Ces dernières années, les innovations touchant le monde de l’entreprise ont été très nombreuses. Cette tendance ne risque pas de s’essouffler dans un futur proche. D’autant que la tendance s’accélère de plus en plus depuis la crise sanitaire. La transformation digitale touche aussi la direction des Ressources Humaines et reste un véritable enjeu notamment pour optimiser les processus RH. Tour d’horizon des défis RH en 2022.
Cela nous amène à penser notamment à l’engagement collaborateur qui évolue énormément. Entre télétravail, travail hybride, les semaines à 32h, l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle est de plus en plus important. En parallèle, alors que les collaborateurs cherchent du sens au travail et sont de plus en plus exigeants envers les entreprises, le sujet de la RSE est de plus en plus présent sur le devant de la scène. Ces 3 défis RH seront clés en 2022, et exigent des professionnels RH d’actualiser leurs outils, leurs pratiques et leurs priorités. Mais quelles sont alors les solutions ?
La maturité digitale devient un facteur clé de succès dans les entreprises
Définition
La transformation digitale aujourd’hui est un sujet central chez toutes les entreprises et l’un des principaux défis RH de 2022. En effet, toutes veulent faire évoluer leur score de maturité digitale, mais peu l’ont réellement fait. Qu’entendons-nous par “maturité digitale” ? Selon la revue MIT Sloan Management, elle se définit comme « (…) le processus par lequel votre entreprise apprend à réagir de manière appropriée à l’environnement concurrentiel numérique émergent ». Concrètement, cela se traduit par la capacité qu’à chaque entreprise à mettre les nouvelles technologies au cœur de leur stratégie. Dans notre cas, il s’agit de la digitalisation du pôle RH précisément.
Avec l’évolution des modes de travail et la généralisation du télétravail, la fonction RH n’a eu d’autres choix que de mettre en place, parfois en urgence, une multitude d’outils digitaux afin de maintenir en conditions opérationnelles les activités RH des entreprises. On peut par exemple mentionner la digitalisation de la paie, de la gestion des temps ou encore des notes de frais.
Les nouveaux défis RH pour 2022
Cependant, il n’est pas toujours simple de se digitaliser. En effet, cela devient alors un défi pour les entreprises n’ayant pas encore atteint leur maturité digitale. Avec les confinements, beaucoup de RH sont ainsi entrés à marche forcée dans ce monde dématérialisé et 100 % digital pour continuer à :
Communiquer
Maintenir le lien avec les collaborateurs
Gérer les temps de présence (tels que l’activité partielle)
Former à distance
Organiser le travail hybride
Payer les collaborateurs
1. S’adapter à la montée du travail hybride et des nouvelles pratiques du distanciel
Depuis quelques années, nous avons tous dû nous adapter à de nouvelles habitudes, tel que le distanciel. Cela a été difficile, et l’est toujours pour certaines entreprises. S’adapter n’est pas chose facile, notamment pour les RH, qui doivent faire face à ces nouveautés et à la réticence de nombreux acteurs à s’emparer de ces nouveautés et à bousculer leurs habitudes.
Contrairement aux idées reçues, ce n’est pas à la direction informatique de créer une dynamique autour des outils numériques RH dans une entreprise. Cette tâche incombe tout autant au responsable des ressources humaines ou au Chief Digital Officer. Et cela ne peut fonctionner que quand les directions techniques et informatiques travaillent main dans la main.
Aujourd’hui, l’enjeu est de conserver de bonnes conditions de travail tout en étant en distanciel. Ce qui est difficile est d’engager tous les collaborateurs et de maintenir une bonne relation entre manager et managé. Car, on peut constater que certains managers restent réfractaires au changement de leurs habitudes. Voilà pourquoi la transition digitale est l’un des principaux défis RH en 2022.
Cela s’explique également par un manque de formation aux différents outils, ce qui crée alors un sentiment de peur de perte de contrôle, et donc un refus. À l’inverse, les salariés étaient déjà demandeurs avant la crise sanitaire et leurs attentes sont désormais beaucoup plus légitimes. Pour que la transition se passe bien, il faut réussir à aligner les attentes des deux sans cristalliser de tensions autour du sujet. Ici, les RH sont confrontés à de la gestion et de l’organisation. C’est-à-dire que l’adaptation se fait en deux points :
Avoir une bonne organisation pour gérer les collaborateurs en distanciel et en présentiel. Il faut être en capacité de gérer les différents outils collaboratifs, et outils permettant de communiquer à distance.
Instaurer une relation de confiance. En effet, le RH se doit de permettre aux collaborateurs mais aussi aux managers de se former sur le travail à distance. De ce fait les relations seront basées sur de la confiance, et il n’y aura de pression pour personne.
En parallèle, d’autres sujets ont dû être gérés à distance, tel que la paie par exemple. Ainsi, les RH ont dû se digitaliser assez rapidement pour pouvoir continuer à envoyer les fiches de paie aux collaborateurs sans avoir recours au papier. Des outils de gestion sont alors là pour faire avancer sur ces sujets. Le RH devra également assurer aux salariés que les mutations technologiques ne complexifieront pas leur travail et qu’il s’agit bien d’un réel progrès pour eux et leur carrière dans l’entreprise.
2. Proposer une expérience collaborateur attractive pour les nouvelles générations…sans oublier les anciennes
L’arrivée de la génération Y sur le marché du travail s’accompagne de nouvelles attentes, de nouveaux besoins et de nouveaux défis RH pour 2022. Ces nouveaux collaborateurs ont une vision de la vie professionnelle différente. C’est-à-dire qu’ils mettent un point d’honneur à faire passer leur vie personnelle devant leur vie professionnelle. Cela pousse les dirigeants, RH et managers à réfléchir à une nouvelle expérience collaborateur qui répondrait à ces nouveaux besoins. On pourrait résumer ainsi les priorités de la génération Y :
Le salaire n’est plus la priorité, c’est désormais le sens du travail qui l’emporte.
Laqualité de leur environnement de travail et l’équilibre vie pro – perso ne doit pas être compromise
Les avis des actuels et anciens collaborateurs pour choisir leur future entreprise sont importants
La peur de s’ennuyer et souhaitent se former tout au long de leur carrière
Ils aspirent à la stabilité plutôt que changer régulièrement d’entreprise
Le travail hybride est pour cette génération le mode d’organisation de travail idéal
Cependant, tout n’est pas si simple, les générations X et Y cohabitent avec des attentes parfois contradictoires. Ce qui est là depuis un certain temps et qui n’est pas en accord avec ces nouvelles attentes.
Ainsi, le défi aujourd’hui pour les RH, est donc de personnaliser au maximum l’expérience collaborateur de chacun pour que l’épanouissement soit général. La gestion RH devient alors centrale, car sans cette personnalisation, les différentes générations ne parviendront pas à cohabiter avec des besoins si divergents.
3. Les exigences des directions envers les services RH évoluent, on ne demande plus seulement de gérer mais d’être force de proposition, d’analyser, d’avoir une vision stratégique, c’est uniquement possible avec de nouveaux outils
Voilà pourquoi les défis RH évoluent en 2022 : les RH ne sont plus de simples chargés administratifs. Aujourd’hui leur rôle est devenu central avec des responsabilités qui s’intensifient. En effet, comme nous l’avons vu, les attentes des salariés évoluent, ce qui demande aux RH de faire preuve de davantage d’anticipation, de piloter les carrières, des formations etc. Ces nouvelles responsabilités nécessitent de nouvelles données et donc de nouveaux outils.
