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Les responsables ressources humaines doivent s’adapter constamment aux mouvements de l’entreprise et de son environnement. Ainsi, votre entreprise doit par exemple actualiser en permanence les compétences de ses salariés. La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) devient alors un sujet à ne pas manquer. Pourtant, pour beaucoup cet acronyme reste souvent abstrait. Pour vous aider à y voir plus clair, cet article traite des différentes questions liées à la GPEC telle que : Quels impacts pour votre entreprise, quelles incidences sociales ? Quels outils et méthodes pour mettre en place une stratégie efficace ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est un outil de gestion RH essentiel. Il permet à l’entreprise d’anticiper les évolutions socio-économiques, technologiques ou organisationnelles et d’adapter les compétences des salariés pour faire face à ces évolutions.
Il s’agit d’une démarche importante pour la pérennité de l’entreprise. En effet, la GPEC répond à une question majeure : « comment m’assurer d’avoir les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment pour déployer ma stratégie et atteindre mes objectifs ? »
Pour fonctionner efficacement, la GPEC doit donc obligatoirement prendre en compte tous les collaborateurs de votre entreprise. L’objectif est de fédérer toutes vos équipes autour de ce projet qui a pour finalité de motiver qui peut conduire à des changements considérables en interne.
Bien qu’elle soit recommandée pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Cependant, la GPEC n’est pas obligatoire à tous. En effet, seules les entreprises de plus de 300 salariés (et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France) sont dans l’obligation de mettre en place une GPEC. Ces entreprises ont le devoir d’engager des négociations à ce sujet au moins tous les 3 ans. De plus, tout salarié est concerné par les mesures mises en place à travers la GPEC.
Pour encourager malgré tout les entreprises de moins de 300 salariés à mettre en place la GPEC au sein de leurs équipes, un dispositif d’appui-conseil et une aide financière de l’État pour élaborer un plan de GPEC ont été mis en place. Ces dispositifs sont accessibles via les OPCO et les montants dépendent des différentes conventions collectives.
La GPEC ne date pas d’hier. Son origine remonte aux années 80. Cet outil a été développé pour amortir le choc social des fermetures programmées des bassins miniers français. Il était question à l’époque de permettre les reconversions professionnelles des mineurs. Aujourd’hui, ce dispositif intervient dans la stratégie des entreprises et des modifications de leurs environnements économique, technologique, social et juridique.
À propos de l’acteur qui doit prendre l’initiative de ce projet, c’est l’entreprise.
Un accord de branche ou d’entreprise peut organiser les négociations obligatoires en déterminant les différents éléments : calendrier (au moins une fois tous les 4 ans), périodicité, thèmes et modalités de négociation. S’il n’existe pas un tel accord, la négociation doit avoir lieu tous les 3 ans. Les différents acteurs sont :
Ces acteurs assurent le pilotage du projet. En effet c’est à eux de suivre le projet, de motiver et d’engager tous les collaborateurs autour de ce sujet.
Quant aux managers, ils sont là pour la partie opérationnelle. C’est-à-dire qu’une fois qu’une stratégie est mise en place, ils ont pour mission de décliner les besoins opérationnels en ressources et de s’assurer du bon déploiement sur le terrain.
Les représentants du personnel sont présents lors de la négociation, donc avant que le projet soit validé. Ils cherchent à déterminer les mesures d’accompagnement à mettre en place.
Il est important que les collaborateurs fassent partie intégrante du projet. En effet, la mise en place d’une GPEC est une démarche participative et globale de la structure. Il est donc nécessaire d’inclure toutes les parties prenantes pour ne pas avoir à faire face par la suite à des résistances concernant les évolutions.
Malheureusement, nous constatons tout de même des freins. Nous en distinguons 3 qui sont récurrents, et assez bloquants lors de la mise en place d’une GPEC.
La plupart du temps, les entreprises, lorsqu’elles souhaitent mettre en place une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, ont certaines attentes, certains objectifs. Pourtant, cela s’avère être souvent trop ambitieux, et donc difficilement applicable. Le temps manque parfois, et les objectifs ne sont pas assez adaptés aux réels besoins de l’entreprise. En conséquence, le projet n’aboutit pas, ou alors abouti mais n’est pas bénéfique car mal réalisé. Il est alors important de bien étudier ses besoins, et les moyens pour les satisfaire.
