Par manque de moyens, les PME et ETI peinent à digitaliser leurs outils RH

Par manque de moyens, les PME et ETI peinent à digitaliser leurs outils RH

Alors que la digitalisation des entreprises s’accélère, de nombreux services s’équipent en outils de gestion et d’automatisation. Les services RH ne font pas exception à la règle et l’offre de logiciels et outils RH est aujourd’hui pléthorique.

Pourtant, les besoins ont considérablement évolué en 2020 alors que le télétravail s’est généralisé et que de nombreuses entreprises ont vu leur organisation évoluer. Dès lors, la question de l’alignement entre les besoins des entreprises et l’offre existante se pose. Les résultats de notre étude sur le sujet montrent que les RH de PME et ETI peinent à moderniser leurs outils, notamment par manque de budget mais aussi car les solutions ne sont pas toujours adaptées. 

51% des entreprises de moins de 500 salariés ne disposent pas d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH)

Ce chiffre s’explique notamment par une inadéquation entre les solutions proposées et les besoins de ces petites entreprises. En effet, il apparaît que 48% des PME et ETI ne sont pas satisfaites de leur SIRH. Les raisons évoquées pour ce manque de satisfaction sont la complexité d’utilisation et de mise en place (75%), le prix trop élevé (60%) ou le manque de personnalisation (50%). Ainsi, alors que le SIRH apparaissait comme étant la solution de référence et un idéal vers lequel tendre, les évolutions récentes du secteur remettent en cause cette hégémonie. 

Par ailleurs, on remarque au travers de nos interviews que le terme même de “Système d’information RH” peut faire peur. Il peut faire penser à des suites logicielles RH lourdes, peu agiles, et bien trop coûteuses pour des équipes RH. Ces équipes ont, en général, un besoin précis pour ce qui est de la digitalisation de leurs processus RH. Si la notion même de SIRH s’est imposée dans les consciences, il est associé, pour les entreprises à taille humaine, à ce qu’il faut éviter afin de ne pas tomber dans le piège de logiciels kafkaïens ne permettant pas d’optimiser ses processus RH.

Le prix est un enjeu important dans le choix de ses logiciels RH

Si l’on se concentre sur les PME et ETI, on constate que le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil RH est le prix. Pour 78% des RH de PME et ETI (vs 48% pour les grands groupes), loin devant les difficultés opérationnelles liées à la mise en place (40%). En parallèle, et même si le prix est le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil pour les ressources humaines, le principal facteur différenciant dans la durée est le service client personnalisé et le support métier pour 75% des décideurs. Ce chiffre montre l’importance de l’accompagnement et la particularité des PME et ETI. 

Les fonctions RH dans des structures de moins de 1000 collaborateurs tendent à devenir de plus en plus stratégique. La logique de création de valeur se substitue à la logique administrative qui prévalait autrefois dans ces sociétés. Ainsi, l’accompagnement a pour objectif de permettre à l’entreprise de tirer un maximum de bénéfices de son SIRH / logiciel RH, notamment à l’aune de ses processus internes, sa culture d’entreprise, où le type de population que l’on retrouve dans l’entreprise. 

Ce constat s’oppose au fait que de nombreux SIRH sont particulièrement onéreux (ce sont souvent des suites complètes qui profitent d’une situation d’hégémonie depuis plusieurs années) et très standardisés. On constate qu’une nouvelle génération d’utilisateurs est en train de monter sur le devant de la scène, des professionnels des ressources humaines qui ne souhaitent plus se faire dicter leur usage par un outil, mais à l’inverse cherchent des outils RH personnalisables et personnalisés. L’usage doit prévaloir à ce que propose le logiciel et la moindre frustration côté produit comme l’impossibilité de stocker telle information ou générer telle analyse, peut les dissuader dans l’adoption de leur logiciel RH. C’est d’ailleurs cette réalité qui conduit aujourd’hui les grandes suites SIRH à se détourner des plus petites entreprises car elles ne disposent pas de l’agilité nécessaire afin de les satisfaire. 

Le caractère “complet” des SIRH n’est donc finalement plus un grand avantage compétitif, cela devient même un frein à l’acquisition car les professionnels RH préfèrent éviter de s’encombrer de fonctionnalités qu’ils n’utilisent pas, surtout s’ils doivent les payer au prix fort dans la mesure où ils doivent également payer les frais d’installation. Il est d’ailleurs intéressant de noter que la majorité des logiciels RH spécialisés ne facturent pas ou peu de frais d’installation.

Les fonctionnalités proposées par les SIRH ne sont pas toujours pertinentes 

Au-delà de proposer une suite complète qui souvent n’est pas totalement utilisée (on entend souvent nos clients nous dire “je crois qu’on a ce module dans notre offre, mais on ne l’a jamais utilisé”), les nouvelles fonctionnalités ne sont souvent pas adaptées aux enjeux des RH de PME et ETI. 

En effet, on constate un décalage entre les attentes de ces entreprises et les promesses des éditeurs de certains logiciels RH qui se vantent notamment de proposer des fonctionnalités liées à l’intelligence artificielle ou le big data. En effet, 84% des professionnels interrogés attendent de leur outil RH qu’il permette d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée et moins de 20% attendent des fonctionnalités avancées de conseil basées sur l’intelligence artificielle ou du Big Data. 

