Comment réaliser une matrice de compétences ?

La matrice de compétences, c’est un peu la boussole de votre stratégie RH. Elle vous permet de naviguer dans l’univers complexe des talents et des compétences en entreprise. Une matrice de compétences bien construite devient un outil incontournable pour anticiper les besoins en formation, aligner les talents sur les objectifs stratégiques et maximiser la performance collective.

Vous êtes responsable RH ? Ce guide est fait pour vous ! Découvrez comment créer et utiliser une matrice de compétences efficace pour booster la performance de vos équipes et faire briller chaque talent au sein de votre organisation.

Comprendre les fondamentaux d'une matrice de compétences

La définition et les objectifs

Une matrice de compétences est un tableau structuré qui permet de visualiser les compétences requises pour un projet, un poste ou une activité spécifique.

Elle aide à évaluer les niveaux de maîtrise de vos collaborateurs sur leurs compétences et à identifier leurs besoins en formation. La matrice de compétences est essentielle pour la gestion des ressources humaines et la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), car elle facilite l’analyse des aptitudes et des ressources disponibles.

Avant de la construire, assurez-vous de disposer d’un référentiel de compétences adapté aux différentes activités et processus de votre entreprise !

Les différents types de matrices de compétences en entreprise

Il existe plusieurs matrices de compétences, adaptées à différents contextes :

• La matrice de compétences individuelle :
  Cette matrice s’intéresse aux compétences spécifiques de chaque collaborateur pour un poste donné. Elle met en lumière les écarts entre les compétences actuelles et celles requises pour atteindre les objectifs. En d’autres termes, c’est comme un radar pour repérer les zones à renforcer.
• La matrice de compétences d’équipe :
  L’objectif ici est de dresser un tableau des compétences globales d’une de vos équipes ou d’un département. Cette matrice est idéale pour identifier les points forts et les zones d’amélioration d’un groupe, et mieux comprendre les performances d’un secteur.

Elle permet également de développer des polycompétences en encourageant chaque membre de l’équipe à élargir son champ d'expertise pour une meilleure complémentarité. La matrice de polyvalence entre en jeu ici, visant à rendre les collaborateurs plus adaptables et capables de remplir plusieurs rôles, renforçant ainsi la flexibilité de l’équipe.

• La matrice de compétences de projet :
  Dans le cadre d'une mission précise, cette matrice évalue les compétences nécessaires et les confronte à celles des collaborateurs disponibles. C’est un peu comme sélectionner les bons ingrédients pour une recette réussie : chaque personne est choisie pour ses atouts adaptés au projet.

Avec ces matrices, vous disposez d’une boîte à outils complète pour aligner les compétences sur les objectifs stratégiques de votre entreprise. Une méthode efficace pour transformer vos équipes en véritables dream teams.

Les étapes de réalisation d'une matrice des compétences

Étape 1 : Identifier les compétences clés

Avant de vous lancer dans la création de votre matrice, prenez un instant pour examiner chaque poste ou projet avec précision. Votre objectif est de dresser un inventaire complet des compétences nécessaires. C’est votre boussole pour construire un référentiel précis, étroitement lié aux fiches de poste. Pour vous aider :

• Analyser les tâches : Décomposez les missions et responsabilités associées à chaque rôle. Quels savoir-faire sont indispensables ? Quelles soft skills font la différence ? Cette analyse vous permet de poser les fondations de votre référentiel, un peu comme la table des matières d’un livre.
• Consulter les managers : Faites équipe avec les managers et les experts. Leur expérience est une mine d’or pour identifier les compétences véritablement stratégiques et définir des attentes réalistes. Une collaboration active garantit une matrice qui répond aux besoins du terrain, et pas seulement à des idées théoriques.

En somme, cette première étape est cruciale pour que votre matrice des compétences ne soit pas un simple tableau, mais un véritable outil stratégique, clair et opérationnel.

Étape 2 : Définir les niveaux de maîtrise

Pour que votre matrice des compétences devienne un outil efficace, il est essentiel de définir des niveaux de maîtrise clairs et cohérents. C’est un peu comme donner une graduation à votre thermomètre : vous saurez exactement où se situe chaque collaborateur sur l’échelle de compétence.

L'échelle de compétences : les jalons de la maîtrise

Créez une échelle descriptive, allant du novice curieux à l'expert chevronné, en passant par des niveaux intermédiaires. Cette échelle sera votre boussole pour attribuer à chaque collaborateur un niveau de maîtrise adapté.

Exemple d’échelle :

• Novice
• Débutant avancé
• Compétent
• Efficace
• Expert

Vous préférez des chiffres ? Optez pour un système de notation simple, comme une échelle de 1 à 5.

