8 critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation en entreprise

8 critères pour choisir son logiciel de gestion de la formation en entreprise

Choisir un logiciel de gestion de la formation en entreprise peut s’avérer une tâche périlleuse… De nombreux acteurs existent et les différences entre leurs offres ne sont pas toujours tout à fait lisibles. C’est pourquoi nous avons rédigé cette liste de 8 critères à prendre en compte pour choisir au mieux son logiciel de gestion de la formation en entreprise. 

1. L’existence d’un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l’outil

La prise en main et le paramétrage d’un outil peuvent être des étapes fastidieuses et décourageantes pour les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux logiciels. C’est pourquoi il est important que cette étape puisse être suivie par votre prestataire. La mise en service d’un logiciel de gestion de la formation – mais également de tout logiciel SaaS RH – ne se fait pas avec la simple ouverture d’un compte administrateur. 

Cette mise en service doit se traduire par la possibilité pour votre responsable formation ou RH d’utiliser pleinement l’outil. Assurez-vous que le prestataire que vous choisissez vous accompagne sur cette étape qui peut être très chronophage (et pour laquelle votre prestataire saura aller bien plus vite vu qu’il maîtrise l’outil). De plus, méfiez vous des coûts de déploiement trop élevés que facturent les entreprises qui éditent des logiciels de gestion de la formation. Chez Empowill, nous faisons le choix d’offrir ce paramétrage initial de l’outil pour les entreprises de moins de 100 salariés. 

2. La possibilité d’un accompagnement métier et pas seulement un service client

De trop nombreux logiciels RH et grandes suites SIRH se contentent d’offrir un logiciel sans accompagnement métier. Les utilisateurs se retrouvent alors souvent livrés à eux-mêmes dans un environnement qu’ils ne maîtrisent pas. Leurs seuls interlocuteurs sont des commerciaux ne pouvant leur apporter de savoir-faire métier qualifié. C’est pourquoi avant de choisir son logiciel de gestion de la formation il est primordial de s’assurer de la compétence de ses interlocuteurs sur le sujet de la formation et du développement des compétences

Certains éditeurs de logiciels de formation font d’ailleurs le choix de recruter, en plus de commerciaux compétents sur l’outils, des experts métiers afin d’accompagner leurs clients. Il s’agit de leur apporter de la valeur-ajoutée dans l’utilisation de l’outil, de transmettre les meilleures pratiques et de répondre à leurs difficultés. Pour ce qui est d’une politique de formation, l’outil ne fait pas tout. Il faut savoir manier un référentiel de compétences, comprendre comment choisir les bonnes actions de formations, savoir correctement analyser les lacunes en compétences des collaborateurs… Si un logiciel de gestion de la formation vous aidera sur ces sujets, il ne remplacera jamais l’expertise humaine. 

3. Bien définir vos besoins en amont et ne pas faire en fonction de l’offre

L’erreur la plus classique lorsque l’on décide d’acheter un logiciel de gestion de la formation est de regarder les offres existantes et d’affiner son besoin en fonction des fonctionnalités proposées par les différents acteurs. La meilleure manière de choisir son logiciel est d’établir en amont un cahier des charges exhaustif et de choisir son prestataire en fonction de la qualité de la réponse apportée. N’hésitez pas à challenger le prestataire avec qui vous discutez sur les éléments que vous aurez défini dans ce cahier des charges. Il ne faut pas s’attendre à ce qu’un logiciel de gestion de la formation réponde à toute vos attentes – si c’est le cas, n’hésitez pas à investir dans ce dernier bien entendu ! – mais cela vous permettra de choisir le meilleur logiciel par rapport à vos besoins. 

