De l’art exigeant de concevoir sa formation

Nous entendons depuis quelques années de plus en plus parler de "l'ingénierie de la formation" que l'on peut définir comme  “l’ensemble des actions et dispositifs ayant pour but de favoriser la réussite d'une formation à destination d'un salarié ou d'une équipe de salariés”. Construire une formation adaptée à fort impact ne s’improvise pas. Il ne suffit pas de fournir simplement des formations de manière standardisée. Pour qu'elle ait de l'impact, une formation adaptée en entreprise se doit de mêler théorie et pratique afin de véritablement permettre une montée en compétences et une amélioration des performances globales. Pour cela, avoir une vraie stratégie de formation est primordial. Nous vous donnons ci-dessous quelques clés afin de mettre en place une véritable ingénierie de formation sur-mesure.

Pourquoi parle-t-on “d'ingénierie” ?

Une véritable analyse des enjeux économiques et opérationnels

Gérer la formation professionnelle dans une entreprise ne peut se faire au doigt mouillé. Il ne s'agit pas de détecter une lacune chez un collaborateur et de la combler stricto sensu par une formation ponctuelle. Il s'agit encore moins de demander à ses collaborateurs ce qu'ils aimeraient apprendre pour définir un plan de formation pour l'entreprise. Non, bien au contraire, la formation professionnelle est un processus complexe constitué d’un ensemble de démarches méthodiques et cohérentes qui permettent à l'entreprise de favoriser son développement en investissant dans ses salariés pour les faire monter en compétences. Mettre en place une ingénierie de formation sur-mesure nécessite donc une véritable connaissance des réalités économiques et opérationnelles, mais aussi des perspectives stratégiques de l’entreprise. Ainsi seulement, il est possible de proposer des formations adaptées pour accompagner le développement de l’entreprise. 

De plus, il est important d'éliminer tout dogmatisme lorsque l'on parle de formation sur-mesure. Il n'y a pas de "meilleure méthode" pour apprendre tel ou tel métier. Présentiel, e-learning, micro-learning, adaptive learning, serious games... Toutes ces pédagogies comportent leurs lots de forces mais aussi de faiblesses. L’enjeu est véritablement de comprendre dans un contexte donné, pour un salarié précis et avec des objectifs bien définis, quelle sera la formation la plus adaptée.  

Un système réplicable capable d’être déployé à grande échelle. 

Nous parlons également d'ingénierie de formation car celle-ci a pour vocation à être déployé très largement au sein d'une même entreprise, y compris pour les multinationales qui doivent composer avec des différences de langues, de cultures ou d'objectifs nationaux. En effet, le processus de formation sur-mesure doit s’inscrire dans une culture et une vision globale pour véritablement servir les intérêts de l'entreprise et de ses salariés.  

Être cohérent dans ses actions de formation est donc primordial pour une entreprise. Ainsi, l'ingénierie pédagogique a pour vocation de créer les outils et dispositifs permettant à chaque BU, équipe, entité d'une même entreprise de s'approprier le sujet de la formation enfin d'en augmenter la performance générale de ses équipes et renforcer l'engagement de ses salariés.  

Une nécessaire rigueur dans la mise en place et le suivi (un processus agile en itération perpétuelle ?)

Enfin, l'action de formation sur-mesure en entreprise doit répondre à des processus clairs. Si le manager est la personne clé pouvant juger de l’utilité et de l’impact de la formation, il doit être en accord avec la méthode mise en place par son entreprise et l’améliorer s’il en voit la nécessité. L’ingénierie de formation doit être une mécanique bien huilée dans laquelle chaque phase est cadrée. Cela se construit donc par itérations successives afin de déceler, dans la pratique, les sources d'insatisfaction des salariés formés. Car des erreurs sont souvent commises et il faut savoir les corriger. Voici quelques exemples que l’on observe souvent dans les entreprises : 

• Mauvaise définition du besoin en amont. 
• Des objectifs peu compréhensibles, mal définis, ou irréalistes. 
• Des contenus de formations trop peu adaptés. 
• Un processus d'accompagnement trop léger, ce qui laisse le salarié dans l'incompréhension. 
• Des formations comportant des défauts majeurs : animation, durée, dates, lieu... 
• Un suivi pas assez rigoureux.
• Des évaluations ne permettant pas vraiment de mesurer l'impact de la formation.
• …

Attention à surtout bien traiter la cause de chacun de ces problèmes pour que l’erreur ne soit pas commise de nouveau. Cela nécessite donc de réaliser des tests, d'itérer, d'être rigoureux sur la conception et la traçabilité des processus et de mettre en place une brique de suivi et d'évaluation de la formation. 

Les différentes étapes de l’ingénierie de formation 

Le diagnostic, une étape incontournable

Cette analyse est très souvent négligée de la part des entreprises.

Certaines considèrent déjà savoir exactement ce qui leur manque, d'autres pensent que c'est une perte de temps et d'énergie que de réaliser un mapping de compétences en interne.

Dans les deux cas, les actions de formation qui suivent ne portent souvent pas leurs fruits. Le diagnostic des besoins est la phase la plus cruciale d’une ingénierie de formation adaptée.