Les critères de mesure : un cadre pour évaluer sans biais

Chaque niveau doit être défini par des critères clairs et mesurables, pour éviter que vos évaluations ne se transforment en partie de poker. Voici un exemple pour une compétence en gestion de projet :

• Niveau 1 (Novice) : Compréhension de base, application limitée, moins de 6 mois d’expérience.
• Niveau 2 (Débutant avancé) : Bonne communication, expérience pratique de 6 mois à 2 ans.
• Niveau 3 (Compétent) : Gestion autonome, capacité à diriger une petite équipe, 2 à 5 ans d’expérience.
• Niveau 4 (Efficace) : Leadership confirmé, gestion de projets complexes, mentorat actif.
• Niveau 5 (Expert) : Vision stratégique, innovation, capacité à former les autres et piloter des projets à grande échelle.

Cette étape, minutieuse mais cruciale, garantit une évaluation précise et objective. Avec une échelle bien construite, vous offrez à vos collaborateurs une feuille de route claire pour progresser et exceller.

Étape 3 : Évaluer les compétences actuelles

Une fois votre matrice bien structurée, il est temps de passer à l’action en évaluant les compétences actuelles de vos collaborateurs. Ce processus est essentiel pour identifier les forces et les axes de progression. Il s’apparente à un véritable audit des talents.

L'autoévaluation

Donnez à vos collaborateurs l’opportunité de s’auto-évaluer. C’est un peu comme leur offrir un rétroviseur : ils peuvent observer leur propre parcours, repérer leurs zones de confort et identifier les compétences à peaufiner.

• Quand et comment ? Proposez des auto-évaluations lors des entretiens individuels ou trimestriels.
• Pourquoi ? Cela aide vos talents à comprendre l’écart entre leur perception et la réalité de leur niveau, tout en développant leur conscience professionnelle.

Conseil d'expert Empowill : Fournissez un tableau d’auto-évaluation clair et simple, avec des niveaux prédéfinis (de novice à expert) pour guider vos équipes dans cet exercice.

L'évaluation par les managers

Complétez les autoévaluations avec un regard extérieur, celui des managers. En tant que « coachs » du quotidien, ils possèdent une vision réaliste et objective des compétences des collaborateurs. Le rôle du manager est d'évaluer le niveau réel de chaque compétence en s’appuyant sur des critères mesurables et des exemples concrets. L'objectif de ces évaluations est de permettre de croiser les perceptions, de repérer les écarts et de bâtir un plan de développement précis.

En croisant ces deux perspectives, vous obtenez un panorama complet,  un GPS de talents qui vous montre exactement où se trouvent vos collaborateurs et le chemin qu’ils doivent emprunter pour progresser.

Étape 4 : Attribuer des niveaux de compétence

Après la phase d’évaluation, place à l’attribution des niveaux de compétence. C’est ici que votre matrice de compétences prend vie : en créant un tableau clair et visuel, vous pourrez piloter le développement de vos équipes avec précision.

Le remplissage de la matrice

Inscrivez les niveaux de maîtrise des compétences pour chaque membre de l’équipe dans la matrice. Une fois le tableau complété, nous vous conseillons de colorer les cellules pour faire ressortir les niveaux, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les écarts.

Si vous n'avez pas d'outil dédié à la gestion de carrières capable de générer automatiquement cette matrice, Excel peut être une excellente alternative. Il vous permettra de mettre en place des outils analytiques similaires à ceux d’une solution spécialisée.

La validation

Revoyez les résultats avec les employés et leurs responsables pour garantir l’exactitude des évaluations. Cela permettra d’effectuer des ajustements en cas d'erreur et de leur donner l’occasion de fournir des éléments justificatifs, si nécessaire.

Impliquez également les managers dans la validation finale pour définir ensemble un plan d'action adapté. La matrice doit rester évolutive et pouvoir être ajustée dans le temps : par exemple, lorsqu’un collaborateur est formé, son niveau de compétence peut évoluer.

Étape 5 : Élaborer des plans d'action

La matrice de compétences n’est pas juste un tableau, c’est un véritable tremplin pour booster les compétences et accompagner vos collaborateurs dans leur évolution. Voici comment transformer vos analyses en actions concrètes.

La formation des compétences sur mesure pour vos talents

L'idée est d’associer cette matrice à votre plan de développement des compétences (anciennement appelé plan de formation).

Commencez par identifier les collaborateurs dont les compétences nécessitent une montée en puissance, puis planifiez des formations adaptées. Nous vous conseillons de hiérarchiser les priorités pour former en priorité ceux qui en ont le plus besoin, tout en respectant le budget alloué. Cela vous permettra de maximiser l’impact de vos investissements, tout en alignant les objectifs individuels sur ceux de l’entreprise.