Voici une liste non-exhaustive de questions que posent souvent les responsable formations à ce propos :  

  • Peut-on créer, modifier, gérer un référentiel de compétences ? 
  • Peut-on suivre l’historique des actions de formation de ses salariés ? 
  • Est-il possible de suivre l’évolution de son budget de formation ainsi que des remboursements octroyés par les OPCOs ? 
  • Dispose-t-on d’automatisations comme l’envoi des inscriptions à des formations ? 
  • L’outil dispose-t-il d’un assistant intelligent qui nous alerte lorsqu’un événement qui intéresse le responsable formation se produit ? C’est le cas lorssqu’une formation vient à son terme ou qu’un salarié remplit un questionnaire de satisfaction pour une formation par exemple.
  • Peut-on saisir son catalogue de formation sur le logiciel ? 
  • Dispose-t-on d’un tableau de bord avec des données afin d’objectiver les résultats du plan de formation et en analyser le retour sur investissement ? 
  • Est-il possible de rajouter des administrateurs sur le compte si jamais nous sommes plusieurs à utiliser la plateforme ?   . 
empowill logiciel gestion formation

4. Choisir un logiciel de gestion de la formation adaptatif et agile

L’un des grands risques est de se retrouver avec un logiciel qui n’évolue pas, ou qui évolue avec des délais particulièrement longs. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est intéressant d’interroger votre prestataire sur ses perspectives de développement, sur les prochaines fonctionnalités attendues et sur l’organisation de son équipe produit. Si vous entendez parler de sprint de quelques semaines et d’organisation agile, c’est bon signe. Si les rythmes de développement prennent plus de 6 mois, fuyez. 

Un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui ne prévoit pas de fin à son développement. Il cherchera toujours à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à améliorer l’expérience utilisateur. De ce fait, tout commercial vendant ce logiciel aura en tête le plan de développement produit à venir. Il est donc légitime de poser la question. Si la réponse est hésitante, c’est qu’il y a un loup ! 

5. Le design compte : c’est un élément clé de la prise en main et de l’utilisation

Ne négligez pas l’aspect et le design du logiciel de gestion de la formation que vous choisirez. Au-delà de l’aspect purement esthétique, un travail sur le design est souvent révélateur d’un questionnement de fond sur l’usage, les réflexes de l’utilisateur et la qualité de la navigation. Autant d’éléments qui assurent de faciliter la prise en main et l’adoption de l’outil que vous souhaitez déployer. 

En effet, un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui va se mettre à la place de l’utilisateur au moment de sa conception et qui va se demander de manière extrêmement précise quels sont les actions qui sont faites au quotidien par l’utilisateur, afin de les rendre fluides et lui faire gagner du temps.

6. Le logiciel de gestion de la formation doit être adapté à la taille de votre entreprise

Inutile d’acheter un bus quand un van peut suffire, la même logique s’applique sur le marché des logiciels. La majorité des outils de gestion de la formation proposent des fonctionnalités qui ont été pensées et construites pour une cible particulière. Or on ne gère pas la formation de la même manière quand on est 100 que quand on est 3000. Il convient donc de jeter un œil aux clients de l’entreprise pour s’assurer qu’ils correspondent à votre profil. 

7. Méfiez-vous des logiciels trop généralistes 

Les grandes suites SIRH généralistes ont l’avantage de leurs inconvénients : elle permettent de tout faire mais n’offrent pas de fonctionnalités approfondies sur leurs différents domaines d’intervention. On se retrouve donc parfois avec des logiciels qui permettent d’opérer la gestion du personnel, de la paye, de la formation, des compétences, du staffing… le tout dans un seul outil souvent difficile à utiliser. 

C’est pourquoi il vaut mieux choisir un logiciel spécialisé qui répondra avec précision à vos besoins. Vous remarquerez que les logiciels les plus réputés de nos jours, des start-ups souvent, sont des logiciels qui se concentrent uniquement sur un seul métier, sur une fonction particulière des RH.

8. Capacité de l’outil à bien s’interfacer à vos logiciels existants

Pour faciliter la mise en place de ce nouveau logiciel de gestion de la formation, mais aussi de manière générale son utilisation, il est important que ce dernier soit directement lié aux outils que vous utilisez actuellement. Il n’y a rien de plus frustrant et générateur d’erreurs que de devoir effectuer la même manipulation plusieurs fois de suite sur différents outils. C’est notamment vrai pour la création de fiches collaborateurs pour les nouveaux entrants.

Vous souhaitez passer le pas et choisir un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins ? Découvrez l’offre Empowill. 

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De nombreuses PME se distinguent de leurs concurrentes par leur capacité à innover et notamment à adopter des outils digitaux pour gagner en productivité et efficacité. Les logiciels de gestion des talents permettent de mieux suivre ses salariés, de cultiver leur potentiel et de faciliter leur montée en compétences. Autant d’avantages concurrentiels qui permettent à des entreprises ambitieuses de se distinguer. 