Ainsi, alors que les arguments marketings se multiplient pour proposer des fonctionnalités avancées et onéreuses, les besoins restent simples : les PME et ETI ont besoin de se digitaliser avec des outils RH personnalisables et faciles à déployer. Surtout, elles vont privilégier des fonctionnalités très pragmatiques qui répondent à leurs enjeux du quotidien. Le machine learning ou autres innovations technologiques se trouvent bien plus loin des préoccupations ou des besoins des services RH de PME qui peinent encore ne serait-ce qu’à passer leurs entretiens annuels ou leurs entretiens professionnels sur des supports digitaux. 

Outils RH adaptés
Beaucoup de PME et ETI ne gèrent pas encore la digitalisation de leurs entretiens professionnels

De plus en plus d’entreprises multiplient les logiciels RH spécialisés

Une montée en puissance des logiciels RH spécialisés

Il apparaît que les logiciels RH spécialisés se sont largement implantés sur le marché. À l’inverse des SIRH généralistes, ces outils RH spécialisés se concentrent exclusivement sur leur cœur d’expertise (paie, recrutement, formation, gestion des compétences…). Il s’agit souvent de logiciels SaaS (Software As A Service), accessibles à distance (ce qui s’est avéré particulièrement utile depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020).

Ces logiciels sont souvent caractérisés par un prix d’installation moins élevé et des mises à jour facilitées. De plus, l’agilité dans les mises à jour offerte par le modèle SaaS permet d’avoir en permanence un logiciel à jour avec des fonctionnalités plus facilement personnalisables. Cela permet notamment de réduire le nombre de bugs et de faciliter leurs résolutions, un élément incontournable de l’expérience utilisateur pour tous les professionnels RH. Par ailleurs, les logiciels spécialisés ont souvent la possibilité d’adapter certains développements techniques à leurs clients avec une vitesse d’exécution très rapide. C’est également la maintenance qui est facilitée d’autant que la suite est moins lourde, moins complexe que pour les SIRH.

Il est intéressant de noter que le principal point d’attention des services RH est souvent la consolidation des données, en effet il peut être plus compliqué d’utiliser en parallèle plusieurs outils RH et il est important de s’assurer que des connexions puissent être réalisées pour éviter les doubles saisies chronophages. La plupart des logiciels spécialisés proposent aujourd’hui des interfaçages automatisés par API (Application Programming Interface) notamment, qui offre un excellent niveau de fiabilité et de facilité dans la mise en place et l’adaptation). 

De nombreux acteurs hésitent à s’équiper d’un SIRH

Dans le cas où l’entreprise n’est pas équipée d’un SIRH, nous avons cherché à savoir s’il s’agissait d’un projet à venir. Il apparaît que seulement la moitié des participants interrogés envisagent activement de s’équiper d’un SIRH complet. Il est intéressant de noter que dans la quasi-totalité des cas, le projet est repoussé au plus tôt à 2022.

Lorsque l’on regarde ces chiffres dans le détail, on constate que de nouveau, les projets varient en fonction de la taille des entreprises. C’est dans les entreprises de moins de 500 salariés que l’incertitude est la plus forte (45%) tandis que seulement 31% des répondants affirment souhaiter s’équiper d’un SIRH.

Les logiciels cités sont particulièrement divers, dans notre échantillon, aucun acteur ne se dégage précisément et ce sont près de 80 solutions différentes qui sont citées. Ce dernier constat montre de nouveau que le secteur des logiciels RH est particulièrement fragmenté et que peu d’acteurs (même les principaux SIRH) ne concentrent l’essentiel des utilisateurs. 

Digitalisation des PME et ETI

Gestion des talents et formation, les grands oubliés des entreprises de moins de 500 salariés

Si 90% des entreprises de plus de 50 salariés sont équipées d’un outil de gestion de la paie, Seulement 48% sont équipées de logiciel de gestion des talents et de la formation professionnelle. Faute de solutions adaptées et abordables sur le sujet, ces entreprises sont forcées de gérer ces aspects sans outils RH. Les conséquences se font alors sentir à long terme sur la productivité et l’engagement des salariés. 

Les solutions alternatives sur ces différents sujets peuvent alors être des tableaux excel et des solutions artisanales ou encore de faire appel à de la sous-traitance ou de la gestion RH externalisée (DRH à temps partiel, etc.).

Il est important de noter que la tendance de ces dernières années est à un rattrapage sur la thématique de la gestion des talents. En effet, l’évolution du cadre légal (obligation d’entretien professionnel, évolution du CPF et réforme de la formation professionnelle), a amené les entreprises à davantage s’intéresser au sujet du développement des compétences de leurs équipes. 

Ainsi, alors que les métiers évoluent de plus en plus rapidement, que la digitalisation des entreprises s’est accélérée en 2020 et que la pratique de l’up skilling se généralise, il est alarmant de constater que c’est sur ce sujet que les PME et ETI sont les moins bien équipées. 

