Entretien forfait jour : Trame, mise en place et conseils

L’entretien forfait jours est une étape clé que vous devez maîtriser en tant que professionnel des Ressources Humaines. Il constitue un levier essentiel pour piloter efficacement le temps de travail des collaborateurs en convention de forfait jours, souvent des cadres ou des salariés autonomes. Cet entretien forfait (également possible à réaliser pendant l’entretien annuel)  vous permet de vous assurer que la charge de travail confiée à chacun reste compatible avec sa vie personnelle et familiale, contribuant ainsi activement à prévenir les risques de surcharge, de stress ou encore de burn-out.

En tant qu'employeur, cet entretien est non seulement obligatoire, mais aussi stratégique. Il vous offre l'opportunité d'évaluer précisément la charge de travail de chaque collaborateur, son organisation personnelle et professionnelle, l'équilibre entre ses sphères privée et professionnelle, ainsi que d’aborder ouvertement les questions relatives à la rémunération. Ainsi, vous protégez à la fois les collaborateurs et l’entreprise, tout en promouvant un environnement de travail sain, équilibré et propice à la performance.

Dans les sections suivantes, vous découvrirez après lecture des conseils pratiques concernant la préparation, une trame efficace et les étapes incontournables pour conduire et assurer le suivi de cet entretien. Ces recommandations vous aideront à respecter pleinement vos obligations légales tout en optimisant votre gestion des ressources humaines.

Comprendre l'entretien forfait jours

Qu’est-ce qu’un forfait jours : la définition.

Le forfait jours est un dispositif que vous pouvez mobiliser pour gérer efficacement le temps de travail de vos collaborateurs en calculant celui-ci sur la base du nombre de jours travaillés par an, plutôt qu’en heures. Ce régime est particulièrement adapté aux cadres et aux salariés bénéficiant d'une forte autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.

Les employés suivants ne sont pas soumis au décompte horaire traditionnel, ni aux limites maximales journalières ou hebdomadaires habituelles. En revanche, ils disposent de droits spécifiques que vous devez impérativement respecter, tels qu’un repos quotidien obligatoire de 11 heures consécutives et un repos hebdomadaire minimal de 24 heures, cumulé à un total minimum de 35 heures consécutives de repos par semaine. L'article L 3121-60 vous impose par ailleurs des obligations précises quant au suivi régulier de la charge de travail de ces salariés. Ces obligations, renforcées par la loi Travail, nécessitent une communication régulière entre l'employeur et le collaborateur pour garantir une évaluation efficace et prévenir toute surcharge.

Si le forfait jours vous offre une grande flexibilité dans l'organisation du travail, il requiert néanmoins d'être instauré par le biais d’un accord collectif d’entreprise ou de branche et doit impérativement recueillir l’accord écrit du collaborateur concerné. Généralement fixé à 218 jours travaillés par an, ce chiffre peut toutefois varier selon les dispositions spécifiques prévues par votre accord collectif.

Que dit le code du travail sur le forfait annuel en jours ?

Selon le code du travail, deux éléments sont à noter :

• L'article L321-55 stipule que "La forfaitisation de la durée du travail doit faire l'objet de l'accord du salarié et d'une convention individuelle de forfait établie par écrit.", c'est-à-dire que le salarié ne peut pas être forcé à accepter ce forfait jours.
• L'article L 3121-65 stipule quant à lui que la mise en place du forfait doit être notifiée et que les jours travaillés doivent être consignés, notamment si le forfait dépasse 218 jours. Ces précisions doivent être mentionnées par écrit dans le contrat.

Les objectifs de l’entretien forfait jours

L’entretien forfait jours est un moment clé pour évaluer et ajuster divers aspects de la relation employeur-salarié.

L'objectif principal de l'entretien forfait jour est de surveiller le suivi de la charge de travail du collaborateur ainsi que son temps de travail pour de garantir qu’elle ne perturbe pas l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Il constitue également une opportunité pour planifier l’organisation du travail et mettre en place des plannings optimisés. Cet entretien permet de détecter et corriger les éventuels dysfonctionnements, protégeant ainsi à la fois le salarié et l’entreprise.

Les implications légales et les obligations

L’entretien forfait jours est une obligation légale pour les employeurs ayant instauré des conventions de forfait en jours et doit être réalisé. La législation impose que ces entretiens soient organisés au moins une fois par an afin de garantir le respect des règles en vigueur. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des conséquences importantes, telles que l’annulation de la convention de forfait et le paiement de rappels de salaires, incluant des majorations pour heures supplémentaires.