Résultat ? Des formations utiles, pertinentes et directement liées à la croissance de vos équipes et de votre organisation.

La révélation des leaders de demain

La matrice met en lumière les talents prêts à franchir un cap :

• Pour les hauts potentiels : Offrez des promotions ou élargissez leurs missions pour accompagner leur montée en compétences.
• Pour les collaborateurs en difficulté : Organisez des formations internes, comme des sessions de mentorat avec ceux qui maîtrisent déjà les compétences nécessaires.

Vous valorisez ainsi vos équipes tout en renforçant l’agilité interne.

Le recrutement : attirer des talents stratégiques

Dans le cadre d’un recrutement, la matrice de compétences d’équipe vous permettra d’identifier les compétences clés recherchées chez un nouvel arrivant. Cela garantit qu’il apportera une véritable valeur ajoutée à l’équipe.

Un outil stratégique aligné avec la vision globale

Votre matrice de compétences doit toujours rester connectée à la vision globale de l’entreprise. Identifiez les compétences indispensables pour atteindre vos objectifs à long terme et adaptez vos plans de développement en fonction des évolutions du marché et des priorités de votre organisation.

Pour faciliter le travail lors de ces différentes étapes, vous pouvez vous aider d'un logiciel de gestion des compétences pour simplifier le suivi, la mise à jour et l’analyse des données.

Chez Empowill, par exemple, nous avons développé un logiciel de GPEC très complet qui vous permet d'avoir une matrice issue directement des évaluations réalisées lors des entretiens, et que vous pouvez filtrer pour obtenir des vues globales par poste, par équipe, par collaborateur... C'est l'idéal pour vous faire gagner un temps précieux et créer un plan d'action efficace.

En suivant ces étapes et en respectant les bonnes pratiques, vous serez en mesure de construire une matrice de compétences efficace, contribuant ainsi à la gestion des talents, à l’optimisation des ressources et au succès global de votre organisation.

Les bonnes pratiques pour une matrice de compétences vraiment efficace

Créer une matrice de compétences, c’est bien. Mais pour éviter qu'elle ne prenne la poussière et qu'elle reste performante et utile, on vous partage quelques tips.

Impliquer les parties prenantes : Ne faites pas cavalier seul ! Assurez-vous que vos collaborateurs et managers participent activement au processus. Ces derniers sont au cœur de l'action et peuvent vous apporter des insights précieux sur les compétences réelles et nécessaires.

Le conseil d'expert d'Empowill : Une matrice co-construite est mieux acceptée et adoptée par tous !

La mise à jour régulière : Une matrice figée, c’est comme une carte routière périmée : inutile ! Vous devez passer régulièrement en revue les compétences pour refléter les évolutions des postes, de vos collaborateurs et des objectifs de l’entreprise.

Le conseil d'expert d'Empowill : Planifiez ces mises à jour au même rythme que vos entretiens annuels ou semestriels pour un gain de temps.

L'utilisation de logiciels : Un bon logiciel de gestion des compétences, c’est le copilote parfait pour votre matrice. Avec Empowill, vous avez une matrice dynamique directement issue des évaluations lors des entretiens. Vous pouvez la filtrer par poste, équipe ou collaborateur, pour des insights ultra-ciblés. .

Une matrice bien faite, c’est une équipe gagnante. En suivant ces bonnes pratiques, votre matrice devient un véritable levier pour :

• La gestion des talents : Développez et fidélisez vos collaborateurs.
• L’optimisation des ressources : Allouez les bonnes compétences au bon endroit.
• Le succès global : Contribuez directement à la performance de l’entreprise.

FAQ

Comment réaliser une matrice de compétence ?

Pour réaliser une matrice de compétences, identifiez les compétences clés, définissez des niveaux de maîtrise, évaluez les collaborateurs, attribuez les niveaux dans la matrice, élaborez des plans d'action adaptés, et mettez-la à jour régulièrement.

Pourquoi faire une matrice des compétences ?

La mise en place d'une matrice des compétences permet d’identifier les forces et faiblesses des collaborateurs, d’optimiser leur développement et de mieux aligner les compétences avec les besoins de l’entreprise. Elle facilite aussi la gestion des talents, le recrutement et la planification des formations. C’est un outil stratégique pour améliorer la performance globale.

Comment faire un tableau de compétences ?

Pour créer un tableau de compétences, identifiez les compétences clés pour chaque poste, définissez les niveaux de maîtrise (de débutant à expert) et évaluez chaque collaborateur en fonction de ces critères. Utilisez un format de tableau clair pour suivre et mettre à jour ces informations régulièrement. Vous pouvez également intégrer des outils numériques pour simplifier le suivi et l'analyse.

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