Pourtant, l’intention est bien là. La plupart des répondants à notre étude affirment souhaiter et besoin d’aller plus loin sur l’écoute de leurs collaborateurs et la mise en place de politiques de développement des compétences ambitieuses. Mieux recueillir le besoin en formation des salariés, répondre à leurs attentes professionnels, fluidifier l’organisation de la formation, suivre les budgets associés ou encore analyser la satisfaction des collaborateurs sont autant de sujets pour lesquels ils ressentent un besoin fort mais qu’ils n’ont pas le temps de traiter faute d’outils RH ou de bande passante. 

Les bouleversements de 2020 n’ont pas tant ébranlé les positions sur les logiciels RH

Si la crise sanitaire a accéléré la digitalisation des entreprises en propulsant le télétravail dans les habitudes de beaucoup d’entreprises, comme nous l’avons vu elle a aussi compliqué la situation financière de ces entreprises qui limitent aujourd’hui leurs investissements. 

Malgré les évolutions des mentalités, pour 55% des répondants, la crise sanitaire de 2020 n’a pas changé la position sur la politique de digitalisation RH et d’achat d’outils RH. La grande majorité des décideurs interrogés citent le manque de budget comme raison principale au manque d’évolution sur le sujet. Pire encore, pour 20% des sondés, la crise a retardé des projets de digitalisation par manque de budget. 

Ainsi, alors que de nombreux acteurs et notamment des petites entreprises avaient un retard à rattraper sur le sujet de la digitalisation RH, la crise menace d’accentuer ce retard et reporte des investissements qui n’ont jamais été aussi nécessaires.

En effet, le sujet de la gestion des talents, et plus largement de l’investissement dans les compétences et le suivi des équipes dans l’entreprise est reconnu par de nombreux acteurs comme un élément clé de survie et de développement dans les années à venir. 

Il est cependant intéressant de noter que pour 30% des répondants, la digitalisation est une étape nécessaire pour mieux travailler à distance et accompagner la transformation digitale des organisations. 

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Pourquoi les catalogues de formation sont-ils dangereux ?

Les catalogues de formation sont souvent considérés comme un élément central dans la politique de formation d’une entreprise. Pourtant, en leur accordant une trop grande importance, on risque de s’éloigner des véritables enjeux lors du choix d’une formation : identification du besoin, réflexion sur les objectifs pédagogiques et les attentes des différentes parties prenantes… Cette courte vidéo explique en quoi la pertinence d’une formation n’est pas garantie par l’exhaustivité du catalogue dont l’on dispose, c’est même tout l’inverse !

Avec les catalogues de formation, le risque de penser au “quoi” avant de penser au “pourquoi” ?

Dans un souci d’efficacité, et face à une demande de formation émanant d’un salarié ou d’un manager, on pense trop souvent au “quoi“. Plutôt que d’interroger la demande pour en savoir plus, la questionner ou élargir sa réflexion en étudiant les différentes manières de procéder, on bascule sur l’offre existante. C’est une réaction pragmatique qui permet d’apporter rapidement des réponses efficaces car souvent faciles à mettre en place. Pourtant, d’un point de vue pédagogique c’est rarement la meilleure solution.

En effet, pour trouver les meilleures formations, il faut considérer avant tout les apprenants, leurs besoins, le cadre d’apprentissage et le contexte, la temporalité, les moyens etc. Ce sont ces facteurs qui vont permettre de trouver la solution la plus adaptée, dans un monde idéal. Le catalogue de formation doit alors intervenir dans un second temps, cela permet de faire des choix éclairés, notamment sur les limites des formations que l’on choisi. Limites que l’on ne perçoit pas si l’on ne prend pas le temps de se poser ces questions préliminaires.

Les catalogues de formation donnent l’illusion du choix

La grande force d’un catalogue de formation est de centraliser et de rendre accessible une quantité importante de formations. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et une idée de la diversité des sujets qui s’offrent aux apprenants. Pourtant, on oublie trop souvent qu’un catalogue de formation n’est jamais assez exhaustif : même le catalogue le plus fourni n’offre qu’une vision partielle de la réalité de l’offre de formation. C’est pourquoi il faut éviter de mener sa réflexion à l’aune de ce que l’on a dans son catalogue de formation.

Dit autrement, il faut être conscient des limites de son catalogue et notamment connaître les critères qui ont été choisis pour la sélection et l’élaboration des formations. Les catalogues de formation sont des outils à destination des salariés et des décideurs RH, mais ces outils doivent être utilisés de manière éclairée. C’est d’ailleurs ce qui est reproché au catalogue de l’application CPF : impossible d’avoir une idée fiable de la qualité réelle des formations.

Le paradoxe du choix, qui nous conduit à prendre de mauvaises décisions

L’autre danger des catalogues de formation est qu’ils nous laissent penser que l’abondance des choix nous aide à prendre de meilleurs décisions alors qu’à l’inverse, le caractère pléthorique des offres de formation réduit la qualité de nos choix et notre satisfaction personnelle. Ce mécanisme est décrit par Barry Schwartz dans son excellent TED.

Plusieurs mécanismes cognitifs entrent en jeu et expliquent ce phénomène : paralysie, aversion à la perte, escalade des attentes. L’étude de ces mécanismes montrent que notre capacité d’analyse peut facilement être biaisée lorsque l’on est confronté à une masse conséquente d’informations à traiter et que l’on ne dispose pas des critères nécessaires pour trier efficacement toutes ces informations. C’est pourquoi l’analyse du besoin et la réflexion en amont de l’étude du catalogue sont primordiales.

