Tout savoir sur l’entretien professionnel

L'entretien professionnel est une étape cruciale dans la gestion de carrière d'un salarié. Il permet de faire le point sur les compétences, les objectifs professionnels et les besoins de formation de chacun. Cette pratique est devenue une obligation légale en France depuis la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l'emploi et à la démocratie sociale. Pour faciliter son suivi et sa gestion, de plus en plus d'entreprises utilisent désormais un logiciel de gestion des entretiens.

Dans cet article, nous allons comprendre à quoi sert l'entretien professionnel, explorer son importance, examiner les obligations de l’employeur, les sanctions en cas de non-respect, qui est concerné par l'entretien professionnel, ainsi que la manière dont Empowill peut vous aider à bien le préparer.

‍Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un rituel managérial qui permet de faire un bilan des compétences et de définir les objectifs professionnels de chaque salarié. Il s'agit d'un moment privilégié pour discuter avec son manager de ses aspirations, de ses ambitions et de ses projets futurs au sein de l'entreprise.

Côté employeur, c'est également l'occasion de prendre en compte les besoins de formation de chaque salarié, afin de les aider à développer leurs compétences et à évoluer professionnellement. Il ne faut pas confondre l'entretien professionnel avec l'entretien individuel.

Quel est l'intérêt de l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un outil de gestion des carrières qui permet aux employeurs de mieux connaître les compétences et les aspirations de leurs collaborateurs. Cela leur permet aussi d'anticiper les besoins en termes de recrutement, de promotion et de mobilité interne.

L'entretien professionnel est une obligation légale. Tous les salariés doivent en bénéficier, et il doit être proposé aux salariés ayant connu une évolution significative de leur poste ou de leurs compétences.

Comment se déroule l'entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est un rendez-vous important qui doit se tenir pendant les heures de travail et est considéré comme du temps de travail effectif. Il se déroule dans les locaux de l'entreprise, conformément aux modalités fixées par celle-ci, notamment en ce qui concerne les personnes responsables de l'entretien et les outils mis à disposition.

Le déroulement de l'entretien professionnel est assez simple. Après avoir rappelé le contexte et l'objectif de l'entretien, l'employeur discute avec le salarié de ses aspirations en termes de progression professionnelle. À ce moment, le salarié a l'opportunité de présenter les formations qu'il aimerait suivre. Le manager, en connaissance de ses axes d'amélioration, peut également lui faire des suggestions de formation.

L'entretien professionnel est également le moment d'aborder les questions liées à la VAE (validation des acquis de l'expérience) et au CPF (Compte professionnel de formation).

Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ?

L'entretien professionnel est une occasion précieuse tant pour l'employeur que pour le salarié, avec des objectifs distincts mais complémentaires.

Les objectifs du côté employeur :

• Recenser les besoins individuels de formation, permettant ainsi à l'entreprise d'adapter ses plans de développement des compétences.
• Faire un bilan approfondi du fonctionnement du service et de l'équipe, favorisant ainsi une meilleure cohésion et efficacité.
• Promouvoir la progression des collaborateurs à la fois sur le plan individuel et collectif, renforçant ainsi la dynamique d'équipe.
• Favoriser la motivation, l'implication et la responsabilisation des salariés, éléments cruciaux pour la performance globale de l'entreprise.

Les objectifs du côté du salarié :

• L'opportunité de devenir acteur de son propre développement professionnel en exprimant ses aspirations, et en établissant un plan d'action concret pour les réaliser.
• Faire le point sur les actions de formation qui ont contribué à l'acquisition ou à l'amélioration de ses compétences, facilitant ainsi la mise à jour de son passeport formation.
• Se situer par rapport aux compétences requises pour son poste actuel, identifiant ainsi les axes de développement prioritaires.
• Un moment privilégié dans sa relation avec son responsable hiérarchique, offrant l'opportunité de discuter ouvertement de son travail, de ses défis et de ses perspectives d'évolution professionnelle.

Les obligations de l’employeur pour l’entretien professionnel

L'entretien professionnel est une étape cruciale dans la gestion des ressources humaines d'une entreprise. Il s'agit d'un rendez-vous obligatoire entre l'employeur et le salarié.

