Mener un entretien professionnel : guide essentiel pour managers

Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?

Un entretien professionnel est un rendez-vous obligatoire entre le salarié et l’employeur, visant à discuter des perspectives d’évolution professionnelle et des formations nécessaires pour y parvenir.

Cet entretien est conçu pour accompagner le salarié dans ses projets professionnels, en identifiant les compétences à développer et les besoins en formations. Ce moment est très important et est privilégié pour faire le point sur les aspirations du salarié, ses réussites, et les axes d’amélioration, tout en planifiant les étapes futures de son parcours professionnel.

Les obligations du code du travail

Le code du travail impose aux employeurs d’organiser des entretiens professionnels tous les deux ans avec leurs salariés et collaborateurs, en tant que RH, vous pouvez également rappeler l'importance de cet entretien. Ces entretiens sont également obligatoires après certains congés, tels que l’arrêt maladie ou le congé de maternité. L’objectif est de garantir que chaque salarié bénéficie d’un suivi régulier de son évolution professionnelle et de ses besoins en formation. En cas de non-respect de cette obligation, l’employeur peut être sanctionné, ce qui souligne l’importance de la mise en œuvre rigoureuse de ces entretiens professionnels.

Analyser le dossier du collaborateur

Pour garantir l'efficacité de l'entretien professionnel, il est essentiel de débuter l'entretien par une analyse détaillée du dossier du salarié.

Cela consiste à collecter et examiner les informations essentielles sur son parcours, incluant sa formation, ses diplômes, ainsi que son expérience professionnelle, tant en dehors qu'au sein de l'entreprise. Il est essentiel de prendre en compte les postes précédemment occupés, les formations suivies, les certifications acquises, les missions actuelles, et les éventuels défis rencontrés.

Cette démarche permet une compréhension approfondie des compétences, du bilan des réalisations, des forces et des axes d'amélioration du collaborateur. Elle est également fondamentale pour cerner les besoins en formation et envisager les opportunités de développement professionnel à discuter durant l'entretien.

Définir les objectifs de l'entretien

Déterminer clairement les objectifs de l’entretien professionnel, qui a pour but d'explorer les opportunités d'évolution professionnelle, est essentiel pour assurer un échange fructueux et axé sur des résultats tangibles. Les objectifs principaux doivent porter sur l’évaluation des compétences et des accomplissements du collaborateur, la reconnaissance de ses aspirations professionnelles, et l’identification de ses besoins en formation.

Il est aussi important de fixer des objectifs SMART :

• Spécifique
• Mesurable
• Ambitieux
• Réaliste
• Temporel

Ces objectifs seront établis et approuvés conjointement par le collaborateur et le manager.

Les objectifs définis doivent être précis et clairs, facilitant ainsi l’élaboration d’un plan d’action stimulant et réalisable pour le collaborateur.

Préparer les questions et les sujets de discussion

Élaborer les questions et déterminer les sujets de discussion est une phase importante pour structurer efficacement l'entretien professionnel. Il est conseillé de concevoir un guide d'entretien comprenant des questions ouvertes et des thèmes spécifiques à explorer.

Vous pourriez, par exemple, inviter le collaborateur à faire le point rendez-vous sur son évolution professionnelle des deux dernières années, à détailler ses missions actuelles, et à indiquer s'il dispose des ressources nécessaires à l'accomplissement de ses tâches. Il est aussi pertinent d'aborder les aspirations professionnelles, les éventuelles difficultés, et les formations ou certifications désirées.

Cette approche favorise un échange constructif et assure que toutes les perspectives sont prises en compte et respectées.

Créer un environnement favorable

La réussite d'un entretien professionnel repose sur la création d'un cadre propice. Il est essentiel de sélectionner un espace tranquille et privé, où l'employé se sentira confortable et libre de distractions. Allouez un temps adéquat, idéalement entre 1h30 et  2 heures, pour conduire l'entretien sans hâte.

Note: en tant que RH, il est possible d'allouer une salle ou un lieu propice pour que le manager ainsi que l'employé puissent y échanger.

Prévenir l'employé un mois à l'avance de la date de l'entretien est aussi une bonne pratique. Cela lui donne le temps de se préparer. Un cadre accueillant est essentiel pour encourager l'ouverture et la confiance, fondamentales pour un échange fructueux.

Utiliser des techniques d'écoute active

Encouragez vos managers à pratiquer l'écoute active lors de l’ entretien professionnel. Il est en effet important de prêter une attention totale à l'employé, d'éviter de l'interrompre et de démontrer un engagement sincère dans la conversation.

Montrez que vous êtes attentif en maintenant un contact visuel et en acquiesçant de la tête. Prenez des notes pour ne rien oublier et montrer que vous prenez au sérieux les conseils et retours de l'employé. Résumer ou reformuler les propos de l'employé assure une compréhension mutuelle de ses perspectives et besoins.

