Cette Responsable Formation gère 1 500 collaborateurs, seule, grâce à Empowill

Le Groupe Jean Floc’h est un groupe industriel Breton, dans l’agroalimentaire, spécialisé dans la transformation de viande de porc. Le groupe emploie plus de 1 500 collaborateurs répartis sur 13 sites, qui produisent +250 000 tonnes de viande de porc et 100 000 tonnes de produits élaborés chaque année. La marque évolue sur différents marchés dont la restauration, l’industriel, l’export, la grande distribution et la vente au détail. 

Sophie Bunouf gère la formation au sein du groupe et comme beaucoup d’entreprises industrielles, elle rencontre des défis RH singuliers liés aux populations terrain - pour certains peu digitalisés - tant sur des sujets de sécurité que d’hygiène. Elle pilote la formation et les entretiens de 1 500 collaborateurs. Le groupe rencontre de gros enjeux de digitalisation et d’accompagnement au changement pour développer la performance RH.

Les défis de développement RH au sein de Jean Floc’h

Les entretiens sur papier inexploitables

Avant de s’équiper d’Empowill, Sophie gérait les campagnes d’entretiens professionnels sur des supports papier pour l’ensemble des 1 500 collaborateurs. 

Son quotidien rimait avec des tâches administratives telles que l’impression et l’envoi des supports d’entretiens, les nombreuses relances aux managers et collaborateurs pour compléter leurs entretiens, la récolte, la saisie et le stockage de tous les compte-rendu d’entretien etc… 

“J’ai pu remplir des placards entiers d’entretiens professionnels papier !”

L’exploitation des comptes-rendus d’entretien étant fastidieuse et chronophage. 

Les demandes des collaborateurs remontaient difficilement au service RH. Cela pouvait engendrer de la frustration côté manager et collaborateur, qui se désengageaient vis-à-vis des rituels d’entretien rendant les taux de complétion encore plus faibles par la suite. Bref, un vrai cercle vicieux !

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La gestion du plan de formation fastidieux sur Excel

Historiquement, Sophie Bunouf avait un processus de gestion du plan de formation plutôt descendant. Après avoir interrogé les responsables de service par email ou par téléphone, elle construisait son plan de formation progressivement sur le tableur. 

En fonction des retours des collaborateurs, elle affinait son plan de formation sur un fichier Excel pour l’ensemble des 1 500 collaborateurs. Le processus n’était pas optimal pour Sophie qui perdait du temps à traiter ce fichier.

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Améliorer la conformité, notamment pour répondre aux audits qualité sécurité

Exerçant dans le domaine de l’industrie agroalimentaire, Jean Floc’h est fréquemment sujet à des audits qualité sécurité. 

Avant Empowill, Sophie consacrait beaucoup de son temps à retrouver des documents RH importants pour ces audits, comme par exemple les attestations de formation des collaborateurs à jour. 

La gestion et le recyclage des habilitations n’était pas optimale pour Sophie qui devait se souvenir des validités pour garantir une conformité légale.

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Jean Floc’h choisi Empowill pour gérer les entretiens et le plan de formation des 1 500 collaborateurs terrain

Après beaucoup de réflexion et de recherche d’un outil, le groupe Jean Floc’h a choisi Empowill pour digitaliser la gestion des entretiens de carrière et du plan de formation. 

“Ça faisait 15 ans qu’on cherchait un outil, nous n’avions pas pu débloquer le budget et les outils de l’époque n’étaient de toute façon pas adaptés aux exigences de la formation d’aujourd’hui.”

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Côté entretien : un gain de temps, des informations centralisées et exploitables

Aujourd’hui, Sophie déploie ses campagnes d’entretiens professionnels sur Empowill en quelques minutes. Fini le papier et les tâches administratives désagréables !