Un logiciel de gestion pour fidéliser ses talents 

Alors que les salariés sont de plus volatiles et qu’il devient de plus en plus coûteux de recruter des bons profils, la question de la fidélisation des talents sort du cadre purement RH pour devenir un véritable enjeu stratégique. Pour réussir, il ne suffit plus d’acheter les bons outils, ou de mettre en place les bons processus de décision : il faut aujourd’hui disposer d’une équipe compétente et motivée. 

Les logiciels de gestion des talents permettent de se concentrer facilement sur l’ensemble de ses salariés et d’augmenter leur motivation et leur efficacité. Le suivi RH individuel prend du temps et ce genre d’outil permet d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur les éléments les plus différenciants : le suivi individuel, les temps d’échanges, les discussions avec les managers sur la motivation générale des équipes, etc. Il s’agit également d’apprécier de manière fine les compétences de ses collaborateurs afin d’analyser les besoins de ces derniers en termes de carrière et de formation. L’objectif est de permettre la montée en compétences afin de favoriser le développement de l’entreprise. 

Un logiciel de gestion des talents pour piloter la formation professionnelle

La formation professionnelle n’a jamais été aussi importante. La crise actuelle a d’ailleurs souligné l’importance de l’adaptation et de la capacité à apprendre rapidement tout en appelant de nombreuses formations (notamment sur la capacité à manager des équipes à distance). Un bon logiciel de gestion des talents doit permettre de centraliser le pilotage de l’ensemble des actions de formation et de visualiser en quelques clics le suivi budgétaire, la satisfaction des équipes, etc. 

De nombreuses études montrent que la formation a des impacts très importants sur l’entreprise, notamment la réduction de l’absentéisme et l’augmentation de la productivité. Un logiciel de gestion des talents permet de mettre en musique la politique de formation nécessaire à ces évolutions 

Pour en savoir plus : il n’a jamais été aussi urgent de se former que maintenant

Logiciel de gestion de la formation pour PME

Un logiciel de management de la formation pour anticiper les évolution des métiers 

De nouveaux métiers ne cessent d’apparaître : data scientist, chef de projet CRM, expert cybersécurité, data protection officer (DPO), référenceur web… tous n’existaient pas il y a quelques années. Changer de poste ou de carrière devient courant et il est alors nécessaire d’acquérir rapidement de nouvelles compétences

Utiliser un logiciel de gestion des talents permet de proposer une formation continue de qualité mais aussi de disposer d’une meilleure visibilité sur les compétences à développer en priorité en fonction des services. Il s’agit de gérer un socle de compétences pour ses collaborateurs et de permettre leurs évaluations par les managers ainsi que leurs analyses par les responsables formations afin qu’ils basent la conception de leur plan de formation sur des données tangibles et pertinentes pour l’entreprise. 

Une bonne politique de formation s’articule en effet autour de l’adéquation entre les besoins en compétences de l’entreprise et ses objectifs stratégiques ce qui fait des logiciels de gestion des talents un véritable levier de développement pour les PME en croissance. 

Vous avez des questions sur les logiciels de gestion de talents ? Les équipes d’Empowill sont à votre disposition afin de discuter avec vous de vos besoins sur ces sujets d’outils

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Les logiciels de management de la formation professionnelle sont particulièrement efficaces : ils permettent de gagner en productivité, de faciliter le suivi en centralisant les informations, d’automatiser un certain nombre de tâches récurrentes, de faciliter la mise en conformité réglementaire. Pourtant encore faut-il bien choisir son logiciel de management de la formation et bien savoir l’utiliser. Cet article vous explique pourquoi ces nouveaux logiciels peuvent vous aider au quotidien. 

Avec la digitalisation, les logiciels de management de la formation se sont bien améliorés. 

Fini les interfaces un peu poussiéreuses des premiers logiciels d’il y a quelques années. Aujourd’hui les entreprises qui développent ces logiciels peuvent compter sur des équipes de designers pour proposer des interfaces simples à utiliser. Il suffit de comparer ci-dessous, une interface classique d’un logiciel comme SAP avec l’interface Empowill. Pendant longtemps l’expérience utilisateur a été relégué au second plan. Les SIRH cherchant davantage à être exhaustifs dans les solutions qu’ils proposent plutôt que intuitifs et faciles d’utilisation. 

