Entretien professionnel exemple : trame, grille et modèle

L'entretien professionnel est bien plus qu'une formalité administrative ; c'est un outil puissant de gestion du capital humain. Il offre l'opportunité aux managers et collaborateurs de réfléchir sur le parcours passé, de planifier l'avenir et de stimuler l'évolution professionnelle des salariés.

Pour tirer pleinement parti de cet exercice, il est essentiel de disposer d'une trame d'entretien professionnel efficace. Dans cet article, découvrez comment structurer et mener un entretien professionnel de manière optimale.

Trame entretien professionnel : modèle à télécharger

Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons un modèle de trame d'entretien, à télécharger gratuitement en remplissant un formulaire. Vous recevrez ce modèle Word directement par email.

💡Le conseil d'expert d'Empowill :  la trame d’entretien professionnel peut servir de base à la rédaction de votre compte rendu. Elle offre une structure claire et détaillée, permettant de s’assurer que tous les points importants ont été abordés et consignés. En utilisant cette trame, vous pouvez facilement suivre les sujets discutés lors de l’entretien, noter les observations et les décisions prises, et ainsi créer un compte rendu précis et complet.

Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel constitue un rendez-vous incontournable pour tous les salariés. Il permet de discuter de leur évolution, de leur bien-être au travail et des formations professionnelles envisagées.

L’entretien professionnel est inscrit dans le code du travail. Il est obligatoire pour l'employeur et doit être réalisé tous les deux ans.

Indépendamment de la date du dernier entretien, tout salarié ayant connu une interruption prolongée bénéficie du droit à un entretien professionnel à son retour.                                          

Ce droit concerne diverses interruptions prolongées :

• le congé paternité ;
• le congé maternité ;
• le congé pour adoption ;
• le congé pour aider un proche ;
• le congé sabbatique ;
• le congé de mobilité volontaire sécurisée ;
• un arrêt maladie de plus de 6 mois ;
• un mandat syndical.

L'entretien professionnel doit également avoir lieu tous les six ans. Cet entretien s'appelle le bilan à 6 ans.

Ce rendez-vous sert de récapitulatif de la carrière du salarié. Pendant cet échange, l'employeur veille à plusieurs aspects essentiels :

• la réalisation d'au moins une action de formation professionnelle ;
• l'évolution salariale et professionnelle ;
• l'acquisition de certifications par la formation ou la VAE (Validation des acquis de l'expérience).

La distinction entre l’entretien professionnel et l’entretien annuel

Faites attention, ne confondez pas l’entretien professionnel et l’entretien annuel, qui sont certes deux moments clés du suivi de vos collaborateurs, mais répondent à des objectifs bien distincts. L’entretien annuel est généralement centré sur l’évaluation de la performance du salarié sur l’année écoulée, tandis que l’entretien professionnel, obligatoire tous les deux ans, vise à échanger sur l’évolution de carrière du collaborateur et ses perspectives de développement.

Les buts et les avantages pour le salarié et l'employeur

L’entretien professionnel est une boussole pour le salarié et un tableau de bord pour l’employeur. Il permet d’aligner les ambitions individuelles avec les besoins de l’entreprise, créant ainsi un équilibre gagnant-gagnant.

Pour le salarié :

• Clarification des perspectives : L’entretien est une occasion de mettre des mots sur ses aspirations professionnelles et d’identifier les passerelles pour évoluer au sein de l’entreprise.
• Développement des compétences : Il offre la possibilité d’accéder à des formations, des certifications ou du mentorat pour renforcer son employabilité.
• Reconnaissance et motivation : Être écouté et accompagné dans son projet professionnel favorise l’engagement et le bien-être au travail.

Pour l’employeur :

• Anticipation des besoins en compétences : Identifier les talents internes et leurs souhaits d’évolution permet d’optimiser la gestion des ressources humaines.
• Réduction du turnover : Un salarié qui se sent valorisé et qui perçoit des perspectives d’évolution est moins enclin à chercher ailleurs.
• Renforcement de la marque employeur : Une entreprise qui investit dans le développement de ses collaborateurs attire et fidélise plus facilement les talents.

Finalement, l’entretien professionnel n’est pas une simple formalité administrative, mais un véritable levier de croissance pour l’entreprise et d’épanouissement pour le salarié.

Les modalités de l'entretien professionnel

L'entretien professionnel s'étend généralement sur une durée de 1 à 2 heures, adaptée en fonction des besoins spécifiques et de la structure de chaque entreprise.

