Tout savoir sur la nouvelle certification qualité Qualiopi

La réforme de la formation professionnelle a profondément transformé le paysage du secteur, notamment via la mise en place d’une nouvelle certification qualité qui va remplacer Datadock. La nouvelle certification Qualiopi deviendra bientôt le label qualité de référence dans le secteur. Pourtant de très nombreuses interrogations subsistent encore. Quelle préparation, quels enjeux, quel tarif pour Qualiopi ? Nos réponses aux principales interrogations dans cet article pour préparer l'arrivée de Qualiopi.

Mis à jour le 2 avril 2020 : report au 1er janvier 2022 de la date limite de certification Qualiopi.

Mise à jour le 16 octobre 2020 : nouvelle version du guide de lecture du référentiel qualité.

Les grandes lignes de la révolution Qualiopi

1) Datadock va disparaître

Et sera remplacé par la certification QUALIOPI. À partir du 1^er janvier 2022, elle sera obligatoire pour tous les organismes de formation et prestataires d’actions de développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou OPCO (notamment pour les actions de formations auprès d’entreprise de moins de 50 salariés, mais aussi pour la Validation des Acquis et de l'Expérience et l’apprentissage). 

2) Les autres labels qualité seront majoritairement remplacés

Qualiopi remplacera la majorité des anciens labels qualité existants dans le domaine de la formation professionnelle (APP, OPQF…). Cela signifie que pour bénéficier de fonds publics ou OPCO, il faudra soit être certifié Qualiopi, soit être labellisé par l'un des 7 organismes reconnus par France compétences (APP, OBCAQT, FLE, Eduform, E2C, etc. en savoir plus ici).

Les autres anciens labels qualité pourront continuer d’exister si les organismes qui les délivrent choisissent de les maintenir ou de les faire évoluer. Ils pourront apporter une preuve supplémentaire de la qualité de la prestation proposée. Pour les organismes souhaitant se différencier de la concurrence, il sera notamment toujours possible d’obtenir des certifications ISO par exemple. 

3) Un important changement de logique

Il ne s’agit plus de décrire son organisation et ses processus, mais bien de décrire qu'elle est bien mise en oeuvre, et ainsi prouver la mise en place d’une véritable démarche qualité alignée sur les exigences du référentiel Qualiopi. Si le nombre d’indicateurs évolue peu (passage de 6 critères pour 21 indicateurs avec Datadock à 7 critères pour 32 indicateurs) la philosophie est en revanche différente et la rédaction évolue en conséquence. Par exemple :

• Datadock, Indicateur 2.5 : « Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire ».
• Qualiopi, Indicateur 11 : « Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation».

On voit donc qu’il ne s’agit plus seulement de décrire comme précédemment mais de prouver qu’on réalise effectivement les actions nécessaires. 

Mise à jour du 28 février 2020 : voir la dernière version du guide de lecture.

Les informations pratiques à connaître sur Qualiopi

4) Comment ça se passe ?

 En amont, il faut prévoir un temps de préparation et de mise en conformité. Cela peut être fait en autonomie ou avec l'accompagnement de professionnels. Certains organismes certificateurs proposent également des phases de pré-audit.

La démarche de certification se déroule ensuite en 2 étapes :

1) Phase d'audit :

• 1 audit d’évaluation sur site, au moins une journée où un auditeur se déplace dans les locaux de l’organisme de formation (que ce dernier propose des formations en présentiel ou non). Cet audit est planifié avec le certificateur et peut être précédé par un "pré-audit" à blanc.
• 1 restitution de l’audit où l’auditeur présente les constats de non-conformité. S’il en existe l’organisme de formation dispose alors de 3 à 6 mois pour proposer un plan d’action et mettre en place des actions correctives.

2) Phase de suivi :
Un audit de surveillance entre le 14^ème et le 22^ème mois post-certification.

5) Qualiopi, combien ça coûte ?