Interface logiciel
Interface SAP Classique – Source : blog SAP 2018
Interface Empowill logiciel formation professionnelle
Interface Empowill pour le suivi d’une formation

Les fonctionnalités sont très variées et permettent de se dégager du temps

Voici un rapide tour d’horizon des différentes fonctionnalités que proposent les logiciels de management de la formation. Attention cependant, proposer un nombre très grand de fonctionnalités n’est pas synonymes d’efficacité !

En effet, nous observons l’apparition ces dernières années d’entreprises dédiée à certains postes comme la gestion de la paye, des plannings ou la gestion des personnels. Ce type de logiciels, plus spécialisés sur leur cœur de métier sont plus efficaces car ils concentrent leur réflexion produit sur un métier en particulier plutôt que d’essayer de répondre aux besoins d’un panel large de métiers ce qui nuit à leur efficacité et à leur attractivité. 

Pilotage du plan de formation

C’est LA fonctionnalité la plus importante. La plupart des responsables formation qui ne sont pas outillés d’un logiciel de management de la formation opèrent le suivi et l’animation de leur plan de formation grâce à un tableau excel comportant des dizaines de colonnes.  Ils passent alors souvent plus de temps à saisir de l’information, qu’à la traiter et permettre une amélioration substantielle de l’efficacité de leur politique de formation. 

Les logiciels de gestion de la formation permettent aux responsables formations de s’affranchir de ce tableau excel et, grâce à une automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée, de gagner du temps et donc de se concentrer sur l’essentiel : l’efficacité du plan de formation

Grâce à une interface dynamique et une expérience utilisateur avancée, ces logiciels vous permettent en quelques clics de savoir où en sont toutes les formations, de vérifier si les participants sont satisfaits via l’envoi d’enquêtes de satisfaction (feedback) personnalisées et automatisées, de programmer de nouvelles actions. Vous êtes également alertés en temps réel sur ce qui se passe autour de votre plan de formation (une formation qui se termine, un feedback complété par un salarié etc…). 

Cerise sur le gâteau, les logiciels de management de la formation professionnelle permettent un suivi budgétaire précis. Il suffit maintenant d’un clic pour savoir combien vous avez dépensé, le statut des remboursements de vos OPCO, etc. Idéal à nouveau pour les responsable formation à qui l’on demande souvent de faire du reporting afin d’évaluer l’investissement dans la politique de formation de l’entreprise et en apprécier son retour sur investissement de manière précise. 

Visualisation logiciel management de la formation
Exemple de l’interface Empowill et du suivi budgétaire

Gestion des compétences de vos collaborateurs par un logiciel de management de la formation

La gestion de la formation n’est aujourd’hui plus dissociable du management des compétences. En effet, la formation s’attache à combler des lacunes en compétences et à renforcer celles qui sont essentielles au développement de l’entreprise. Le plan de formation doit donc être conçu au prisme d’une analyse fine des compétences de ses collaborateurs ce que peu de logiciels RH prennent en compte aujourd’hui. 

Un bon logiciel de management de la formation va donc nécessairement proposer un module autour des compétences. Il s’agit de pouvoir gérer un socle ou référentiel de compétences, de permettre l’évaluation des compétences de ses collaborateurs ainsi que l’analyse de ces évaluations. Avec Empowill, nous avons fait le choix d’inclure un module de management des compétences faisant de notre logiciel de management de la formation un produit complet permettant de penser sa politique de formation de manière cohérente et poussée.

Suivi automatisé des collaborateurs

Lorsque la taille d’une entreprise dépasse les 100 collaborateurs, il devient de plus en plus compliqué de suivre l’ensemble des collaborateurs individuellement. Quelles ont été les formations suivies les dernières années ? Quel budget avons-nous investi ? Quel était le bilan des derniers entretiens de carrière ? Toutes ces informations sont souvent dispersées dans différents dossiers. 

Les logiciels de management de la formation professionnelle apportent une réponse simple : tout centraliser dans une même interface qui permet de consulter l’ensemble des formations effectuées, les évaluations, les questionnaires de satisfaction etc.. Chez Empowill, ce suivi se matérialise dans une frise chronologique ou l’ensemble de l’historique du collaborateur est enregistré. 