“La vitesse à laquelle je lance les entretiens sur Empowill n’a rien à voir ! Avant, il fallait créer toutes les fiches, tous les dossiers à la main etc…” 

Elle personnalise les trames de questions directement dans l’outil et elle a la liberté d’y ajouter une évaluation des compétences. 

En un clic, les managers et leurs collaborateurs reçoivent un mail pour préparer leur entretien : les supports d’entretiens sont accessibles sur smartphone, sans avoir besoin d’identifiants pour se connecter. 

De plus, les relances pour compléter l’entretien sont envoyées automatiquement : un gain de temps considérable pour Sophie.

Les comptes-rendus d’entretiens sont générés automatiquement, centralisés et stockés sur la plateforme directement. Sophie analyse les résultats de ses campagnes grâce aux dashboard analytiques. Les managers ont accès à l’historique des entretiens de leurs collaborateurs pour un meilleur suivi des carrières.

Enfin, elle n’a plus de difficultés à impliquer les salariés et les managers dans les campagnes d’entretien car l’outil est très intuitif, d’une simplicité sans pareil et accessible pour des salariés peu digitalisés.

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Le plan de formation digitalisé pour un pilotage simple et automatisé

Avec Empowill, Sophie a pu repenser son processus d’élaboration du plan de formation chez Jean Floc’h. 

La Responsable Formation récolte aujourd’hui les demandes de formation directement depuis les entretiens qui sont centralisés dans le recueil des besoins sur Empowill. Fini les longues heures de relecture des supports papiers pour récolter les demandes.

Ainsi, elle peut traiter chaque demande rapidement en acceptant, refusant et décalant les demandes directement sur Empowill. L’outil s’occupe d’en informer les concernés automatiquement pour plus de fluidité dans la communication. Le plan de formation prévisionnel se construit ainsi progressivement.

Au-delà des demandes, Sophie centralise toutes les informations relatives à la formation sur l’outil : le catalogue de formation, les plannings, les coûts, les financements, les attestations etc… Tout est au même endroit, accessible en 2 ou 3 clics.

“Le suivi des formations est très simple : j’utilise quotidiennement la checklist de tâches indispensables à chaque formation pour ne rien oublier, c’est génial !”

De plus, les managers ont accès au catalogue de formations, les rendant autonomes quant aux formations qu’ils peuvent conseiller à leurs collaborateurs. 

Sophie va même plus loin dans le pilotage de la formation grâce à Empowill. Elle peut dorénavant envoyer des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid à la suite des formations pour récolter du feedback et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de son offre de formation.

“Grâce à l’envoi automatique des questionnaires de satisfactions, je n’ai jamais eu des réponses aussi rapidement !”

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Les audits qualité ne sont plus une source de stress

Concernant les audits qualité et sécurité, Sophie centralise tous les documents nécessaires sur l’outil, les rendant accessibles en quelques secondes. 

Les attestations de formation des collaborateurs sont d’ailleurs accessibles par les responsables de service directement sur Empowill, ce qui économise beaucoup de temps à Sophie qui recevait de nombreuses demandes par e-mails ou téléphone à ce propos. Sophie peut effectivement paramétrer les droits de certaines personnes et le caractère public ou confidentiel de certains documents sur la plateforme.

Avec Empowill, les rappels des entretiens obligatoires et du recyclage des habilitations sont automatiques. C’est la garantie d’être en conformité avec la réglementation et la réussite des audits qualité/sécurité.

“Au-delà de son outil très bien pensé, ce qui fait la force d’Empowill c’est son agilité et la qualité de son accompagnement. La formation à l’outil pour les managers a beaucoup aidé. Étant seule sur les sujets entretiens et formation, j’apprécie avoir une relation de proximité avec le support. Ils répondent à nos besoins rapidement, les startups ça envoie du lourd à ce niveau-là.”

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Si vous aussi vous avez des enjeux similaires sur la digitalisation de la formation et des campagnes d’entretiens, prenez rendez-vous avec l’un de nos experts pour découvrir Empowill.

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