Comme nous l’avons évoqué, le bien-être collaborateur est devenu primordial pour avoir une entreprise pérenne. Ainsi, les RH deviennent de réellement chef de projet sur différents sujets (montée en compétences, formation,…) et donc développer l’employabilité de chaque collaborateur.
La finalité est la suivante : le RH doit être réactif et repenser sa stratégie. Par réactif l’on entend qu’aujourd’hui il ne suffit plus de s’adapter une fois et de figer la situation dans le marbre. Comme évoqué plus tôt, les besoins évoluent très vite et de manière différente pour chaque collaborateur, chaque génération,…Ainsi, le RH doit pouvoir anticiper les besoins, y répondre du mieux possible, et adapter les nouvelles stratégies à chacun pour avoir une personnalisation du parcours collaborateur.
La question de la gestion des données sera l’un des principaux défis RH en 2022 et à l’avenir. Alors que par le passé, l’enjeu était uniquement d’archiver et de stocker des données à titre réglementaire et juridique, l’enjeu est aujourd’hui de collecter des données structurées, consolidées et analysables. Là où collecter des données était une finalité en soi, les données sont aujourd’hui un moyen de garantir l’employabilité des collaborateurs et la performance RH de l’entreprise. Ainsi, le RH gestionnaire devient un RH analytique.
Cette nouvelle culture de la donnée impose de nouvelles manières de fonctionner : il faut automatiser la collecte et la mise à jour, interfacer entre eux les différents outils, proposer des interfaces de visualisation, former les équipes RH à l’analyse de données, limiter les saisies manuelles sources d’erreur et trop longues, etc. Toutes ces évolutions prennent du temps et doivent être anticipées dès maintenant dans les directions RH.
Les solutions
À présent, il est nécessaire de trouver des solutions à ce défi RH. Ces dernières sont diverses et doivent être adaptées à chaque entreprise.
Les 3 solutions les plus répandues :
Mener une réflexion de fondsur la philosophie RH pour voir quels sont les axes prioritaires à travailler en termes de transformation digitale. La phase de réflexion est la plus importante, car elle constitue la base de cette démarche. Les RH pourront ainsi mettre en place une priorisation des différents objectifs. Il est nécessaire de comprendre les nouvelles problématiques RH, les sujets liés, pour ensuite passer à l’étape suivante.
Rédiger des cahiers des charges complets et priorisés, pour être certain d’avoir des outils adaptés aux besoins. Cette étape va permettre de mettre en lumière chaque action qui va être menée pour réadapter si besoin, et voir les besoins en interne. Notamment en termes d’outils, il est important de comprendre les sujets traités mais aussi de trouver les outils adaptés pour mener les projets. Aujourd’hui, le pôle RH se digitalise, mais parfois avec les mauvais outils, ce qui complique l’avancement des projets.
Intégrer toutes les parties prenantes dans le processus de décision pour anticiper les complexités liées à la conduite du changement lors du déploiement de l’outil. La 3e étape est la dernière mais pas la plus simple. Elle va permettre d’engager tous les collaborateurs et de les intégrer totalement dans le projet. Ainsi, la transformation sera facilitée et aucune rupture n’apparaîtra.
Engagement collaborateur
Définition
L’engagement collaborateur désigne le degré d’implication d’un salarié pour aider son entreprise à atteindre ses objectifs. Cela se traduit par la manière de penser, de se comporter et d’agir. C’est une thématique devenue centrale pour les RH et managers. En effet, l’engagement au travail est aujourd’hui synonyme de bon fonctionnement de l’entreprise et est donc l’un des principaux défis RH en 2022.
Un employé engagé montre des comportements tels que :
L’intention de rester et d’évoluer dans l’organisation
La prise d’initiatives au-delà de ce que son poste exige
La volonté de recommander sa société à des pairs ou à des collègues
Les individus investis dans leur travail sont attachés aux missions et aux valeurs de leur société et sont davantage motivés à contribuer à sa réussite globale. On constate que 53% des employés dans le monde sont engagés au travail.(Source : rapport Qualtrics sur les tendances mondiales de l’EX 2020)
Les nouveaux défis RH pour 2022
L’engagement collaborateur est un enjeu stratégique pour de nombreuses entreprises et est le 2eme défi RH. De nos jours, on ne peut plus compter uniquement sur ses produits ou services pour se différencier de la concurrence. Un concept peut être copié, amélioré et revendu par une start-up innovante… Ce que l’on ne peut pas imiter, c’est l’engagement collaborateur d’une entreprise. C’est un élément de différenciation concurrentiel durable pour les entreprises.
1. Des nouvelles priorités pour les collaborateurs
Le monde change, évolue, et on constate que les priorités de chaque collaborateur changent très rapidement aussi. De ce fait, les entreprises ont du mal à garder leur talent car le salaire ne suffit plus. La hiérarchie des facteurs de motivations est chamboulée, avec en première position aujourd’hui le bien-être et la recherche de sens. Un salarié engagé ne l’est pas parce que vous lui donnez un salaire élevé. Ce qui à présent fidélise un collaborateur est tout ce qui est en lien avec le bien-être :
La flexibilité des horaires
Qualité de l’environnement
Equilibre vie personnelle/professionnelle
Les retours/avis d’autres salariés
Le travail hybride
L’alignement entre les valeurs du collaborateur et celle de l’entreprise
Le sentiment de contribuer à l’amélioration de la société
Sentiment de progresser et d’apprendre ?
Ces collaborateurs en quête de bien-être se tournent alors vers des entreprises ayant une culture et une marque collaborateur forte. De manière générale, ce sont les nouvelles entreprises qui ont tout de suite intégré ces principes dans leur stratégie RH, ce qui fait perdre des talents aux grands groupes.
2. La pénurie des talents et les difficultés de recrutement, un des défis RH en 2022
Conséquence directe des difficultés à engager les nouvelles générations et de l’évolution des attentes des collaborateurs : il est de plus en plus difficile de recruter. Nous avons assisté au mouvement de la Grande Démission aux Etats-Unis et de nombreux secteurs en Europe sont concernés par des pénuries de main d’œuvre, notamment à l’approche de l’été où de nombreux secteurs recrutent de nombreux saisonniers.
Cette difficulté à attirer les talents se double d’une difficulté à trouver les bonnes compétences sur le marché du travail. En effet, alors que les métiers évoluent de plus en plus rapidement et que la formation initiale n’est plus suffisante, de plus en plus d’entreprises mettent en place des académies internes pour former à leurs métiers.
L’ensemble de ces éléments montre comment, dans certains secteurs, le rapport de force s’inverse progressivement entre les entreprises et les salariés. Le rôle du service RH est ici d’anticiper cette évolution profonde pour réussir à proposer des actions correctives pour cultiver une marque employeur forte et ne pas se laisser déborder dans la guerre des talents qui s’annonce.