Suivi collaborateur Empowill
Suivi individuel des salariés

Feedback personnalisé après les formations

C’est souvent l’une des questions clés pour un responsable formation : les formations organisées étaient-elles pertinentes et efficaces ? Il existe de nombreuses manières de trouver des réponses : feedback à chaud, feedback à froid, etc. Chaque entreprise a souvent ses pratiques. C’est pourquoi un logiciel de management de la formation propose un module de feedback personnalisé. 

En effet, des questionnaires trop standardisées ne seront pas assez adaptés à votre usage car les formations que vous proposerez sont trop différentes. On ne pose pas les mêmes questions à des juniors qu’à des haut cadres, pour des formations en externe ou en interne. Le module de feedback doit vous permettre d’aller chercher de la pertinence dans les réponses. Ce module permet de paramétrer des questions pour poser exactement les plus pertinentes aux collaborateurs. Avec Empowill, ces questionnaires sont directement envoyés depuis la plateforme et les collaborateurs reçoivent la notification sur le boîte mail. 

Pour aller plus loin : nos conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

Le monde de la formation évolue, la manière de gérer la formation aussi.  

De nouvelles pratiques se sont développées dans le monde de la formation et la digitalisation des supports s’accélère alors que des innovations pédagogiques s’imposent : coaching en ligne, SPOC, réalité virtuelle. Les nouveaux logiciels de management de la formations ne sont que le pendant logique de cette évolution. De même que les formations gagnent en efficacité et en pertinence, les responsables formation deviennent mieux équipés et peuvent enfin se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Par ailleurs, un logiciel de management de la formation vous permettra de paramétrer et de saisir votre propre catalogue de formation, que vous ayez des prestataires externes avec lesquels vous traitez ou que vous ayez créé vos propres formation en interne.

Vous avez encore des questions sur les fonctionnalités des logiciels de management de la formation ? Vous pouvez consulter notre site pour découvrir les différentes fonctionnalités d’Empowill, ou nous contacter pour solliciter directement une démonstration ! 

Pour aller plus loin :

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En savoir plus sur la gestion du plan de formation proposée par Empowill

Sources :

Envato – stokkete

https://blogs.sap.com/2018/06/17/aif-implementation-for-pi-proxies-part-1inbound/

Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

C’était une tendance de fond hier, ce le sera probablement encore plus demain : les RH ont de plus en plus besoin de chiffres. C’est notamment vrai autour du sujet de la formation professionnelle : combien avons-nous investi ? Quel a été l’impact sur la performance? Sur le turn-over ? Sur l’engagement ? Ces chiffres sont pourtant souvent compliqués à mesurer de manière fiable. Tour d’horizon des bonnes pratiques pour mesurer l’impact d’une formation et des indicateurs de référence sur ce sujet d’importance. 

Il est de plus en plus important de pouvoir chiffrer ses actions de formation

Le développement des compétences devient un enjeu de plus en plus stratégique pour les entreprises. Nombre d’entre elles sont conscientes qu’il s’agit d’un levier de compétitivité et décident d’investir sur le sujet. Ainsi il ne s’agit plus de complaire à des dispositions légales mais bien d’aller vers une recherche d’efficacité de cette dernière. L’objectif ? Accélérer les prises de poste (onboarding des nouveaux entrants), adapter les compétences des collaborateurs afin de ne pas se reposer uniquement sur le recrutement, préparer son management aux nouvelles méthodes de fonctionnement…. Ce changement de paradigme s’accompagne d’une plus forte demande en chiffres et en mesure d’impact de la formation, notamment de la part des directions générales qui, comme pour tout poste d’investissement, ont besoin d’en déterminer l’efficience afin d’adapter leur politique

De plus, l’évolution des modalités de formation avec la multiplication des outils digitaux permet de simplifier la collecte et le traitement des données.

