains rituels pourront vous sembler artificiels, surtout au début. C’est tout à fait normal ! Gardez en tête qu’il s’agit avant tout de lancer une dynamique, avec le temps de nouvelles initiatives se mettront en place et une véritable culture en télétravail commencera à se diffuser. La sensibilisation à la culture nécessaire en télétravail peut demander une formation rapide.

Les formations aux outils et méthodes de travail : 

Pour commencer il est nécessaire de s’assurer que les éléments essentiels au télétravail sont bien présents : un ordinateur en état de marche ainsi qu’une connexion internet assez rapide et des outils de communication bien paramétrés. Pourtant ce n’est pas suffisant. 

L’étape suivante est de s’assurer que les outils sont bien maîtrisés. La crise actuelle va obliger de nombreuses entreprises à accélérer le rythme de la digitalisation de leurs processus métiers, cette transformation doit nécessairement s’accompagner d’un processus de formation rapide et efficace aux outils pour s’assurer de ne pas laisser les équipes sur le carreau. 

De la même manière il existe des méthodes de travail pour organiser son télétravail. On peut par exemple penser à des méthodes pour gagner en productivité et éviter d’être dérangé trop fréquemment. La méthode Pomodoro notamment, une technique de gestion du temps qui consiste à se ménager des tranches de 25 min sans perturbation pour optimiser son efficacité. Il existe également d’autres méthodes de gestion de projet agile comme Scrum ou Kanban qui peuvent apporter des éléments de réflexion pour réorganiser la manière de travailler. Une formation rapide à ces méthodes peut être utile lors de la mise en place du télétravail.

Pour les outils et les méthodes, il est recommandé d’encourager ses salariés à prendre un temps d'acclimatation pour se former. Cela signifie prendre le temps de consulter des tutoriels, lire des guides méthodologiques contacter l’assistance technique d’un nouvel outil ou encore de désigner un référent interne qui aura pour pour responsabilité de former l’ensemble des collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils et méthodes de travail. 

Voici une synthèse des conseils pratiques : 

• Adopter des outils de travail collaboratif (Asana, Trello, Monday, Milanote, Basecamp, etc.). 
• Adopter des outils de communication, de nombreux outils proposent aujourd’hui à la fois du chat et des appels (Slack, Skype, Hangout, etc. ). Il est intéressant de noter que de nombreux outils proposent également du partage d’écran, mais que d’autres outils peuvent apporter cette fonctionnalité (join.me par exemple). 
• Ne pas multiplier les outils ! On voit rapidement que plusieurs outils peuvent proposer des fonctionnalités similaires, pour éviter la confusion il est important de bien choisir ses outils. De plus, il faut compter un temps d'acclimatation et d’apprentissage pour chaque outil, période qui sera d’autant plus longue que de nombreux outils sont mis en place simultanément. 
• S’organiser pour rendre ses réunions efficaces : dans la mesure du possible ne pas dépasser les 30 minutes, préparer et partager l’ordre du jour avant la réunion, prioriser et cadrer la durée de chaque sujet, désigner un “scribe” et partager le compte rendu (dans l’idéal dans un outil de gestion de projet plutôt que dans un mail). Si la connexion rend possible l’usage de la vidéo, il est vivement conseillé de l’utiliser pour maximiser le niveau d’engagement des participants. 
• Attention à la sécurité, de nombreuses cyber-attaques adviennent en temps de crise. Pour protéger vos données et vos salariés, vous pouvez : fournir un VPN à vos salariés, faire un rappel des règles de sécurité et des bonnes pratiques, restreindre l’accès aux systèmes les plus sensibles lorsque c’est possible.
• S’appuyer sur les ressources en ligne existantes pour former vos équipes aux méthodes et outils. De nombreux sites proposent des tutoriels et vidéos de formation aux outils digitaux les plus utilisés : https://fr.tuto.com https://www.udemy.com ou encore https://www.elephorm.com

L’adoption de ces nouveaux outils nécessite une bonne prise en main et un accompagnement minimal. C’est aussi une opportunité pour votre organisation. C’est pourquoi il est d’autant plus important de s’assurer de la bonne diffusion de ces nouvelles pratiques. Ainsi seulement ces nouvelles manières de collaborer pourront continuer d’exister une fois la crise terminée et ainsi vous permettre de mieux rebondir.  

Des formations et outils gratuits pendant la crise : 

Pour répondre à l’urgence de la crise de nombreuses entreprises ont décidé de mettre à disposition des contenus et outils pour aider les salariés à mieux télétravailler. Nous vous livrons ici une sélection : 

• Linkedin propose des formations gratuites pour être plus efficace en télétravail : https://www.linkedin.com/learning/paths/etre-efficace-en-teletravail?
• Beekast, plateforme d’organisation des réunions propose 3 mois gratuits : https://www.beekast.com/fr/offre-teletravail/
• Interstis : plateforme collaborative est également gratuit : https://interstis.fr/
• Steerio, plateforme facilitant le travail en équipe ont mis à disposition leur offre premium : https://www.steerio.co/
• Supermood, outil permettant de suivre l’engagement de ses équipes offre des sondages : http://supermood.com/lp/covid-19-coronavirus
• Klaxoon, outil dédié à l’organisation de réunions efficaces propose 3 mois gratuits : https://klaxoon.com/fr/

30 min de coaching gratuit et de formation au télétravail : 

Vous avez des questions complémentaires, pendant la crise nous dédions 1h de notre temps chaque jour à l’accompagnement et la formation de dirigeants et managers sur ces questions de télétravail, vous pouvez réserver un créneau sur le lien suivant : https://alexandremalarewicz.youcanbook.me

Vous avez identifié des astuces et techniques manquantes à cet article ? N’hésitez pas à nous les partager à l’adresse contact@empowill.com, nous serons heureux de compléter cet article ! 

Ressources complémentaires sur la formation au télétravail : 

https://livre.fnac.com/a9399707/Daniel-Pink-La-verite-sur-ce-qui-nous-motive

https://about.gitlab.com/handbook/

https://recruiters.welcometothejungle.com/wp-content/uploads/2019/10/original_landingpage-equipesdispersees-20190913.pdf

https://basecamp.com/books/remote

Pour aller plus loin :
Infographie : les liens entre engagement et formation en entreprise.
Expérience collaborateur et onboarding, les bonnes pratiques de SendinBlue.
Entreprise apprenante : 10 astuces pour passer de mythe à réalité.
10 astuces pour mieux former ses salariés.
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