Les solutions
L’engagement collaborateur est réellement un défi RH à prendre en considération assez rapidement car la conséquence directe est la perte de talent. Pour cela les solutions se doivent d’être bien réfléchies et travaillées :
Rendre le parcours de chaque collaborateur important et unique. C’est-à-dire qu’il est nécessaire d’apprendre à écouter et à répondre facilement aux besoins d’évolutions de vos collaborateurs. Aujourd’hui, les salariés veulent voir leur employabilité évoluer via de la montée en compétences et de la formation notamment.
Rassurer sur l’avenir. Demain fait peur, tout change si vite qu’on a tous peur de ne pas suivre. Il est important de donner de la visibilité à vos collaborateurs. De ce fait, ils pourront se sentir plus à l’aise, et entreprendre plus facilement.
Aider à aménager le cadre de travail. Cela s’explique par des RH et managers qui mettent en place des temps dédiés avec chaque collaborateur pour les écouter et leur offrir une expérience collaborateur adaptée à leurs besoins, attentes. Comme par exemple le travail hybride. Pour énormément de salariés cela pourrait être un bon compromis pour une bonne gestion de la vie professionnelle et vie personnelle.
La RSE l’un des défis RH de 2022
Définition
La RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises, ou Responsabilité Sociétale des Entreprises) regroupe l’ensemble des pratiques mises en place par les entreprises dans le but de respecter les principes du développement durable. Cela se traduit par être économiquement viable, avoir un impact positif sur la société mais aussi mieux respecter l’environnement ou encore avoir une gouvernance partagée. Comme nous l’avons vu, les attentes grandissantes sur le sujet appellent les entreprises à se saisir du sujet avec plus d’ambition et de rigueur.
Les nouveaux défis RH pour 2022
1. L’aspect environnemental : éviter le greenwashing
L’environnement est au cœur des préoccupations pour la totalité du monde aujourd’hui. Cela concerne tant les directions que les salariés eux-mêmes. Ce défi RH devient très préoccupant. On le voit, tous les mastodontes polluants aujourd’hui attirent de moins en moins. Ils essaient de redorer leur image en transformant des points (par exemple leur charte graphique en y ajoutant du vert), mais tout cela n’est qu’apparence. Il ne suffit plus de communiquer sur des initiatives, on demande à présent des résultats concrets et tangibles.
Les salariés ne sont pas dupes, et ne veulent pas soutenir ce genre de comportement. En effet, les salariés sont de plus en plus informés, ce qui expose de plus en plus les entreprises à des scandales. Les exigences sont de plus en plus élevées, là où mettre en place du recyclage pouvait suffire, les salariés demandent maintenant à aller plus loin. Les RH ont alors leur rôle à jouer, promouvoir, et inciter les directions à établir des changements.
2. L’aspect social
Si l’on prend l’exemple des entreprises qui produisent leurs produits dans des conditions indignes, on comprend rapidement que cela puisse freiner des consommateurs, et se traduit par des boycottes. Les mentalités aujourd’hui se soucient beaucoup plus du respect que ce soit de l’environnement mais aussi des personnes. Les questions de bien-être et de cadre au travail sont plus regardées et prises en considération par les collaborateurs dans leur choix de poursuivre avec une entreprise. Lorsqu’une personne est en recherche de travail à présent, il ne lui suffit plus de regarder le salaire et le poste. Ce qui est désormais regardé est le confort physique et moral qu’elle va avoir au sein de cette entreprise, les méthodes de travail, l’image de l’entreprise, le management mis en place,…
Les solutions
Il y a autant de solutions que de problèmes à ce niveau. Mais il est important de trouver les bonnes solutions aux problèmes que vous rencontrez. Voici alors les 3 solutions majeures qui touchent une majorité d’entreprises pour ce défi RH :
Cadrer tout en étant ambitieux : il faut définir une stratégie RSE forte avec des axes d’investissement liés à l’activité économique et surtout ne pas s’éparpiller dans tous les sens. La RSE est un sujet assez lourd qui nécessite beaucoup d’organisation et de compétence en gestion de projet. Encore une fois, on constate une évolution dans le métier de RH.
Éviter le “bullshit” et le greenwashing : comme évoqué ci-dessus, devenir une entreprise responsable ne signifie seulement changer la couleur de son logo. De plus, ça les gens le voient, et cré un effet inverse.
Impliquer les collaborateurs dans les actions : leur donner la possibilité de s’investir mais aussi faire en sorte qu’ils bénéficient des avantages. Les collaborateurs doivent être les premiers bénéficiaires de cette charte RSE, de ce fait les investir ne peut que favoriser l’engagement collaborateur.
Quelque chose ne tourne pas rond dans le monde du logiciel RH. Pourquoi des services RH dépensent-ils des milliers dans des plateformes sophistiquées pour finalement travailler sur excel en termes de gestion RH ? Pourquoi des responsables formation passent-ils plus de 10 mois à déployer leurs outils RH ? Pourquoi des DRH désabusés nous expliquent-ils qu’ils attendent depuis plus d’un an un module qui “devrait bientôt arriver” ?
Une majorité de professionnels RH peinent à trouver des outils satisfaisants pour leur gestion RH et la liste des problèmes est longue : coût trop élevé, lenteur de déploiement, manque d’ergonomie, peu de transparence sur l’évolution du produit, etc. Comment expliquer cette situation et quelles sont les grandes tendances que l’on observe aujourd’hui sur ce marché ?
Trop de logiciels RH ne répondent pas vraiment aux besoins de leurs utilisateurs
Aujourd’hui, de nombreux outils RH traditionnels imposent à leurs clients de modifier leurs processus et leur culture RH. En effet, ces derniers ont peu de latitude pour adapter les outils à leurs usages internes et doivent plutôt les faire évoluer pour qu’ils correspondent à ce que l’outil propose.
C’est ce paradigme qui permet aux éditeurs de proposer des suites SIRH standardisées, avec peu d’accompagnement métier.
Trop d’entreprises ont délégué la conception de leur stratégie RH à des éditeurs de logiciels
Le métier de RH est de plus en plus valorisé ces dernières années. Alors que les talents se font rares, que les salariés sont plus volatiles et que les problématiques sur la QVT et les risques psychosociaux ont pris de l’ampleur, la question de l’engagement des salariés s’est imposée au cœur de la stratégie de l’entreprise.
Ainsi, alors que beaucoup de dirigeants et d’organisations cloisonnaient les RH à un rôle administratif, on leur attribue de plus en plus un rôle stratégique. Cette transformation s’accélère d’ailleurs alors que les tâches à faible valeur ajoutée s’automatisent et, aujourd’hui, le RH devient progressivement un business partner à part entière. Les jeunes RH sont d’ailleurs de plus en plus ambitieux et se projettent dans des rôles de catalyseur du capital humain plutôt que de gestionnaire.
Pourtant, le principal héritage de ce manque de considération de la fonction RH est que de nombreuses entreprises ont négligé d’importantes réflexions de fond sur leur culture et leurs processus RH. Quand, il y a quelques années, des acteurs internationaux ont débarqué sur le marché français en expliquant connaître LA manière de gérer les RH et avoir développé LE logiciel associé, trop d’entreprises ont abdiqué sur ce qu’ils avaient de plus précieux et ont plié leurs usages aux diktats de ces outils de gestion RH.
