Trame d'entretien annuel d’évaluation : comment la réaliser ?

L'entretien annuel d'évaluation est un rituel clé dans la gestion des ressources humaines. C'est une occasion pour les managers de discuter avec leurs collaborateurs de leur performance, de leurs objectifs et de leur développement professionnel. Pour mener à bien cet entretien, il est essentiel d'avoir une trame d'entretien claire et structurée. 

Dans cet article, nous vous présentons nos meilleurs conseils pour réaliser une trame d'entretien annuel d'évaluation efficace.

La trame d’entretien annuel d’évaluation : pourquoi c’est essentiel ?

La trame d'entretien annuel d'évaluation est essentielle car elle fournit une structure et un cadre pour l'évaluation des performances des employés. Elle permet de clarifier les attentes, de mettre en évidence les objectifs à atteindre, d'évaluer les compétences et les réalisations, et d'identifier les besoins en développement. 

Elle favorise la transparence, la communication ouverte et la rétroaction constructive entre le manager et le collaborateur, ce qui contribue à l'amélioration des performances individuelles et collectives. 

La trame d'entretien annuel d'évaluation facilite également l'alignement des objectifs individuels sur les objectifs de l'entreprise, favorisant ainsi la motivation et l'engagement des employés.

Absence de trame d’entretien annuel : quels risques ?

Si vous n'utilisez pas une trame d'entretien annuel, vous courez certains risques :

Manque de structure

Sans une trame, l'évaluation peut devenir désorganisée et confuse, ce qui rend difficile la comparaison des performances entre les collaborateurs et les années.

Biais et subjectivité 

L'absence d'une trame objective peut entraîner des évaluations subjectives et influencées par des préjugés personnels. Cela peut donner lieu à des traitements inéquitables et à des évaluations injustes des performances.

Omission d'aspects importants

Sans une trame d'évaluation, il est possible d'oublier de discuter de certains aspects clés, tels que les objectifs, les compétences, les réalisations, les points forts et les axes d’amélioration. Cela peut compromettre la qualité et l'exhaustivité de l'évaluation.

Absence de suivi

Une trame d’entretien annuelle d'évaluation permet de documenter les discussions et les plans d'action convenus lors de l'entretien annuel. Sans cela, il peut être difficile de suivre les progrès, d'établir des objectifs clairs et de mesurer les résultats.

Manque de communication

L'utilisation d'une trame facilite la communication ouverte et la rétroaction constructive. En l'absence de celle-ci, les employés peuvent se sentir moins engagés et moins impliqués dans leur développement, ce qui peut affecter leur motivation et leur performance.

En résumé, ne pas utiliser une trame d'entretien annuel d'évaluation peut entraîner une évaluation subjective, désorganisée, incomplète et peu engageante, ce qui compromet la gestion des performances et le développement des employés.

‍Nos conseils pour préparer sa trame d’entretien annuel d’évaluation 

Lorsqu'il s'agit de mener des entretiens annuels d'évaluation, la préparation (des deux côtés !) est essentielle pour garantir des échanges productifs et constructifs entre les employés et les collaborateurs. Une des clés de cette préparation est la création d'une trame d'entretien annuel bien structurée. 

En définissant une trame claire, les collaborateurs peuvent s'assurer que les entretiens se déroulent de manière cohérente, équitable et axée sur les objectifs. 

Nous avons récapitulé les étapes essentielles pour préparer efficacement votre trame d'entretien annuel d'évaluation : 

Définissez les objectifs de l'entretien 

Avant de commencer à construire votre trame d'entretien annuel d’évaluation, il est important de définir les objectifs que vous souhaitez atteindre. Quels sont les principaux sujets que vous voulez aborder lors de l'entretien ? Quels sont les résultats que vous attendez de cette discussion ? En identifiant ces objectifs, vous pourrez orienter votre trame d'entretien de manière à les atteindre.

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Structurez la trame d'entretien annuelle d’évaluation

Une trame d'entretien bien structurée facilite le déroulement de la discussion. Vous pouvez diviser votre trame en différentes sections, par exemple :

• Introduction : Accueillez votre collaborateur et expliquez le déroulement de l'entretien.
• Bilan de l'année écoulée : Discutez des performances passées, des réalisations et des difficultés rencontrées.
• Organisation et charge de travail : Faites un état des lieux sur l’équilibre vie professionnelle et privée du collaborateur.
• Projection pour l’année à venir : Identifiez les perspectives d’évolution du collaborateur au sein de votre entreprise.
• Objectifs de l’année passée : Faites un état des lieux des objectifs fixés au préalable et de leur atteinte ou non par le collaborateur.
• Définition des objectifs pour la période à venir : Définissez les objectifs pour l'année à venir, en vous assurant qu'ils soient SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporel) et qu’ils aient une échéance fixée.
• Évaluation des compétences : Évaluez les compétences mutuellement à l’aide d’un tableau ayant pour catégories : Auto-évaluation, niveau attendu et niveau réel du salarié.
• Conclusion : Résumez les principaux points discutés et partagez des éventuels commentaires supplémentaires.

Chaque entreprise a la liberté de déterminer son propre modèle. Voici un exemple de trame d'entretien annuel d’évaluation gratuite et proposée par Empowill à utiliser lors de vos entretiens individuels.

Préparez les questions clés

Une fois que vous avez défini les objectifs de l'entretien et les différentes sections, il est temps de préparer les questions que vous poserez à votre collaborateur. Les questions doivent être ouvertes et favoriser l'échange. Voici quelques exemples de questions qui peuvent être incluses dans votre trame d'entretien :

• Comment évaluez-vous votre performance au cours de l'année écoulée ?
• Quels sont vos accomplissements les plus significatifs ?
• Quels sont les domaines dans lesquels vous souhaitez vous améliorer ?
• Quels sont vos objectifs pour l'année à venir ?
• Comment puis-je vous soutenir dans votre développement professionnel ?

‍Favorisez l'échange et l'écoute active 

L'entretien annuel d'évaluation ne doit pas être un monologue. Encouragez vos collaborateurs à s'exprimer en posant des questions ouvertes et en écoutant attentivement leurs réponses. Invitez les managers à faire preuve d'empathie et à être ouvert aux suggestions et aux idées de leurs collaborateurs. Nous avons d’ailleurs partagé quelques conseils sur la bonne manière de faire du feedback. Nous vous encourageons à partager cet article avec vos managers pour faciliter l’échange.

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En somme, la mise en place d'une trame d'entretien annuel d'évaluation est essentielle pour garantir des évaluations de performances cohérentes, équitables et constructives au sein d'une entreprise. En l'absence de celle-ci, les évaluations peuvent devenir désorganisées, subjectives et lacunaires. Les risques de biais, de traitement inéquitable et de manque de suivi des progrès peuvent compromettre la gestion des performances et le développement des employés.