Chez Empowill, nous réfutons le dogme du catalogue de formation

Plutôt que de mettre à disposition de nos clients un catalogue de formation exhaustif, nous proposons la logique inverse : face à un besoin identifié et cadré avec précision, nous allons apporter au maximum 3 propositions de formations, jamais davantage. Ces propositions sont à chaque fois sélectionnées avec soin pour répondre au cahier des charges initial (modalité, temporalité, profil du formateur, budget, objectifs d’apprentissage, etc.) et répondent à des critères de qualité exigeants que nous avons mis en place pour l’ensemble de nos formateurs.

Ce processus est nécessairement plus long qu’un simple survol d’un catalogue de formation, mais il permet une efficacité démultipliée des formations mises en place.

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8 critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation en entreprise

8 critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation en entreprise

Choisir un logiciel de gestion de la formation en entreprise peut s’avérer une tâche périlleuse… De nombreux acteurs existent et les différences entre leurs offres ne sont pas toujours tout à fait lisibles. C’est pourquoi nous avons rédigé cette liste de 8 critères à prendre en compte pour choisir au mieux son logiciel de gestion de la formation en entreprise. 

1. L’existence d’un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l’outil

La prise en main et le paramétrage d’un outil peuvent être des étapes fastidieuses et décourageantes pour les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux logiciels. C’est pourquoi il est important que cette étape puisse être suivie par votre prestataire. La mise en service d’un logiciel de gestion de la formation – mais également de tout logiciel SaaS RH – ne se fait pas avec la simple ouverture d’un compte administrateur. 

Cette mise en service doit se traduire par la possibilité pour votre responsable formation ou RH d’utiliser pleinement l’outil. Assurez-vous que le prestataire que vous choisissez vous accompagne sur cette étape qui peut être très chronophage (et pour laquelle votre prestataire saura aller bien plus vite vu qu’il maîtrise l’outil). De plus, méfiez vous des coûts de déploiement trop élevés que facturent les entreprises qui éditent des logiciels de gestion de la formation. Chez Empowill, nous faisons le choix d’offrir ce paramétrage initial de l’outil pour les entreprises de moins de 100 salariés. 

2. La possibilité d’un accompagnement métier et pas seulement un service client

De trop nombreux logiciels RH et grandes suites SIRH se contentent d’offrir un logiciel sans accompagnement métier. Les utilisateurs se retrouvent alors souvent livrés à eux-mêmes dans un environnement qu’ils ne maîtrisent pas. Leurs seuls interlocuteurs sont des commerciaux ne pouvant leur apporter de savoir-faire métier qualifié. C’est pourquoi avant de choisir son logiciel de gestion de la formation il est primordial de s’assurer de la compétence de ses interlocuteurs sur le sujet de la formation et du développement des compétences

Certains éditeurs de logiciels de formation font d’ailleurs le choix de recruter, en plus de commerciaux compétents sur l’outils, des experts métiers afin d’accompagner leurs clients. Il s’agit de leur apporter de la valeur-ajoutée dans l’utilisation de l’outil, de transmettre les meilleures pratiques et de répondre à leurs difficultés. Pour ce qui est d’une politique de formation, l’outil ne fait pas tout. Il faut savoir manier un référentiel de compétences, comprendre comment choisir les bonnes actions de formations, savoir correctement analyser les lacunes en compétences des collaborateurs… Si un logiciel de gestion de la formation vous aidera sur ces sujets, il ne remplacera jamais l’expertise humaine. 

3. Bien définir vos besoins en amont et ne pas faire en fonction de l’offre

L’erreur la plus classique lorsque l’on décide d’acheter un logiciel de gestion de la formation est de regarder les offres existantes et d’affiner son besoin en fonction des fonctionnalités proposées par les différents acteurs. La meilleure manière de choisir son logiciel est d’établir en amont un cahier des charges exhaustif et de choisir son prestataire en fonction de la qualité de la réponse apportée. N’hésitez pas à challenger le prestataire avec qui vous discutez sur les éléments que vous aurez défini dans ce cahier des charges. Il ne faut pas s’attendre à ce qu’un logiciel de gestion de la formation réponde à toute vos attentes – si c’est le cas, n’hésitez pas à investir dans ce dernier bien entendu ! – mais cela vous permettra de choisir le meilleur logiciel par rapport à vos besoins. 

Voici une liste non-exhaustive de questions que posent souvent les responsable formations à ce propos :  

  • Peut-on créer, modifier, gérer un référentiel de compétences ? 
  • Peut-on suivre l’historique des actions de formation de ses salariés ? 
  • Est-il possible de suivre l’évolution de son budget de formation ainsi que des remboursements octroyés par les OPCOs ? 
  • Dispose-t-on d’automatisations comme l’envoi des inscriptions à des formations ? 
  • L’outil dispose-t-il d’un assistant intelligent qui nous alerte lorsqu’un événement qui intéresse le responsable formation se produit ? C’est le cas lorssqu’une formation vient à son terme ou qu’un salarié remplit un questionnaire de satisfaction pour une formation par exemple.
  • Peut-on saisir son catalogue de formation sur le logiciel ? 
  • Dispose-t-on d’un tableau de bord avec des données afin d’objectiver les résultats du plan de formation et en analyser le retour sur investissement ? 
  • Est-il possible de rajouter des administrateurs sur le compte si jamais nous sommes plusieurs à utiliser la plateforme ?   . 
empowill logiciel gestion formation

