Conformité RH : comment le digital peut devenir votre meilleur allié ?

Alors que le monde du travail évolue, que le digital transforme les organisations, que le cadre réglementaire change et que les attentes des salariés se renforcent, les enjeux autour de la conformité sont de plus en plus présents.

Ils deviennent aujourd’hui clé pour les entreprises et touchent à de nombreux aspects : engagement des collaborateurs, minimisation des risques de contentieux, stratégie de développement de l’entreprise.

Les liens entre la mise en conformité et le digital sont particulièrement forts. Nous allons étudier dans cet article comment les outils digitaux peuvent servir à la conformité RH d’une organisation, mais également les questions à se poser pour être à la pointe de ces enjeux.

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Les enjeux de conformité gagnent en importance

Conformité et engagement des salariés

Il est intéressant de commencer par constater que l’environnement de travail et le management ont un impact sur la santé mentale des salariés.

Aujourd’hui, 80% des salariés considèrent que leur environnement de travail est plus important que leur salaire. Or dans un contexte de tension croissante sur le marché du travail, la transparence et la conformité légale deviennent des critères d’engagement à ne pas négliger.

Une évolution est donc requise au niveau des entreprises pour intégrer une réflexion de fond sur la conformité car c’est cette réflexion qui va ensuite pouvoir générer de la confiance, et donc de l’engagement dans la durée des salariés.

Pour illustrer cette évolution des mentalités, il est intéressant de regarder l’exemple du RGPD.

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Aujourd’hui, 32% des consommateurs se déclarent “Privacy Actives”, c’est-à-dire qu’ils considèrent que le respect de leur vie privée est plus importante que la consommation de certains produits. Ils vont être prêts à cesser d’utiliser un produit s’ils considèrent que celui-ci ne respecte pas leurs droits. Ce sont notamment des utilisateurs qui arrêtent d’utiliser des réseaux sociaux comme Facebook ou Tiktok.

Ainsi, de plus en plus de salariés sont concernés par leurs droits, y compris sur leurs outils professionnels. On observe une tendance de fond à davantage de contrôle et de surveillance sur les pratiques des outils professionnels choisis et utilisés par l’entreprise. Sous cette pression croissante, ces outils sont de plus en plus souvent audités par les directions techniques et les CSE pour garantir l’usage réglementaire des données.

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Conformité et risque légal

De la même manière que les attentes des salariés, il est important de souligner que l’environnement réglementaire évolue largement et les chiffres parlent d’eux mêmes.

Toujours sur le sujet du RGPD, depuis 2018, 2,5 milliards d’euros ont été infligés au niveau européen et 100 millions d’euros pour 21 sanctions en 2022. On parle d’amendes de près de 300 millions d’euros pour Google, 60 millions pour Microsoft, etc.

C’est cette évolution de l’environnement réglementaire qui explique en partie l’évolution des mentalités.

Si de nombreux droits ne sont pas nouveaux, les amendes sont beaucoup plus élevées et les salariés sont conscients de cette évolution. Ils sont donc beaucoup plus demandeurs qu’avant.

Dit autrement, les salariés se saisissent maintenant de leur droit car ils savent qu’ils seront respectés et qu’ils ont maintenant les moyens de faire pression sur leurs employeurs et les produits qu’ils utilisent.

Cette transition se manifeste au niveau des ressources humaines. Par exemple, par une augmentation des demandes d’accès, de rectification ou de suppression des données personnelles dont l’entreprise dispose et ainsi accéder à leurs données administratives. C’est alors aux équipes RH de faire face à ces demandes et il est nécessaire de les équiper des outils adéquats.

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Les outils digitaux accélèrent la mise en conformité RH

S’appuyer sur des logiciels digitaux permet de documenter les flux de données, de suivre les demandes et les échanges… Cela apporte davantage de transparence et renforce la confiance des collaborateurs. C’est aussi un moyen fiable d’assurer une meilleure conformité légale et de disposer des outils adaptés.

Quels sont les avantages de la transformation digitale pour la conformité RH ?

Attention, s’équiper d’un logiciel RH en SaaS ne va pas systématiquement garantir la conformité RH, cependant cela permet de s’améliorer sur de nombreux sujets :

1. Ouvrir la voie à des analyses de données consolidées et fiables qui permettent aux dirigeants de prendre des décisions plus éclairées.
2. Améliorer l’expérience des salariés avec notamment des automatisations.
3. Développer la productivité et le confort des utilisateurs.
4. Atteindre un meilleur niveau de conformité lorsque les processus adaptés sont mis en place en parallèle.