L'objectif pour l'entreprise est de répondre à autant de questions qui permettront de maximiser l'efficacité des formations par le choix des bonnes méthodes et prestataires :

• Quelle est la vision globale de l’entreprise ? Comment définit-elle le “succès”?
• De quoi mes managers ont-ils besoin pour atteindre leurs objectifs ? 
• Quelle est la vision de l'entreprise concernant la formation ?
• De quelles compétences disposons-nous aujourd'hui ? Ces compétences sont-elles suffisantes dans l'état actuel de la conduite des affaires de l'entreprise ? 
• Quels sont mes enjeux de développement à moyen/long-terme ? Ai-je les compétences nécessaires pour faire face à ces évolutions ? 
• S'il me manque des compétences : quelle est la difficulté de recruter les bons talents ? Quel est le coût de mon turnover en termes de perte de compétences ? Est-il possible d’acquérir ces compétences par de la formation de salariés déjà présents dans l’entreprise ?
• Qui sont les salariés sur lesquels je peux m’appuyer ? 
• ...

La liste est encore longue et dépend principalement de la situation de votre entreprise. Ce qui importe est d'avoir une vision claire de vos compétences, vos besoins et vos objectifs afin de trouver la formation adaptée : ce qui revient à penser une véritable démarche de GPEC.

La mise en place de plans de formation sur mesure

La seconde étape de l'ingénierie de formation est la mise en place de plans de formation sur-mesures. Les entreprises répondent souvent aux besoins en compétences par l'appel à des prestataires de formations spécialisés (soft skills, formations métiers, conduite du changement...). 

Attention cependant à bien différencier les prestataires de formations des cabinets de conseil RH. Alors que ces derniers pourront vous accompagner sur l’analyse de vos besoins en formation et la construction de plans de montée en compétence, les premiers disposent plutôt de d’une expertise pédagogique. Il est alors nécessaire de s’assurer qu’ils répondent bien avec précision au cahier des charges défini en amont pour les formations. 

Ainsi, avoir un panorama de l’offre de formation - EdTechs, pédagogies innovantes, instituts de formations… - est primordial afin de faire un choix éclairé. De plus, le partage de connaissance en interne est souvent négligé. Or, les entreprises disposent souvent de compétences nécessaires en interne.  Un plan de formation adapté mixe donc potentiellement différentes modalités : intervention en interne comme externe, pédagogies adaptée selon le métier/les équipes et passe par une évaluation exhaustive de l’offre de formation disponible sur le marché. 

La gestion, le suivi et l'évaluation de la formation

Le processus de formation ne s'arrête pas à la sélection des bonnes formations. La gestion administrative est souvent très chronophage et complexe et relègue bien trop souvent au second plan des tâches plus essentielles comme le suivi et l'évaluation des formations. En effet, une formation a pour objectif de générer un impact sur les performances de l'entreprise et à minima sur l'engagement du salarié qui va se sentir renforcé dans son quotidien. Or, la plupart des responsables formation n'ont pas la bande passante nécessaire pour opérer ce suivi et cette mesure d'impact. Ce manque de suivi est l'une des reproche principales adressée par les salariés aux formations suivies. Il donne la sensation que le pont entre théorie et pratique n'a pas été suffisamment réfléchis et pensé. 

Les facteurs clés de succès

Réussir à implémenter une ingénierie de formation au sein de votre entreprise n'est pas une mince affaire. On note toutefois qu'il existe certains facteurs clés de succès, ce que l'on a pu observer chez les clients d'Empowill. 

1. Un enjeu de culture d'entreprise : en effet, être ou devenir une organisation dîtes "apprenante", fortement tournée vers la montée en compétences des équipes ne s’improvise pas.. Cette vocation doit s’intégrer à la stratégie d'entreprise et doit être acceptée par les collaborateurs, poussée par les managers et promue de manière globale par les dirigeants. Sans communication et sensibilisation à tous les niveaux, il est impossible  d’embarquer ses équipes dans des plans de formation efficaces. 
2. Une capacité d'anticipation forte : les formations seront d'autant plus efficaces que vous aurez réfléchi aux compétences dont aura besoin votre entreprise dans le futur. Aujourd'hui, l'obsolescence des compétences est bien plus rapide qu'auparavant. Prévoir les besoins en formation à moyen et long-terme est pour vous un atout. Vous concentrer sur les compétences à un instant T uniquement vous permettra de renforcer votre structure mais anticiper les besoins de demain vous permettra de préparer et gérer la croissance de votre entreprise. 
3. Investir sur le long-terme : Former ses équipes et préparer son entreprise aux compétences dont elle aura besoin ne se fait pas d'un claquement de doigts. Bien au contraire, il s'agit d'un travail long et fastidieux mais dont les fruits à récolter sont essentiels pour rester compétitif et gagner en parts de marché. Être une entreprise apprenante est un atout de poids pour faire face à la concurrence, et vous devez pour cela avoir des fondations solides et une méthodologie bien rodée. Le jeu en vaut toutefois la chandelle car en plus de diminuer vos coûts de recrutement ou vos pertes lié au turnover, vous favoriserez l'engagement de vos salariés. Ceux-ci auront bien plus à cœur de donner leur maximum pour votre entreprise si vous investissez en eux et si vous travaillez à révéler leur potentiel. Mettre en place une ingénierie de formation est donc un investissement sur le long-terme. N'ayez donc pas peur d'entreprendre ce travail au plus tôt, c'est certainement l'une des clés de la réussite des entreprises de demain. 
   Pour en savoir plus, découvrez notre article détaillé sur les critères de réussite d'une formation.

Le responsable formation de demain auront donc un rôle clé au sein de votre organisation. Au fait des évolutions législatives et des meilleures pratiques sur le marché, il sera la clé de voûte de la création de valeur de vos équipes en leur permettant d’exprimer leur plein potentiel. N’attendez donc pas et commencez à réfléchir dès à présent à votre ingénierie de formation adaptée.

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