4. Choisir un logiciel de gestion de la formation adaptatif et agile

L’un des grands risques est de se retrouver avec un logiciel qui n’évolue pas, ou qui évolue avec des délais particulièrement longs. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est intéressant d’interroger votre prestataire sur ses perspectives de développement, sur les prochaines fonctionnalités attendues et sur l’organisation de son équipe produit. Si vous entendez parler de sprint de quelques semaines et d’organisation agile, c’est bon signe. Si les rythmes de développement prennent plus de 6 mois, fuyez. 

Un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui ne prévoit pas de fin à son développement. Il cherchera toujours à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à améliorer l’expérience utilisateur. De ce fait, tout commercial vendant ce logiciel aura en tête le plan de développement produit à venir. Il est donc légitime de poser la question. Si la réponse est hésitante, c’est qu’il y a un loup ! 

5. Le design compte : c’est un élément clé de la prise en main et de l’utilisation

Ne négligez pas l’aspect et le design du logiciel de gestion de la formation que vous choisirez. Au-delà de l’aspect purement esthétique, un travail sur le design est souvent révélateur d’un questionnement de fond sur l’usage, les réflexes de l’utilisateur et la qualité de la navigation. Autant d’éléments qui assurent de faciliter la prise en main et l’adoption de l’outil que vous souhaitez déployer. 

En effet, un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui va se mettre à la place de l’utilisateur au moment de sa conception et qui va se demander de manière extrêmement précise quels sont les actions qui sont faites au quotidien par l’utilisateur, afin de les rendre fluides et lui faire gagner du temps.

6. Le logiciel de gestion de la formation doit être adapté à la taille de votre entreprise

Inutile d’acheter un bus quand un van peut suffire, la même logique s’applique sur le marché des logiciels. La majorité des outils de gestion de la formation proposent des fonctionnalités qui ont été pensées et construites pour une cible particulière. Or on ne gère pas la formation de la même manière quand on est 100 que quand on est 3000. Il convient donc de jeter un œil aux clients de l’entreprise pour s’assurer qu’ils correspondent à votre profil. 

7. Méfiez-vous des logiciels trop généralistes 

Les grandes suites SIRH généralistes ont l’avantage de leurs inconvénients : elle permettent de tout faire mais n’offrent pas de fonctionnalités approfondies sur leurs différents domaines d’intervention. On se retrouve donc parfois avec des logiciels qui permettent d’opérer la gestion du personnel, de la paye, de la formation, des compétences, du staffing… le tout dans un seul outil souvent difficile à utiliser. 

C’est pourquoi il vaut mieux choisir un logiciel spécialisé qui répondra avec précision à vos besoins. Vous remarquerez que les logiciels les plus réputés de nos jours, des start-ups souvent, sont des logiciels qui se concentrent uniquement sur un seul métier, sur une fonction particulière des RH.

8. Capacité de l’outil à bien s’interfacer à vos logiciels existants

Pour faciliter la mise en place de ce nouveau logiciel de gestion de la formation, mais aussi de manière générale son utilisation, il est important que ce dernier soit directement lié aux outils que vous utilisez actuellement. Il n’y a rien de plus frustrant et générateur d’erreurs que de devoir effectuer la même manipulation plusieurs fois de suite sur différents outils. C’est notamment vrai pour la création de fiches collaborateurs pour les nouveaux entrants.

Vous souhaitez passer le pas et choisir un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins ? Découvrez l’offre Empowill. 

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De nombreuses PME se distinguent de leurs concurrentes par leur capacité à innover et notamment à adopter des outils digitaux pour gagner en productivité et efficacité. Les logiciels de gestion des talents permettent de mieux suivre ses salariés, de cultiver leur potentiel et de faciliter leur montée en compétences. Autant d’avantages concurrentiels qui permettent à des entreprises ambitieuses de se distinguer. 

Un logiciel de gestion pour fidéliser ses talents 

Alors que les salariés sont de plus volatiles et qu’il devient de plus en plus coûteux de recruter des bons profils, la question de la fidélisation des talents sort du cadre purement RH pour devenir un véritable enjeu stratégique. Pour réussir, il ne suffit plus d’acheter les bons outils, ou de mettre en place les bons processus de décision : il faut aujourd’hui disposer d’une équipe compétente et motivée. 

Les logiciels de gestion des talents permettent de se concentrer facilement sur l’ensemble de ses salariés et d’augmenter leur motivation et leur efficacité. Le suivi RH individuel prend du temps et ce genre d’outil permet d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur les éléments les plus différenciants : le suivi individuel, les temps d’échanges, les discussions avec les managers sur la motivation générale des équipes, etc. Il s’agit également d’apprécier de manière fine les compétences de ses collaborateurs afin d’analyser les besoins de ces derniers en termes de carrière et de formation. L’objectif est de permettre la montée en compétences afin de favoriser le développement de l’entreprise. 