Pour que cet entretien soit efficace et bénéfique pour les deux parties, l'employeur a des obligations à respecter. Attention à ne pas confondre avec l'entretien annuel obligatoire.

Informer le salarié de la tenue de l'entretien professionnel

Tout d'abord, l'employeur doit informer le salarié de la tenue de l'entretien professionnel au moins 15 jours à l'avance. Cette information doit être donnée par écrit et préciser la date, l'heure, le lieu et l'objet de l'entretien. Cette obligation est prévue par l'article L. 6315-1 du Code du travail.

Préparer l'entretien professionnel

Avant l'entretien, l'employeur doit préparer la rencontre en définissant les points à aborder avec le salarié. Il doit notamment évoquer les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, les formations qu'il pourrait suivre pour acquérir de nouvelles compétences, les éventuelles promotions ou changements de poste envisagés, etc.

Afin d’assurer le succès de cet entretien, Empowill a réalisé un exemple de trame d’entretien professionnel à télécharger gratuitement. Il vous suffit de cliquer sur le bouton ci-dessous.

L'employeur doit également prévoir un temps suffisant pour l'entretien, afin de permettre au salarié de s'exprimer pleinement sur ses souhaits et ses projets professionnels.

Respecter la régularité des entretiens professionnels

L'employeur est tenu de respecter la régularité des entretiens professionnels. Ces derniers doivent être organisés tous les deux ans, sauf exceptions prévues par la loi.

L'employeur doit également veiller à ce que les entretiens professionnels soient effectués dans les délais impartis, afin de permettre au salarié de bénéficier des mesures prévues par la loi en cas de non-respect de cette obligation.

Informer le salarié de ses droits à la formation professionnelle

L'employeur doit informer le salarié de ses droits à la formation professionnelle lors de l'entretien professionnel. Il doit notamment l'informer des dispositifs existants pour financer une formation (plan de formation, CPF, etc.) et des modalités de mise en œuvre de ces dispositifs.

Établir un compte-rendu de l'entretien professionnel

L'employeur doit établir un compte-rendu de l'entretien professionnel et le communiquer au salarié. Ce compte-rendu doit notamment indiquer les échanges qui ont eu lieu lors de l'entretien, les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les actions envisagées pour y parvenir.

En somme, il a des obligations à respecter pour que cet entretien soit bénéfique pour les deux parties. En les respectant, l'employeur contribue à développer les compétences de ses salariés et à favoriser leur évolution professionnelle au sein de l'entreprise.

‍Quelle est la périodicité de l’entretien professionnel ?

En France, la loi impose une périodicité pour la réalisation de l'entretien professionnel.

En ce qui concerne la périodicité, celui-ci est rythmé en 3 temps :

• Tous les 2 ans, à partir de l’entrée dans l’entreprise ou de la date de l’entretien précédent.
• Au retour de certains congés tels que le congé de maternité, parental, sabbatique, d’adoption, etc.
• Tous les 6 ans pour faire un état des lieux et s’assurer que le collaborateur a suivi au moins une action de formation, acquis des éléments de certification (par la formation ou la VAE) et bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle. Cet entretien est connu sous le nom de bilan à 6 ans.
• Il est à noter que l’entretien professionnel s’adresse à tous les salariés, peu importe la typologie de contrat (CDI, CDD, intérim, à temps plein ou partiel) et la taille de l’entreprise. Les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation sont également concernés par cet entretien.

Les sanctions en cas d’absence d’entretien professionnel 

L'entretien professionnel est une obligation légale pour les employeurs en France. S'ils ne respectent pas leurs devoirs en matière d'entretiens professionnels, ils s'exposent à des sanctions.

Pour les entreprises de 50 salariés et plus, si au cours des 6 dernières années le collaborateur n’a pas bénéficié d’entretien professionnel et d’au moins une action de formation non obligatoire, l'employeur doit abonder son compte personnel de formation de 3 000€.

En ce qui concerne les entreprises de moins de 50 salariés, celles-ci restent soumises à des obligations en matière de formation : adaptation du salarié à son poste de travail et maintien de leur employabilité.

Ainsi, si un collaborateur fait valoir qu'il a subi un préjudice du fait d'un manquement aux obligations de l'employeur en matière de formation professionnelle, l’entreprise peut être soumise à un risque de contentieux et par conséquent être sanctionnée. Les sanctions pour l'employeur peuvent se traduire par le versement au profit du salarié de dommages et intérêts.