On entend par là, un désaccord entre les différentes parties prenantes du projet. Comme vu ci-dessus, nombreux sont les acteurs, ce qui rend la cohésion plus dure. Les RH, et managers ont parfois tendance à mal s’aligner avec les besoins des collaborateurs, ce qui, par la suite, crée des résistances. Cela est naturel. Il est important de garder en tête que la mise en place d’une GPEC doit être acceptée par tous, tant par les managers que par les collaborateurs. En effet, le but principal est la bonne évolution de tous au sein d’un projet commun.
Enfin, le 3e frein, qui survient de manière récurrente est le manque d’outils. Nombreuses sont les entreprises qui se développent, grandissent, mais continuent d’utiliser les mêmes outils qu’avant leur expansion. Par conséquent, un problème se pose : sans outils adéquats les objectifs ne pourront être atteints, la qualité ne suivra pas, et de ce fait, les données recueillies seront difficilement exploitables.
Avoir les bons outils permet de donner un sens aux données, et ainsi de mieux encadrer et gérer les projets. La GPEC demande en effet d’être précis et rigoureux sur l’exploitation des données, pour mieux mesurer les résultats ensuite.
Quelques exemples d’outils à utiliser par les équipes RH :
Une fois que les objectifs stratégiques de la GPEC ont été fixés, en lien avec la stratégie globale de l’entreprise, il est important de dresser la liste des postes occupés et le référentiel des compétences disponibles. Faire un état des lieux permet de savoir où l’on se situe et permet de préparer le déploiement opérationnel de la GPEC.
Il est alors important de cadrer les différents éléments :
Une fois que la première étape d’état des lieux est terminée, il est temps d’identifier quels sont les écarts entre les besoins de l’entreprise pour atteindre ses objectifs et la situation actuelle. Cette étape primordiale permettra de définir un plan d’actions précis.
Attention, il est indispensable d’avoir collecté une quantité significative de données pour pouvoir mener une étude apportant des résultats fiables et exploitables.
Une fois que la situation actuelle a été étudiée, la mise en place d’un plan d’action est primordiale. Il est alors important de penser à court et moyen terme, car ce genre de projet ne porte ses fruits que s’il est construit dans la durée. Le plan d’action mis en place doit intégrer différents leviers d’action RH : Evaluation professionnelle, actions de formations, recrutement externe et mobilité interne,…
Une fois que les actions ont été mises en place, il est nécessaire de les déployer. Ainsi les RH ont pour mission de faire connaître à tous ce qui va être mis en place, et superviser le bon déroulement du projet. Il est important que tout le monde accepte, et comprenne ce qui a été choisi. Ainsi, la démarche GPEC pourra être déployée à travers l’entreprise.
La conduite du changement nous apprend qu’il est alors important d’identifier clairement le rôle de chacune des parties prenantes dans le déploiement des actions, mais également de soigner la communication et la sensibilisation de tous les acteurs. Il peut notamment être intéressant de mettre en place des phases “pilotes” pour tester les nouveaux dispositifs puis s’appuyer sur la réussite de ces pilotes pour déployer le plan à plus grande échelle.
Cette étape est tout aussi importante que les autres, analyser les résultats permet de réajuster ce qui n’a pas bien fonctionné, ou au contraire de mettre l’accent sur ce qui a bien fonctionné. Et le KPI à prendre en considération est le retour sur investissement (ROI). Dresser un tableau de résultats en mesurant le ROI reflétera alors la réussite ou non de la mise en place d’une gestion prévisionnelle des ressources humaines.
En définitive, la GPEC n’est pas une affaire simple. Mais avec les bons moyens, la bonne méthode adaptée à votre entreprise et la bonne communication, elle ne peut qu’être bénéfique pour un développement pérenne de vos équipes et de votre activité. Alors n’attendez pas d’y être forcé pour penser à la GPEC, anticipez, et agissez.
À la suite de la réforme du Code du travail marquée par les Ordonnances Macron de 2017, certains changements ont été mis en place dans le cadre juridique. L’un d’eux concerne le remplacement de la GPEC par la Gestion des Emploi et Parcours Professionnels – également appelée GEPP.
Par rapport à la GPEC, la GEPP ne se limite pas uniquement à anticiper les évolutions futures. En effet, son objectif est de mettre en place une stratégie de l’emploi sur le long terme en accompagnant le changement de façon dynamique. Elle vise à replacer l’humain au cœur de la gestion des ressources humaines.
Voici les principaux changements :
La GEPP reste obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés et les entreprises ou groupes de dimension communautaire employant au moins 150 salariés en France. La GPEC ne disparaît pas complètement et reste toutefois favorisée dans certains domaines d’activité.
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