Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

Mesurer l’impact d’une formation avec des chiffres, mythe ou réalité ?

C’était une tendance de fond hier, ce le sera probablement encore plus demain : les RH ont de plus en plus besoin de chiffres. C’est notamment vrai autour du sujet de la formation professionnelle : combien avons-nous investi ? Quel a été l’impact sur la performance? Sur le turn-over ? Sur l’engagement ? Ces chiffres sont pourtant souvent compliqués à mesurer de manière fiable. Tour d’horizon des bonnes pratiques pour mesurer l’impact d’une formation et des indicateurs de référence sur ce sujet d’importance. 

Il est de plus en plus important de pouvoir chiffrer ses actions de formation

Le développement des compétences devient un enjeu de plus en plus stratégique pour les entreprises. Nombre d’entre elles sont conscientes qu’il s’agit d’un levier de compétitivité et décident d’investir sur le sujet. Ainsi il ne s’agit plus de complaire à des dispositions légales mais bien d’aller vers une recherche d’efficacité de cette dernière. L’objectif ? Accélérer les prises de poste (onboarding des nouveaux entrants), adapter les compétences des collaborateurs afin de ne pas se reposer uniquement sur le recrutement, préparer son management aux nouvelles méthodes de fonctionnement…. Ce changement de paradigme s’accompagne d’une plus forte demande en chiffres et en mesure d’impact de la formation, notamment de la part des directions générales qui, comme pour tout poste d’investissement, ont besoin d’en déterminer l’efficience afin d’adapter leur politique

De plus, l’évolution des modalités de formation avec la multiplication des outils digitaux permet de simplifier la collecte et le traitement des données.

Un travail de mesure d’impact de la formation qui nécessite des outils et de la sensibilisation

Dès lors, comment procéder ? On observe 3 éléments clés dans la mise en place d’un processus de mesure d’impact de la formation professionnelle :

  • Des outils : aujourd’hui de nombreux logiciels permettent d’automatiser la gestion administrative, de centraliser les informations et de produire des rapports personnalisés. Il s’agit de d’analyser les données – notamment financières – au prismes des actions de formation effectuées et des indicateurs de performances des salariés. Un outil de centralisation et de collecte de donnée permet d’opérer des rapprochement compliqués à gérer via une simple feuille excel, surtout lorsqu’il s’agit d’équipe assez élargie. 
  • Des processus adaptés : pour que les données collectées puissent être ensuite utilisées, il est primordial de s’assurer de leur fiabilité et de leur représentativité. Il faut par exemple collecter des données avant et après la formation, s’assurer d’interroger les bonnes personnes, centraliser pour pouvoir comparer ces données entre différents services ou à différents moments. 
  • Une phase de sensibilisation et de montée en compétence : enfin il est tout aussi important de s’assurer de la bonne compréhension des processus et de la bonne maîtrise des outils par l’ensemble des équipes, y compris l’équipe RH. Une étape de sensibilisation et de montée en compétence est donc souvent nécessaire au préalable de toute étude d’impact exhaustive pour bien comprendre l’impact de la formation sur la performance de l’entreprise. 
chiffres et formation

Certains indicateurs standardisés commencent à s’imposer

Aujourd’hui on constate que certains indicateurs se généralisent à travers les organisations. Ils permettent une communication efficace auprès de l’équipe de direction pour assurer la valorisation du plan de formation :

  • Montant dépensé dans la formation par salarié (éventuellement en fonction de l’équipe, de son statut, son ancienneté).
  • Taux d’utilisation des nouveaux savoir-faire, techniques ou connaissances acquis en formation (mesuré à différentes temporalités entre quelques semaines et 1 an après la formation).
  • Taux de satisfaction des managers des salariés ayant suivi une formation.
  • Taux de turn-over des salariés ayant suivi une formation dans les 6 mois précédant leur départ. 
  • Taux de formations dispensées en interne et les coûts internes associés (salaires, salles, etc.). 
  • Taux de salariés ayant mis en place d’eux-mêmes des démarches d’auto-formation sur leur temps de travail (tutoriels, lecture, etc).

Il faut pourtant aussi reconnaître la dimension immensément humaine et psychologique de la formation

La facilité grandissante avec laquelle nous pouvons avoir des données aujourd’hui ne doit pas nous faire oublier qu’il est impossible de tout chiffrer. Certains impacts doivent être mesurés avec des indicateurs qualitatifs plutôt que quantitatifs (des retours d’expériences plus détaillés et non chiffrés par exemple). En effet la montée en compétences des salariés pourra avoir de nombreux impacts difficiles à chiffrer : gain de confiance en soi, meilleurs relations avec d’autres membres de l’équipe, augmentation du sentiment d’appartenance… 

Cela ne veut pas dire que ces indicateurs ne doivent pas être mesurés, simplement qu’ils doivent être mesurés de manière différente. C’est pourquoi on parle alors plutôt du retour sur attentes que du retour sur investissement

On voit donc que si les chiffres sont un élément important pour le suivi de la formation professionnelle, et qu’ils le deviendront encore plus par la suite, il est également nécessaire de mettre en place une mesure d’impact transverse qui se concentre également sur des indicateurs qualitatifs. 

