Comment nous avons fait du confinement une opportunité pour réinventer notre start-up

Nous nous sommes adaptés pour construire un outil qui va transformer la manière de gérer le développement des compétences en entreprise

Comme pour beaucoup d’entreprises, le confinement a bousculé nos plans. Mise en pause de nos actions commerciales, de nos opérations avec nos clients, de nos projets de recrutement, etc. Face à cette situation imprévue, nous avons reconsidéré nos projets, notre manière de travailler, et même nos métiers pour rebondir rapidement et concrétiser une ambition que nous avions depuis le début d’Empowill : développer notre outil de gestion des talents et des compétences pour compléter notre offre d’ingénierie pédagogique.

Nous partageons aujourd’hui notre expérience, qui en inspirera peut-être certain.e.s, en racontant l’histoire de notre rebond face au confinement et en s’appuyant sur le résultat de ces mois de travail intensif. 

Savoir rebondir face à la situation exceptionnelle du confinement

Nous travaillons dans le secteur de la formation et depuis le début de l’aventure Empowill, nous proposons une offre qui mêle de l’accompagnement métier (conseils pédagogiques, ingénierie de formation, juridiques, partage de bonnes pratiques, etc.) et de la mise à disposition d’outils digitaux de gestion des talents. 

Une conviction forte nous a toujours animée : dans le monde de la formation professionnelle, les entreprises ont besoin à la fois d’une expertise humaine et d’outils puissants. Aucun outil seul, même débordant d’intelligence artificielle, n’aura assez d’intelligence émotionnelle et relationnelle pour analyser de manière suffisamment fine les situations et suggérer les bonnes modalités d’apprentissage. Pour autant, il est indispensable de se doter d’outils efficaces pour gagner du temps sur les tâches les plus rébarbatives et simples. 

L’offre d’Empowill a été construite sur ce double constat et c’est pourquoi nous avions toujours utilisé des outils, parfois un peu artisanaux : Google Spreadsheet, Zapier, Asana, Airtable… ça fonctionnait bien et ça apportait de la valeur ajoutée à nos clients, mais ce n’était pas assez. Et puis le confinement est arrivé et toute notre activité s’est mise en pause. 

L’effondrement de nos démarches commerciales en mars

Dans ce contexte imprévu et extraordinaire, il a fallu réagir vite, et la solution s’est rapidement imposée : plutôt que de lutter contre le vent et de chercher à tout prix à continuer à vendre nos prestations, nous avons arrêté tout notre processus commercial jusqu’à septembre et mis le confinement à profit pour développer notre propre outil SaaS de gestion des talents et de la formation professionnelle en général. 

Des fonctionnalités produit basées sur nos expériences chez nos premiers clients

Notre plan d’action était assez clair : offrir aux responsables RH un outil unique pour leur permettre de gérer l’ensemble des actions liées au suivi et au développement des compétences de leurs collaborateurs. 

Le monde de la formation est surprenant… Nos premières missions nous avaient permis de découvrir que les responsables formation travaillent soit sur des tableaux excel colossaux sur lesquels la saisie de données brutes correspond à 80% du temps de travail, soit sur des outils peu adaptés les obligeant à… utiliser des tableaux excel à côté. Leur faire gagner du temps, de l’efficacité, et leur permettre de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée devenait notre ambition première, et nous avions “juste” à transposer leur travail quotidien dans un outil intelligent. 

Ainsi, à l’inverse des grandes suites SIRH, notre objectif portait essentiellement sur la fonction de formation et l’ensemble des problématiques qui concernent le développement des talents :

  • Construction et mise à jour dynamique d’un référentiel de compétences
  • Gestion d’un catalogue de formation et synchronisation avec le référentiel
  • Gestion des collaborateurs et des équipes avec suivi individuel, évaluations personnalisées et historique dans l’entreprise
  • Planification d’actions de formation avec simplification de la gestion logistique et de l’administratif, ainsi que personnalisation des enquêtes de feedback
  • Suivi dynamique de l’ensemble du plan de formation : budget, remboursements, etc

C’est à partir de cette liste que nous avons commencé à travailler d’arrache-pied pendant le confinement, et au bout de 2 mois de développement intensif, nous avons pu sortir les premières ébauches de notre outil. 

Outil Empowill de gestion des talents

La première version – colorée – de notre plateforme, en mai 2020

Une proximité renforcée avec des experts du métier 

Notre objectif était de disposer rapidement d’une première version “beta” pour la montrer dès que possible à des experts du sujet et recueillir leurs remarques. C’est ainsi que dès la fin mai, nous avons organisé plus de 50 démonstrations produit à différents acteurs : responsables formation, DRH, formateurs, designers, etc. 

