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PME ou grand groupe, quelle que soit la taille de votre entreprise, la gestion des ressources humaines est une fonction essentielle dans la réussite et le développement de votre organisation. Les ressources humaines représentent un facteur clé de réussite dans la mise en place et le pilotage de votre stratégie globale, pour rester performant et atteindre vos objectifs. De ce fait, il est important de mettre l’accent sur la gestion RH et digitaliser ses processus pour gagner en efficacité. En effet, nombreuses sont les entreprises qui peinent à améliorer l’expérience collaborateur, la montée en compétences, les feedbacks,…car ils ne possèdent malheureusement pas les bons outils.
Ce que l’on entend par “outil de gestion RH” 💡
Outil de gestion RH : concept
1. Définition
On peut définir un outil RH de la manière suivante aujourd’hui, comme étant un service en ligne, et pour les logiciels les plus modernes et les plus pertinents, ils sont en SaaS (Software as a Service). Cela permet d’assumer toutes les principales tâches des ressources humaines de façon centralisée et dématérialisée. Le fonctionnement peut différer en fonction du logiciel utilisé, mais de manière générale ces outils fonctionnent sur un modèle d’abonnement. Les formules varient, on peut par exemple retrouver des prix en fonction du nombre de collaborateurs. Ce qui permet de justifier un prix cohérent en fonction de chaque taille d’entreprise. Une fois l’implémentation réalisée, chaque utilisateur a souvent accès à la plateforme. Il peut ainsi bénéficier de son espace personnel et consulter ou modifier ses informations.
2. Évolutions récentes ?
Depuis leur création, les logiciels RH ont particulièrement évolué. Pourquoi ? Car les premiers logiciels étaient peu ergonomiques et peu intuitifs. La digitalisation a commencé la première étape de la digitalisation était avec des feuilles Excel et des fichiers Word. Il y a quelques années, les RH ont troqué leurs classeurs papiers pour des fichiers Excel et Word. Mais des problèmes persistaient, tout d’abord avec la difficulté de s’y retrouver au milieu de nombreuses lignes Excel, puis des entretiens qui n’étaient certes plus écrits à la main, mais qui nécessitent toujours d’être imprimés pour être complétés. Au-delà du manque d’efficacité, cette solution était en plus problématique écologiquement parlant.
Cependant, nous avons évolué, et les logiciels ont fait de même, permettant aujourd’hui aux RH de digitaliser l’ensemble de leurs tâches, du début à la fin. On peut alors retrouver des logiciels traitant différents sujets RH :
- Acompte sur salaire – ROSALY
- Carte restaurant… et beaucoup plus – Swile
- Congés et absence – Figgo par Lucca
- Entretien, formation et compétences – Empowill
- Gestion des temps et activités – Snapshift
- Mutuelle – Alan
- Onboarding – Workelo
- Paie et notes de frais – PayFit France
- Partage de connaissance – Komin
- Recrutement free-lance – Malt
- Recrutement – Flatchr ou Welcome to the Jungle
- Sondages collaborateurs – Supermood
3. Une expérience collaborateur améliorée
Une nouvelle génération de logiciels RH qui est née. Ils englobent la majorité des problématiques et sujets RH. L’avantage principal de cette modernisation des outils de gestion RH est la facilité et le confort d’utilisation. Retrouver une bonne expérience, une facilité de gestion, et un accompagnement personnalisé pour certains outils, ne peut qu’augmenter la productivité de votre pôle RH. Ce pôle est réactif et performant, alors l’ensemble de vos collaborateurs ne pourront que mieux s’épanouir, au sein d’une entreprise mettant en premier plan l’expérience collaborateur.