Mesure impact formation

Vous cherchez à mettre en place une mesure d’impact de votre formation ?

Chez Empowill, nous avons construit un logiciel de gestion permettant de répondre à ses deux attentes de la part des équipes RH : la possibilité de récolter et d’analyser de manière dynamique les données quantitatives liées à la formation pour chaque équipe, salariés et également au prisme des compétences. Aussi, nous favorisons la récolte de feedbacks qualitatifs afin de répondre à ce besoin d’exhaustivité de la mesure d’impact de la formation. Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter pour une démonstration personnalisée.

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10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

10 conseils pour bien choisir son logiciel de gestion de la formation professionnelle

Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle n’est pas toujours évident. De nombreuses solutions existent sur le marché et pour bien faire son choix il convient de comprendre les différents avantages et inconvénients. Nous avons sélectionné ici une liste de 10 conseils qui vous permettront d’orienter votre choix vers le logiciel de gestion de la formation professionnelle qui répondra le mieux à vos besoins présents et futurs. 

1) Choisir un logiciel de gestion de la formation professionnelle qui s’adapte à vos besoins et non l’inverse

L’élément le plus important à garder en tête est le suivant : un logiciel de gestion RH doit s’adapter aux besoins de l’entreprise et du responsable formation, et non l’inverse. De trop nombreux outils standardisés imposent plutôt qu’ils ne proposent des processus. Le marché s’est structuré de cette manière au début des années 2000 alors que de nombreuses entreprises ne plaçaient pas la réflexion sur l’ingénierie pédagogique au centre de leurs préoccupations et acceptaient de s’équiper d’outils standardisés qui calquaient des modes opératoires standardisés. 

Cette manière de procéder est aujourd’hui révolue et une politique de formation efficace est nécessairement adaptée aux enjeux de l’entreprise, à sa culture, aux besoins de ses salariés. Un logiciel de gestion de la formation professionnelle doit donc vous permettre de mettre en musique la politique de formation que vous souhaitez et non l’inverse. 

2) La solution la plus exhaustive n’est pas toujours la plus efficace

De nombreux logiciels de gestion RH se sont développés entre les années 2000 et 2010 avec une vocation claire : proposer la solution la plus complète et sophistiquée de gestion de la formation. Si on doit leur reconnaître leur exhaustivité, ces logiciels manquent malheureusement de simplicité d’utilisation et d’efficacité. Ainsi, nous vous conseillons d’éviter les solutions trop techniques proposant des modules avancés, complexes à paramétrer et longs à mettre en place. Favorisez à l’inverse des solutions plus agiles et modulables qui seront plus adaptées à vos besoins et plus rapides à déployer. 3) 3)

3) Privilégier le mode SaaS, aujourd’hui incontournable

Les offres SaaS se sont largement démocratisées ces dernières années, elles couvrent aujourd’hui non seulement les besoins les plus courants comme la gestion administrative, mais également des modules plus spécifiques comme la gestion des compétences ou des entretiens annuels. L’avantage de ce type d’outils est la facilité d’utilisation (100% accessible en permanence), la modularité et la facilité d’évolution. 

En moyenne, un logiciel de gestion de la formation professionnelle en mode SaaS permet de dématérialiser 80% des processus administratifs RH et d’économiser 25 à 50% du temps administratif. 

4) L’ergonomie et la facilité de prise en main

L’interface et la qualité de l’expérience utilisateur sont des éléments clés dans la prise en main du logiciel de gestion RH. Mieux vaut privilégier un logiciel intuitif, facile à utiliser, qui ne nécessite pas de longues heures de prise en main plutôt qu’un logiciel complexe, aux fonctionnalités avancées qui ne seront jamais vraiment exploitées. 

logiciel gestion RH
Crédit : Envato – Rawpixel

5) L’intégration avec d’autres logiciels SIRH

Aujourd’hui, les meilleurs logiciels de gestion de la formation professionnelle proposent des intégrations avec de nombreux SIRH ou autres plateformes. Ces intégrations permettent un gain de temps considérable à la mise en place de l’outil, mais aussi dans la gestion au quotidien et la centralisation des informations. C’est un point à ne pas négliger pour éviter de jongler entre de trop nombreux outils. 

6) L’automatisation facile grâce à un logiciel de gestion RH

L’un des principaux intérêts d’un logiciel de gestion de la formation professionnelle est le gain de temps sur les tâches administratives et répétitives. Il convient donc de s’assurer que la solution qui vous intéresse propose d’automatiser la majorité des tâches que vous avez à effectuer. 