20 ans plus tard, certains éditeurs, mastodontes sur le marché, bénéficient d’une notoriété sans précédent et se sont imposés comme des acteurs de références. Et ce, malgré des solutions très peu adaptées aux nouveaux usages et un manque d’agilité qui contraste avec la posture de dominations dans laquelle ils sont installés. Les professionnels RH eux, ne se sentent pas écoutés et sont contraints dans leurs réflexions stratégiques et opérationnelles par des outils qui les entravent plutôt qu’ils ne les libèrent.
En définitive, beaucoup d’entreprises qui peinent aujourd’hui à recruter ou à maintenir et engager leurs talents, font finalement les frais de ce manque de considération dramatique des sujets de stratégie et de la culture RH. Le retard de digitalisation des services RH ne s’explique d’ailleurs pas que par une certaine “résistance au changement” ou par un manque de budget, mais aussi par manque de solutions adaptées, par manque d’une offre réellement pertinente face à la diversité des besoins.
Pôle RH en pleine réflexion face à des outils trop généralistes et complexes
Des logiciels RH pensés pour les grands groupes, qui laissent de côté une myriade de PME et d’ETI
Le marché du logiciel RH s’est structuré autour des grands groupes qui offraient les débouchés les plus intéressants et sécurisants pour les éditeurs. En effet, il est plus simple d’adresser ces entreprises que le tissu de petites et moyennes entreprises, dispersées, aux usages variés, moins digitalisées et aux budgets plus serrés. De plus, des processus, des infrastructures et des tarifs adaptés à une entreprise de 5 000 salariés s’adaptent difficilement à des plus petites entreprises.
Cette dynamique peine à se renverser : si les start-ups ont été la cible privilégiée de nombreuses entreprises, les PME et ETI françaises continuent d’être négligées alors qu’elles représentent la majorité du tissu industriel et économique français.
Ce constat met en lumière le retard et le manque de culture produit de ces grands éditeurs de solutions qui ont pris le tournant de l’internet à la fin des années 1990 mais qui n’ont su prendre celui de l’agilité des années 2010. La conception d’un produit, son évolution, requiert aujourd’hui de repenser les usages en s’appuyant sur des retours terrains et métiers très précis, d’écouter ses utilisateurs et de développer de nouvelles fonctionnalités avec et pour eux. Notamment en ce qui concerne la gestion RH.
L’impasse sur l’accompagnement métier
La majorité des éditeurs de logiciels RH ont laissé de côté la question de l’accompagnement métier et celle de la montée en compétence de leurs clients. Comme nous l’avons vu, l’enjeu était d’imposer un usage et non de faire en sorte que ses utilisateurs dépassent ce même usage et construisent une nouvelle politique RH en s’appuyant sur certaines fonctionnalités.
C’est ce paradigme qui a laissé le champ libre aux cabinets de conseil et aux consultants RH de tous bords tout en laissant un arrière goût de déception dans la bouche de nombreux professionnels RH. C’est particulièrement vrai pour les PME et ETI qui disposent d’équipes souvent généralistes, moins spécialisées sur des sujets précis et qui demandent un accompagnement métier sur-mesure avec une réelle valeur ajoutée.
Des solutions RH poussées par des armées de commerciaux plutôt que par une réflexion de fond sur les fonctionnalités
Beaucoup de RH nous l’ont confirmé : la déception est souvent amère quand on passe du discours commercial à la réalité d’un outil RH. Dit autrement, la réussite de nombreuses suites RH tient davantage à la qualité de leur service commercial qu’à la pertinence métier de leur outil. Ce constat est d’ailleurs illustré par les durées d’engagement (3 à 5 ans traditionnellement) qu’imposent ces éditeurs lors de leurs négociations commerciales.
Ces pratiques ont contribué à créer un climat de méfiance de la part de nombreux professionnels RH, par ailleurs déjà sur-sollicités sur d’autres sujets. La détérioration de l’image des outils RH a également contribué à freiner la digitalisation de nombreuses entreprises qui savaient à quoi elles pouvaient s’attendre.
Passer du paradigme de l’uniformisation à celui de la personnalisation
Laissons le passé, et faisons place à la nouvelle gestion RH
Les attentes des professionnels RH ont changé :
Alors qu’il y a quelques années les professionnels RH cherchaient à avoir les processus les plus fiables, et donc les mêmes que tout le monde et notamment que les grands groupes, aujourd’hui l’enjeu est – enfin – d’avoir la politique RH la plus pertinente, la plus adaptée, la plus innovante.
Ce changement de paradigme accompagne la revalorisation du métier de RH mentionnée plus tôt. L’adoption d’un nouvel outil est de plus en plus synonyme d’amélioration de ses processus, de développement de l’engagement des équipes, et surtout d’une réflexion de fond sur les valeurs et la culture RH. Les cahiers des charges se densifient, les attentes s’affinent, l’accompagnement et la formation deviennent des incontournables et les outils standardisés ont de moins en moins leur place sur le marché.
En effet, la personnalisation est exigeante. Elle demande à la fois un effort en amont aux éditeurs lorsqu’il faut concevoir et développer un outil qui s’adapte à de multiples situations, un effort de formation, mais aussi un effort aux utilisateurs qui doivent concevoir et itérer pour exploiter ces outils en fonction de leurs objectifs et des processus qu’ils souhaitent mettre en place.
C’est cette personnalisation que recherchent de plus en plus les services RH et c’est le grand défi pour les éditeurs traditionnels. Face à ces évolutions, les logiciels RH spécialisés sont d’ailleurs mieux armés qui les imposantes suites SIRH. Ainsi, face à la faillite progressive d’un modèle traditionnel qui peine à retenir et attirer les jeunes talents, les entreprises évoluent, font évoluer leur culture RH et attendent une évolution de la part des outils de gestion RH qu’elles utilisent.
Les évolutions technologiques récentes rendent obsolète de nombreux logiciels
La montée en puissance de logiciels Saas (accessibles en ligne, sans installation, mis à jour beaucoup plus facilement…) a largement bousculé les usages et les habitudes. De plus, là où beaucoup d’outils proposaient un degré de personnalisation très limité pour des raisons techniques, aujourd’hui la personnalisation s’impose comme un nouveau standard.
De même, la conception même des outils évolue. Alors que la précédente génération de nombreux logiciels se sont contentés de reproduire un usage (Word a reproduit la feuille de papier et Excel le tableau comptable), aujourd’hui l’enjeu des nouveaux logiciels de gestion RH est de permettre d’inventer et de développer de nouveaux usages en s’affranchissant des standards de la feuille de papier et du classeur.
C’est cette latitude nouvelle qui donne enfin la possibilité aux RH d’avoir des outils qui leur permettent de monter en puissance, de se donner les moyens de leurs ambitions, d’ouvrir la porte à une transformation profonde des usages.
Heureusement (pour nous) les choses changent !
Lorsque nous avons fondé Empowill il y a bientôt 3 ans, nous avons découvert un marché bondé. “Encore un logiciel RH ?” “Mais ça existe déjà ça, non ?” “Les SIRH font déjà ce que vous proposez”, etc. Et ces remarques avaient toutes un fond de vérité : d’autres entreprises bien implantées, abondamment financées et internationalement reconnues digitalisaient déjà la gestion du développement professionnel des salariés.