En effet, aujourd’hui de plus en plus de logiciels RH sont spécialisés, comme beaucoup dans la liste ci-dessus. On assiste alors à un déclin des logiciels généralistes, les SIRH, qui gèrent beaucoup de sujets en 1 mais qui ne sont donc pas performants. On peut alors penser aux gros mastodontes tels que SAP, Cegid, Eurecia,…
Avoir des outils RH spécialisés sur certains sujets, permet alors au pôle RH d’être plus performant et donc d’améliorer l’expérience collaborateur. Les sujets tels que la montée en compétences, ou encore la formation, seront mieux traités de manière plus précise et approfondie, ce qui favorise l’employabilité de chaque collaborateur. De ce fait, l’engagement de ces derniers ne pourra qu’être meilleur.
Avantages et inconvénients de ce genre d’outil
1. Avantages
Cette nouvelle génération d’outils présente de nombreux avantages, tant pour les RH, que pour les managers et les collaborateurs. Ainsi, de nombreuses parties prenantes vont bénéficier des impacts positifs de la digitalisation du service RH.
Nous avons réalisé une enquête auprès de nombreux professionnels RH et voici les principaux avantages qu’ils ont relevés suite à la mise en place d’un outil RH :
- Pouvoir gagner du temps en tâches administratives
- Optimiser les différents processus RH (congés, NDF, contrats, onboarding…)
- Augmenter l’instantanéité pour les collaborateurs inscrits sur la plateforme
- Pouvoir regrouper tout ce dont on a besoin sur un même outil
- Avoir un aperçu général sur tout le personnel de l’entreprise : masse salariale, effectif de l’entreprise, le turnover ou rotation du personnel, l’absentéisme au travail
- Créer une marque employeur forte
- Connaître le climat social de l’entreprise et prévoir les différentes stratégies
- Mutualiser les informations entre RH, collaborateurs et managers
- Gérer au quotidien les prévisions, les entrées sorties, les carrières, les absences, les primes et indemnités, les retraites à venir, les formations…
- Éviter le gaspillage de papier (tout en numérique)
Il est d’ailleurs intéressant de souligner, que prendre un abonnement sur ce type de logiciel entre tout à fait dans l’optique de la transformation digitale. De plus en plus d’entreprises s’engagent aujourd’hui dans cette démarche de digitalisation et de nombreux experts s’accordent à dire que la transformation digitale est un élément indispensable pour améliorer la productivité de ses équipes et rester compétitif.
2. Inconvénients
Parallèlement aux avantages, les logiciels RH font face à des points négatifs. En effet, de nombreux RH se retrouvent contraints lorsqu’ils sont confrontés au sujet de la digitalisation. On voit que la digitalisation n’est pas toujours facile et que de nombreuses organisations peinent à adopter de nouveaux outils. Comment expliquer ces difficultés, quels sont les freins à l’adoption qui ralentissent certaines entreprises ?
Ce que disent les RH :
- Pas de budget, notamment pour les petites entreprises
- Pas toujours de soutien de la direction
- Pas adapté aux petites et moyennes entreprises. Idées reçues que les logiciels RH sont réservés aux grands groupes
- Pas proposé par la direction, et donc pas de prise d’initiative de la part des RH
- Pas de personne référente sur l’outil (pour le paramétrage, la formation, l’assistance technique)
- Pas de sécurité, possibilité de perdre des infos s’il survient un bug et qu’aucun back-up n’est prévu
- Pas d’adhésion des équipes opérationnelles
Vous pouvez ainsi constater que les inconvénients sont majoritairement liés à des causes externes et non fonctionnelles liées à l’outil lui-même. Ici, ce qui empêche la mise en place d’un outil de gestion RH est le manque de conduite de changement. Il est important de bien communiquer et d’embarquer tous les acteurs de l’entreprise dans la réflexion. L’objectif des RH est donc de réussir à passer ces obstacles, et pouvoir enfin bénéficier d’un outil avantageux pour eux.
Comment déployer un outil RH
Un outil RH est avantageux, à la condition qu’il soit bien intégré dans une stratégie globale. En effet, on a pu constater que certaines entreprises ne voyaient pas l’avantage de digitaliser leur pôle RH, car le test a échoué. Mettre en place des outils de gestion est un réel projet à part entière, ce qui nécessite une gestion précise et l’intégration de tous les collaborateurs.
