Réussir ses entretiens professionnels à distance

Alors que le télétravail s’est généralisé pour de nombreuses entreprises et s'installe dans la durée, les rituels doivent eux aussi s’adapter. C’est le cas notamment des entretiens professionnels qui doivent de plus en plus se faire à distance. De nombreux responsables RH nous contactent pour être accompagnés dans cette transition. Quelles sont les bonnes pratiques ? Comment réussir à recréer les conditions d’une discussion sincère malgré la distance ? Quels outils sont les plus pertinents ? Tour d’horizon de la question dans cet article dédié aux entretiens professionnels à distance.

Bien préparer ses entretiens professionnels pour maximiser les chances de réussite 

La première condition de réussite d’un entretien de carrière est que ce dernier soit bien préparé. C’est vrai en face à face et à plus forte raison à distance. Cette préparation doit se faire en plusieurs étapes. 

Pour le service RH : effectuer un travail en amont sur les grilles d’entretiens, le suivi des objectifs ainsi que le timing de la campagne d’entretiens professionnels à distance. En effet, il est parfois nécessaire d’adapter les questions posées, de réutiliser d’anciennes questions pour pouvoir comparer les réponses, de mettre à jour les référentiels de compétences ou encore les grilles d’objectifs pour évaluer la performance des salariés. Toutes ces étapes demandent du temps et il est indispensable d’anticiper au maximum. 

Pour les managers : une fois que la campagne d’entretiens professionnels à distance est officiellement lancée, il est alors nécessaire que les managers prennent le temps de se préparer avant de les réaliser. Ce temps de préparation est d’autant plus compliqué à prendre que les équipes peuvent être occupées par leur opérationnel ou une actualité particulière (ce n’est pas ce qui manque en ce moment...). Il est donc d’autant plus nécessaire de communiquer sur le sujet, et notamment de les accompagner dans la prise en main d’un nouvel outil. 

Pour les salariés : pour que l’entretien professionnel à distance se déroule dans les meilleures conditions, il est également nécessaire de sensibiliser les salariés en amont. À la fois sur les objectifs de l’entretien professionnel (prendre connaissance de la grille d’entretien, considérer le rendez-vous comme un moment de réflexion plutôt que d’évaluation, etc.) mais aussi sur les éléments plus pratiques (quelle sera la plateforme utilisée, comment le distanciel change la manière de procéder, etc).

Recréer de la proximité pendant un entretien professionnel à distance : 

La proximité et la confiance sont des éléments indispensables lors de tout entretien, que ce soit un entretien de carrière ou un entretien professionnel. Avec la digitalisation, une distance s’installe naturellement. La voix est déformée, on a plus de difficultés à lire le langage non verbal de son interlocuteur, il y a même parfois un décalage dans la conversation… autant d’obstacles à une communication fluide. Voilà pourquoi il est indispensable de s’efforcer de créer de la proximité pour parer à cette distance.

Prendre le temps 

C’est l’un des meilleurs moyens de créer de la confiance dans un entretien professionnel à distance. Nous vivons dans une époque où tout va plus vite et où le temps est un luxe. Prendre le temps dans ses entretiens professionnels c’est offrir de la considération et laisser la porte ouverte à des discussions plus sincères. Cela passe par différentes techniques : 

• Introduire le sujet en détail et ne pas se précipiter immédiatement dans un enchaînement strict de questions fermées. Une discussion plutôt informelle en ouverture d’entretien permet de rendre l’exercice plus naturel et d’ouvrir la porte à de nombreux sujets. 
• Utiliser au maximum les questions ouvertes et ne pas hésiter à les reformuler pour aller chercher des réponses complètes et détaillées. Les questions ouvertes sont par définition moins précises et vont donc moins droit au but, mais elles sont beaucoup plus riches en informations. 
• Être flexible. Par exemple, s’autoriser à revenir sur des sujets déjà abordés si l’on sent qu’ils n’ont pas été totalement traités, un sujet peut-être plus facile ou non à explorer en fonction des sujets précédemment abordés. Dans un entretien professionnel à distance, mieux vaut ne pas être rigide et s’adapter en fonction de ce qu’on sent chez son interlocuteur.

S’intéresser encore davantage à son interlocuteur

Au-delà de la dimension temporelle abordée dans le paragraphe précédent, une autre manière de créer de la proximité et de la confiance à distance est de rassurer sur le fait que l’on s’intéresse réellement à son interlocuteur. 

• S’intéresser aux ressentis et pas seulement aux résultats, cela permet de ne pas seulement considérer les faits mais également de montrer à votre interlocuteur que vous vous intéressez à sa personne. 
• Il peut également être intéressant de travailler sa pratique de l’écoute active : faire preuve d’empathie, chercher à voir ce qui est exprimé au-delà des mots, ne pas exprimer son jugement, reformuler pour s’assurer d’avoir bien compris le message de son interlocuteur. 

Ne pas négliger l’actualité 

L’année 2020 aura été marquée par une actualité forte et impossible de mettre le sujet de côté. Un entretien professionnel a pour objectif principal d’envisager les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer, or les événements de 2020 peuvent drastiquement influencer la manière dont les salariés se projettent et envisagent la suite de leur développement professionnel.

Il est donc indispensable suite à cette année complexe de mettre un accent particulier sur la manière dont elle aura été vécue, à la fois au niveau de l’entreprise mais aussi au niveau du salarié, sa famille, etc. 