Pourtant ça ne nous a pas découragé et nous avons réussi à nous distinguer et à prendre des parts d’un marché déjà très concurrentiel en proposant une offre qui diffère des standards traditionnels. Notre accompagnement dédié, le haut niveau de personnalisation, la qualité des explorations menées auprès de professionnels RH sur le terrain, la sensibilisation aux questions d’engagement, la volonté d’apporter de la valeur ajoutée, tout ça s’est avéré porter ses fruits et séduire de nombreux utilisateurs.
Aujourd’hui Empowill s’est spécialisé dans l’accompagnement de PME et ETI pour leur permettre de passer à l’échelle, de développer le potentiel de leurs équipes et de faire de la formation un véritable levier de développement, tout en revalorisant le métier de RH. Nous sommes convaincus que cette objectif pourra être atteint en proposant aux professionnels RH les outils dont ils ont vraiment besoin.
Alors que la digitalisation des entreprises s’accélère, de nombreux services s’équipent en outils de gestion et d’automatisation. Les services RH ne font pas exception à la règle lorsqu’ils doivent s’équipe d’un logiciel ou d’outils RH.
Pourtant, les besoins ont considérablement évolué en 2020 alors que le télétravail s’est généralisé et que de nombreuses entreprises ont vu leur organisation évoluer. Dès lors, la question de l’alignement entre les besoins des entreprises et l’offre existante se pose. Les résultats de notre étude sur le sujet montrent que les RH de PME et ETI peinent à moderniser leurs outils, notamment par manque de budget mais aussi car les solutions ne sont pas toujours adaptées.
51% des entreprises de moins de 500 salariés ne disposent pas d’un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH)
Ce chiffre s’explique notamment par une inadéquation entre les solutions proposées et les besoins de ces petites entreprises. En effet, il apparaît que 48% des PME et ETI ne sont pas satisfaites de leur SIRH. Les raisons évoquées pour ce manque de satisfaction sont la complexité d’utilisation et de mise en place (75%), le prix trop élevé (60%) ou le manque de personnalisation (50%). Ainsi, alors que le SIRH apparaissait comme étant la solution de référence et un idéal vers lequel tendre, les évolutions récentes du secteur remettent en cause cette hégémonie.
Par ailleurs, on remarque au travers de nos interviews que le terme même de “Système d’information RH” peut faire peur. Il peut faire penser à des suites logicielles RH lourdes, peu agiles, et bien trop coûteuses pour des équipes RH. Ces équipes ont, en général, un besoin précis pour ce qui est de la digitalisation de leurs processus RH. Si la notion même de SIRH s’est imposée dans les consciences, il est associé, pour les entreprises à taille humaine, à ce qu’il faut éviter afin de ne pas tomber dans le piège de logiciels kafkaïens ne permettant pas d’optimiser ses processus RH.
Le prix est un enjeu important dans le choix de son logiciel RH
Si l’on se concentre sur les PME et ETI, on constate que le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil RH est le prix. Pour 78% des RH de PME et ETI (vs 48% pour les grands groupes), loin devant les difficultés opérationnelles liées à la mise en place (40%). En parallèle, et même si le prix est le principal frein à l’adoption d’un nouvel outil pour les ressources humaines, le principal facteur différenciant dans la durée est le service client personnalisé et le support métier pour 75% des décideurs. Ce chiffre montre l’importance de l’accompagnement et la particularité des PME et ETI.
Les fonctions RH dans des structures de moins de 1000 collaborateurs tendent à devenir de plus en plus stratégique. La logique de création de valeur se substitue à la logique administrative qui prévalait autrefois dans ces sociétés. Ainsi, l’accompagnement a pour objectif de permettre à l’entreprise de tirer un maximum de bénéfices de son SIRH / logiciel RH, notamment à l’aune de ses processus internes, sa culture d’entreprise, où le type de population que l’on retrouve dans l’entreprise.
Ce constat s’oppose au fait que de nombreux SIRH sont particulièrement onéreux (ce sont souvent des suites complètes qui profitent d’une situation d’hégémonie depuis plusieurs années) et très standardisés. On constate qu’une nouvelle génération d’utilisateurs est en train de monter sur le devant de la scène, des professionnels des ressources humaines qui ne souhaitent plus se faire dicter leur usage par un outil, mais à l’inverse cherchent des outils RH personnalisables et personnalisés. L’usage doit prévaloir à ce que propose le logiciel et la moindre frustration côté produit comme l’impossibilité de stocker telle information ou générer telle analyse, peut les dissuader dans l’adoption de leur logiciel RH. C’est d’ailleurs cette réalité qui conduit aujourd’hui les grandes suites SIRH à se détourner des plus petites entreprises car elles ne disposent pas de l’agilité nécessaire afin de les satisfaire.
Le caractère “complet” des SIRH n’est donc finalement plus un grand avantage compétitif, cela devient même un frein à l’acquisition car les professionnels RH préfèrent éviter de s’encombrer de fonctionnalités qu’ils n’utilisent pas, surtout s’ils doivent les payer au prix fort dans la mesure où ils doivent également payer les frais d’installation. Il est d’ailleurs intéressant de noter qu’habituellement, un logiciel RH spécialisé ne demandera pas de facturation complémentaire ou peu de frais d’installation.
Les fonctionnalités proposées par les SIRH ne sont pas toujours pertinentes
Au-delà de proposer une suite complète qui souvent n’est pas totalement utilisée (on entend souvent nos clients nous dire “je crois qu’on a ce module dans notre offre, mais on ne l’a jamais utilisé”), les nouvelles fonctionnalités ne sont souvent pas adaptées aux enjeux des RH de PME et ETI.
En effet, on constate un décalage entre les attentes de ces entreprises et les promesses des éditeurs de certains logiciels RH qui se vantent notamment de proposer des fonctionnalités liées à l’intelligence artificielle ou le big data. En effet, 84% des professionnels interrogés attendent de leur outil RH qu’il permette d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée et moins de 20% attendent des fonctionnalités avancées de conseil basées sur l’intelligence artificielle ou du Big Data.
Ainsi, alors que les arguments marketings se multiplient pour proposer des fonctionnalités avancées et onéreuses, les besoins restent simples : les PME et ETI ont besoin de se digitaliser avec des outils RH personnalisables et faciles à déployer. Surtout, elles vont privilégier des fonctionnalités très pragmatiques qui répondent à leurs enjeux du quotidien. Le machine learning ou autres innovations technologiques se trouvent bien plus loin des préoccupations ou des besoins des services RH de PME qui peinent encore ne serait-ce qu’à passer leurs entretiens annuels ou leurs entretiens professionnels sur des supports digitaux.