Si l’on reprend l’exemple de la conformité RGPD, la digitalisation permet de :

• Centraliser les données personnelles collectées, de les cadrer et donc de beaucoup mieux maîtriser ce qui est stocké au niveau des données personnelles. Il y a donc une véritable minimisation des risques en cas de contentieux.
• De mieux tracer les données avec un contrôle plus fin des droits d’accès et la possibilité d’identifier qui a eu accès à quelle donnée, de quelle manière et à quel moment.

Ces éléments sont indispensables pour être en ligne avec le RGPD et pouvoir apporter ce genre d’éléments de réassurance peut être un facteur d’engagement pour les salariés ainsi que de sécurité pour l’entreprise.

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Les enjeux de conformité dans la gestion du personnel

Les obligations du RGPD imposent aux services RH et à l’employeur de traiter le moins de données possibles et de maîtriser (connaître, pouvoir suivre, interrompre…) les traitements qui sont réalisés. Deux axes de travail sont possibles et peuvent être menés en parallèle :

• Limiter les données traitées : moins il y a de données traitées, moins il y a de risque de contentieux et moins il y a de risques de fuite de données.
• Mieux suivre les traitements réalisés sur les données : avec notamment une politique de gestion des droits stricte, des identifiants d’accès et de modification aux données RH ou encore une durée de validité des données.

En cadrant les données nécessaires et en permettant de les suivre, les logiciels RH vont aider les services à assurer leur mise en conformité. De manière générale, la digitalisation RH et l’utilisation de solutions numériques permet d’améliorer les pratiques de gestion du personnel. Cela va donc par exemple faciliter la maîtrise par l’employeur des risques des coûts sociaux.

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L’analyse des données pour prévenir les risques de non-conformité.

On peut citer ces deux exemples tirés de la jurisprudence qui illustrent comment l’analyse des données RH permet d’anticiper des risques de non-conformité en prenant les mesures nécessaires :

• Eviter les contentieux sur des sujets de discrimination. Un outil digital permet de documenter les salaires de toute l’entreprise et de visualiser très facilement s’il y a des discriminations de rémunération (positives ou négatives).
• Eviter les contentieux sur les heures supplémentaires. La réglementation précise qu’il appartient à l’employeur de fournir les preuves de l’exécution ou non des heures supplémentaires. Là encore, les outils de digitalisation des ressources humaines, et notamment de gestion des temps, vont permettre d’assister les équipes RH dans la gestion de ces contentieux.

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Maîtriser le sujet de la sécurité informatique

La sécurité informatique devient nécessairement un sujet clé lorsqu’on décide de s’équiper et de digitaliser des processus et stockage de données.

L’adoption d’un outil digital est une opportunité pour renforcer sa sécurité informatique

Sur le sujet de la sécurité informatique et de la protection des systèmes d’information, il est intéressant de se renseigner sur le fonctionnement des certifications ISO ou encore SOC 2 et 3 qui permettent de protéger les utilisateurs et d’assurer des mesures techniques et organisationnelles conformes.

De manière générale, les solutions digitales permettent d’assurer davantage de sécurité que des solutions traditionnelles comme des serveurs locaux. En ce sens, s’appuyer sur des acteurs qui gèrent les données de centaines de clients est un moyen d’adopter les bonnes pratiques et des infrastructures plus sécurisées.

Pourtant, de la même manière qu’un logiciel RH n’assure pas de conformité RH, cela n’assure pas non plus de sécurité technique infaillible. Il est indispensable de sécuriser ses processus et de sensibiliser ses utilisateurs ! En effet, près de 60% des incidents de sécurité sont aujourd’hui liés à des erreurs humaines.

Ainsi, le plus important aujourd’hui pour garantir la sécurité informatique est de mettre en place des mesures internes : gestion des mots de passe, droits d’accès, bonne utilisation des données.

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Choisir un logiciel qui a intégré les règles de sécurité dans la conception de son application

Chez Empowill, nous avons construit notre solution au prisme des exigences du RGPD. Nous respectons les bonnes pratiques indispensables : chiffrage des données, sécurisation des clés de cryptage, enregistrement des journaux d’activités à l’accès et à la modification des données, gestion des droits fine en écriture et en consultation des données, stockage des données en France, sauvegarde sur serveur distant.

Nous pouvons également vous conseiller sur les bonnes pratiques à mettre en place dans votre organisation lors du déploiement de votre solution RH, notamment la mise en place de SSO pour simplifier l’authentification de vos salariés ou encore la vérification à double facteur pour limiter les risques d’intrusion dans votre système.

Nous partons du constat qu’avec l’évolution des normes réglementaires et des attentes des salariés, chaque acteur est responsable et en tant que sous-traitant nous assumons pleinement ces responsabilités et vous accompagnons dans votre transformation digitale.