Enfin, le non-respect de ces obligations peut également constituer un manquement grave qui peut justifier un licenciement pour faute. Il est donc essentiel pour les employeurs de respecter leurs devoirs en matière d'entretiens professionnels afin d'éviter ces sanctions et de s'assurer que leurs salariés bénéficient d'un suivi de leur parcours professionnel.

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Quelques bonnes pratiques

Les bonnes pratiques côté collaborateur

Pour bien préparer son entretien professionnel, il est important de se poser les bonnes questions.

• Quels sont les objectifs professionnels à court, moyen et long terme ?
• Quelles sont les compétences à développer ?
• Quels sont les points forts et les points faibles du salarié ?
• Quelles sont les formations qui pourraient l'aider à atteindre ses objectifs professionnels ?

Il est également important pour le collaborateur de se remémorer les réalisations de l'année écoulée et de les présenter de manière claire et concise lors de l'entretien. Il est conseillé de préparer une liste de points à aborder lors de l'entretien, afin de ne rien oublier et de rester concentré.

Pour finir, il est essentiel de rester ouvert aux feedbacks de son manager et de prendre en compte les besoins de l'entreprise. L'entretien professionnel est un moment d'échange et de dialogue, il est donc important de rester à l'écoute de son interlocuteur et de chercher des solutions en commun.

Les bonnes pratiques côté RH

L'entretien professionnel est un moment crucial dans la vie professionnelle d'un salarié.

Pour garantir son efficacité et sa pertinence, les responsables RH doivent mettre en place certaines bonnes pratiques.

Tout d'abord, il est important de préparer l'entretien en amont en communiquant clairement les objectifs et les attentes de l'entreprise à l'employé. Cela peut passer par la mise en place d’une trame d’entretien professionnel complète et accessible en amont de l’entretien.

Les RH doivent également veiller à instaurer un climat de confiance et de bienveillance pour favoriser une communication ouverte et constructive.

Pendant l'entretien, il est recommandé de donner un feedback honnête et constructif, en se concentrant sur les points positifs et les axes d'amélioration à travailler pour le salarié.

Enfin, il est essentiel de fixer des objectifs clairs et mesurables pour l'année à venir, afin de donner une vision précise au collaborateur de ce qu'on attend de lui et de l'aider à se projeter dans l'avenir.

‍Quel commentaire mettre sur un entretien professionnel ?

Idéalement, l'entretien professionnel doit contenir une rubrique avec un commentaire global à la fin qui reprend brièvement le bilan des années écoulées, les axes d'amélioration et les perspectives pour les années à venir, par exemple. En d'autres mots, les idées clés à retenir de l'échange.

L’entretien professionnel avec Empowill

Empowill est le logiciel de gestion RH spécialisé dans le suivi du parcours collaborateur. Nous digitalisons et optimisons tous les rituels d’entretien, le plan de formation et la gestion des compétences.

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• Créer vos trames personnalisées et dynamiques, intégrer vos trames actuelles pour tous les usages.

• Simplifier le travail de vos managers : ils peuvent suivre les campagnes pour leur équipe. La signature électronique et l’auto-évaluation vous permettent de donner de la robustesse à vos processus RH.

• Disposer d’un recueil des besoins simplifié : Empowill analyse pour vous les résultats aux questions fermées et vous propose un recueil de verbatim pour les questions ouvertes. Les demandes de formation remontent directement dans votre plan de formation prévisionnel.
• Automatiser l’envoi de rappels et communiquer simplement : ne perdez plus de temps à suivre la complétion des entretiens et à envoyer des e-mails de rappel, Empowill l’automatise pour vous !

En conclusion, l'entretien professionnel est une étape clé dans la gestion de carrière d'un salarié.

Il permet de faire le point sur ses compétences, ses objectifs professionnels et ses besoins de formation. Bien préparé, il peut être un levier de développement professionnel et personnel, aussi bien pour le salarié que pour l'employeur.

C’est un rituel qui favorise l’engagement et fidélise l’employé s’il est bien construit, récurrent et si les besoins sont bien identifiés et pris en compte.

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