Un logiciel de gestion des talents pour piloter la formation professionnelle

La formation professionnelle n’a jamais été aussi importante. La crise actuelle a d’ailleurs souligné l’importance de l’adaptation et de la capacité à apprendre rapidement tout en appelant de nombreuses formations (notamment sur la capacité à manager des équipes à distance). Un bon logiciel de gestion des talents doit permettre de centraliser le pilotage de l’ensemble des actions de formation et de visualiser en quelques clics le suivi budgétaire, la satisfaction des équipes, etc. 

De nombreuses études montrent que la formation a des impacts très importants sur l’entreprise, notamment la réduction de l’absentéisme et l’augmentation de la productivité. Un logiciel de gestion des talents permet de mettre en musique la politique de formation nécessaire à ces évolutions 

Pour en savoir plus : il n’a jamais été aussi urgent de se former que maintenant

Logiciel de gestion de la formation pour PME

Un logiciel de management de la formation pour anticiper les évolution des métiers 

De nouveaux métiers ne cessent d’apparaître : data scientist, chef de projet CRM, expert cybersécurité, data protection officer (DPO), référenceur web… tous n’existaient pas il y a quelques années. Changer de poste ou de carrière devient courant et il est alors nécessaire d’acquérir rapidement de nouvelles compétences

Utiliser un logiciel de gestion des talents permet de proposer une formation continue de qualité mais aussi de disposer d’une meilleure visibilité sur les compétences à développer en priorité en fonction des services. Il s’agit de gérer un socle de compétences pour ses collaborateurs et de permettre leurs évaluations par les managers ainsi que leurs analyses par les responsables formations afin qu’ils basent la conception de leur plan de formation sur des données tangibles et pertinentes pour l’entreprise. 

Une bonne politique de formation s’articule en effet autour de l’adéquation entre les besoins en compétences de l’entreprise et ses objectifs stratégiques ce qui fait des logiciels de gestion des talents un véritable levier de développement pour les PME en croissance. 

Vous avez des questions sur les logiciels de gestion de talents ? Les équipes d’Empowill sont à votre disposition afin de discuter avec vous de vos besoins sur ces sujets d’outils

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Pourquoi investir dans un logiciel de management de la formation ?

Les logiciels de management de la formation professionnelle sont particulièrement efficaces : ils permettent de gagner en productivité, de faciliter le suivi en centralisant les informations, d’automatiser un certain nombre de tâches récurrentes, de faciliter la mise en conformité réglementaire. Pourtant encore faut-il bien choisir son logiciel de management de la formation et bien savoir l’utiliser. Cet article vous explique pourquoi ces nouveaux logiciels peuvent vous aider au quotidien. 

Avec la digitalisation, les logiciels de management de la formation se sont bien améliorés. 

Fini les interfaces un peu poussiéreuses des premiers logiciels d’il y a quelques années. Aujourd’hui les entreprises qui développent ces logiciels peuvent compter sur des équipes de designers pour proposer des interfaces simples à utiliser. Il suffit de comparer ci-dessous, une interface classique d’un logiciel comme SAP avec l’interface Empowill. Pendant longtemps l’expérience utilisateur a été relégué au second plan. Les SIRH cherchant davantage à être exhaustifs dans les solutions qu’ils proposent plutôt que intuitifs et faciles d’utilisation. 

Interface logiciel
Interface SAP Classique – Source : blog SAP 2018
Détails de suivi d'une formation
Interface Empowill pour le suivi d’une formation

Les fonctionnalités sont très variées et permettent de se dégager du temps

Voici un rapide tour d’horizon des différentes fonctionnalités que proposent les logiciels de management de la formation. Attention cependant, proposer un nombre très grand de fonctionnalités n’est pas synonymes d’efficacité !

En effet, nous observons l’apparition ces dernières années d’entreprises dédiée à certains postes comme la gestion de la paye, des plannings ou la gestion des personnels. Ce type de logiciels, plus spécialisés sur leur cœur de métier sont plus efficaces car ils concentrent leur réflexion produit sur un métier en particulier plutôt que d’essayer de répondre aux besoins d’un panel large de métiers ce qui nuit à leur efficacité et à leur attractivité. 

Pilotage du plan de formation

C’est LA fonctionnalité la plus importante. La plupart des responsables formation qui ne sont pas outillés d’un logiciel de management de la formation opèrent le suivi et l’animation de leur plan de formation grâce à un tableau excel comportant des dizaines de colonnes.  Ils passent alors souvent plus de temps à saisir de l’information, qu’à la traiter et permettre une amélioration substantielle de l’efficacité de leur politique de formation. 

Les logiciels de gestion de la formation permettent aux responsables formations de s’affranchir de ce tableau excel et, grâce à une automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée, de gagner du temps et donc de se concentrer sur l’essentiel : l’efficacité du plan de formation

Pilotage du plan de formation
L’interface de pilotage du plan de formation

Grâce à une interface dynamique et une expérience utilisateur avancée, ces logiciels vous permettent en quelques clics de savoir où en sont toutes les formations, de vérifier si les participants sont satisfaits via l’envoi d’enquêtes de satisfaction (feedback) personnalisées et automatisées, de programmer de nouvelles actions. Vous êtes également alertés en temps réel sur ce qui se passe autour de votre plan de formation (une formation qui se termine, un feedback complété par un salarié etc…). 