La durée de l'audit (fixée par la loi) varie en fonction du chiffre d’affaire de l'organisme de formation, du nombre de sites, du type d’actions de formation à certifier. Par exemple, pour un organisme de formation réalisant un chiffre d'affaire inférieur à 150 k€ et ne disposant que d'un site, la durée d'audit sera de 1,5 jour (1 jour d'audit et 0,5 jour de suivi).  À l'inverse, pour un organisme de formation avec un chiffre d'affaire supérieur à 750 k€ et 7 sites différents, 7 jours d'audit sont nécessaire).  

Le prix de la certification Qualiopi est donc borné. Seuls les tarifs des organismes certificateurs peuvent varier et vont de 800€ à 1200€ par jour d'audit. Ce qui fait que les tarifs d'un audit Qualiopi peuvent donc s'étaler de 1 400 euros pour les plus petites structures à plus de 8 000 euros pour d’importantes structures.

6) Combien de temps ça prend ?

Si l’on ne prend pas en compte le temps de préparation à l’audit (variable en fonction du niveau de maturité sur les sujets de qualité), le temps nécessaire à l’obtention de la certification varie entre 1 et 6 mois et sera fonction du résultat de votre audit.  

Lors de la restitution de l’audit, les cas de non-conformité sont présentés. Une non-conformité au référentiel est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée.

En cas d’absence de cas de non-conformité, la certification sera rapidement délivrée. Si des cas ont été identifiés, un plan d’action doit être présenté à l’auditeur pour les corriger. L’organisme de formation dispose alors :

• De 3 mois pour régler les cas de non-conformité majeure.
• De 6 mois pour régler les cas de non-conformité mineure.

Comment se préparer à la certification Qualiopi ?

7) Quelles sont les ressources utiles ?

 Plusieurs ressources permettent de se préparer à la certification Qualiopi :

• La lecture du guide officiel de lecture du référentiel publié par le ministère du travail permet de comprendre le référentiel et les indicateurs.
• Certains organismes certificateurs proposent des pré-audits à blanc
• Cet article détaille les différents critères avec pour chaque indicateur des niveaux attendus et éléments de preuve.
• Des experts et consultants peuvent vous accompagner dans votre démarche de préparation à l’audit de certification.

8) Qui sont les organismes certificateurs ?

La liste des organismes proposant la certification Qualiopi est présentée sur le site du ministère du travail. Elle sera complétée fin 2019 par une liste d’organisations accréditées par France Compétence.

Notre conseil : s’adresser aux acteurs spécialisés au secteur de la formation, n’hésitez pas à nous contacter que nous puissions vous mettre en relation avec eux. 

9) Quels sont les critères d’évaluation ?

La liste suivante pourra vous aider à préparer votre audit Qualiopi.

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;

Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

10)  Une dernière astuce ?

La date pivot où la certification sera obligatoire a été fixée au 1^er janvier 2022, aujourd’hui il existe 21 organismes certificateurs pour près de 40 000 organismes de formation actifs dont environ 6 000 sont certifiés Qualiopi. Il y aura nécessairement un goulet d’étranglement fin 2021 sur le sujet.

Si les fonds publics et OPCO sont clés pour vous, nous vous conseillons donc de programmer votre audit pour juin 2020 dès maintenant ! Vous pouvez programmer la date auprès d’un organisme certificateur dès aujourd’hui, préparer votre audit Qualiopi d'ici à juin pour vous assurer de disposer de la certification début 2022.

Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à nous écrire à contact@empowill.com, nous nous ferons un plaisir de vous écrire et de continuer à enrichir cet article. 

Merci à Marie-Hélène Costes Darchy pour sa contribution à cet article !

Pour aller plus loin :
Infographie : comprendre les méandres de la formation professionnelle.
Tout savoir sur le financement de la formation professionnelle.
Comment réussir son partage de connaissance en interne ?
Les 7 secrets de la réussite d'une formation.
Votre politique de formation est-elle à niveau ?