Un travail de mesure d’impact de la formation qui nécessite des outils et de la sensibilisation

Dès lors, comment procéder ? On observe 3 éléments clés dans la mise en place d’un processus de mesure d’impact de la formation professionnelle :

  • Des outils : aujourd’hui de nombreux logiciels permettent d’automatiser la gestion administrative, de centraliser les informations et de produire des rapports personnalisés. Il s’agit de d’analyser les données – notamment financières – au prismes des actions de formation effectuées et des indicateurs de performances des salariés. Un outil de centralisation et de collecte de donnée permet d’opérer des rapprochement compliqués à gérer via une simple feuille excel, surtout lorsqu’il s’agit d’équipe assez élargie. 
  • Des processus adaptés : pour que les données collectées puissent être ensuite utilisées, il est primordial de s’assurer de leur fiabilité et de leur représentativité. Il faut par exemple collecter des données avant et après la formation, s’assurer d’interroger les bonnes personnes, centraliser pour pouvoir comparer ces données entre différents services ou à différents moments. 
  • Une phase de sensibilisation et de montée en compétence : enfin il est tout aussi important de s’assurer de la bonne compréhension des processus et de la bonne maîtrise des outils par l’ensemble des équipes, y compris l’équipe RH. Une étape de sensibilisation et de montée en compétence est donc souvent nécessaire au préalable de toute étude d’impact exhaustive pour bien comprendre l’impact de la formation sur la performance de l’entreprise. 
chiffres et formation

Certains indicateurs standardisés commencent à s’imposer

Aujourd’hui on constate que certains indicateurs se généralisent à travers les organisations. Ils permettent une communication efficace auprès de l’équipe de direction pour assurer la valorisation du plan de formation :

  • Montant dépensé dans la formation par salarié (éventuellement en fonction de l’équipe, de son statut, son ancienneté).
  • Taux d’utilisation des nouveaux savoir-faire, techniques ou connaissances acquis en formation (mesuré à différentes temporalités entre quelques semaines et 1 an après la formation).
  • Taux de satisfaction des managers des salariés ayant suivi une formation.
  • Taux de turn-over des salariés ayant suivi une formation dans les 6 mois précédant leur départ. 
  • Taux de formations dispensées en interne et les coûts internes associés (salaires, salles, etc.). 
  • Taux de salariés ayant mis en place d’eux-mêmes des démarches d’auto-formation sur leur temps de travail (tutoriels, lecture, etc).

Il faut pourtant aussi reconnaître la dimension immensément humaine et psychologique de la formation

La facilité grandissante avec laquelle nous pouvons avoir des données aujourd’hui ne doit pas nous faire oublier qu’il est impossible de tout chiffrer. Certains impacts doivent être mesurés avec des indicateurs qualitatifs plutôt que quantitatifs (des retours d’expériences plus détaillés et non chiffrés par exemple). En effet la montée en compétences des salariés pourra avoir de nombreux impacts difficiles à chiffrer : gain de confiance en soi, meilleurs relations avec d’autres membres de l’équipe, augmentation du sentiment d’appartenance… 

Cela ne veut pas dire que ces indicateurs ne doivent pas être mesurés, simplement qu’ils doivent être mesurés de manière différente. C’est pourquoi on parle alors plutôt du retour sur attentes que du retour sur investissement

On voit donc que si les chiffres sont un élément important pour le suivi de la formation professionnelle, et qu’ils le deviendront encore plus par la suite, il est également nécessaire de mettre en place une mesure d’impact transverse qui se concentre également sur des indicateurs qualitatifs. 

Mesure impact formation

Vous cherchez à mettre en place une mesure d’impact de votre formation ?

Chez Empowill, nous avons construit un logiciel de gestion permettant de répondre à ses deux attentes de la part des équipes RH : la possibilité de récolter et d’analyser de manière dynamique les données quantitatives liées à la formation pour chaque équipe, salariés et également au prisme des compétences. Aussi, nous favorisons la récolte de feedbacks qualitatifs afin de répondre à ce besoin d’exhaustivité de la mesure d’impact de la formation. Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter pour une démonstration personnalisée.

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10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle n’est pas toujours évident. De nombreuses solutions existent sur le marché et pour bien faire son choix il convient de comprendre les différents avantages et inconvénients. Nous avons sélectionné ici une liste de 10 conseils qui vous permettront d’orienter votre choix vers le logiciel de gestion de la formation professionnelle qui répondra le mieux à vos besoins présents et futurs. 

1) Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle qui s’adapte à vos besoins et non l’inverse

L’élément le plus important à garder en tête est le suivant : un logiciel de gestion RH doit s’adapter aux besoins de l’entreprise et du responsable formation, et non l’inverse. De trop nombreux outils standardisés imposent plutôt qu’ils ne proposent des processus. Le marché s’est structuré de cette manière au début des années 2000 alors que de nombreuses entreprises ne plaçaient pas la réflexion sur l’ingénierie pédagogique au centre de leurs préoccupations et acceptaient de s’équiper d’outils standardisés qui calquaient des modes opératoires standardisés. 

Cette manière de procéder est aujourd’hui révolue et une politique de formation efficace est nécessairement adaptée aux enjeux de l’entreprise, à sa culture, aux besoins de ses salariés. Un logiciel de gestion de la formation professionnelle doit donc vous permettre de mettre en musique la politique de formation que vous souhaitez et non l’inverse. 

2) La solution la plus exhaustive n’est pas toujours la plus efficace

De nombreux logiciels de gestion RH se sont développés entre les années 2000 et 2010 avec une vocation claire : proposer la solution la plus complète et sophistiquée de gestion de la formation. Si on doit leur reconnaître leur exhaustivité, ces logiciels manquent malheureusement de simplicité d’utilisation et d’efficacité. Ainsi, nous vous conseillons d’éviter les solutions trop techniques proposant des modules avancés, complexes à paramétrer et longs à mettre en place. Favorisez à l’inverse des solutions plus agiles et modulables qui seront plus adaptées à vos besoins et plus rapides à déployer. 3) 3)

3) Privilégier le mode SaaS, aujourd’hui incontournable

Les offres SaaS se sont largement démocratisées ces dernières années, elles couvrent aujourd’hui non seulement les besoins les plus courants comme la gestion administrative, mais également des modules plus spécifiques comme la gestion des compétences ou des entretiens annuels. L’avantage de ce type d’outils est la facilité d’utilisation (100% accessible en permanence), la modularité et la facilité d’évolution. 

En moyenne, un logiciel de gestion de la formation professionnelle en mode SaaS permet de dématérialiser 80% des processus administratifs RH et d’économiser 25 à 50% du temps administratif. 

4) L’ergonomie et la facilité de prise en main

L’interface et la qualité de l’expérience utilisateur sont des éléments clés dans la prise en main du logiciel de gestion RH. Mieux vaut privilégier un logiciel intuitif, facile à utiliser, qui ne nécessite pas de longues heures de prise en main plutôt qu’un logiciel complexe, aux fonctionnalités avancées qui ne seront jamais vraiment exploitées. 

logiciel gestion RH
Crédit : Envato – Rawpixel

5) L’intégration avec d’autres logiciels SIRH

Aujourd’hui, les meilleurs logiciels de gestion de la formation professionnelle proposent des intégrations avec de nombreux SIRH ou autres plateformes. Ces intégrations permettent un gain de temps considérable à la mise en place de l’outil, mais aussi dans la gestion au quotidien et la centralisation des informations. C’est un point à ne pas négliger pour éviter de jongler entre de trop nombreux outils. 

6) L’automatisation facile grâce à un logiciel de gestion RH

L’un des principaux intérêts d’un logiciel de gestion de la formation professionnelle est le gain de temps sur les tâches administratives et répétitives. Il convient donc de s’assurer que la solution qui vous intéresse propose d’automatiser la majorité des tâches que vous avez à effectuer. 

Quelques exemples : envoi d’emails lorsque l’on planifie des formations, centralisation automatique des données liées aux formations des salariés, l’envoi de documents permettant de fluidifier la gestion administrative…

7) La production de rapports et chiffres

Une plateforme de gestion de la formation permet au responsable formation de valoriser son métier via la production de rapports chiffrés. Mieux vaut donc orienter son choix vers une solution capable de facilement proposer des rapports sur les principaux indicateurs de performance de votre politique de formation : budget, nombre de formations effectuées, taux de satisfactions etc. 