Cerise sur le gâteau, les logiciels de management de la formation professionnelle permettent un suivi budgétaire précis. Il suffit maintenant d’un clic pour savoir combien vous avez dépensé, le statut des remboursements de vos OPCO, etc. Idéal à nouveau pour les responsable formation à qui l’on demande souvent de faire du reporting afin d’évaluer l’investissement dans la politique de formation de l’entreprise et en apprécier son retour sur investissement de manière précise. 

Visualisation logiciel management de la formation
Exemple de l’interface Empowill et du suivi budgétaire

Gestion des compétences de vos collaborateurs par un logiciel de management de la formation

La gestion de la formation n’est aujourd’hui plus dissociable du management des compétences. En effet, la formation s’attache à combler des lacunes en compétences et à renforcer celles qui sont essentielles au développement de l’entreprise. Le plan de formation doit donc être conçu au prisme d’une analyse fine des compétences de ses collaborateurs ce que peu de logiciels RH prennent en compte aujourd’hui. 

Un bon logiciel de management de la formation va donc nécessairement proposer un module autour des compétences. Il s’agit de pouvoir gérer un socle ou référentiel de compétences, de permettre l’évaluation des compétences de ses collaborateurs ainsi que l’analyse de ces évaluations. Avec Empowill, nous avons fait le choix d’inclure un module de management des compétences faisant de notre logiciel de management de la formation un produit complet permettant de penser sa politique de formation de manière cohérente et poussée.

Suivi automatisé des collaborateurs

Lorsque la taille d’une entreprise dépasse les 100 collaborateurs, il devient de plus en plus compliqué de suivre l’ensemble des collaborateurs individuellement. Quelles ont été les formations suivies les dernières années ? Quel budget avons-nous investi ? Quel était le bilan des derniers entretiens de carrière ? Toutes ces informations sont souvent dispersées dans différents dossiers. 

Les logiciels de management de la formation professionnelle apportent une réponse simple : tout centraliser dans une même interface qui permet de consulter l’ensemble des formations effectuées, les évaluations, les questionnaires de satisfaction etc.. Chez Empowill, ce suivi se matérialise dans une frise chronologique ou l’ensemble de l’historique du collaborateur est enregistré. 

Suivi collaborateur Empowill
Suivi individuel des salariés

Feedback personnalisé après les formations

C’est souvent l’une des questions clés pour un responsable formation : les formations organisées étaient-elles pertinentes et efficaces ? Il existe de nombreuses manières de trouver des réponses : feedback à chaud, feedback à froid, etc. Chaque entreprise a souvent ses pratiques. C’est pourquoi un logiciel de management de la formation propose un module de feedback personnalisé. 

En effet, des questionnaires trop standardisées ne seront pas assez adaptés à votre usage car les formations que vous proposerez sont trop différentes. On ne pose pas les mêmes questions à des juniors qu’à des haut cadres, pour des formations en externe ou en interne. Le module de feedback doit vous permettre d’aller chercher de la pertinence dans les réponses. Ce module permet de paramétrer des questions pour poser exactement les plus pertinentes aux collaborateurs. Avec Empowill, ces questionnaires sont directement envoyés depuis la plateforme et les collaborateurs reçoivent la notification sur le boîte mail. 

Pour aller plus loin : nos conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

Le monde de la formation évolue, la manière de gérer la formation aussi.  

De nouvelles pratiques se sont développées dans le monde de la formation et la digitalisation des supports s’accélère alors que des innovations pédagogiques s’imposent : coaching en ligne, SPOC, réalité virtuelle. Les nouveaux logiciels de management de la formations ne sont que le pendant logique de cette évolution. De même que les formations gagnent en efficacité et en pertinence, les responsables formation deviennent mieux équipés et peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Par ailleurs, un logiciel de management de la formation vous permettra de paramétrer et de saisir votre propre catalogue de formation, que vous ayez des prestataires externes avec lesquels vous traitez ou que vous ayez créé vos propres formation en interne.

Vous avez encore des questions sur les fonctionnalités des logiciels de management de la formation ? Vous pouvez consulter notre site pour découvrir les différentes fonctionnalités d’Empowill, ou nous contacter pour solliciter directement une démonstration ! 

Pour aller plus loin :

Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

10 astuces pour réussir son plan de formation

En savoir plus sur la gestion du plan de formation proposée par Empowill

Sources :

Envato – stokkete

https://blogs.sap.com/2018/06/17/aif-implementation-for-pi-proxies-part-1inbound/

Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

C’était une tendance de fond hier, ce le sera probablement encore plus demain : les RH ont de plus en plus besoin de chiffres. C’est notamment vrai autour du sujet de la formation professionnelle : combien avons-nous investi ? Quel a été l’impact sur la performance? Sur le turn-over ? Sur l’engagement ? Ces chiffres sont pourtant souvent compliqués à mesurer de manière fiable. Tour d’horizon des bonnes pratiques pour mesurer l’impact d’une formation et des indicateurs de référence sur ce sujet d’importance. 