Quels outils utiliser pour réussir ses entretiens professionnels à distance ? 

Le choix d’un outil est clé pour faciliter l’exercice et s’assurer que tout se déroule dans les meilleures conditions. Voici une série de conseils pour bien choisir votre solution de gestion de vos entretiens à distance :

• Personnalisation de votre grille d’entretien : l’expérience nous a montré que malgré des ressemblances, chaque organisation dispose de ses propres questions, d’une grille qui lui est propre. Un outil de gestion des entretiens professionnels à distance doit vous permettre d’intégrer cette grille d’entretien tout en restant au plus proche de votre grille originale.
• Un support client réactif et dédié : c’est la clé pour la mise en place rapide et efficace d’un nouveau processus de gestion des entretiens dans votre organisation. Assurez-vous qu’au delà des caractéristiques purement technique de l’outil que vous choisissez, vous aurez à votre disposition un interlocuteur dédié qui saura vous orienter, répondre à vos questions et celles de vos salariés.
• La possibilité de gérer l’ensemble des éléments de l’entretien, tout doit être géré à distance et automatisé : envoi des grilles d’entretien par mail, rappels automatisés, signature électronique, pdf récapitulatif, etc.
• La possibilité de compléter les entretiens sur différents supports : il doit notamment être possible de compléter et signer les entretiens sur mobile.
• Possibilité de former vos salariés : la prise en main de l’outil par l’ensemble des collaborateurs concernés est un autre élément clé de la réussite d’une campagne d’entretiens professionnels à distance. Il est donc également recommandé de vous assurer que vous disposiez du contenu disponible pour accompagner vos équipes dans la compréhension du fonctionnement de l’outil.
• Permettre d’analyser les réponses collectées et de prendre facilement de la hauteur sur votre organisation. L’outil que vous choisirez doit vous permettre facilement d’analyser d’un coup d’œil l’ensemble des réponses obtenues (commentaires, chiffres détaillées, etc), mais également de pouvoir préparer des actions à mettre en place en fonctions des réponses que vous obtenez (notamment des formations pour vous assurer d’être en conformité avec l’obligation des 6 ans).

Chez Empowill, nous proposons tout ça et bien plus car nous allons au-delà avec nos modules de formation. Vous pouvez en savoir plus sur cette page ou demander une démonstration de notre logiciel ici.

Les questions que vous nous posez le plus souvent, et nos réponses :

Faut-il faire évoluer ses grilles d’entretiens professionnels lorsqu’ils sont fait à distance ? 

Il est effectivement possible de faire évoluer ses grilles d’entretien, attention cependant à garder de la cohérence. Garder des questions similaires d'une année à l'autre est un moyen d'analyser les réponses que vous obtenez de manière transverse. Gardez donc en tête que toute modification de question peut vous faire "perdre" en historique.

Nous recommandons également de ne pas nécessairement utiliser la même grille pour l'ensemble de l'entreprise. Il est tout à fait possible d'avoir des grilles différentes pour les fonctions supports, les équipes de production et le top management. Nous vous le recommandons même afin de ne pas tomber dans l'écueil de la grille standard qui ne s'attache pas à créer l'espace de discussion le plus pertinent possible en fonction de l'interlocuteur.

C'est donc un équilibre à trouver entre des questions les plus adaptées possible et un questionnaire permettant la meilleure analyse des réponses.

Est-ce tout à fait légal de faire mes entretiens à distance ?

D’après des avocats du cabinets Fidal, interrogés sur la question, il est possible de réaliser son entretien professionnel à distance sous réserve qu’un échange réel puisse avoir lieu entre le salarié et son manager, par téléphone ou en visio. Dit autrement, il est impossible que chacun remplisse chacun de son côté un questionnaire d’entretien, il doit obligatoirement y avoir un “dialogue”, et ce dialogue doit pouvoir être prouvé (notamment avec un compte rendu, ou une mention dans l’entretien, lui-même signé par le salarié). 

Mes managers sont réfractaires à l’usage de nouveaux outils pour piloter leurs entretiens professionnels, comment faire pour les convaincre ? 

C’est une situation que l’on rencontre régulièrement, il est difficile de bousculer ses habitudes, c’est pourquoi de nombreux salariés peuvent avoir des difficultés a adopter de nouveaux outils. Pour réussir à lever les freins, nous utilisons les techniques suivantes : 

• Comprendre les blocages, se montrer à l’écoute pour identifier avec précision les leviers à activer dans l’argumentation
• Mettre en avant les bénéfices (gain de temps, facilité, confort…) pour souligner l’apport d’une nouvelle manière de procéder
• S’appuyer sur des sponsors, des salariés ayant déjà expérimenté et adopté les nouvelles manières de procéder.

Y-a-t-il un risque sur la sécurisation des données et le RGPD ?

Il est évidemment nécessaire de choisir un outil qui respecte les exigences du RGPD en terme de stockage et traitement des données que vous lui confiez. La majorité des SIRH sérieux ont une politique de confidentialité et de gestion des données personnelles en règle mais il est évidemment nécessaire de s’en assurer lors de la signature du contrat. 

Pour aller plus loin :

3 manières originales (et efficaces !) d’engager vos salariés

Ce qui fait l'efficacité d'une formation digitale

10 astuces pour réussir son plan de formation

Le logiciel de gestion des talents, le nouvel avantage concurrentiel des PME innovantes

Comment engager ses collaborateurs par la formation ?

Ressources :

En lire plus sur le site du gouvernement.

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