Ces démonstrations nous ont permis d’affiner nos premières fonctionnalités et de construire les premières briques d’Empowill au plus proche des utilisateurs. Nous avons appliqué à la lettre les principes du Lean Start-up : rapidité d’exécution, agilité dans la prise de décision, tester rapidement pour sentir l’intérêt client, se tromper rapidement pour éviter de faire fausse route trop longtemps. 

Comme le dit Reid Hoffman (fondateur de Linkedin) : “Si vous n’avez pas honte de votre produit quand vous le lancez, c’est que vous l’avez lancé trop tard”. Et nous avons eu honte face aux multiples bugs, couleurs criardes et imperfections des premières versions. Pourtant les commentaires étaient enthousiastes, validaient nos choix et nous aiguillaient dans la bonne direction. C’est ce qui nous a encouragé à continuer. 

Si nous étions déprimés et inquiets lors de l’annonce du confinement, nous n’avons jamais été aussi stimulés que lors de ces premières démonstrations alors que notre outil prenait vie sous nos yeux. À tous ceux qui nous lisent, merci encore pour votre temps et vos conseils, c’est grâce à vous que nous pouvons écrire cet article aujourd’hui ! 

Développer un outil de gestion des talents depuis une page blanche

Repartir d’une page blanche sans perdre de vue ses ambitions

Des premiers tests avant l’été pour valider l’usage 

Les bugs ont été corrigés, l’ergonomie améliorée, et le produit s’est affiné jusqu’à devenir viable et utilisable. C’est à ce moment là que nous l’avons mis à disposition de nos clients de longue date. Fini le temps du développement en chambre close dans le calme du confinement. Le téléphone a recommencé à sonner et le rythme de développement s’est encore accéléré alors que nos premiers utilisateurs ont commencé à régulièrement nous faire part de leurs idées et suggestions pour améliorer notre plateforme. 

Il a fallu – de nouveau – changer notre manière de travailler. L’équipe s’est agrandie alors que sont intervenus les premiers recrutements et il a fallu structurer, prioriser, faire des choix tout en tenant nos délais. C’est à ce moment-là que nous avons puisé des idées dans des méthodes telles que Scrum et Kanban. L’objectif était toujours le même : garder de la flexibilité, tester et itérer rapidement nos fonctionnalités, garder un lien fort avec nos utilisateurs. 

Alors que l’été se termine, nous entrons dans une nouvelle phase. Comme prévu en mars, il est temps de relancer notre développement commercial et c’est pourquoi nous sommes fiers de commercialiser dès aujourd’hui la version publique de notre outil et de voir aboutir ce grand projet.

Version actuelle de notre outil de gestion des talents

La version de notre outil de gestion des talents en août 2020

Ce que nous avons appris pendant cette période 

S’adapter c’est accepter de changer de paradigme : nous en sommes là aujourd’hui car le 17 mars nous avons accepté de (presque) tout remettre en question. Notre stratégie, nos projections financières, notre discours, nos compétences, etc. En allant puiser dans le coeur de notre vision, nous avons été le roseau de la fable de La Fontaine. Face à la surprise du confinement, nous sommes allés chercher l’opportunité cachée : du temps (beaucoup) pour travailler sur un sujet de fond. 

L’agilité c’est accepter de naviguer dans l’incertitude : Prendre des décisions rapides, se parler quotidiennement – vertus sociales plutôt bienvenues en temps de confinement! -, se concentrer sur l’exécution, se tromper rapidement… Nous savions exactement où aller, mais découvrions le chemin au moment où nous le parcourions. 

Le meilleur expert produit, c’est le client final : nous pensions appliquer facilement cette maxime, une règle d’or chez les start-ups… pourtant ce n’est pas toujours aussi facile dans la pratique. Nous avons toujours travaillé en nous concentrant sur l’usage de notre solution, en cherchant à ne pas trop “aimer” nos fonctionnalités, et à davantage valoriser le besoin des autres que nos idées à nous. Cette réflexion nous a demandé de faire preuve de beaucoup d’humilité et de lutter contre des biais cognitifs bien connus comme le biais de confirmation ou encore l’effet Ikea

C’est aujourd’hui une nouvelle étape de notre aventure qui démarre. Produit en main, nous espérons désormais concrétiser notre volonté première : permettre aux PME/ETIs de faire du développement des compétences de leurs collaborateurs un levier de développement stratégique. 

Pour en savoir plus sur notre outil de gestion des talents, vous pouvez consulter cette page dédiée ou tout simplement nous contacter !

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