Habituellement dirigé par le manager direct du salarié, il peut également être conduit par un représentant des ressources humaines, selon les pratiques internes de l'organisation.

Cet échange se déroule pendant les heures de travail du salarié, dans un environnement professionnel et confidentiel, assurant ainsi un cadre propice à des discussions franches et constructives durant l’entretien professionnel. La trame d'entretien professionnel, préalablement définie, permet de structurer et d'orienter ces discussions de manière efficace.

Dans certaines situations, il est également possible d'organiser l'entretien professionnel à distance, notamment lorsque le collaborateur travaille en télétravail ou lorsque les circonstances l'exigent, tout en préservant la qualité et l'objectivité de l'évaluation et des échanges.

💡 L'avis d'expert Empowill :  Dans certaines situations, telles que les périodes de télétravail prolongées ou les contraintes de mobilité, l'entretien professionnel peut être réalisé à distance. Toutefois, nous recommandons vivement de privilégier le format en présentiel lorsque cela est possible. En effet, le face-à-face permet de créer une ambiance plus chaleureuse, favorisant des échanges plus fluides et une meilleure communication non verbale.

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Quelles sont les étapes de l'entretien professionnel ?

Les étapes de l'entretien professionnel sont cruciales pour en assurer l'efficacité. Voici les principales à suivre :

La préparation de l'entretien professionnel

• La collecte des informations : rassemblez toutes les informations nécessaires sur le collaborateur, y compris son historique de performance, ses formations passées, et les objectifs précédemment fixés.
• La planification : fixez une date et une heure pour l'entretien professionnel en veillant à ce que le collaborateur ait suffisamment de temps pour se préparer.
• L'environnement approprié : assurez-vous que l'entretien se déroulera dans un lieu calme et sans interruption.

La trame d'entretien professionnel joue un rôle central dans cette préparation, en garantissant que chaque aspect pertinent sera abordé de manière structurée.

En ce qui concerne la convocation à l'entretien, il n’y a pas de modèle de lettre de convocation à l’entretien professionnel imposé par la loi. Chaque entreprise est libre de choisir le format qui lui convient.

Cependant, certains éléments doivent être inclus pour garantir que la convocation soit claire et utile. Voici un exemple de lettre de convocation à l'entretien professionnel.

L'ouverture de l'entretien

• Un accueil chaleureux : le manager doit accueillir le collaborateur chaleureusement et le mettre à l'aise. C'est souvent un échange source de stress pour ces derniers.
• L'explication des objectifs : le manager doit clarifier dès l'introduction le but de l'entretien et ce qu'il ou elle espère accomplir.

La discussion autour du parcours professionnel

• La rétrospective : il faut commencer par revenir sur le parcours du salarié, ses réalisations, et ses expériences passées.
• Le feedback : pour ensuite apporter un feedback constructif sur ses performances récentes dans l'objectif de s'améliorer.

L'évaluation du bien-être et de la QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail)

• La discussion sur les conditions de travail : abordez les aspects liés au bien-être, à la satisfaction au travail, et aux conditions de travail.
• Les problématiques éventuelles : identifiez et discutez des problèmes de bien-être potentiels rencontrés par le collaborateur.

L'évaluation des compétences et le développement

• Les compétences actuelles : évaluez les compétences actuelles du collaborateur.
• Les besoins en formation : identifiez les besoins en formation et les perspectives de développement professionnel, en tenant compte des ressources disponibles, telles que le compte personnel de formation (CPF), pour permettre au collaborateur de développer de nouvelles compétences et d’atteindre ses objectifs de carrière.

La fixation des objectifs futurs

• Les objectifs à court et moyen terme : définissez des objectifs clairs et atteignables.
• Les stratégies : développez, avec le collaborateur, des stratégies pour atteindre ces objectifs.

La synthèse (à ne pas oublier)

• Le résumé des points discutés : récapitulez les points principaux à retenir de l'entretien.
• Les actions à entreprendre : établissez un plan d'action avec des étapes concrètes et des dates butoirs pour donner un cap, un rythme.
• Le feedback mutuel : encouragez le collaborateur à donner son feedback sur l'entretien, sur la qualité du management et sur les points discutés.

Le suivi post-entretien

• Le compte-rendu : le manager rédige un compte-rendu de l'entretien et les deux parties doivent le signer.
• Le plan d'action : formalisez par écrit le plan d'action convenu et assurez un suivi régulier.