L’accord collectif qui met en place le forfait jours doit prévoir les modalités de suivi. L’employeur est tenu de convoquer le salarié par écrit et avec un préavis suffisant. La Cour de cassation insiste sur le fait que le non-respect de ces obligations peut rendre la convention de forfait nulle, soulignant ainsi l’importance de ces entretiens dans le cadre du droit du travail.

La trame et préparation de l'entretien forfait jours

L'élaboration de la trame d’entretien

En tant que professionnel des ressources humaines, l’élaboration d’une trame d’entretien claire et structurée est indispensable pour garantir que vous abordez systématiquement toutes les thématiques obligatoires lors des échanges avec vos salariés. Voici les conseils essentiels pour structurer efficacement cette trame :

L'introduction

Accueillez chaleureusement le collaborateur et rappelez clairement l’objectif de l’entretien. Cette étape est cruciale pour instaurer un climat de confiance, favoriser un dialogue ouvert et clarifier dès le départ les attentes mutuelles.

La charge de travail

Évaluez avec précision le volume et la répartition des tâches de votre collaborateur. Veillez particulièrement à ce que la charge de travail reste raisonnable et conforme aux conditions prévues par sa convention de forfait en jours.

L'organisation du travail

Analysez le degré de flexibilité et d’autonomie dont bénéficie votre collaborateur cadre en forfait jours. Assurez-vous que l’organisation du travail soit adaptée à ses compétences, à ses responsabilités et à sa capacité à gérer son activité de manière autonome.

L’équilibre vie professionnelle/vie personnelle

Abordez ouvertement la question des temps de repos quotidiens et des pratiques de conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle. Cet aspect est essentiel pour préserver la santé, la motivation et l'engagement de votre collaborateur sur le long terme.

La rémunération

Passez en revue la rémunération actuelle du collaborateur afin de vous assurer qu'elle reflète justement l’investissement et les performances fournies. Une rémunération équilibrée est un facteur clé de reconnaissance et de satisfaction au travail.

Le plan d’action

Synthétisez clairement les décisions prises lors de l’entretien, en définissant précisément les actions à mettre en œuvre pour ajuster la charge de travail ou améliorer les conditions de travail. Précisez également les objectifs prioritaires pour l’année à venir ainsi que les axes de développement et d'amélioration.

En suivant cette trame, vous vous assurez de traiter chaque aspect essentiel de manière exhaustive et professionnelle, tout en favorisant un dialogue constructif et efficace avec vos collaborateurs.

La préparation en amont par le manager

La préparation de l’entretien par le manager est une étape importante pour son succès. Voici quelques étapes à suivre :

• La convocation écrite : Le salarié doit être convoqué par écrit avec suffisamment d’avance, généralement une semaine avant l’entretien. La convocation doit préciser l’objet de l’entretien et proposer plusieurs créneaux pour respecter l’autonomie du salarié.
• L'analyse des données précédentes : Si le salarié a déjà passé un entretien de forfait jours, il est important d’étudier l’historique et de vérifier si des améliorations ont été apportées depuis la dernière réunion.
• La préparation par écrit : Le manager doit se préparer en rédigeant les points clés à aborder et en utilisant une trame d’entretien pour structurer la discussion.

Un logiciel d’entretien peut faciliter cette préparation en permettant au manager et au salarié de saisir leurs données en amont de manière asynchrone.

La préparation du salarié

Il est également important d’impliquer le salarié dans la préparation de l’entretien. Voici quelques conseils :

• Encourager la préparation : Le salarié doit être encouragé à se préparer en notant ses impressions sur sa charge de travail, les évolutions qu’il souhaiterait voir au sein de son équipe, et les défis auxquels il est confronté dans l’organisation de son emploi du temps.
• L'utilisation d’un logiciel d’entretien : Un logiciel d’entretien peut aider le salarié à préparer l’échange en saisissant ses données en amont, ce qui permet d’arriver bien préparé le jour de l’entretien. Empowill propose un logiciel de gestion des entretiens.
• Des questions ouvertes : Le salarié doit être invité à poser des questions ouvertes pour permettre une discussion libre et constructive sur sa situation et ses attentes.

En impliquant activement le salarié dans la préparation, l’entretien devient plus productif et permet une meilleure compréhension mutuelle des besoins et des attentes.

La mise en place effective et suivi des entretiens

La conduite de l’entretien

La conduite de l’entretien forfait jours est une étape clé qui demande une préparation minutieuse et une exécution structurée. Voici les points essentiels à respecter pour garantir son bon déroulement :

La convocation et la préparation : Le salarié doit être convoqué par écrit avec un délai suffisant, généralement une semaine avant l’entretien. Le manager et le salarié doivent se préparer en utilisant une trame d’entretien prédéfinie, en identifiant les points à aborder et en analysant les données des précédents entretiens si ce n’est pas le premier.