Quelques exemples : envoi d’emails lorsque l’on planifie des formations, centralisation automatique des données liées aux formations des salariés, l’envoi de documents permettant de fluidifier la gestion administrative…

7) La production de rapports et chiffres

Une plateforme de gestion de la formation permet au responsable formation de valoriser son métier via la production de rapports chiffrés. Mieux vaut donc orienter son choix vers une solution capable de facilement proposer des rapports sur les principaux indicateurs de performance de votre politique de formation : budget, nombre de formations effectuées, taux de satisfactions etc. 

8) Un fournisseur qui connaît le métier

De nombreux prestataires de logiciels de formation sont de simples agences webs qui ont développé des outils digitaux. Pourtant, l’expérience montre que les meilleurs logiciels sont développés par des acteurs qui connaissent le marché et disposent d’une réelle expertise métier. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous renseigner avec soin sur l’entreprise et de préférer un fournisseur disposant d’une réelle expertise métier, c’est un gage de qualité pour le logiciel de gestion de la formation professionnelle. 

9) La qualité et la réactivité du support client

La mise en place de ce genre d’outil se fait rarement de manière 100% automatisée, au delà de la prise en main par le responsable formation, il s’agit de maîtriser l’ensembles du fonctionnement de la solution que vous choisissez, mais également de la déployer de la manière la plus efficace au sein de l’entreprise. Pour réussir ces étapes clés, le mieux est souvent de s’appuyer sur votre prestataire qui pourra alors vous proposer un support projet pour le déploiement et la prise en main de l’outil. Cette proposition de valeur est clé et vous permettra de distinguer le simple prestataire de solution digitale du véritable expert métier qui vous accompagnera dans la durée. 

10) La facilité d’utilisation pour les salariés formés

De trop nombreuses solutions et plateformes sollicitent les salariés, leurs demandent de créer des comptes, télécharger des applications ou  de se connecter à des outils qu’ils n’utiliseront le plus souvent jamais. Pour être le plus efficace possible, votre solution de gestion de la formation professionnelle doit être transparent pour les salariés. Cela suppose de leur demander le minimum de travail possible et de ne les solliciter que lorsqu’ils ont besoin d’effectuer des actions précises, le plus souvent par mail. 

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Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

Quels sont les avantages à utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle ?

Le métier de responsable formation a largement évolué ces dernières années et devient une fonction de plus en plus reconnue et stratégique dans l’entreprise. La gestion des talents devient un véritable critère d’attractivité pour les entreprises et un vecteur de développement et de compétitivité. Dans ce contexte, il est souvent nécessaire de s’équiper des outils adaptés pour gagner en efficacité et en productivité en se concentrant sur les tâches à haute valeur ajoutée. Plusieurs solutions SaaS de gestion de la formation professionnelle existent sur le marché et permettent de faire de la formation et de la gestion des talents un atout pour l’entreprise. 

Gagner du temps sur la gestion de la formation professionnelle 

Les réformes successives et les évolutions légales ont complexifié la gestion de la formation. Or aujourd’hui de nombreuses tâches sont facilement automatisables : gestion administrative, communication avec l’OPCO, planification des formations, envoi de rappels, etc. C’est pourquoi un SaaS de gestion de la formation permet au responsable formation de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée : suivi des collaborateurs, ingénierie pédagogique, sourcing des formateurs les plus pertinents, évaluation de l’impact, etc. 

Mieux accompagner les salariés dans le développement de leurs compétences et de leur employabilité

Utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle permet d’accompagner dans la durée les salariés dans le développement de leurs compétences. Les actions de formations peuvent être suivies dans le temps et mieux documentées, les expertises mieux valorisées et le suivi individuel généralisé. 

logiciel gestion formation professionnelle
Crédit : Envato – nd3000

Mettre en place une dynamique d’entreprise apprenante

Développer une véritable culture de l’apprentissage qui valorise la prise d’initiative et l’apprentissage des salariés dans un environnement agile est le rêve de beaucoup d’entreprises. Un SaaS de gestion de la formation est un outil indispensable à la mise en place de ce genre de culture d’entreprise. En effet, une telle dynamique nécessite un travail de fond sur la culture, les processus RH, le suivi… Dans cette perspective, digitaliser la gestion de la formation professionnelle avec un outil efficace permet d’automatiser un certain nombre de tâches pour se concentrer sur les points qui nécessitent le plus de temps, l’accompagnement individuel et l’amélioration continue des processus RH notamment. 

Être un appui pour la stratégie et le développement de l’entreprise

Utiliser un SaaS de gestion de la formation professionnelle permet de mettre les compétences au cœur du développement de l’entreprise. De nombreuses entreprises connaissent des difficultés de recrutement ou de fidélisation des salariés. La formation et plus généralement le développement des compétences devient donc un enjeu clé pour l’entreprise. Il ne s’agit plus seulement de répondre à des critères légaux mais véritablement de contribuer au développement stratégique et à la compétitivité de l’entreprise. C’est pourquoi il est d’autant plus important de s’équiper des solutions adaptées pour agir avec efficacité sur ces enjeux clés et digitaliser la gestion de la formation professionnelle.

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