Beaucoup de PME et ETI ne gèrent pas encore la digitalisation de leurs entretiens professionnels
De plus en plus d’entreprises préfèrent utiliser un logiciel RH spécialisé
Une montée en puissance des logiciels RH spécialisés
Il apparaît que les logiciels RH spécialisés se sont largement implantés sur le marché. À l’inverse des SIRH généralistes, ces outils RH spécialisés se concentrent exclusivement sur leur cœur d’expertise (paie, recrutement, formation, gestion des compétences…). Il s’agit souvent de logiciels SaaS (Software As A Service), accessibles à distance (ce qui s’est avéré particulièrement utile depuis le début de la crise sanitaire en mars 2020).
Ces logiciels sont souvent caractérisés par un prix d’installation moins élevé et des mises à jour facilitées. De plus, l’agilité dans les mises à jour offerte par le modèle SaaS permet d’avoir en permanence un logiciel à jour avec des fonctionnalités plus facilement personnalisables. Cela permet notamment de réduire le nombre de bugs et de faciliter leurs résolutions, un élément incontournable de l’expérience utilisateur pour tous les professionnels RH. Par ailleurs, les logiciels spécialisés ont souvent la possibilité d’adapter certains développements techniques à leurs clients avec une vitesse d’exécution très rapide. C’est également la maintenance qui est facilitée d’autant que la suite est moins lourde, moins complexe que pour les SIRH.
Il est intéressant de noter que le principal point d’attention des services RH est souvent la consolidation des données, en effet il peut être plus compliqué d’utiliser en parallèle plusieurs outils RH et il est important de s’assurer que des connexions puissent être réalisées pour éviter les doubles saisies chronophages. La plupart des logiciels spécialisés proposent aujourd’hui des interfaçages automatisés par API (Application Programming Interface) notamment, qui offre un excellent niveau de fiabilité et de facilité dans la mise en place et l’adaptation).
De nombreux acteurs hésitent à s’équiper d’un SIRH
Dans le cas où l’entreprise n’est pas équipée d’un SIRH, nous avons cherché à savoir s’il s’agissait d’un projet à venir. Il apparaît que seulement la moitié des participants interrogés envisagent activement de s’équiper d’un SIRH complet. Il est intéressant de noter que dans la quasi-totalité des cas, le projet est repoussé au plus tôt à 2022.
Lorsque l’on regarde ces chiffres dans le détail, on constate que de nouveau, les projets varient en fonction de la taille des entreprises. C’est dans les entreprises de moins de 500 salariés que l’incertitude est la plus forte (45%) tandis que seulement 31% des répondants affirment souhaiter s’équiper d’un SIRH.
Les logiciels cités sont particulièrement divers, dans notre échantillon, aucun acteur ne se dégage précisément et ce sont près de 80 solutions différentes qui sont citées. Ce dernier constat montre de nouveau que le secteur des logiciels RH est particulièrement fragmenté et que peu d’acteurs (même les principaux SIRH) ne concentrent l’essentiel des utilisateurs.
Gestion des talents et formation, les grands oubliés des entreprises de moins de 500 salariés
Si 90% des entreprises de plus de 50 salariés sont équipées d’un outil de gestion de la paie, Seulement 48% sont équipées de logiciel de gestion des talents et de la formation professionnelle. Faute de solutions adaptées et abordables sur le sujet, ces entreprises sont forcées de gérer ces aspects sans outils RH. Les conséquences se font alors sentir à long terme sur la productivité et l’engagement des salariés.
Les solutions alternatives sur ces différents sujets peuvent alors être des tableaux excel et des solutions artisanales ou encore de faire appel à de la sous-traitance ou de la gestion RH externalisée (DRH à temps partiel, etc.).
Il est important de noter que la tendance de ces dernières années est à un rattrapage sur la thématique de la gestion des talents. En effet, l’évolution du cadre légal (obligation d’entretien professionnel, évolution du CPF et réforme de la formation professionnelle), a amené les entreprises à davantage s’intéresser au sujet du développement des compétences de leurs équipes.
Ainsi, alors que les métiers évoluent de plus en plus rapidement, que la digitalisation des entreprises s’est accélérée en 2020 et que la pratique de l’up skilling se généralise, il est alarmant de constater que c’est sur ce sujet que les PME et ETI sont les moins bien équipées.
Pourtant, l’intention est bien là. La plupart des répondants à notre étude affirment souhaiter et besoin d’aller plus loin sur l’écoute de leurs collaborateurs et la mise en place de politiques de développement des compétences ambitieuses. Mieux recueillir le besoin en formation des salariés, répondre à leurs attentes professionnels, fluidifier l’organisation de la formation, suivre les budgets associés ou encore analyser la satisfaction des collaborateurs sont autant de sujets pour lesquels ils ressentent un besoin fort mais qu’ils n’ont pas le temps de traiter faute d’outils RH ou de bande passante.
Les bouleversements de 2020 n’ont pas tant ébranlé les positions sur les logiciels RH
Si la crise sanitaire a accéléré la digitalisation des entreprises en propulsant le télétravail dans les habitudes de beaucoup d’entreprises, comme nous l’avons vu elle a aussi compliqué la situation financière de ces entreprises qui limitent aujourd’hui leurs investissements.
Malgré les évolutions des mentalités, pour 55% des répondants, la crise sanitaire de 2020 n’a pas changé la position sur la politique de digitalisation RH et d’achat d’outils RH. La grande majorité des décideurs interrogés citent le manque de budget comme raison principale au manque d’évolution sur le sujet. Pire encore, pour 20% des sondés, la crise a retardé des projets de digitalisation par manque de budget.
Ainsi, alors que de nombreux acteurs et notamment des petites entreprises avaient un retard à rattraper sur le sujet de la digitalisation RH, la crise menace d’accentuer ce retard et reporte des investissements qui n’ont jamais été aussi nécessaires.
En effet, le sujet de la gestion des talents, et plus largement de l’investissement dans les compétences et le suivi des équipes dans l’entreprise est reconnu par de nombreux acteurs comme un élément clé de survie et de développement dans les années à venir.
Il est cependant intéressant de noter que pour 30% des répondants, la digitalisation est une étape nécessaire pour mieux travailler à distance et accompagner la transformation digitale des organisations.
Les catalogues de formation sont souvent considérés comme un élément central dans la politique de formation d’une entreprise. Pourtant, en leur accordant une trop grande importance, on risque de s’éloigner des véritables enjeux lors du choix d’une formation : identification du besoin, réflexion sur les objectifs pédagogiques et les attentes des différentes parties prenantes… Cette courte vidéo explique en quoi la pertinence d’une formation n’est pas garantie par l’exhaustivité du catalogue dont l’on dispose, c’est même tout l’inverse !
Avec les catalogues de formation, le risque de penser au « quoi » avant de penser au « pourquoi » ?
Dans un souci d’efficacité, et face à une demande de formation émanant d’un salarié ou d’un manager, on pense trop souvent au « quoi« . Plutôt que d’interroger la demande pour en savoir plus, la questionner ou élargir sa réflexion en étudiant les différentes manières de procéder, on bascule sur l’offre existante. C’est une réaction pragmatique qui permet d’apporter rapidement des réponses efficaces car souvent faciles à mettre en place. Pourtant, d’un point de vue pédagogique c’est rarement la meilleure solution.