Le déroulement de l’entretien : L’entretien peut se tenir en présentiel ou en visioconférence, selon les préférences et les contraintes des parties concernées. Il est important de suivre une chronologie claire des questions et de laisser au salarié le temps nécessaire pour s’exprimer librement sur sa situation et ses attentes.

Le compte-rendu et validation : À l’issue de l’entretien, un compte-rendu doit être rédigé et validé par le collaborateur. Ce document doit résumer les décisions prises, les actions à mener et les objectifs fixés pour l’année à venir. Cela garantit la transparence et la clarté des engagements pris durant l’entretien.

La gestion des retours et des suivis post-entretien

Assurer une gestion rigoureuse des retours et des suivis post-entretien est essentiel pour transformer les décisions en actions concrètes :

L'analyse et exploitation des retours : Les informations recueillies lors de l’entretien doivent être analysées pour identifier des pistes d’amélioration, maintenir un bon climat social et prévenir d’éventuelles situations critiques pour le salarié et l’entreprise.

La mise en place des actions : Les actions et objectifs définis lors de l’entretien doivent être mis en œuvre de manière systématique. Cela peut inclure des ajustements dans l’organisation du travail, des modifications dans la répartition des tâches ou des mesures visant à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Le suivi régulier : Un suivi régulier est indispensable pour vérifier que les actions décidées sont effectivement mises en œuvre et que les objectifs fixés sont atteints. Ce suivi peut prendre la forme de réunions périodiques, de rapports de suivi ou de l’utilisation d’outils de gestion des ressources humaines pour suivre l’avancement des actions.

En mettant en place un suivi rigoureux et en veillant à l’application des décisions prises, l’entreprise s’assure que l’entretien forfait jours dépasse le cadre d’une simple formalité et devienne un levier actif pour optimiser la gestion du temps de travail et améliorer la qualité de vie des collaborateurs  salariés.

Les particularités pour les cadres

L’entretien forfait jours revêt des enjeux particuliers pour les cadres, qui bénéficient d’une large autonomie dans l’organisation de leur temps de travail. Cette autonomie implique cependant une responsabilité accrue dans la gestion de leur charge de travail. En tant que responsable des Ressources Humaines, vous devez utiliser cet entretien comme un levier essentiel pour vous assurer que vos cadres gèrent efficacement leur charge de travail tout en respectant les obligations légales.

Lors de cet échange, il est primordial d’aborder l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle du cadre. Soumis à une pression professionnelle souvent élevée, vos collaborateurs doivent pouvoir concilier leurs responsabilités avec leur bien-être personnel. L’entretien vous permet de vérifier que les temps de repos quotidiens et hebdomadaires sont bien respectés et que le cadre ne dépasse pas les limites fixées par sa convention de forfait en jours.

Cet entretien est également l’occasion d’évaluer la gestion des congés et des absences afin de garantir que chaque cadre bénéficie d’un temps de repos suffisant pour éviter le surmenage. En abordant ces éléments, vous pouvez prévenir les risques de burn-out et favoriser un environnement de travail sain et durable, propice à la performance et à l’épanouissement de vos collaborateurs.

Ce qu'il faut retenir de cet article sur l'entretien forfait jour

L’entretien forfait jours est un levier essentiel pour vous, en tant que professionnel des Ressources Humaines, afin de garantir un équilibre optimal entre la vie professionnelle et la vie personnelle de vos employés, tout en assurant la conformité aux obligations légales. Il est important de noter que ce dispositif nécessite la mise en place d’une convention collective ou d’un accord d’entreprise, ainsi que l’accord écrit de votre employé.

Cet entretien annuel joue un rôle central dans le suivi de la charge de travail, l’organisation du travail et l’articulation entre les différentes sphères de vie des collaborateurs. En veillant à ces aspects, vous contribuez directement à leur bien-être et à leur engagement, tout en favorisant une meilleure productivité au sein de votre entreprise. Pour garantir une mise en œuvre efficace, il est indispensable de structurer cet entretien à l’aide d’une trame adaptée, de convoquer le collaborateur avec un préavis suffisant et d’assurer un suivi rigoureux des décisions prises. Un non-respect de ces obligations peut entraîner des conséquences lourdes, notamment la nullité de la convention de forfait jours.

En intégrant ces bonnes pratiques à votre gestion des ressources humaines, vous participez activement à la construction d’un environnement de travail équilibré, performant et respectueux des droits de vos collaborateurs. N’hésitez pas à valoriser et formaliser ces entretiens forfait jours afin d’optimiser la qualité de vie et les conditions de travail au sein de votre organisation.

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