Il est de plus en plus important de pouvoir chiffrer ses actions de formation

Le développement des compétences devient un enjeu de plus en plus stratégique pour les entreprises. Nombre d’entre elles sont conscientes qu’il s’agit d’un levier de compétitivité et décident d’investir sur le sujet. Ainsi il ne s’agit plus de complaire à des dispositions légales mais bien d’aller vers une recherche d’efficacité de cette dernière. L’objectif ? Accélérer les prises de poste (onboarding des nouveaux entrants), adapter les compétences des collaborateurs afin de ne pas se reposer uniquement sur le recrutement, préparer son management aux nouvelles méthodes de fonctionnement…. Ce changement de paradigme s’accompagne d’une plus forte demande en chiffres et en mesure d’impact de la formation, notamment de la part des directions générales qui, comme pour tout poste d’investissement, ont besoin d’en déterminer l’efficience afin d’adapter leur politique

De plus, l’évolution des modalités de formation avec la multiplication des outils digitaux permet de simplifier la collecte et le traitement des données.

Un travail de mesure d’impact de la formation qui nécessite des outils et de la sensibilisation

Dès lors, comment procéder ? On observe 3 éléments clés dans la mise en place d’un processus de mesure d’impact de la formation professionnelle :

  • Des outils : aujourd’hui de nombreux logiciels permettent d’automatiser la gestion administrative, de centraliser les informations et de produire des rapports personnalisés. Il s’agit de d’analyser les données – notamment financières – au prismes des actions de formation effectuées et des indicateurs de performances des salariés. Un outil de centralisation et de collecte de donnée permet d’opérer des rapprochement compliqués à gérer via une simple feuille excel, surtout lorsqu’il s’agit d’équipe assez élargie. 
  • Des processus adaptés : pour que les données collectées puissent être ensuite utilisées, il est primordial de s’assurer de leur fiabilité et de leur représentativité. Il faut par exemple collecter des données avant et après la formation, s’assurer d’interroger les bonnes personnes, centraliser pour pouvoir comparer ces données entre différents services ou à différents moments. 
  • Une phase de sensibilisation et de montée en compétence : enfin il est tout aussi important de s’assurer de la bonne compréhension des processus et de la bonne maîtrise des outils par l’ensemble des équipes, y compris l’équipe RH. Une étape de sensibilisation et de montée en compétence est donc souvent nécessaire au préalable de toute étude d’impact exhaustive pour bien comprendre l’impact de la formation sur la performance de l’entreprise. 
chiffres et formation

Certains indicateurs standardisés commencent à s’imposer

Aujourd’hui on constate que certains indicateurs se généralisent à travers les organisations. Ils permettent une communication efficace auprès de l’équipe de direction pour assurer la valorisation du plan de formation :

  • Montant dépensé dans la formation par salarié (éventuellement en fonction de l’équipe, de son statut, son ancienneté).
  • Taux d’utilisation des nouveaux savoir-faire, techniques ou connaissances acquis en formation (mesuré à différentes temporalités entre quelques semaines et 1 an après la formation).
  • Taux de satisfaction des managers des salariés ayant suivi une formation.
  • Taux de turn-over des salariés ayant suivi une formation dans les 6 mois précédant leur départ. 
  • Taux de formations dispensées en interne et les coûts internes associés (salaires, salles, etc.). 
  • Taux de salariés ayant mis en place d’eux-mêmes des démarches d’auto-formation sur leur temps de travail (tutoriels, lecture, etc).

Il faut pourtant aussi reconnaître la dimension immensément humaine et psychologique de la formation

La facilité grandissante avec laquelle nous pouvons avoir des données aujourd’hui ne doit pas nous faire oublier qu’il est impossible de tout chiffrer. Certains impacts doivent être mesurés avec des indicateurs qualitatifs plutôt que quantitatifs (des retours d’expériences plus détaillés et non chiffrés par exemple). En effet la montée en compétences des salariés pourra avoir de nombreux impacts difficiles à chiffrer : gain de confiance en soi, meilleurs relations avec d’autres membres de l’équipe, augmentation du sentiment d’appartenance… 

Cela ne veut pas dire que ces indicateurs ne doivent pas être mesurés, simplement qu’ils doivent être mesurés de manière différente. C’est pourquoi on parle alors plutôt du retour sur attentes que du retour sur investissement

On voit donc que si les chiffres sont un élément important pour le suivi de la formation professionnelle, et qu’ils le deviendront encore plus par la suite, il est également nécessaire de mettre en place une mesure d’impact transverse qui se concentre également sur des indicateurs qualitatifs. 

Mesure impact formation

Vous cherchez à mettre en place une mesure d’impact de votre formation ?

Chez Empowill, nous avons construit un logiciel de gestion permettant de répondre à ses deux attentes de la part des équipes RH : la possibilité de récolter et d’analyser de manière dynamique les données quantitatives liées à la formation pour chaque équipe, salariés et également au prisme des compétences. Aussi, nous favorisons la récolte de feedbacks qualitatifs afin de répondre à ce besoin d’exhaustivité de la mesure d’impact de la formation. Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter pour une démonstration personnalisée.

Pour aller plus loin :

Le partage de connaissances en interne (re)dynamise la formation professionnelle

La formation en start-up, c’est possible !

Comment engager ses collaborateurs par la formation ?

De l’art exigeant de concevoir sa formation

Tout savoir sur la nouvelle certification qualité Qualiopi

Infographie – les chiffres de la formation en 2020

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