En effet, pour trouver les meilleures formations, il faut considérer avant tout les apprenants, leurs besoins, le cadre d’apprentissage et le contexte, la temporalité, les moyens etc. Ce sont ces facteurs qui vont permettre de trouver la solution la plus adaptée, dans un monde idéal. Le catalogue de formation doit alors intervenir dans un second temps, cela permet de faire des choix éclairés, notamment sur les limites des formations que l’on choisi. Limites que l’on ne perçoit pas si l’on ne prend pas le temps de se poser ces questions préliminaires.
Les catalogues de formation donnent l’illusion du choix
La grande force d’un catalogue de formation est de centraliser et de rendre accessible une quantité importante de formations. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble et une idée de la diversité des sujets qui s’offrent aux apprenants. Pourtant, on oublie trop souvent qu’un catalogue de formation n’est jamais assez exhaustif : même le catalogue le plus fourni n’offre qu’une vision partielle de la réalité de l’offre de formation. C’est pourquoi il faut éviter de mener sa réflexion à l’aune de ce que l’on a dans son catalogue de formation.
Dit autrement, il faut être conscient des limites de son catalogue et notamment connaître les critères qui ont été choisis pour la sélection et l’élaboration des formations. Les catalogues de formation sont des outils à destination des salariés et des décideurs RH, mais ces outils doivent être utilisés de manière éclairée. C’est d’ailleurs ce qui est reproché au catalogue de l’application CPF : impossible d’avoir une idée fiable de la qualité réelle des formations.
Le paradoxe du choix, qui nous conduit à prendre de mauvaises décisions
L’autre danger des catalogues de formation est qu’ils nous laissent penser que l’abondance des choix nous aide à prendre de meilleurs décisions alors qu’à l’inverse, le caractère pléthorique des offres de formation réduit la qualité de nos choix et notre satisfaction personnelle. Ce mécanisme est décrit par Barry Schwartz dans son excellent TED.
Plusieurs mécanismes cognitifs entrent en jeu et expliquent ce phénomène : paralysie, aversion à la perte, escalade des attentes. L’étude de ces mécanismes montrent que notre capacité d’analyse peut facilement être biaisée lorsque l’on est confronté à une masse conséquente d’informations à traiter et que l’on ne dispose pas des critères nécessaires pour trier efficacement toutes ces informations. C’est pourquoi l’analyse du besoin et la réflexion en amont de l’étude du catalogue sont primordiales.
Chez Empowill, nous réfutons le dogme du catalogue de formation
Plutôt que de mettre à disposition de nos clients un catalogue de formation exhaustif, nous proposons la logique inverse : face à un besoin identifié et cadré avec précision, nous allons apporter au maximum 3 propositions de formations, jamais davantage. Ces propositions sont à chaque fois sélectionnées avec soin pour répondre au cahier des charges initial (modalité, temporalité, profil du formateur, budget, objectifs d’apprentissage, etc.) et répondent à des critères de qualité exigeants que nous avons mis en place pour l’ensemble de nos formateurs.
Ce processus est nécessairement plus long qu’un simple survol d’un catalogue de formation, mais il permet une efficacité démultipliée des formations mises en place.
Choisir un logiciel de gestion de la formation en entreprise peut s’avérer une tâche périlleuse… De nombreux acteurs existent et les différences entre leurs offres ne sont pas toujours tout à fait lisibles. C’est pourquoi nous avons rédigé cette liste de 8 critères à prendre en compte pour choisir au mieux son logiciel de gestion de la formation en entreprise.
1. L’existence d’un accompagnement dans la prise en main et le paramétrage de l’outil
La prise en main et le paramétrage d’un outil peuvent être des étapes fastidieuses et décourageantes pour les collaborateurs qui vont utiliser ces nouveaux logiciels. C’est pourquoi il est important que cette étape puisse être suivie par votre prestataire. La mise en service d’un logiciel de gestion de la formation – mais également de tout logiciel SaaS RH – ne se fait pas avec la simple ouverture d’un compte administrateur.
Cette mise en service doit se traduire par la possibilité pour votre responsable formation ou RH d’utiliser pleinement l’outil. Assurez-vous que le prestataire que vous choisissez vous accompagne sur cette étape qui peut être très chronophage (et pour laquelle votre prestataire saura aller bien plus vite vu qu’il maîtrise l’outil). De plus, méfiez vous des coûts de déploiement trop élevés que facturent les entreprises qui éditent des logiciels de gestion de la formation. Chez Empowill, nous faisons le choix d’offrir un coût de paramétrage réellement adapté à la taille de l’entreprise pour toujours proposer des tarifs raisonnables !
2. La possibilité d’un accompagnement métier et pas seulement un service client
De trop nombreux logiciels RH et grandes suites SIRH se contentent d’offrir un logiciel sans accompagnement métier. Les utilisateurs se retrouvent alors souvent livrés à eux-mêmes dans un environnement qu’ils ne maîtrisent pas. Leurs seuls interlocuteurs sont des commerciaux ne pouvant leur apporter de savoir-faire métier qualifié. C’est pourquoi avant de choisir son logiciel de gestion de la formation il est primordial de s’assurer de la compétence de ses interlocuteurs sur le sujet de la formation et du développement des compétences.
Certains éditeurs de logiciels de formation font d’ailleurs le choix de recruter, en plus de commerciaux compétents sur l’outils, des experts métiers afin d’accompagner leurs clients. Il s’agit de leur apporter de la valeur-ajoutée dans l’utilisation de l’outil, de transmettre les meilleures pratiques et de répondre à leurs difficultés. Pour ce qui est d’une politique de formation, l’outil ne fait pas tout. Il faut savoir manier un référentiel de compétences, comprendre comment choisir les bonnes actions de formations, savoir correctement analyser les lacunes en compétences des collaborateurs… Si un logiciel de gestion de la formation vous aidera sur ces sujets, il ne remplacera jamais l’expertise humaine.
3. Bien définir vos besoins en amont et ne pas faire en fonction de l’offre
L’erreur la plus classique lorsque l’on décide d’acheter un logiciel de gestion de la formation est de regarder les offres existantes et d’affiner son besoin en fonction des fonctionnalités proposées par les différents acteurs. La meilleure manière de choisir son logiciel est d’établir en amont un cahier des charges exhaustif et de choisir son prestataire en fonction de la qualité de la réponse apportée. N’hésitez pas à challenger le prestataire avec qui vous discutez sur les éléments que vous aurez défini dans ce cahier des charges. Il ne faut pas s’attendre à ce qu’un logiciel de gestion de la formation réponde à toute vos attentes – si c’est le cas, n’hésitez pas à investir dans ce dernier bien entendu ! – mais cela vous permettra de choisir le meilleur logiciel par rapport à vos besoins.
Voici une liste non-exhaustive de questions que posent souvent les responsable formations à ce propos :
Peut-on créer, modifier, gérer un référentiel de compétences ?
Peut-on suivre l’historique des actions de formation de ses salariés ?
Est-il possible de suivre l’évolution de son budget de formation ainsi que des remboursements octroyés par les OPCOs ?
Dispose-t-on d’automatisations comme l’envoi des inscriptions à des formations ?
L’outil dispose-t-il d’un assistant intelligent qui nous alerte lorsqu’un événement qui intéresse le responsable formation se produit ? C’est le cas lorssqu’une formation vient à son terme ou qu’un salarié remplit un questionnaire de satisfaction pour une formation par exemple.