Ces étapes permettent de structurer l'entretien professionnel de manière à couvrir tous les aspects importants pour le développement du collaborateur et à assurer une communication ouverte et constructive.

Pour mener à bien l'entretien professionnel de vos collaborateurs, plusieurs étapes doivent être suivies. Pour vous aider à ne rien oublier, nous vous avons préparé une checklist des obligations de l'entretien professionnel téléchargeable gratuitement.

Quels éléments faut-il réunir pour rédiger une trame d'entretien professionnel ?

Pour élaborer la trame de l'entretien professionnel, vous devez rassembler diverses informations sur le collaborateur. Voici la liste des éléments nécessaires :

• Les précédents comptes rendus d'entretiens professionnels du salarié ;
• Le contrat de travail ;
• La fiche de poste ;
• Le CV.

Comment rédiger la trame d'un entretien professionnel ?

Quel doit être le contenu ?

Votre trame d'entretien professionnel doit contenir différentes rubriques pour être vraiment optimale. Elle doit inclure :

• Les informations personnelles du collaborateur ;
• Une partie dédiée au bien-être & à la QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail) ;
• Une section pour le bilan du parcours professionnel ;
• Une partie pour les objectifs et les performances ;
• Une évaluation des compétences et des perspectives de développement ;
• Les objectifs futurs ;
• Une synthèse de l’entretien à la fin.

Quelles sont les questions à préparer pour un entretien professionnel ?

Concernant, l'évaluation des missions accomplies et compétences acquises :

• Quelles sont les missions que vous réussissiez le mieux ?
• Quelles sont les difficultés que vous rencontrez dans le cadre de vos missions ?
• Y a-t-il des faits marquants sur lesquels vous souhaitez revenir ?
• Quelles sont les compétences que vous avez développées ?
• Quelles sont les missions que vous avez le plus appréciées ?

À propos de la progression de carrière et les objectifs professionnels :

• Quelles sont vos aspirations en termes de responsabilités et d'évolution de carrière ?
• Au vu de vos perspectives professionnelles, quelles formations vous semblent les plus adaptées ?
• Comment décririez-vous vos motivations ?
• Avez-vous pour ambition une mutation géographique ?

Concernant le bien-être et la QVTC :

• Sur une échelle de 1 à 5 (5 étant la meilleure note), comment évaluez-vous votre environnement de travail (bureaux, emplacement géographique, etc.) ?
• Sur une échelle de 1 à 5 (5 étant la meilleure note), comment évaluez-vous votre relation avec les autres membres de l'équipe ?
• Sur une échelle de 1 à 5 (5 étant la meilleure note), comment évaluez-vous votre charge de travail ?

Pour la synthèse de l’entretien professionnel  :

• Quelles sont les actions que nous pouvons mettre en place pour vous aider à atteindre vos objectifs ?
• Souhaitez-vous ajouter d'autres commentaires avant de conclure cet entretien professionnel ?

Comment faire une grille d'entretien professionnel ?

Pour créer une grille d'entretien professionnel efficace par vous-même, voici les étapes à suivre :

• Définir les objectifs de l'entretien
• Identifier les compétences et critères à évaluer
• Structurer la grille d'entretien en différentes parties pour y voir plus clair
• Élaborer les questions, pas plus de 20 maximum
• Inclure des questions ouvertes et fermées
• Valider la grille avec vos managers

En suivant ces étapes, vous pouvez créer une grille d'entretien professionnel structurée et efficace qui vous aidera à évaluer de manière objective et complète les compétences et les performances des collaborateurs.

💡Le conseil d'expert d'Empowill : Lorsque vous créez la grille pour un entretien professionnel, assurez-vous qu'elle reflète fidèlement la trame et vous permette une collecte systématique des informations afin de maintenir l'alignement.

Les entretiens professionnels 100% conformes sur Empowill

Pour garantir la conformité RH de vos campagnes d'entretiens, nous vous recommandons de vous équiper d'un logiciel de gestion des entretiens comme Empowill qui intègre nativement toutes ces obligations légales :

• Les convocations sont éditées et envoyées automatiquement depuis l'outil.
• Les supports d'entretien ergonomiques facilitent la préparation des entretiens en amont de l'échange pour le collaborateur et son manager.
• L'évaluation des compétences est simple.
• Le compte-rendu est édité automatiquement une fois le support d'entretien signé électroniquement.
• Les données récoltées sont 100% protégées et sécurisées pour en garantir la confidentialité.

Découvrez comment faciliter vos entretiens avec Empowill.

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