8) Un fournisseur qui connaît le métier

De nombreux prestataires de logiciels de formation sont de simples agences webs qui ont développé des outils digitaux. Pourtant, l’expérience montre que les meilleurs logiciels sont développés par des acteurs qui connaissent le marché et disposent d’une réelle expertise métier. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous renseigner avec soin sur l’entreprise et de préférer un fournisseur disposant d’une réelle expertise métier, c’est un gage de qualité pour le logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

9) La qualité et la réactivité du support client

La mise en place de ce genre d’outil se fait rarement de manière 100% automatisée, au delà de la prise en main par le responsable formation, il s’agit de maîtriser l’ensembles du fonctionnement de la solution que vous choisissez, mais également de la déployer de la manière la plus efficace au sein de l’entreprise. Pour réussir ces étapes clés, le mieux est souvent de s’appuyer sur votre prestataire qui pourra alors vous proposer un support projet pour le déploiement et la prise en main de l’outil. Cette proposition de valeur est clé et vous permettra de distinguer le simple prestataire de solution digitale du véritable expert métier qui vous accompagnera dans la durée. 

10) La facilité d’utilisation pour les salariés formés

De trop nombreuses solutions et plateformes sollicitent les salariés, leurs demandent de créer des comptes, télécharger des applications ou  de se connecter à des outils qu’ils n’utiliseront le plus souvent jamais. Pour être le plus efficace possible, votre solution de gestion de la formation professionnelle doit être transparent pour les salariés. Cela suppose de leur demander le minimum de travail possible et de ne les solliciter que lorsqu’ils ont besoin d’effectuer des actions précises, le plus souvent par mail. 

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Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

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Le métier de responsable formation a largement évolué ces dernières années et devient une fonction de plus en plus reconnue et stratégique dans l’entreprise. La gestion des talents devient un véritable critère d’attractivité pour les entreprises et un vecteur de développement et de compétitivité. Dans ce contexte, il est souvent nécessaire de s’équiper des outils adaptés pour gagner en efficacité et en productivité en se concentrant sur les tâches à haute valeur ajoutée. Plusieurs solutions SaaS de gestion de la formation professionnelle existent sur le marché et permettent de faire de la formation et de la gestion des talents un atout pour l’entreprise. 

Gagner du temps sur la gestion de la formation professionnelle 

Les réformes successives et les évolutions légales ont complexifié la gestion de la formation. Or aujourd’hui de nombreuses tâches sont facilement automatisables : gestion administrative, communication avec l’OPCO, planification des formations, envoi de rappels, etc. C’est pourquoi un SaaS de gestion de la formation permet au responsable formation de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée : suivi des collaborateurs, ingénierie pédagogique, sourcing des formateurs les plus pertinents, évaluation de l’impact, etc. 

Mieux accompagner les salariés dans le développement de leurs compétences et de leur employabilité

Utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle permet d’accompagner dans la durée les salariés dans le développement de leurs compétences. Les actions de formations peuvent être suivies dans le temps et mieux documentées, les expertises mieux valorisées et le suivi individuel généralisé. 

logiciel gestion formation professionnelle
Crédit : Envato – nd3000

Mettre en place une dynamique d’entreprise apprenante

Développer une véritable culture de l’apprentissage qui valorise la prise d’initiative et l’apprentissage des salariés dans un environnement agile est le rêve de beaucoup d’entreprises. Un SaaS de gestion de la formation est un outil indispensable à la mise en place de ce genre de culture d’entreprise. En effet, une telle dynamique nécessite un travail de fond sur la culture, les processus RH, le suivi… Dans cette perspective, digitaliser la gestion de la formation professionnelle avec un outil efficace permet d’automatiser un certain nombre de tâches pour se concentrer sur les points qui nécessitent le plus de temps, l’accompagnement individuel et l’amélioration continue des processus RH notamment. 

Être un appui pour la stratégie et le développement de l’entreprise

Utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle permet de mettre les compétences au cœur du développement de l’entreprise. De nombreuses entreprises connaissent des difficultés de recrutement ou de fidélisation des salariés. La formation et plus généralement le développement des compétences devient donc un enjeu clé pour l’entreprise. Il ne s’agit plus seulement de répondre à des critères légaux mais véritablement de contribuer au développement stratégique et à la compétitivité de l’entreprise. C’est pourquoi il est d’autant plus important de s’équiper des solutions adaptées pour agir avec efficacité sur ces enjeux clés et digitaliser la gestion de la formation professionnelle.

Pour aller plus loin :

10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

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Infographie – les chiffres de la formation en 2020

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