Peut-on saisir son catalogue de formation sur le logiciel ?
Dispose-t-on d’un tableau de bord avec des données afin d’objectiver les résultats du plan de formation et en analyser le retour sur investissement ?
Est-il possible de rajouter des administrateurs sur le compte si jamais nous sommes plusieurs à utiliser la plateforme ? .
4. Choisir un logiciel de gestion de la formation adaptatif et agile
L’un des grands risques est de se retrouver avec un logiciel qui n’évolue pas, ou qui évolue avec des délais particulièrement longs. Pour éviter de vous retrouver dans cette situation, il est intéressant d’interroger votre prestataire sur ses perspectives de développement, sur les prochaines fonctionnalités attendues et sur l’organisation de son équipe produit. Si vous entendez parler de sprint de quelques semaines et d’organisation agile, c’est bon signe. Si les rythmes de développement prennent plus de 6 mois, fuyez.
Un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui ne prévoit pas de fin à son développement. Il cherchera toujours à ajouter de nouvelles fonctionnalités et à améliorer l’expérience utilisateur. De ce fait, tout commercial vendant ce logiciel aura en tête le plan de développement produit à venir. Il est donc légitime de poser la question. Si la réponse est hésitante, c’est qu’il y a un loup !
5. Le design compte : c’est un élément clé de la prise en main et de l’utilisation
Ne négligez pas l’aspect et le design du logiciel de gestion de la formation que vous choisirez. Au-delà de l’aspect purement esthétique, un travail sur le design est souvent révélateur d’un questionnement de fond sur l’usage, les réflexes de l’utilisateur et la qualité de la navigation. Autant d’éléments qui assurent de faciliter la prise en main et l’adoption de l’outil que vous souhaitez déployer.
En effet, un bon logiciel de gestion de la formation est un logiciel qui va se mettre à la place de l’utilisateur au moment de sa conception et qui va se demander de manière extrêmement précise quels sont les actions qui sont faites au quotidien par l’utilisateur, afin de les rendre fluides et lui faire gagner du temps.
6. Le logiciel de gestion de la formation doit être adapté à la taille de votre entreprise
Inutile d’acheter un bus quand un van peut suffire, la même logique s’applique sur le marché des logiciels. La majorité des outils de gestion de la formation proposent des fonctionnalités qui ont été pensées et construites pour une cible particulière. Or on ne gère pas la formation de la même manière quand on est 100 que quand on est 3000. Il convient donc de jeter un œil aux clients de l’entreprise pour s’assurer qu’ils correspondent à votre profil.
7. Méfiez-vous des logiciels trop généralistes
Les grandes suites SIRH généralistes ont l’avantage de leurs inconvénients : elle permettent de tout faire mais n’offrent pas de fonctionnalités approfondies sur leurs différents domaines d’intervention. On se retrouve donc parfois avec des logiciels qui permettent d’opérer la gestion du personnel, de la paye, de la formation, des compétences, du staffing… le tout dans un seul outil souvent difficile à utiliser.
C’est pourquoi il vaut mieux choisir un logiciel spécialisé qui répondra avec précision à vos besoins. Vous remarquerez que les logiciels les plus réputés de nos jours, des start-ups souvent, sont des logiciels qui se concentrent uniquement sur un seul métier, sur une fonction particulière des RH.
8. Capacité de l’outil à bien s’interfacer à vos logiciels existants
Pour faciliter la mise en place de ce nouveau logiciel de gestion de la formation, mais aussi de manière générale son utilisation, il est important que ce dernier soit directement lié aux outils que vous utilisez actuellement. Il n’y a rien de plus frustrant et générateur d’erreurs que de devoir effectuer la même manipulation plusieurs fois de suite sur différents outils. C’est notamment vrai pour la création de fiches collaborateurs pour les nouveaux entrants.
Vous souhaitez passer le pas et choisir un logiciel de gestion de la formation adapté à vos besoins ? Découvrez l’offre Empowill.
De nombreuses PME se distinguent de leurs concurrentes par leur capacité à innover et notamment à adopter des outils digitaux pour gagner en productivité et efficacité. Les logiciels de gestion des talents permettent de mieux suivre ses salariés, de cultiver leur potentiel et de faciliter leur montée en compétences. Autant d’avantages concurrentiels qui permettent à des entreprises ambitieuses de se distinguer.
Un logiciel de gestion pour fidéliser ses talents
Alors que les salariés sont de plus volatiles et qu’il devient de plus en plus coûteux de recruter des bons profils, la question de la fidélisation des talents sort du cadre purement RH pour devenir un véritable enjeu stratégique. Pour réussir, il ne suffit plus d’acheter les bons outils, ou de mettre en place les bons processus de décision : il faut aujourd’hui disposer d’une équipe compétente et motivée.
Les logiciels de gestion des talents permettent de se concentrer facilement sur l’ensemble de ses salariés et d’augmenter leur motivation et leur efficacité. Le suivi RH individuel prend du temps et ce genre d’outil permet d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur les éléments les plus différenciants : le suivi individuel, les temps d’échanges, les discussions avec les managers sur la motivation générale des équipes, etc. Il s’agit également d’apprécier de manière fine les compétences de ses collaborateurs afin d’analyser les besoins de ces derniers en termes de carrière et de formation. L’objectif est de permettre la montée en compétences afin de favoriser le développement de l’entreprise.
Un logiciel de gestion des talents pour piloter la formation professionnelle
La formation professionnelle n’a jamais été aussi importante. La crise actuelle a d’ailleurs souligné l’importance de l’adaptation et de la capacité à apprendre rapidement tout en appelant de nombreuses formations (notamment sur la capacité à manager des équipes à distance). Un bon logiciel de gestion des talents doit permettre de centraliser le pilotage de l’ensemble des actions de formation et de visualiser en quelques clics le suivi budgétaire, la satisfaction des équipes, etc.
De nombreuses études montrent que la formation a des impacts très importants sur l’entreprise, notamment la réduction de l’absentéisme et l’augmentation de la productivité. Un logiciel de gestion des talents permet de mettre en musique la politique de formation nécessaire à ces évolutions
Un logiciel de management de la formation pour anticiper les évolution des métiers
De nouveaux métiers ne cessent d’apparaître : data scientist, chef de projet CRM, expert cybersécurité, data protection officer (DPO), référenceur web… tous n’existaient pas il y a quelques années. Changer de poste ou de carrière devient courant et il est alors nécessaire d’acquérir rapidement de nouvelles compétences.
Utiliser un logiciel de gestion des talents permet de proposer une formation continue de qualité mais aussi de disposer d’une meilleure visibilité sur les compétences à développer en priorité en fonction des services. Il s’agit de gérer un socle de compétences pour ses collaborateurs et de permettre leurs évaluations par les managers ainsi que leurs analyses par les responsables formations afin qu’ils basent la conception de leur plan de formation sur des données tangibles et pertinentes pour l’entreprise.
Une bonne politique de formation s’articule en effet autour de l’adéquation entre les besoins en compétences de l’entreprise et ses objectifs stratégiques ce qui fait des logiciels de gestion des talents un véritable levier de développement pour les PME en croissance.
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