Discuter des performances et des objectifs

Il est essentiel de parler des performances et des objectifs de l’employé sans pour autant tomber dans le formalisme d’un entretien d’évaluation annuel. Les échanges entre employeurs et employés sont cruciaux pour définir des actions concrètes visant à atteindre les objectifs professionnels. Mettez l’accent sur le développement professionnel de l’employé, y compris en matière de qualifications et de poste, ainsi que sur le suivi des formations et certifications.

Établissez des objectifs SMART, alignés avec les aspirations professionnelles de votre entreprise et l’employé à court, moyen et long terme. Cela permet de définir clairement les attentes et la manière dont les progrès seront mesurés.

Identifier les besoins en formation et développement

Identifier les besoins en formation et développement est essentiel lors de l'entretien professionnel. Discutez des projets professionnels de l'employé et de ses opportunités de croissance. Informez-le sur l'utilisation de son compte personnel de formation (CPF) et sur les possibilités d'augmentation de ce compte. Évaluez son employabilité et envisagez ensemble les formations nécessaires pour renforcer ou améliorer ses compétences.

Envisagez des formations adaptées au poste, au service du maintien de l'employabilité, ou au développement des compétences et qualifications. Assurez-vous que les besoins de l'employé correspondent aux attentes et aux projets de l'entreprise.

Mettre en place les bonnes conditions

Pour que l’entretien professionnel soit efficace, il est crucial de mettre en place les bonnes conditions. Choisissez un lieu calme et privé, à l’abri des distractions, où le salarié se sentira à l’aise pour s’exprimer librement. Fixez une date et une heure qui conviennent à la fois au manager et au salarié, en prévoyant suffisamment de temps pour aborder tous les sujets importants sans précipitation. Une préparation minutieuse de cet aspect logistique contribue grandement à la réussite de l’entretien.

Instaurer une ambiance conviviale

Instaurer une ambiance conviviale est essentiel pour encourager un échange ouvert et honnête. Commencez l’entretien par quelques mots informels pour détendre l’atmosphère. 

N’hésitez pas à dédramatiser le moment et à verbaliser le fait qu’il s’agisse d’une conversation ouverte et sans pression.

Montrez de l’empathie et de l’écoute tout au long de la discussion, en adoptant une attitude bienveillante et en souriant. Il est important de donner la parole au salarié, de l’encourager à exprimer ses besoins et ses attentes, et de valoriser ses contributions. Une ambiance positive et respectueuse favorise un dialogue constructif et productif, essentiel pour mener un entretien professionnel réussi.

Conclure sur une note positive

Il est essentiel de finir l'entretien professionnel sur une note positive, afin de booster la motivation et l'engagement du collaborateur. Soulignez les points positifs de l'entretien, en mettant en valeur les réussites et les compétences du salarié.

Utilisez des formules de conclusion qui valorisent ses contributions et compétences, telles que : « Je tiens à vous féliciter pour votre code du travail très remarquable sur [projet ou tâche spécifique], où votre [compétence ou qualité spécifique] a brillamment contribué à notre succès. » Ou bien : « Votre aptitude à [action ou compétence spécifique] a été déterminante pour notre équipe cette année, et je tiens à vous remercier pour cela. » Ces encouragements renforcent la confiance et stimulent la motivation du collaborateur.

La documentation et le plan d'action

Après l’entretien, il est essentiel de rédiger un compte rendu systématique qui récapitule les formations à envisager, les opportunités de développement professionnel, et les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs établis. Ce compte rendu, qui doit être daté et signé par les deux parties, sert de feuille de route claire pour l’avenir et doit être envoyé au salarié pour assurer une transparence et un suivi efficace des discussions.

Le document détaille les évolutions professionnelles envisagées, les stratégies pour y parvenir, et les formations ou certifications requises. Il peut aussi mentionner des dispositifs comme la Validation des Acquis de l’Expérience entrevue (VAE) ou le Compte Personnel de Formation (CPF), offrant ainsi un cadre complet pour le développement du salarié.

Assurer un suivi régulier

Un suivi régulier est vital pour s'assurer de l'application effective du plan d'action. Des réunions périodiques doivent être organisées pour évaluer les avancées, ajuster le plan au besoin, et offrir un retour constructif. Ces moments d'échange maintiennent le dialogue ouvert et assurent que le collaborateur a toutes les ressources nécessaires pour réussir.

Ces réunions sont aussi l'occasion d'explorer de nouvelles possibilités de formation ou de mobilité interne, permettant ainsi d'adapter les plans de carrière mise en œuvre en fonction des opportunités qui se présentent.