De ce fait, il n’y a pas que les managers qui ont accès au logiciel de gestion RH, les collaborateurs ont également leur espace personnel selon les outils. Il est alors par exemple possible pour un salarié de télécharger ses bulletins de salaire immédiatement avoir été émis par la plateforme, ou bien consulter son planning, préparer ses entretiens et même laisser des notes à ses cadres.
Avec les managers qui ont accès à ces informations, on peut imaginer que le salarié puisse formuler des souhaits d’évolution interne de sa carrière, ou bien négocier des périodes de formation en mobilisant son CPF. Ce dernier exemple permet d’ailleurs de montrer que l’utilisation d’un outil RH est un excellent moyen de développer l’employabilité de vos collaborateurs !
En ayant toutes ces informations en tête, le déploiement en interne est une étape clé de la réussite du projet. Mener un projet tel que l’implémentation d’un nouvel outil de gestion doit être réalisé à l’échelle de toute l’entreprise. En effet, il est essentiel de prendre en considération toutes les parties prenantes de l’entreprise pour que les bénéfices soient bien visibles. Car si le projet n’est mené que sur une faible partie des collaborateurs, il sera difficile de le faire comprendre au reste des équipes une fois qu’ils devront l’utiliser pour que vous ayez leur retour.
Or, en impliquant toutes les parties prenantes dès la conception du projet, cela facilitera énormément de points :
- L’ensemble de l’entreprise comprendra les choix, et tout le monde se sentira engagé dans le projet.
- Le cahier des charges sera complet, car les besoins actuels auront été bien cadrés. Ainsi que l’anticipation des besoins futurs. Plus la communication autour de ce projet sera générale, plus le recueil de données sera important.
La mise en place d’un outil de gestion est un projet à part entière. Ce qui demande alors des compétences de gestion de projet de la part des RH.
Ce que disent les RH utilisant un outil de gestion
→ Un gain de temps considérable
Ce qu’en disent les utilisateurs :
“…Ça fait quelques mois maintenant qu’on utilise un outil de gestion de congés et ça nous a aidés à gagner du temps et mieux s’organiser pour avoir plus de visibilité par rapport aux congés. Auparavant c’était un peu archaïque; avec des SpreadSheet, Google Calendar, etc.”
“…Nous utilisons un outil RH mis en place en juin 2021. Nous y avons trouvé un gain de temps dans la récolte des infos RH et dans la préparation des éléments variables de paie. Aussi, nous y trouvons une base de données qui nous permet de suivre nos indicateurs RH. Outil performant et efficace, qui dispose également de modules comme la gestion des formations, des objectifs et performances, ou encore nos onboardings.”
→ Renforcement de la culture d’entreprise ainsi que de la marque employeur
Ce qu’en disent les utilisateurs :
“C’est un grand pas dans la digitalisation de nos processus RH, qui contribue à la création de notre marque employeur.”
“…Lorsque ces indicateurs RH sont bien maîtrisés, cela nous permet de connaître le climat social de l’entreprise et de prévoir les différentes stratégies.”
→ Une organisation plus simple et une transparence de l’information plus importante
Ce qu’en disent les utilisateurs :
“Cela facilite le recueil des informations personnelles et professionnelles et la paie.”
“Oui, j’en utilise un. Il m’a permis de partager de l’information avec la DIR et les opérationnels 👌”
“Effectivement, j’utilise des outils de gestion RH comme Odoo, Sagepaie pour la gestion des bases de données sur la gestion du personnel.”
*Étude réalisée en mars 2022, auprès de 30 professionnels RH
N’attendez plus pour sauter le pas, car comme un RH nous l’a si bien dit : “sans logiciel RH, cela serait impossible au quotidien !”. N’hésitez plus à commencer ce projet, car une fois commencé, votre vie professionnelle changera considérablement.
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